崔 彥

（河北省人才交流服務(wù)中心，河北 石家莊 050051）

人事檔案管理是一個單位人力資源部工作的重點(diǎn)內(nèi)容在現(xiàn)階段得到了高度重視，通過詳細(xì)記錄單位員工的真實(shí)履歷在人力資源的優(yōu)化配置、人才培養(yǎng)考核和職務(wù)變化方面具有舉足輕重的作用，在新時期人才流動頻繁和單位持續(xù)發(fā)展的背景下必須加強(qiáng)人事檔案管理最大程度促進(jìn)人才資源的開發(fā)。

1 人事檔案的內(nèi)涵和對人才資源的重要意義

人事檔案具有精確科學(xué)的定義主要是指以個人基本信息、工作經(jīng)歷、職業(yè)生涯、獎懲情況和職稱變化等為主要內(nèi)容檔案信息，作為人力資源管理中的特殊檔案記錄了員工的成長路程隨著工作年限的增長在不斷補(bǔ)充完善，一般情況下單位員工的人事檔案保存于人力資源部全面反應(yīng)了一個人的基本信息。人事檔案對全體職工的職業(yè)經(jīng)歷、個人能力和思想政治水平進(jìn)行全面記錄，作為人才利用的參考依據(jù)對于職稱評定、領(lǐng)導(dǎo)選拔和人事調(diào)動產(chǎn)生了積極的影響因素，必須順應(yīng)社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步來增強(qiáng)人事檔案的管理力度以推進(jìn)人才資源的發(fā)展。人事檔案在人力資源管理過程中具有舉足輕重的作用，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案查詢系統(tǒng)可以隨時調(diào)出某一個員工的所有信息，明確個人基本技能和基礎(chǔ)職能的真實(shí)情況從而可以進(jìn)行人員調(diào)配，大大提升了人力資源部的整體工作效率使得全體員工各司其職進(jìn)入適合自己的工作崗位，只有加強(qiáng)單位的人力資源管理工作方可以開發(fā)利用人才資源促進(jìn)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 當(dāng)前我國人事檔案管理現(xiàn)狀

信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢下人事檔案管理目標(biāo)進(jìn)一步提高考察著人力資源部的工作效率和質(zhì)量，針對單位對于綜合素質(zhì)高、個人能力突出優(yōu)秀人才需求量大的實(shí)際情況，必須高度重視人事檔案管理工作的優(yōu)化，真實(shí)反饋員工的全部信息以發(fā)揮人事檔案在人力資源中起到的積極正面作用。目前人事檔案管理存在的問題總結(jié)為以下幾點(diǎn)：第一，人事檔案管理理念落后，無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員重視程度明確不足使得人力資源開發(fā)沒有達(dá)到預(yù)期的效果，特別是仍然存在以紙質(zhì)檔案為主的管理形式?jīng)]有發(fā)揮出信息技術(shù)的價值；第二，人事檔案管理缺乏科學(xué)性，由于工作人員的整體素養(yǎng)偏下對于檔案管理的認(rèn)知能力明顯不足，人事檔案管理需要在發(fā)展的過程中成形及時更新管理理念補(bǔ)充新的內(nèi)容。優(yōu)化人力資源的調(diào)配以保證人事檔案的管理效率；第三，人事檔案利用程度不足單位太過于重視檔案的保存沒有進(jìn)行利用，需要結(jié)合社會發(fā)展中對于員工能力和技能方面的要求進(jìn)行培訓(xùn)，發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)背景下人事檔案管理的優(yōu)勢提升人力資源的開發(fā)利用效率。

3 改革人事檔案管理利用人才資源的高效策略

3.1 全面革新單位人事檔案管理理念，合理開發(fā)利用人才資源

強(qiáng)化人事檔案管理可以保證單位職能部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和提升發(fā)展水平，對于單位的人力資源部門而言良好的檔案管理對于人才選拔、崗位調(diào)動起到了重要的參考作用，針對單位人事檔案管理的實(shí)際情況革新管理理念是解決單位發(fā)展問題關(guān)鍵所在。人事檔案的全面性、真實(shí)性對于人力資源管理工作的正常開展起著決定性的作用，對于員工的檔案需要核定真實(shí)性才可以記錄到個人的檔案體系中，對于人力資源部領(lǐng)導(dǎo)需要從思想層面重視人事檔案的管理，對于人力資源部的檔案管理工作人員必須實(shí)事求是強(qiáng)化責(zé)任意識，保證每一個人的檔案內(nèi)容完善、信息齊全和及時補(bǔ)充完善，真正做到科學(xué)歸檔和規(guī)范管理提升了人事檔案的管理效率。

