姜海燕

（山東省煙臺(tái)市園林建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心，山東 煙臺(tái) 264000）

檔案管理是各事業(yè)部門工作的重要組成部分，其管理水平與質(zhì)量不僅反映了各部門組織的工作作風(fēng)，同時(shí)也事關(guān)我國(guó)事業(yè)單位的外在形象。近年來(lái)，隨著事業(yè)單位全面發(fā)展工作的逐步推進(jìn)，推動(dòng)部門檔案管理工作的高效化轉(zhuǎn)型成為新時(shí)期事業(yè)單位活動(dòng)的重要發(fā)展趨勢(shì)。然而縱觀我國(guó)事業(yè)單位基層檔案管理工作，仍或多或少存在一些認(rèn)知層面的缺陷或不足，從而制約了檔案高效化管理模式的構(gòu)建。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，就檔案高效化管理提出個(gè)人見解和建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域工作者提供必要的參考和幫助。

1 檔案與高效化管理

檔案是指各企事業(yè)單位在各部門工作中形成的文件材料，其中既包含了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和實(shí)物，同時(shí)也涉及了聲像、電子文件等現(xiàn)代化信息資料。對(duì)于各部門而言，檔案客觀、真實(shí)和全面地反映了企事業(yè)單位活動(dòng)，并記錄了部門員工個(gè)體的行為和思想認(rèn)知?，F(xiàn)階段，隨著社會(huì)發(fā)展水平的不斷提升，各事業(yè)單位部門活動(dòng)也愈加頻繁且內(nèi)容豐富多樣，從而生成了大量多樣的檔案資料。檔案管理是各部門日常工作的重要組成部分，通過規(guī)范有效的檔案管理工作能夠較為系統(tǒng)全面的反饋出事業(yè)單位部門工作的內(nèi)容，并對(duì)事業(yè)單位及其各部門員工的成長(zhǎng)及發(fā)展進(jìn)行客觀完善的呈現(xiàn)，這對(duì)于事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的價(jià)值和影響?，F(xiàn)階段，在我國(guó)事業(yè)單位全面發(fā)展的全新歷史背景下，各部門均強(qiáng)化了對(duì)檔案的管理工作，并積極推動(dòng)各部門建設(shè)本領(lǐng)，確保各項(xiàng)規(guī)定得到貫徹執(zhí)行，具有十分重要的意義。

2 檔案內(nèi)容

2.1 會(huì)議類檔案

一般情況下，各級(jí)事業(yè)單位在發(fā)展過程中會(huì)開展多種形式的會(huì)議，必學(xué)的“三會(huì)一課”制度、并在上述會(huì)議中生成大量的工作方案、政策決議、工作報(bào)告、會(huì)議記錄等所形成會(huì)議的重要文件。與此同時(shí)，部分會(huì)議內(nèi)容還會(huì)進(jìn)行錄像和錄音，從而對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行更加全面和有效的記錄。通過對(duì)上述資料進(jìn)行歸檔處理，不僅記錄了事業(yè)單位每一段重要的發(fā)展歷程，同時(shí)也能夠?yàn)楹笃谙嚓P(guān)工作及關(guān)鍵決策的制定提供參考和依據(jù)。

2.2 組織生活類檔案

所謂組織生活類檔案，是指部門人員在日常學(xué)習(xí)、報(bào)告及議事等重要活動(dòng)中所生成的檔案資料，同時(shí)也是檔案中占比最高的資料內(nèi)容。例如一些組織生活中所涉及的發(fā)言材料、簽到表、學(xué)習(xí)材料及學(xué)習(xí)心得等重要資料，這些都需要進(jìn)行歸檔整理，從而來(lái)體現(xiàn)與證明其部門工作人員在工作中所取得的成果。除此之外，在各部門開展的民主生活會(huì)及組織生活會(huì)中，相關(guān)人員就自身對(duì)照檢查及問題整改等相關(guān)材料，其歸檔整理工作也能夠?yàn)槠涔芾砉ぷ魈峁┲匾獏⒖?；黨員活動(dòng)中所形成的材料和視頻以及組織的培訓(xùn)課程也要及時(shí)歸檔，都是反映歷史時(shí)期相應(yīng)工作的重要資料。

