李 琪

（中國電影資料館，北京 100082）

在現(xiàn)代社會中，數(shù)字化、信息化已滲透到社會生活的各個領域，事業(yè)單位檔案管理面臨著檔案數(shù)字化與辦公自動化雙重考驗，促進事業(yè)單位數(shù)字檔案建設，提高數(shù)字檔案管理水平，促進檔案管理與辦公自動化相對接，建設符合數(shù)字時代發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，是對檔案價值開發(fā)和檔案利用的重大挑戰(zhàn)。在數(shù)字時代檔案管理中，文件管理是事業(yè)單位檔案管理的組成環(huán)節(jié)，信息系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案管理的主要途徑，文件處理速度、信息傳輸與運轉速度，影像檔案工作效率，更與檔案開發(fā)利用密不可分。把握數(shù)字帶來的科技進步和技術革新，緊扣時代發(fā)展新要求，使檔案管理逐步走向信息化、數(shù)字化。

1 事業(yè)單位檔案管理

1）檔案管理概念。檔案管理，也稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。檔案實體集載體與內容信息于一身，實體包含紙張、膠片、磁帶、光盤等物質材料，檔案信息借助檔案實體發(fā)揮作用，二者密不可分。檔案實體管理是檔案管理的基礎，檔案內容信息的開發(fā)利用是根本目的，沒有檔案實體管理的支撐，開發(fā)利用檔案內容信息的目的就不能實現(xiàn)。因此，檔案管理不僅包括檔案實體管理，也包括內容信息的管理。

2）檔案管理原則。事業(yè)單位檔案管理必須遵循國家檔案管理的基本原則，即集中和統(tǒng)一管理原則，維護檔案完整性，保護檔案安全和存儲，便于提供利用。集中統(tǒng)一保管屬于中央存儲和管理的所有檔案，無論大小，大到一個單位組織機構，小到組織單位內部各處、科、室及個人，都應遵循檔案管理基本原則，以及為管理制定統(tǒng)一制度和規(guī)定。維護檔案完整性，一方面，必須確保文件的數(shù)量完整，不能丟失或不完整；另一方面，必須確保檔案與質量之間的內部聯(lián)系，不能人為地和隨機地劃分文件之間的關系，不能分散或混亂文件之間的有機聯(lián)系。保護檔案安全和存儲是保護檔案免受傷害和盜竊，確保檔案內容不外泄。文件管理的最終目標是易于使用，這也是衡量檔案管理工作水平的標準之一。

2 事業(yè)單位檔案管理要點和特征

1）事業(yè)單位檔案管理要點。事業(yè)單位檔案管理注重安全性與保密性。在宏觀層面上，由于檔案內容與國家政治和經濟利益息息相關，任何國家都有檔案保密的要求。有些檔案對公眾關閉，而大多數(shù)檔案會在規(guī)定期滿后對外開放，人們可通過履行一定手續(xù)辦理檔案查閱利用。對事業(yè)單位來說，檔案信息是單位內部發(fā)展的重要經濟資產和秘密武器，也具有一定保密要求和商業(yè)價值。因此，事業(yè)單位的檔案管理更加看重檔案的安全性和保密性。

事業(yè)單位檔案管理注重服務性。在社會和歷史發(fā)展的各個階段，檔案在各個行業(yè)都不可避免地為經濟、政治、文化和其他社會活動提供服務，檔案利用水平也是衡量檔案管理部門業(yè)務開展水平的尺度。檔案管理應體現(xiàn)公共服務的目標，在檔案收集、整理、保存等各個環(huán)節(jié)開展工作，在檔案提供利用中采用先進技術手段，提高檢索效率，增加檔案利用率。檔案若長期處于封閉、半封閉狀態(tài)，會導致想利用檔案的人不得其門而入，使許多有價值的檔案不能發(fā)揮作用，深藏于文件中的檔案內容也不能用于科學研究和推動業(yè)務工作。因此，事業(yè)單位檔案管理的開放性和服務性就顯得尤為重要了，正確處理檔案開放與利用的關系，把檔案利用作為檔案工作的著眼點和出發(fā)點，增強開放意識，主動開辟渠道，突出檔案服務的多樣性、主動性和針對性。

