譚婉貞
(來賓市人民醫(yī)院,廣西 來賓 546100)
在我國醫(yī)療衛(wèi)生體系改革不斷推進的背景下,現(xiàn)代醫(yī)院管理制度更加完善,其中檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中占據(jù)重要的地位。醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常運行信息的記錄,其中主要包括患者診療信息資料,對于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展具有重要的作用。在醫(yī)院信息系統(tǒng)標準化和規(guī)范化推進的形勢下,醫(yī)院檔案管理作為信息管理中的重要部分,需要建立規(guī)范化管理新模式,才能夠發(fā)揮出都能醫(yī)院檔案的作用,從而為醫(yī)院其他各項事務(wù)發(fā)展提供支持,滿足醫(yī)院改革發(fā)展需求,是當前醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。
檔案是對過去和現(xiàn)在的信息記錄,是國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事社會生產(chǎn)實踐活動直接行使所形成的對國家和社會有保存價值的歷史記錄。通常情況下,醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史過程,對具有保存價值的信息進行收集、分類個管理,是醫(yī)院信息數(shù)據(jù)最原始、最有價值的部分。醫(yī)院檔案的具體內(nèi)容包括醫(yī)院在醫(yī)療、科研、建設(shè)以及行政管理等多項基礎(chǔ)工作內(nèi)容中所形成的大量有價值的信息,檔案形式包括文字、音頻、視頻等,檔案載體有紙質(zhì)載體和信息載體,對于醫(yī)院的發(fā)展歷程和工作內(nèi)容有著重要作用。根據(jù)當前我國部分醫(yī)院的檔案內(nèi)容分類來看,基本可以分為文書檔案、病例檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案以及事物檔案,能夠?qū)⑨t(yī)院的發(fā)展歷程與工作內(nèi)容進行全面的記錄。醫(yī)院檔案是促進醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要資料,通過對檔案中信息和數(shù)據(jù)的分析,能夠為醫(yī)院發(fā)展提供科學的信息支持,從而幫助醫(yī)院調(diào)整發(fā)展模式,提高醫(yī)療服務(wù)水平,為患者提供更加全面的醫(yī)療服務(wù)[1]。
根據(jù)對我國當前部分醫(yī)院在檔案管理工作方面的調(diào)查發(fā)現(xiàn),還存在著一些明顯的問題,嚴重影響了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量提升,主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
醫(yī)院檔案管理需要規(guī)范化流程和規(guī)范標準建設(shè),才能夠保證醫(yī)院檔案中的信息和數(shù)據(jù)具有有效性和可靠性。但是在我國許多醫(yī)院在檔案管理方阿敏缺乏規(guī)范性模式建設(shè),醫(yī)院檔案的收集、整理、儲存、分析等工作缺乏規(guī)范化標準,導致工作開展雜亂無章,存在著很大的隨意性,這就容易導致醫(yī)院檔案信息收集不夠全面,保存過程中容易出現(xiàn)損壞或丟失等問題,而一旦醫(yī)院檔案資料沒有收集全面或損壞丟失,醫(yī)院檔案基本無法重建,也就會永久缺失一部分醫(yī)院檔案資料,這對醫(yī)院的長遠發(fā)展是極為不利的,因此醫(yī)院要加強業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性建設(shè),建立完善的規(guī)范標準,保證醫(yī)院管理工作可以有序開展[2]。
檔案管理是醫(yī)院在開展日常業(yè)務(wù)中所記錄的數(shù)據(jù)和資料,能夠全面反映醫(yī)療機構(gòu)業(yè)務(wù)開展的實效性和存在不足,從而反映出醫(yī)療機構(gòu)真實管理水平。但是許多醫(yī)療機構(gòu)對檔案資料的管理不夠重視,導致檔案信息的利用率較低,部分檔案信息在保存后很少有人翻閱和查看,所以醫(yī)院的業(yè)務(wù)檔案并沒有發(fā)揮出實際作用。檔案資料能夠為醫(yī)院后續(xù)的管理工作提供指導,但是大部分醫(yī)院都忽略的檔案信息的重要性,對檔案信息的利用率較低,沒有通過檔案資料來挖掘問題和總結(jié)經(jīng)驗,開展檔案管理的目的就是為了方便工作人員以及醫(yī)護人員查閱和利用,但是檔案的利用作用卻被很大程度的忽略,缺乏規(guī)范的意愿檔案資料利用制度,是當前醫(yī)院檔案資料規(guī)范化管理模式建設(shè)中存在的主要問題。
信息化技術(shù)手段對于醫(yī)院檔案管理工作具有重要的作用,檔案電子化已經(jīng)成為檔案管理的基礎(chǔ)方向,能夠有效推動醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量提升。但是部分醫(yī)院對于信息化管理手段的應(yīng)用和信息化管理模式建設(shè)方面還存在著很大的不足,沒有深刻意識到信息技術(shù)手段對于檔案管理的重要作用,從而缺乏信息化建設(shè)主動性,對于醫(yī)院檔案電子化方向發(fā)展造成了很大的不利影響。信息化管理能夠提高醫(yī)院檔案的安全性,相比于紙質(zhì)檔案能夠更好地保存,不易發(fā)生損壞和丟失,所以需要加強信息化管理模式的建設(shè),利用信息技術(shù)手段建立規(guī)范化的現(xiàn)代檔案信息管理模式。