2.3 文件類檔案

相對(duì)而言，文件類檔案是檔案中最為龐雜的一類資料，主要包含了制度文件、花名冊(cè)及個(gè)人材料文件等，可以說(shuō)是事業(yè)單位日常工作中所生成材料的集合體。其中，制度文件主要指單位出臺(tái)的一系列學(xué)習(xí)制度文件、主題文件、廉政建設(shè)文件等。而花名冊(cè)則包含了部門關(guān)系轉(zhuǎn)接文件、各類臺(tái)賬及人員名冊(cè)等。最后，個(gè)人材料主要指與相關(guān)人員相關(guān)的個(gè)人資料信息，同時(shí)也是事業(yè)部門發(fā)展及部門人員工作發(fā)展、管理相關(guān)人員的重要參考依據(jù)，部門相關(guān)人員的相關(guān)材料還要及時(shí)存入個(gè)人的檔案中。

3 檔案高效化管理的重要性

3.1 規(guī)范與約束相關(guān)人員行為意識(shí)

眾所周知，檔案是事業(yè)部門工作的真實(shí)反映，因此從某種角度來(lái)講也起到了對(duì)相關(guān)部門工作人員的監(jiān)督與管理作用，推動(dòng)檔案高效化管理則對(duì)相關(guān)人員起到了良好的規(guī)范作用?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案建設(shè)題材多樣，充分采用影像資料、音頻、照片等檔案資料進(jìn)行企業(yè)文化、企業(yè)高層，基層的教育工作，而通過對(duì)這些檔案資料的高效化管理能夠有效、及時(shí)的對(duì)部門干部進(jìn)行言行等方面的約束，使其能夠做到廉潔自律、正派作風(fēng)。

3.2 提高有關(guān)部門決策的準(zhǔn)確性

現(xiàn)階段，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)正處于調(diào)整專業(yè)的重要?dú)v史節(jié)點(diǎn)，任何一個(gè)發(fā)展決策的制定都將對(duì)未來(lái)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。其相關(guān)檔案記錄了各部門組織建設(shè)及工作情況等基礎(chǔ)信息，強(qiáng)化檔案的管理工作一方面是對(duì)各部門歷史活動(dòng)的詳細(xì)記錄，另一方面也能夠更好地幫助各部門進(jìn)行歷史的回顧和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，從而起到以史為鏡的作用和效果。由此可見，檔案的高效化管理是我們客觀記錄事業(yè)單位發(fā)展史的基礎(chǔ)保障，并為相關(guān)決策的科學(xué)準(zhǔn)確制定提供參考和依據(jù)。

3.3 優(yōu)秀部門干部培養(yǎng)與選拔

優(yōu)秀部門干部的培養(yǎng)和提拔是相關(guān)事業(yè)單位保持健康穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵所在，為能夠?qū)δ贻p優(yōu)秀的各部門人員進(jìn)行客觀全面的考核評(píng)價(jià)工作，還需要建立于真實(shí)完整的檔案內(nèi)容之上。事業(yè)單位對(duì)于部門領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔十分嚴(yán)格，特別是對(duì)“三齡兩歷”等重要信息必須要求做到準(zhǔn)確、真實(shí)和完整。而其個(gè)人檔案中則包含了部門干部的年齡、黨齡、工齡、學(xué)歷及履歷等基礎(chǔ)信息，同時(shí)也涵蓋了干部評(píng)級(jí)晉升、功過記錄等重要信息，因此檔案的高效化管理工作還能夠?yàn)閮?yōu)秀部門干部的培養(yǎng)和選拔提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

