朱碧雯

（廣東省肇慶市龍禧小學(xué)，廣東 肇慶 526040）

目前，我國教育人事檔案動態(tài)管理工作中依舊存在不少問題，這問題對檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展起到了負(fù)面作用。根據(jù)新形勢下檔案管理解決辦法，相關(guān)行業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步提高工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)教育部門順應(yīng)時代要求可持續(xù)發(fā)展。因此，在新形勢下進(jìn)一步研究教育人事檔案管理問題有著深遠(yuǎn)的意義和作用。

1 新形勢下教育人事檔案動態(tài)管理存在的問題

1）檔案更新不及時，檔案內(nèi)容陳舊。在許多教育單位人事檔案動態(tài)管理中許多檔案因為更新不及時，經(jīng)常出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺項少項問題，現(xiàn)有的檔案內(nèi)容已經(jīng)過時，對于新補充的個人檔案信息沒有及時更新和上傳，失去了人事檔案管理的現(xiàn)實意義和作用[1]。對于一些教育人才的學(xué)歷、獎勵以及近期參與過的培訓(xùn)資料檔案管理員很少主動找其進(jìn)行存檔，大部分都是教育人員自己送來人事檔案管理部進(jìn)行保存存檔，難免會遇到有些人嫌麻煩或各種原因不愿意主動來人事檔案管理部門報到，久而久之，導(dǎo)致教育部人事檔案管理出現(xiàn)人事檔案內(nèi)容陳舊，資料不全，更新不及時等問題。

2）人事檔案動態(tài)管理的相應(yīng)配套設(shè)施不夠全面。有些教育部人事檔案管理的庫房設(shè)施不健全，如防火、防盜、防潮、防蟲蟻、防污染等基礎(chǔ)設(shè)施不全面，導(dǎo)致在檔案保管和存放上存在安全隱患，同時有些辦公機器如復(fù)印機、掃描機等設(shè)備陳舊，嚴(yán)重影響了人事檔案動態(tài)管理的工作效率和質(zhì)量。除此之外，有些存放檔案的柜組，未能集中放置，在整理和儲存和查找檔案時工作效率低。

3）人事檔案管理人才選拔和培訓(xùn)存在問題。教育人事檔案動態(tài)管理是一項專業(yè)的工作，關(guān)系到每一位教育單位工作人員的利益，在人事檔案管理中應(yīng)該嚴(yán)肅認(rèn)真對待檔案管理，但實際上，許多教育人事動態(tài)管理部門對檔案管理人才的選拔和培訓(xùn)工作的重視度不高，認(rèn)為檔案只需要看管好就可以，忽視對檔案的管理，對部門人才專業(yè)度要求不高認(rèn)為工作簡單沒必要引進(jìn)檔案管理高技術(shù)人才[2]。有的教育人事檔案動態(tài)管理部門從來不進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致許多管理人員綜合能力不高，專業(yè)技術(shù)不強，加上相關(guān)人員主動學(xué)習(xí)意識淺薄，積極性不高，整個部門工作氛圍懶散，業(yè)務(wù)水平低。

4）人事檔案管理人員技能有待提高。人事檔案動態(tài)管理需要專業(yè)的人員進(jìn)行工作，這對人事檔案動態(tài)管理人員的綜合能力和技術(shù)水平有著一定的要求，但是目前許多教育部人事檔案管理人員有的是其他部門轉(zhuǎn)崗并不是檔案管理專業(yè)人員，也沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，相應(yīng)的培訓(xùn)經(jīng)費不足和培訓(xùn)意識不夠，直接影響了人事檔案管理人員工作專業(yè)度和工作效率，在檔案管理中難免出現(xiàn)不規(guī)范的工作行為，不利于教育部人事檔案動態(tài)管理工作的正常開展。

5）教育人事檔案動態(tài)管理缺乏時效性。在教育人事檔案動態(tài)管理過程中，由于檔案管理工作人員在保存歸檔人事信息時不夠規(guī)范化，調(diào)度人事檔案不及時，短時間內(nèi)沒有做好歸檔工作，使一些檔案內(nèi)容信息與實際要解決的人事問題存在偏差，存放檔案的柜組比較分散，查找不方便，用的時候招不到相應(yīng)的檔案，導(dǎo)致人事檔案動態(tài)管理缺乏時效性。除此之外，依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，對信息化檔案管理模式接受度不高，相關(guān)計算機技能欠缺，嚴(yán)重影響工作效率和質(zhì)量。

