蘇燕璇
(潮州市公共資源交易中心,廣東 潮州 521000)
檔案的數字化建設是檔案事業(yè)今后的發(fā)展趨勢,目前世界大部分國家認識到了數字檔案資源社會化開發(fā)的重要性,其中尤以歐洲地區(qū)勢頭正盛,如德國率先將歷史文獻進行全方位資源整合,并配備了相應的公共基礎服務網絡,利用大數據檢索實現資源提取,全面推進檔案資源管理智能化、信息化、數字化。與其他國家相比,我國檔案管理目前已經形成了一定的數字化規(guī)模,未來的重點建設方向是如何確保信息化檔案服務的持續(xù)性,一是要借鑒國外優(yōu)秀經驗,二是要符合我國國情。
“文化”二字不僅僅局限于文獻資料,對于檔案的管理、編制、收集等都屬于檔案事業(yè)的文化,無論是檔案人還是檔案館,其所蘊含的主體文化決定著數字檔案資源社會化開發(fā)的進程。具備創(chuàng)新意識的檔案管理者,無疑可以成為檔案事業(yè)改革的先鋒大將,反之,則不利于數字檔案資源社會化的開發(fā)。
實現數字檔案社會化開發(fā)的一個先決因素,就是檔案管理是否達到一定的開放水平。與他國相比,我國主張保守型、集中型的管理理念,而這又是行政體系所決定的,各管理層統(tǒng)一 聚合構建檔案服務系統(tǒng),由決策層全權指揮。這樣做的好處是令行禁止,效率有所保障;但不足之處也很明顯,決策發(fā)生問題便會影響全局,且“一言堂”的行事作風容易打壓下屬的積極性[1]。
數字檔案社會化開發(fā),是對數字信息的全方位探測、滲透、并加以利用,在這個過程中,檔案人員的整體素質決定著一切。作為檔案人員首先要明確職責所在,檔案的文獻記載、史實資料對社會發(fā)展有著怎樣的價值與意義,其次要不斷強化公眾服務意識,提升專業(yè)水平。
1)概念。是一種各單位關聯性不強的社會化開發(fā)模式,它對人與人之間的溝通交流沒有硬性要求,每個人各司其職、互不干擾,由上級分配指定任務,下級按需完成。
2)特征。眾人型開發(fā)模式的參與者所利用的大都是碎片時間,人員素質參差不齊,人與人之間互動溝通較少,創(chuàng)新成效一般,所以能夠貢獻的成果也是有限的。但也不排除例外情況,有些發(fā)達國家將檔案資源社會化開發(fā)以眾包形式寄出,比如在“抄錄航海舊天氣”任務中,最終目的是記錄航海信息,為了提升抄錄效率,部分參與人士別出心裁,發(fā)明了幾種可視化設備用于抄錄工作,收效甚好[2]。參與人士的這次創(chuàng)新發(fā)明實屬意料之外的驚喜,因此說眾人型開發(fā)模式雖然存在一些發(fā)展上的阻礙因素,但整體開發(fā)效果仍然部分取決于參與人士的主觀意愿及個人素質。
1)概念。社會群型開發(fā)模式與眾人型正好相反,各單位有著較強的關聯性,人與人之間加強了溝通交流,促成新理念新創(chuàng)意,并且參與個體要肩負著具體的職責。
2)特征。社群型開發(fā)模式相對眾人型而言,其參加門檻略高,以檔案管理人士、宣傳推廣人士以及團隊建設人士等為主要參與群體,這些人主要負責事務的決策、規(guī)劃、推動和實施,相關資源基本來源于各檔案單位??傮w而言社群型體現出由下至上的管理體系,每一個參與人士有權控制項目的進展。
從興趣出發(fā),是大多數社群型人士的共同心聲,也許是成員對這種關聯性強的群體活動十分認同,也許是成員樂于展示自我以獲取他人認可等等。Docsteach開設了一期有關檔案資源教育的社會化開發(fā)活動,不少初級教育工作者加入其中,在這個團體里,每個人的身份地位基本一致,他們有著共同的愛好、興趣、理想,活動的最終成果收效頗豐[3]。
