李 明

（巴中市中心醫(yī)院，四川 巴中 636600）

檔案作為單位人、財、物、事的真實記錄，是單位治理的工具，是協(xié)調(diào)機關(guān)各項事務(wù)和各方面利益的憑據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、病歷查詢、單位和職工維權(quán)的依據(jù)，是提高行政效能、提高管理水平的必要條件，是完善自我監(jiān)督、推行依法治院、依法從業(yè)的重要保障。檔案管理的好壞直接關(guān)系到單位的發(fā)展是否良性有序。隨著人們對美好生活的追求，健康意識的增強，患者對醫(yī)院的服務(wù)水平和管理水平要求也越來越高。巴中市中心醫(yī)院是全市唯一一家國家三級甲等綜合醫(yī)院。為提高醫(yī)院的檔案管理水平，更好地服務(wù)于人民，我們調(diào)查、梳理了我院在檔案管理中存在的一些問題，并提出這些問題的解決策略，以期提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

1 醫(yī)院檔案管理的基本特征

1.1 醫(yī)院檔案管理的具有復(fù)雜性

醫(yī)院檔案管理的首要問題是對醫(yī)院的文書檔案進(jìn)行分類。分類是一切管理的首要問題，看似簡單，而醫(yī)院文書檔案的分類是非常復(fù)雜。一是分類標(biāo)準(zhǔn)的界定較為復(fù)雜，很多文書檔案無法明確分類；二是文書檔案的內(nèi)容豐富、龐雜；三是文書檔案的載體較多。由于醫(yī)院不同于其他單位，我院的檔案載體樣式繁多，很多文書檔案記錄和反映的是本單位各項實際工作，特別是與具體患者相關(guān)的病歷不僅多而且繁雜，所以在對檔案管理進(jìn)行整理的時候，除了要整理紙質(zhì)檔案，還有很多膠片、圖片、影音文件以及其它類型的電子檔案都是醫(yī)院檔案管理工作中的重要資料。很多醫(yī)療糾紛中，醫(yī)院是否能夠免責(zé)，就在于我們是否重視運用好檔案作為論據(jù)。

1.2 醫(yī)院檔案管理對管理人員的要求高

醫(yī)院檔案管理工作要求檔案管理人員不僅細(xì)心還要有責(zé)任心；既要熟悉醫(yī)院各項工作的分工、分類，還要能將交叉分類的內(nèi)容了然于心，同時對業(yè)務(wù)能力要求比較高。醫(yī)院檔案數(shù)量不僅多而且類別也比較復(fù)雜。比如各級各類的文件、規(guī)章制度、病歷書、膠片、照片、影音文件、電子檔案等，不僅不需要核對數(shù)量而且要清楚是屬于文書檔案、病歷檔案、基建檔案等類別中的那一類，有很多檔案既屬于病歷檔案又屬于科技檔案。遇到這種情況檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動向醫(yī)生請教、解讀，才能熟悉了解，進(jìn)行分門別類，也才能更好地、科學(xué)地進(jìn)行檔案管理。

1.3 醫(yī)院檔案管理的信息化程度越來越高

隨著技術(shù)的發(fā)展，特別是信息化水平的提高，醫(yī)院的檔案管理工作信息化程度也越來越高，巴中市中心醫(yī)院的無紙化辦公以后，原來的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所替代。而一些原有的紙質(zhì)檔案的電子化又是一項繁雜的工程。要全面實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理，就必須要求檔案管理人員能熟練使用辦公軟件，具備一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)知識。而檔案管理工作的信息化程度越高，信息安全、保密等問題逐漸凸顯。醫(yī)院文書檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、醫(yī)藥檔案、病歷檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等需要專人管理的檔案繁多，又是醫(yī)院行政管理的重要軌跡，信息化、安全性、便捷性是醫(yī)院現(xiàn)代化管理質(zhì)量、管理水平的體現(xiàn)。