要想提升事業(yè)單位的人事檔案管理質(zhì)量需要從實(shí)際出發(fā)進(jìn)行人才資源的開發(fā)利用，融入現(xiàn)代信息化或者新型的管理理念來優(yōu)化人事檔案管理，切實(shí)把人才建設(shè)和制度建立健全作為加強(qiáng)檔案管理的出發(fā)點(diǎn)。人才資源已經(jīng)成為當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的核心驅(qū)動力，一個單位要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的發(fā)展需要時時刻刻把人才放在首要地位，重視人才和強(qiáng)化檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)人才選拔和崗位調(diào)動，在新型人事檔案管理理念的指導(dǎo)下我國的人力資源建設(shè)和人才服務(wù)管理工作得以順利開展。

3.2 積極創(chuàng)新單位人事檔案管理形式，提升人才資源利用效果

人才是一個國家發(fā)展、社會進(jìn)步和事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中堅(jiān)力量，特別是在當(dāng)前人才流動規(guī)模增大、頻率加快的背景下必須設(shè)定全新的檔案管理目標(biāo)，改革傳統(tǒng)檔案管理模式融入信息技術(shù)手段進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能保證檔案信息的可靠性。信息化人事檔案管理體系的建設(shè)對于推動我國人力資源建設(shè)產(chǎn)生了積極的影響，結(jié)合單位在人事檔案管理工作存在的流程繁瑣、觀念落后以及其他問題需要開發(fā)信息化資源，全面深化改革把人事檔案管理工作做好做完善有利于加強(qiáng)人才資源的開發(fā)利用效率。

強(qiáng)化人事檔案管理工作的第一要務(wù)就是從實(shí)際情況出發(fā)來建立健全制度發(fā)揮，明確每一個領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員的職責(zé)采取“責(zé)任連坐”的制度，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化發(fā)展趨勢對于創(chuàng)新管理形式提升管理效率起到了積極作用。構(gòu)建信息化人事檔案管理系統(tǒng)需要全面涉及人事檔案管理的所有工作內(nèi)容，尤其是個人信息的補(bǔ)充完整、職務(wù)調(diào)動的記錄以及人才選拔工作的有效開展，對于檔案查詢或者是人力管理必須在主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后才可以進(jìn)行調(diào)取。

3.3 逐步提升單位人事檔案利用效率，服務(wù)人力資源管理工作

人事檔案管理與人力資源開發(fā)具有密不可分的聯(lián)系是單位考核員工的重要參考，無論是重大決策還是績效考核等小事應(yīng)當(dāng)著重考慮人事檔案，真正把單位的檔案和員工的檔案建設(shè)融為一體有利于提升個人的專業(yè)能力和綜合業(yè)務(wù)能力。開發(fā)人力資源需要人事檔案來真實(shí)和詳細(xì)記錄一個人的思想道德品質(zhì)、工作經(jīng)歷和生活狀態(tài)，由國家的機(jī)構(gòu)在社會組織管理和服務(wù)過程中逐步形成，依據(jù)人事檔案提供的真實(shí)可靠信息單位可以把人員安排在合適的崗位推動單位管理效率的提升。本單位或者其他單位要想查閱一個人的人事檔案必須打報(bào)告經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后才可以調(diào)取，人事檔案管理人員必須按照正確的流程來進(jìn)行檔案管理以培養(yǎng)多元化的高素質(zhì)人才，有效開發(fā)單位的人才市場提供便捷的檔案查詢和服務(wù)工作。

人事檔案管理工作的有效開展決定了單位的人事資源建設(shè)的質(zhì)量，使得人力資源管理工作服務(wù)于人才建設(shè)需求，鞏固人事檔案管理工作的實(shí)際效果調(diào)動全體工作人員參與單位日常管理活動的積極性。人力資源建設(shè)以人才需求和單位的持續(xù)性發(fā)展為目標(biāo)，人事檔案作為核心環(huán)節(jié)決定了一個人的職業(yè)生涯有利于促使單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，落實(shí)我國的人才強(qiáng)國根本國策不斷增強(qiáng)社會民生工程建設(shè)發(fā)揮人才的關(guān)鍵作用。

總而言之，人事檔案管理作為單位人力資源工作中的重點(diǎn)內(nèi)容占據(jù)著核心教學(xué)地位，衡量了一個單位綜合管理水平、員工幸福指數(shù)和運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常等內(nèi)容，新時期單位的發(fā)展必須以人事檔案建設(shè)為基礎(chǔ)基于實(shí)際情況開發(fā)和利用人才資源，構(gòu)建信息化、網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化的人事檔案管理體系真正推動了單位的改革和健康穩(wěn)定發(fā)展。