社群型開發(fā)模式要求參與人士具備良好的道德觀、榮譽感以及責任意識,平時個人要做到嚴于律己,關鍵時刻也要督促他人,成員之間有著極強的信賴程度,每一次交流、每一次探討,都可能產生創(chuàng)新的火花,進而為團體作出貢獻。當然,若是某成員過于特立獨行,從大局出發(fā)也會考慮是否將其剔除。
A市檔案館是某省第一批數字化開展試點單位,截止到2019年3月中旬,A市檔案館信息化建設已成規(guī)模,從2019年7月至今,期間配合區(qū)、縣鎮(zhèn)等檔案工作單位,采取以點帶面的工作策略,利用數字信息優(yōu)勢逐步開展社會化檔案登記工作。該館利用圖像信息掛接模式完成了自2006年至2020年3.6萬宗鎮(zhèn)、縣等地域單位檔案資源圖文信息的收錄工作。還為其他資源管理所開設信息化服務系統(tǒng)端口,將指定地區(qū)資源檔案的相關信息,按照“宗地模式”進行有效規(guī)整,從而實現了鎮(zhèn)、縣檔案館數字化、社會化建設這一目的。
第一,提升任務空間的容錯率。經調查得知,數字檔案資源社會化開發(fā)存在容錯率問題,主要體現在任務空間感不足。有些參與人士憑著好奇或是興趣參與到項目建設中,但是基于任務量或是任務難度等因素,對個人產生了不少的壓力。有學者認為,成果是一個人參與的主要動機。讓成員在完成任務的同時獲取信心,是眾人型開發(fā)模式良性發(fā)展的重中之重。
第二,增設相應的激勵措施。對于如何激勵眾人團隊,可以是精美的檔案收藏夾,也可以在特定節(jié)日奉上禮物,或者邀請志愿人士共進晚宴,甚至是金錢折扣等物質激勵,都可以讓成員倍感榮幸,認為自己的努力與付出是值得的,能夠有效調動他們的積極性與能動性。
第三,構建工作反饋機制。有參與人士在面對采訪時說道:人在工作時的價值,一是自己是否認可,二是別人是否認可。對很多人而言,后者更是他們在意的。檔案單位應不定時與各工作者進行溝通,對他們現階段的表現作出科學評價,更有利于項目的正常建設。
第一,打造互聯網社群空間。類似“歷史的長河”、“體育的誕生”、“文明與文化”等線上平臺,由專人負責網站事務及運維,形成一個有氛圍、有興趣、有愛好、有理想的交流空間,在這里成員可以各抒己見、暢所欲言,將進一步加強數字檔案資源社會化的發(fā)展。
第二,推動線下研討、深入交流。定期開展線下研討會,成員之間零距離互動,不僅可以互通數字檔案資源開發(fā)的創(chuàng)新想法,也可以加深彼此的情感,從而激發(fā)他們對項目的熱愛。國外經常開展一些諸如茶話會、晚宴等親民活動,不少外籍人士主動參與其中,滿足了同道愛好者對實體空間的向往。
第三,以游戲拓展開發(fā)渠道。GuessWhat是一款包含了數字檔案資源共享的多人在線游戲,成員A通過對圖片進行仔細觀察,獲取資源信息,并將信息傳輸給成員B,成員B要根據成員A的描述盡最大可能尋找相同的圖片。成員提供的信息有些是清晰易懂,而有些則模棱兩可,但是通過調查發(fā)現多數成員還是比較享受這個類似猜謎的過程。檔案單位根據成員提供的關鍵詞及其發(fā)生頻率明確數據的實效性,有利于獲取更多有價值的信息[4]。游戲相當于為成員提供了一個加強彼此聯系的社群。
綜上所述,數字檔案資源社會化開發(fā)及其培育是一項不小的挑戰(zhàn),雖然近些年我國檔案事業(yè)水平進步明顯,檔案室、館設備設施信息化完成度也較高,但是總體來看仍與外國有著不小的距離,還需有關人士對此給予重視,加大信息化檔案收集力度,切實解決突出問題。