6）缺少系統(tǒng)化人事檔案管理模式。目前，隨著我國教育事業(yè)的飛速發(fā)，教育從業(yè)人員激增，教育人事檔案管理部門工作量日益增長，工作內(nèi)容也越來越繁瑣，許多教育人事檔案管理依舊停留在人工分類整理上，難免會出現(xiàn)工作失誤，對采用的檔案管理模式比較單一，先進(jìn)的信息化管理技術(shù)不夠扎實，對計算機設(shè)備的使用不夠嫻熟，落后的管理模式阻礙了教育人事管理部門整體的發(fā)展。

同時，許多地方教育人事檔案管理比較分散，對于教育人員的檔案存放不夠集中，對后期工作人員調(diào)取查找檔案增加了難度，同時加大了檔案管理工作的人工成本和實踐成本，嚴(yán)重影響檔案管理人員的工作效率。

2 新形勢下改進(jìn)教育人事檔案動態(tài)管理辦法

1）及時更新教育人事檔案信息，完善檔案動態(tài)管理辦法。作為一名教育部人事檔案管理人員應(yīng)該提高工作熱情和積極性，肩負(fù)起工作職責(zé)，明確認(rèn)識教育單位人事檔案管理的動態(tài)性，并不是簡單的存放不變的檔案管理工作，要及時根據(jù)教育工作人員的檔案更新速度，做出內(nèi)容更新并及時存檔。對老干部人員檔案遺留的問題進(jìn)行追查，不斷完善相應(yīng)的檔案資料，補全遺漏信息。

2）注重檔案管理人才的培養(yǎng)。教育人事檔案管理部門應(yīng)該注重培訓(xùn)人事檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能，提高檔案管理人員的工作水平和工作效率，在崗位人員招聘中應(yīng)該注重人才的技術(shù)能力方面的篩選，同時也要致力于后期對從業(yè)人員專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，使相關(guān)檔案管理人員不斷吸取新的專業(yè)知識理論，熟練掌握相應(yīng)檔案管理技能，加大對計算機的學(xué)習(xí)和檔案歸納方法的總結(jié)[3]。實現(xiàn)專業(yè)的人做專業(yè)的事，保障教育人事管理整體部門健康有序的發(fā)展。

3）完善設(shè)施設(shè)備，杜絕安全隱患。在日常教育人事檔案動態(tài)管理工作中，對經(jīng)常使用的辦公電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀等辦公設(shè)備進(jìn)行及時維護(hù)和更換，為檔案管理信息化提供基礎(chǔ)設(shè)施保障[4]。除此之外，對于紙質(zhì)版檔案存放環(huán)境也要加強安全隱患的防范，使用密集檔案柜和存放環(huán)境應(yīng)該注重防潮、防火、防盜、防蟲鼠等災(zāi)害的發(fā)生，保證檔案存放環(huán)境優(yōu)良，有利于長久完好無損的保存紙質(zhì)檔案。

4）安裝密集柜組進(jìn)行檔案管理，提高工作人員工作效率。傳統(tǒng)的檔案存放比較分散，柜組不集中導(dǎo)致辦公面積使用不合理，有的甚至阻擋了安全通道和走廊，對工作人員日常工作帶來安全隱患。因為檔案存放比較分散，所以對檔案管理人員在查找檔案時也增加了工作量和時間，歸還檔案時也增加了查找出處的難度。安裝密集柜不僅可以節(jié)約辦公場地面積，提高辦公區(qū)域使用率，同時方便管理人員進(jìn)行檔案歸納和分類存放，方便檔案查找與歸還，縮短查找時間，提高工作人員的辦事效率。

3 結(jié)束語

人事檔案動態(tài)管理工作要不斷實現(xiàn)規(guī)范化，專業(yè)化才能進(jìn)一步提高教育事業(yè)單位的發(fā)展水平，結(jié)合當(dāng)前教育事業(yè)單位的發(fā)展具體情況，相關(guān)教育人事檔案動態(tài)管理工作者應(yīng)該不斷提高自身的專業(yè)水平和綜合能力[5]。管理部門完善檔案存儲設(shè)施設(shè)備，改善檔案存放環(huán)境，對檔案進(jìn)行集中化柜組整理，提高工作人員工作效率，改進(jìn)系統(tǒng)化管理方式和方法，使教育人事檔案動態(tài)管理工作有序開展和進(jìn)行，整體部門的業(yè)務(wù)水平得到進(jìn)一步的提升。