2 巴中市中心醫(yī)院檔案管理中存在的一些問題

2.1 對檔案管理的重視程度尚不夠

治病救人是醫(yī)院的中心工作，檔案管理服務(wù)于中心工作。相對而言，檔案管理工作沒有那么容易取得顯性的、可量化的業(yè)績，它是一項幕后的、默默無聞的工作，常會被人們誤認(rèn)為是不重要的、可有可無的。只有在需要時才著急上火，想要立等可取，不需要時，零落成泥也無人問津。檔案管理人員自然而然也被無視。其實，醫(yī)院的檔案管理工作對于單位的發(fā)展起著非常重要的作用，醫(yī)院始建于1943年，歷經(jīng)幾代醫(yī)務(wù)人員的艱苦創(chuàng)業(yè)，開拓進(jìn)取，創(chuàng)建成為集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康養(yǎng)為一體，這一切都有著歷史的痕跡，都有檔案人的辛苦汗水。從檔案中可見，巴中市中心醫(yī)院發(fā)展至今，一是有豐厚的文化的積淀，二是體現(xiàn)了歷代管理者的輝煌業(yè)績，三是政策文件和救治患者的處置措施為免責(zé)的依據(jù)，四是醫(yī)院的辦院理念為發(fā)展的基石。長期的思維固化，理念的滯后，認(rèn)識的誤區(qū)，從而導(dǎo)致檔案管理人員自身對檔案管理工作的產(chǎn)生一些懈怠，也漸漸認(rèn)為檔案管理工作沒有太大的作用，久而久之，檔案管理工作人員的積極性就大大降低，從而降低了醫(yī)院檔案管理的工作效率，影響了我院檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

2.2 醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)施較為滯后

目前我院檔案管理工作的硬件設(shè)施相對比較的落后，雖然有設(shè)立專門的檔案室，但檔案室容積率不夠，管理區(qū)塊較為分散，各類檔案管理尚需整合，部分資料存放的雜亂無章，通風(fēng)和保濕不符合規(guī)范，久了會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料霉變、鼠咬、蟲蛀、破損等情況，也容易出現(xiàn)資料不全，無法復(fù)制。

2.3 我院檔案管理人員缺乏相對穩(wěn)定性

從單位了解到，我院檔案管理人員流動性較。造成人員不穩(wěn)定因素主要有，一是檔案管理枯燥性，由于長時間與檔案打交道，找不到工作的樂趣，會覺得工作乏味，產(chǎn)生職業(yè)倦怠感；二是責(zé)任心，缺乏崗位責(zé)任心的時有將檔案資料分類不清，隨意擺放，不及時檢查、打掃和整理，缺乏管理規(guī)劃。三是從業(yè)人員心態(tài)，部分人員認(rèn)為檔案管理就是養(yǎng)老，抱有做一天和尚撞一天鐘的心態(tài)。如果醫(yī)院的檔案管理人員變動頻繁，缺乏必要的穩(wěn)定性就更有可能導(dǎo)致工作作風(fēng)不實，檔案管理混亂。

3 對我院檔案管理問題的思考與對策

3.1 提高認(rèn)識，加強對檔案管理領(lǐng)導(dǎo)

要做好巴中市中心醫(yī)院的檔案管理工作，一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，制定和完善檔案管理工作制度；二是獎懲分明，對在檔案工作中做出極積貢獻(xiàn)的人員要給予必要的肯定和獎勵；三是定期組織檔案管理人員參加必要的專業(yè)技能培訓(xùn)，及時更新專業(yè)知識與管理理念；四是檔案管理人員要積極主動匯報，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，將檔案工作的重要性和管理時出現(xiàn)的問題要及時上報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，以獲得足夠的重視，協(xié)調(diào)解決問題。

3.2 不斷學(xué)習(xí)，提高管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理工作需要有具備檔案管理知識，因此檔案管理人員就要不斷學(xué)習(xí)檔案管理法規(guī)和先進(jìn)的管理理念，更新管理措施，規(guī)范檔案管理。創(chuàng)新管理思路，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗，解決實際遇到的一些新問題。積極參加各類檔案專題培訓(xùn)，提升管理專業(yè)素養(yǎng)。

3.3 科學(xué)管理，規(guī)范檔案管理的操作

科學(xué)規(guī)范的檔案管理不僅需要制度，而且需要專業(yè)的管理技術(shù)和必要的硬件設(shè)施。對于我院的檔案管理，首先要建立健全單位檔案管理的相關(guān)制度，科學(xué)管理，規(guī)范檔案管理操作；其次，要提升檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施，提升檔案管理的工作效率；再次，要利用醫(yī)院管理系統(tǒng)的升級換代，將醫(yī)院的檔案管理納入系統(tǒng)化管理，從而有效地提升檔案管理的專業(yè)化水平。

信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，人工智能為我們檔案管理提供了更多的可能，以往的手抄式進(jìn)行檔案的管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求。改革創(chuàng)新檔案管理工作方式，用信息化、數(shù)字化、智能化手段來系統(tǒng)地開展檔案管理工作必將成為新的檔案管理方式。如何在確保醫(yī)院的信息安全的前提下，更一步提高單位行政管理的效率，積淀單位文化，必將成為檔案管理新的課題。路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索。