尹承梅

（山東省泰安市新泰市交通運(yùn)輸局，山東 泰安 271200）

1 引言

當(dāng)前正處于交通工程科技檔案管理技術(shù)改革的關(guān)鍵時(shí)期，伴隨著交通工程建設(shè)不斷發(fā)展，數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，有必要對傳統(tǒng)的交通工程科技檔案管理模式和管理向數(shù)字化進(jìn)行探討，利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)建立數(shù)字檔案并進(jìn)行科學(xué)化管理和深層次的開發(fā)。采用數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案并存管理相結(jié)合的手段，提高交通工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理建設(shè)全過程和維護(hù)等方面的信息收集建檔，提高檔案管理效率和利用水平。

2 智慧交通下檔案信息化管理進(jìn)入了新時(shí)代

1）檔案信息化管理發(fā)展規(guī)劃要更加完善。為了適應(yīng)數(shù)據(jù)處理的高效發(fā)展，檔案信息化管理的發(fā)展規(guī)劃有待完善。應(yīng)建立完善的檔案信息管理制度，實(shí)行以大數(shù)據(jù)平臺為背景的新型檔案信息化管理模式。加強(qiáng)制度創(chuàng)新，注重可持續(xù)發(fā)展的檔案信息管理，提高檔案管理的服務(wù)水平，致力于改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，重視檔案信息管理的建設(shè)環(huán)境，制定和優(yōu)化有效的檔案信息管理計(jì)劃。充分利用信息技術(shù)，建立數(shù)字化的數(shù)據(jù)平臺，明確檔案信息化管理的目標(biāo)和方向，優(yōu)化管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理發(fā)展規(guī)劃的完整性和全面性。

2）檔案信息化管理系統(tǒng)更加完備。傳統(tǒng)檔案管理主要依靠人力，當(dāng)前的信息技術(shù)化的檔案管理最大的區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式，容易受到自然災(zāi)害和人為因素的影響，如洪水、火災(zāi)，它們的發(fā)生會使得檔案在大火中無一存留，并且人力保管的檔案難免會受到磨損和毀壞，所以經(jīng)常會出現(xiàn)檔案不全面等一些安全隱患。但是在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下，信息化的檔案管理系統(tǒng)更加完備，檔案的安全性、信息處理的便捷性以及檔案管理的方便程度都大大提高。檔案管理人員能夠進(jìn)行有效的信息采集、歸納和整理，在提取檔案的過程中，能夠更加準(zhǔn)確、迅速，提高檔案管理的工作效率。

3 檔案管理存在的問題

1）交通工程科技檔案前期管理薄弱。交通工程從項(xiàng)目立項(xiàng)到建設(shè)設(shè)計(jì)、施工和建成投入使用涉及多個(gè)階段、多個(gè)專業(yè)，建設(shè)過程耗時(shí)長，檔案形成周期長、時(shí)間跨度大，每個(gè)階段產(chǎn)生大量的檔案資料且內(nèi)容復(fù)雜，同時(shí)建設(shè)前期檔案管理工作意識薄弱，制度不完善，導(dǎo)致工作過程中存在檔案資料缺失甚至遺失，以上種種因素都容易對整體的交通工程資料收集建檔產(chǎn)生影響。鑒于此，相關(guān)行政部門認(rèn)識到交通工程科技檔案的重要性，出臺了相關(guān)文件進(jìn)行規(guī)范，加強(qiáng)過程檢查和建檔驗(yàn)收，避免因工程建設(shè)周期長或者工作人員變動(dòng)導(dǎo)致工程資料丟失和資料憑空編造等現(xiàn)象發(fā)生。

2）信息化建設(shè)的投入有待提高?，F(xiàn)階段，很多的基層單位對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識程度不夠高，因此，對檔案管理信息化建設(shè)的資金、人員投入較少，相關(guān)設(shè)備的也較為落后，檔案室的建設(shè)有待完善。這些對于建設(shè)信息化檔案管理還有一定的差距，主要原因還是基層單位的建設(shè)投入過少，沒有真正重視起來信息化檔案管理的建設(shè)，導(dǎo)致人力、物力、技術(shù)等方面的投入力度不能滿足實(shí)際需要。