4 當(dāng)前我國(guó)基層檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，雖然各單位對(duì)于檔案的價(jià)值與作用給予了更多的重視與關(guān)注，但整體而言其管理工作仍存在許多問題與不足，并給事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展帶來(lái)諸多不利影響。具體而言，當(dāng)前我們基層檔案管理主要存在以下幾方面不足：1）管理意識(shí)有待強(qiáng)化。目前，許多基層單位將更多的工作精力放在工作上，而對(duì)于工作結(jié)束后生成的檔案資料缺乏歸檔管理意識(shí)，甚至部分單位都沒有專門的檔案室及相關(guān)管理人員，如此造成檔案管理難以實(shí)現(xiàn)高效化開展。2）管理制度有待完善。任何管理工作的落實(shí)與開展都需要基于完善的管理制度，然而當(dāng)前許多基層單位尚未形成一套完整有效的檔案管理制度體系，不僅管理工作無(wú)法高效規(guī)范開展，同時(shí)管理崗位及職責(zé)也并不明確，如此嚴(yán)重降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3）管理技術(shù)有待創(chuàng)新。目前，我國(guó)大多數(shù)基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案仍沿用人工管理模式和方法，信息化水平嚴(yán)重不足，如此不僅無(wú)法滿足新時(shí)期數(shù)字化檔案資料的有效歸檔和管理，同時(shí)也制約了我國(guó)基層檔案管理水平的發(fā)展與提升。

5 推進(jìn)檔案高效化管理的有效策略

5.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展水平的不斷提升，各部門工作在形式上和內(nèi)容上均發(fā)生了重要轉(zhuǎn)變，特別是信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用提高了各部門工作的水平和質(zhì)量。在此背景下，檔案管理工作也隨之發(fā)生了改變，如果不能采用現(xiàn)代化檔案管理模式方法則無(wú)法全面發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用。檔案高效化管理是一種科學(xué)合理的檔案管理模式，這里要求各檔案管理部門及工作人員積極強(qiáng)化自身檔案管理意識(shí)，不僅要明確檔案管理工作的范圍與內(nèi)容，同時(shí)也要就管理模式和方法給予細(xì)化和完善，如此才能起到事半功倍的管理效果，并為其工作的落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5.2 完善檔案管理制度

從管理角度來(lái)看，檔案要想實(shí)現(xiàn)高效化管理，構(gòu)建一套科學(xué)完善的檔案管理制度體系是必要的基礎(chǔ)和支撐。首先，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工作內(nèi)容，相關(guān)部門要想提高工作質(zhì)量和效率則需要明確相關(guān)工作內(nèi)容、崗位職責(zé)及工作流程，如此才能促進(jìn)工作效率的提升。其次，作為一項(xiàng)私密性較強(qiáng)的資料信息，檔案管理還需要設(shè)置必要的查閱權(quán)限，從而規(guī)范其使用和利用。最后，還要對(duì)檔案管理人員給予必要的績(jī)效考核，并量化管理職責(zé)和考核指標(biāo)，由此來(lái)督促相關(guān)管理人員認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作。相信隨著檔案管理制度體系的構(gòu)建與完善，必將實(shí)現(xiàn)其高效化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

5.3 加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)

近年來(lái)，隨著全面完善各事業(yè)單位發(fā)展的目標(biāo)提出，各事業(yè)單位部門工作也如火如荼般開展，從而生成了大量的檔案資料。為更好地存儲(chǔ)與管理日益增多的檔案資料，我們需要以現(xiàn)代化管理模式和方法開展檔案管理工作。具體而言，我們要積極推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，一方面通過構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，并逐步豐富管理平臺(tái)功能板塊，如檔案科目分類、關(guān)鍵詞檢索等，從而為檔案資料的高效開發(fā)和利用提供便利的管理?xiàng)l件。另一方面還要推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并將一些紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，如此才能夠?qū)θ找尕S富和多樣的檔案資源進(jìn)行有效的歸檔和存儲(chǔ)。

6 結(jié)論

綜上所述，檔案高效化管理是新時(shí)代背景下歷史發(fā)展的大勢(shì)所趨，是不斷提高各事業(yè)單位工作水平和質(zhì)量的基礎(chǔ)與保障。在此背景下，各部門要正確認(rèn)知檔案高效化管理的重要性，并采取科學(xué)合理的強(qiáng)化策略，由此在正確發(fā)揮檔案作用與價(jià)值的同時(shí)，助推我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康穩(wěn)定發(fā)展。