2）事業(yè)單位檔案管理特征。檔案管理在事業(yè)單位管理中的作用擴大了。在數(shù)字時代，信息作為一種資源要素已是人們的共識，檔案部門承擔了開發(fā)檔案信息并提供利用的重要任務。以本單位為例，作為擁有電影檔案館藏的檔案館，檔案信息資源開發(fā)、檔案實體管理和檔案提供利用等諸多環(huán)節(jié)既平行又交錯，面對豐富的館藏資源，檔案實體管理和檔案信息資源開發(fā)成為工作之重。在數(shù)字化加速發(fā)展，信息化蓬勃發(fā)展的今天，事業(yè)單位所掌握的信息和數(shù)據(jù)的價值與其品牌、創(chuàng)新和技術價值不分伯仲，檔案單位的檔案價值更戰(zhàn)勝了各類發(fā)展要素，成為拉動生產力的關鍵要素。

事業(yè)單位檔案管理方式多樣了。事業(yè)單位在生產經營活動中檔案來源多樣，形式多樣，在紙質文件物理歸檔的同時，還有計算機和信息管理平臺的電子文件邏輯歸檔，不同檔案來源和形式的檔案其檔案管理方式也各不相同。在許多專業(yè)行業(yè)、領域，除文書檔案、科技檔案外，還存在一些形式特殊、功能特殊的材料，稱為專業(yè)檔案，受到檔案部門和有關部門重視，以專門檔案保存。伴隨專業(yè)職能產生不斷擴大的歸檔范圍，檔案管理的方式變得更加多樣。

事業(yè)單位檔案管理的科學性提高了。事業(yè)單位受政府國有資金設立，從事各項社會活動，是接受政府領導的社會服務組織，其組織架構和單位性質決定了事業(yè)單位檔案管理者不僅承擔了檔案保管、利用和其他行政管理職能，也決定了事業(yè)單位檔案管理要以國家、行業(yè)政策為基本原則，以符合社會發(fā)展要求為先決條件。當前世界已進入數(shù)字時代，數(shù)據(jù)成為全球經濟中最活躍要素，我國正處于數(shù)字經濟快速發(fā)展的大背景下，事業(yè)單位更應建設符合國家政策和時代要求的數(shù)字檔案，以科學和創(chuàng)新促進檔案管理與新的時代特征融合發(fā)展。

3 數(shù)字對事業(yè)單位檔案管理的影響

1）檔案管理效率提高。數(shù)字時代，互聯(lián)網信息爆炸是當前社會的普遍現(xiàn)象，作為信息要素之一檔案資源也呈增長狀態(tài)，用過時的文件管理工具來滿足文件管理需求很困難的，這要求事業(yè)單位在適應信息爆炸的同時迎接新的挑戰(zhàn)。文件、檔案數(shù)字化，開發(fā)創(chuàng)建互聯(lián)網文件管理系統(tǒng)，運用數(shù)字信息強大的數(shù)據(jù)存儲功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔，通過辦公自動化審批流程，實現(xiàn)檔案利用、審批一體化。數(shù)字、信息技術的提升，不僅可以擺脫占用時間和空間成本的傳統(tǒng)歸檔，也可以擺脫過度依賴個人經驗、騰挪庫房的歸檔方式，降低存儲空間，節(jié)省成本。集中統(tǒng)一管理，也可以有效提高文件管理效率，實現(xiàn)精準搜索。因此，運用數(shù)字信息技術管理檔案是事業(yè)單位檔案管理的最優(yōu)途徑，有助于提高檔案管理效率。

2）檔案管理安全性增強。數(shù)字時代開放和共享的特點決定了檔案管理需要更多人參與和實時共享，信息的保密性和安全性成為檔案人員的關注重點。這不僅要求檔案人員遵守檔案制度和保密要求，更要求檔案人員和檔案利用者熟悉檔案數(shù)字化，熟知自動化操作。常見的檔案輔助管理軟件需要借助光盤、條形碼、多媒體等技術，與辦公自動化等應用系統(tǒng)互聯(lián)互通，功能覆蓋檔案編目、檢索、歸檔、庫房管理等多個環(huán)節(jié)，已基本實現(xiàn)了紙質文件、電子文件的雙軌運行，實現(xiàn)了檔案文件的全流程、一體化管理。因此，檔案管理不僅注重文件本身的安全，還要遵守文件管理系統(tǒng)工作要求，注重紙質文件、電子文件全過程的雙重平衡。