3）缺乏專業(yè)工作人員。在當(dāng)下的交通工程行業(yè)環(huán)境中，相關(guān)人員對數(shù)據(jù)信息化不夠重視，大多數(shù)施工企業(yè)都沒有聘用專門用于信息化管理的工作人員，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)中缺乏具備專業(yè)技能的人才，難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，構(gòu)建快速、高效的工作模式。另外，大部分工作人員都習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，不愿自主加強(qiáng)對新興技術(shù)的學(xué)習(xí)以及信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，缺少信息化模式的知識體系，工作技能難以滿足當(dāng)下的信息化時(shí)代發(fā)展要求。在部分交通工程建設(shè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)階層較少注重信息化管理工作，在電子檔案的建設(shè)方面也不夠重視，對信息化的認(rèn)知還有待提升，嚴(yán)重影響了信息化發(fā)展的進(jìn)程。

4 智慧交通下檔案信息化管理的新方向

1）交通工程科技檔案數(shù)字化管理的開發(fā)。為進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量、效率和服務(wù)，有必要充分利用現(xiàn)有科技成果，將原有的檔案管理模式以及管理結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)到數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫方向，盡管還存在投入需增加、數(shù)據(jù)化方向意見分歧和法律的滯后等問題，但先進(jìn)的技術(shù)就是生產(chǎn)力，是歷史發(fā)展的趨勢，值得探索和討論研究。例如檔案管理部門在傳統(tǒng)的交通工程技術(shù)資料檔案管理過程中，主要工作多集中在工程技術(shù)檔案資料管理結(jié)構(gòu)技術(shù)上，檔案數(shù)字化建立后，借助云服務(wù)提供商（如阿里巴巴云服務(wù)，安全等級高，訪問不堵）或托管服務(wù)器建立交通工程科技檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，為檔案內(nèi)容進(jìn)行備份，解決檔案查詢借用出入庫等繁雜工作，降低工作強(qiáng)度，提高工作效率和服務(wù)水平。通過這樣的管理模式，使交通工程科技檔案數(shù)字化管理工作更趨于多元化發(fā)展。

2）構(gòu)建面向智慧交通的檔案信息化人才隊(duì)伍。檔案管理工作主要包括收集、歸檔、保密、查閱、開發(fā)利用等管理步驟，這些環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)程度很高，需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和扎實(shí)的專業(yè)知識，從而很好的處理檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)。只有檔案管理人員擁有扎實(shí)的專業(yè)知識，才能在面對檔案管理工作時(shí)及時(shí)處理和應(yīng)對。與此同時(shí)，構(gòu)建面向智慧交通的人才隊(duì)伍模式是應(yīng)對大數(shù)據(jù)環(huán)境的必須舉措。建立熟悉信息化檔案管理的專業(yè)人才隊(duì)伍，定期對現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，積極培養(yǎng)檔案信息管理知識，對新型技術(shù)的操作人員進(jìn)行引進(jìn)，利用好相關(guān)資源對已存在的檔案管理專業(yè)人員給予更好的發(fā)展空間，逐步實(shí)現(xiàn)檔案人員管理系統(tǒng)的引進(jìn)與培訓(xùn)相結(jié)合，激發(fā)檔案管理人員的積極性，提高檔案信息管理的效率。

3）完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理信息化的建設(shè)是在完善的基礎(chǔ)設(shè)施上進(jìn)行的，也就是說基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理信息化的前提條件。其中，基礎(chǔ)設(shè)施主要涉及以下幾個(gè)方面：第一，如掃描儀，電腦等硬件設(shè)施，硬件設(shè)施的情況對信息化建設(shè)具有直接影響。第二，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，該技術(shù)是一項(xiàng)可以將資料進(jìn)行分類、錄入的系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效提升管理工作的質(zhì)量和效率，還能促進(jìn)各個(gè)部門之間的溝通與交流。第三，良好的檔案管理體系能夠避免信息的泄露，并能夠及時(shí)對檔案資料進(jìn)行備份，防止出現(xiàn)檔案丟失或破壞而影響工作進(jìn)展。

5 結(jié)束語

檔案管理工作對社會的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著非常重要的作用，因此必須做好檔案管理工作。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國基礎(chǔ)檔案管理工作中仍然存在一些問題，檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平不夠高等因素導(dǎo)致我國基層檔案管理工作效率和質(zhì)量偏低。本文對如何提高交通工程檔案管理工作現(xiàn)代化、如何提高專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)進(jìn)行了闡述，希望能給相關(guān)人員提供參考。