醫(yī)院的檔案管理需要醫(yī)療機構(gòu)準確把握關(guān)鍵管理要點,才能夠提高醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量。首先,當前醫(yī)院的檔案主要是以數(shù)據(jù)、信息和紙質(zhì)檔案形式而存在,檔案電子化發(fā)展已經(jīng)成為未來醫(yī)院檔案信息升級的主要方向,但是這并不意味著所有的檔案資料都能夠以電子文件代替,部分醫(yī)院檔案中的原始數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)等易燃需要通過紙質(zhì)檔案形式保存,通過紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的模式,能夠促進醫(yī)院檔案管理向多元化方向發(fā)展,發(fā)揮出不同檔案形式的優(yōu)勢,從而促進檔案資料向規(guī)范化方向發(fā)展[3]。其次,醫(yī)院檔案管理對于管理工作質(zhì)量要求較高,所以醫(yī)院檔案資料需要選擇合適的保存方式,從而提高醫(yī)院檔案管理治療,使其向規(guī)范化方向發(fā)展,尤其是對醫(yī)院的電子檔案管理,需要保證醫(yī)院電子檔案儲存媒介的科學性和可靠性,并定期做好備份工作,防止電子檔案因系統(tǒng)故障等因素大面積損壞或丟失,通過建立完善的電子檔案管理規(guī)范化制度,能夠有效提升醫(yī)院電子檔案管理工作質(zhì)量。第三,醫(yī)院需要優(yōu)化檔案管理環(huán)境,延長醫(yī)院檔案保存壽命,尤其是在紙質(zhì)檔案方面,紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響而發(fā)生損壞,所以需要為紙質(zhì)檔案保存建立優(yōu)質(zhì)環(huán)境,防止紙質(zhì)檔案因環(huán)境或人為因素出現(xiàn)破壞,提高紙質(zhì)檔案管理規(guī)范化模式建設(shè)。最后,醫(yī)院檔案管理需要建立規(guī)劃化的管理模式,加強檔案管理人員的教育和培訓,提高醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng),保證醫(yī)院檔案管理各項工作能夠高質(zhì)量開展,從而能夠建設(shè)完善的檔案資料管理規(guī)范化新模式,是促進醫(yī)院發(fā)展的重要方式。
檔案管理是一項復雜的長期工作,如果沒有科學的規(guī)范化模式作為保障,在管理過程中會出現(xiàn)許多問題,且許多問題的發(fā)現(xiàn)具有滯后性,當問題被發(fā)現(xiàn)時已經(jīng)造成了難以挽回的損失。為此,醫(yī)院需要加強規(guī)劃化新模式建設(shè)。首先,在紙質(zhì)檔案管理方面,需要對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進行核查,保證內(nèi)容具有價值,同時規(guī)范紙質(zhì)檔案管理環(huán)境,防止紙質(zhì)檔案在日常的保存過程中出現(xiàn)損壞,制定嚴格的查看制度,對每一次紙質(zhì)答案的查看都要詳細記錄。其次,在電子檔案管理方面,需要確保管理系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)的穩(wěn)定性,定期對管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定性進行維護,確保信息化存儲系統(tǒng)不會出現(xiàn)故障,同時加強對電子檔案的備份,建立多種電子檔案保存渠道。
檔案作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中的重要資料,對醫(yī)院的管理和發(fā)展具有重要的作用,所以要提高檔案的利用率,通過利用業(yè)務(wù)檔案來促進醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。但是在檔案資料利用過程中,需要做好規(guī)范化利用管理規(guī)定,防止因人為利用檔案資料造成檔案信息損壞或丟失。首先,檔案管理人員需要嚴格控制檔案資料的利用頻率,尤其是在紙質(zhì)檔案資料方面,控制檔案被調(diào)取查閱的次數(shù),防止對檔案資料造成破壞。其次,檔案信息在沒有批準的情況下不能記錄,防止檔案資料中的關(guān)鍵信息泄露,特別是在電子檔案方面,需要加強檔案信息的安全管理,防止被不法分子盜取關(guān)鍵的醫(yī)療信息,從而威脅醫(yī)院建設(shè)發(fā)展和患者的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量[4]。第三,為了在規(guī)范化管理模式下提高醫(yī)院檔案的利用率,使其能夠為醫(yī)院發(fā)展而服務(wù),醫(yī)院需要制定規(guī)范化的檔案利用模式,對檔案信息進行分類,建立科學的檢索制度,提高檔案利用率,優(yōu)化利用體現(xiàn),從而能夠促進檔案管理規(guī)范化建設(shè)。
信息化技術(shù)是醫(yī)院檔案管理規(guī)范化新模式建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),所以醫(yī)院需要加強信息化管理模式的應(yīng)用,相比于傳統(tǒng)以人力為核心的檔案管理模式,信息化技術(shù)能夠提高檔案資料管理效率,使檔案管理規(guī)范性提升。為此,醫(yī)院需要建立統(tǒng)一化、標準化的信息管理平臺,結(jié)合醫(yī)院檔案資料管理的實際需要,采用更多地信息技術(shù)書單,借助現(xiàn)代信息技術(shù)例如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及人工智能技術(shù)的優(yōu)勢,能夠有效提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范性。
綜上所述,本文詳細闡述了醫(yī)院檔案信息管理的主要內(nèi)容以及當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題,并以此為切入點提出了多項有利于醫(yī)院檔案管理規(guī)劃化新模式建設(shè)的策略和意見,希望能夠?qū)︶t(yī)院發(fā)展建設(shè)發(fā)揮出一定的借鑒和幫助作用,不斷提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量,從而促進醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)能力提升。