3）檔案價值提升。檔案管理在事業(yè)單位管理中具有信息咨詢和決策參考的作用，伴隨數(shù)字在檔案管理的應用，利用互聯(lián)網、數(shù)字化、信息技術整合檔案信息，建立信息資源數(shù)據(jù)庫，有助于提升檔案價值。檔案增值一方面有利于檔案管理人員評價和預測文件檔案內容，另一方面可以增加檔案在單位職能、組織項目的參與度，提升檔案互動性，而檔案互動性也有利于管理者、項目參者了解項目進展，推動業(yè)務工作開展。

4 數(shù)字時代背景下事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化建議

1）創(chuàng)新檔案管理形式與利用方式。打破事業(yè)單位固步自封、因循守舊的保守傳統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理形式與利用方式，利用辦公自動化和網絡操作管理系統(tǒng)實現(xiàn)決策審批和信息交流。首先，要求單位領導者與時俱進，在檔案管理中運用先進管理理論指導檔案工作。其次，增進中、高層領導的管理能力和專業(yè)水平，帶領基層人員夯實檔案基礎業(yè)務。最后，增強全體干部、職工責任意識，增強檔案知識水平，加強檔案部門與各部門溝通交流，使檔案不時“飛入尋常百姓家”。

2）建立健全檔案管理制度。體制和機制歷來是各項事業(yè)的關鍵問題，涉及多個部門的責權關系和組織體系，建立健全檔案管理體制，建立完善切實可行的協(xié)調、監(jiān)督機制，引導和支持檔案工作。發(fā)揮管理制度的平衡制約作用，有利于推動檔案人才、技術人才、管理人才溝通合作，使檔案管理工作程序化、透明化，確保相關人員盡職履責，共擔責任義務，共享研究成果。

3）增強檔案管理安全性。檔案安全是檔案管理能夠持續(xù)正常運作以及檔案保存和提供利用的先決條件。只有確保公文、文件運轉安全有序，才能讓檔案在機構運行和業(yè)務拓展方面發(fā)揮作用。在日常交流和業(yè)務工作中，人們利用和獲取信息的方式大多在互聯(lián)網上，許多文件管理平臺和檔案操作管理系統(tǒng)也建立在本地網絡連接之上，人們從網絡中獲取信息并通過網絡溝通交換，主動或被動地完成了信息在互聯(lián)網的傳播與輸送。這種常見的溝通方式也是影響檔案安全的重要因素，提高檔案安全的風險意識，增強計算機、網絡操作系統(tǒng)安全性就顯得尤為重要了。

4）培養(yǎng)檔案管理的復合型人才。除了檔案專業(yè)知識，優(yōu)秀的檔案管理人員還需要豐富的管理經驗和接收、處理信息的能力，因此，對檔案管理人員的專業(yè)性和綜合素質要求十分必要的。檔案工作的職能決定了檔案人員工作復雜繁重，檔案工作涉及范圍廣，從電子文件管理到數(shù)字檔案建設，從履行檔案業(yè)務到業(yè)務系統(tǒng)支撐，再到檔案提供利用。各環(huán)節(jié)各流程都要求檔案部門應配備高素質的復合型人才，人適其崗，以崗鍛才，一是有助于檔案工作發(fā)展規(guī)劃，落實檔案工作各項任務，確保檔案工作有序開展。二是專業(yè)人才各司其職，有利于做好網絡設備維護、軟件開發(fā)、文件管理，確保各級各類人員分工明確，職責清楚，有條不紊的開展檔案工作。

5 結論

數(shù)字時代來臨，各行各業(yè)開啟不同以往的快速發(fā)展模式，面對與日俱增的數(shù)據(jù)量，日益更新的信息技術，打破傳統(tǒng)信息處理方式，運用信息科技挖掘處理檔案內容，增值創(chuàng)造檔案價值。以數(shù)字時代的事業(yè)單位為對象，分析檔案管理對事業(yè)單位經營發(fā)展的影響，通過創(chuàng)新檔案管理形式與利用方式、建立健全檔案管理制度、增強檔案管理安全性、培養(yǎng)檔案管理復合型人才等方式提升檔案管理水平，發(fā)揮檔案支撐作用。但是，檔案管理是一個長期發(fā)展的系統(tǒng)工程，需要對各階段的目標、任務、措施進行總體規(guī)劃，分步開展實施，有序推進。在國家、地方、檔案行政管理機關，行業(yè)主管部門指導下，注重效益，統(tǒng)籌規(guī)劃，促進檔案增值，不斷升級和優(yōu)化綜合信息管理的方式和手段，實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和智能化。