張若娜

（新力科技集團(tuán)有限公司，上海 200335）

1 城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)概述

城市建設(shè)過程中，形成的如文本、圖表、音像資料等具有保存價值的各種文獻(xiàn)，是屬于城市建設(shè)檔案。城市建設(shè)檔案是城市發(fā)展的真實寫照，反映了城市建設(shè)的全過程，它們具有很高的歷史保護(hù)價值。如何在新的常態(tài)下做好城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，采用科學(xué)有效的檔案收集、整理、歸檔手段，建立健全城建檔案管理體系，努力完善管理模式，認(rèn)清城建檔案管理的現(xiàn)狀，才能真正發(fā)揮更積極的作用，發(fā)揮城建檔案在城市發(fā)展過程中的重要價值，這是城建檔案業(yè)務(wù)工作者亟待攻克的歷史新課題。近幾年隨著我國的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文章可以通過計算機(jī)直接生成和傳輸，星城圖像文件、圖形文件、電子文件等，個傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的問題和全新的挑戰(zhàn)。在面對這一形式產(chǎn)生的諸多問題和新的情況，做好城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作更顯得尤為重要。隨著我國逐步建立的社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，一系列變化在建設(shè)項目的投資建設(shè)和管理中發(fā)生，因此對城建檔案管理機(jī)構(gòu)工程檔案的收集、管理和歸檔提出了新的挑戰(zhàn)。依據(jù)我國和各省級城建檔案法規(guī)、法律和規(guī)章的有關(guān)要求，城建檔案管理機(jī)構(gòu)，督促、檢查、指導(dǎo)、檢驗城建系統(tǒng)各行業(yè)、各部門、各單位的城建檔案的組成、整理、編目、歸檔、轉(zhuǎn)讓，并提供業(yè)務(wù)咨詢和培訓(xùn)。

1.1 城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重要性分析

依據(jù)國家法律法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的業(yè)務(wù)是城建檔案業(yè)務(wù)。城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重要性主要有以下三方面。首先，城建檔案法治建設(shè)日趨完善。一直以來，伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步，城市建設(shè)檔案的法治建設(shè)也在不斷完善，除國家法律法規(guī)，省市還制定了相關(guān)的城市地方性法規(guī)、部門性規(guī)章和各種檔案建設(shè)法規(guī)，為依法建設(shè)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)創(chuàng)造了法律、法律必須遵循的法律環(huán)境，指導(dǎo)城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)工作的順利開展提供了積極的保障。第二，城建檔案工作具有高度的政治責(zé)任感，具有政治服務(wù)的性質(zhì)，城建檔案工作一直秉持優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，為城市的規(guī)劃建設(shè)與發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份力量。第三，城建檔案部門的知名度不斷提高。最近幾年城建檔案部門大多服務(wù)于基層和社會用戶，主動并且積極深入施工現(xiàn)場和積極宣傳最新政策，并且嚴(yán)格管理建設(shè)項目的檔案，提供相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，讓城建檔案工作不斷地擴(kuò)大其影響力，同時為城建檔案工作也營造出一個良好的業(yè)務(wù)氛圍。城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)由大量重要部分組成：城建檔案手機(jī)與城建檔案接收，這大部分可以豐富檔案的手機(jī)工作和保證檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在，是城建檔案服務(wù)的體現(xiàn)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)具有自覺、認(rèn)真、積極的服務(wù)態(tài)度和工作作風(fēng)，城建檔案人員的作風(fēng)體現(xiàn)在實施業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的言行，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是城建檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。

1.2 城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的主要特征

首先，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作具有極強(qiáng)的專業(yè)性。以專業(yè)品牌為標(biāo)著，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的內(nèi)容也具有特殊的行業(yè)目的，不論是傳播城建檔案或是交流，都有專業(yè)的工作經(jīng)驗。第二，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作具有極強(qiáng)的實踐性。城市建設(shè)檔案案例工作的實踐是業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的方法和理論來源，在實踐中，又不斷完善和豐富，指導(dǎo)實踐工作。第三，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作具有極強(qiáng)的研究性。事實證明，沒有研究的指導(dǎo)，它只能是一般的參考指導(dǎo)，甚至是毫無價值的指導(dǎo)。研究新問題，加強(qiáng)檔案理論研究，提出新思路，不斷探索新知識，業(yè)務(wù)服務(wù)主管的職責(zé)才能夠真正體現(xiàn)。

2 目前城建檔案整理工作中普遍存在的問題

目前，我國城市建設(shè)檔案整理工作正處于高速發(fā)展時期，城市建設(shè)工作越來越受到重視，大部分城市建設(shè)工作也呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展的趨勢，但目前城市建設(shè)檔案整理工作還不夠完善，我國城市建設(shè)檔案還存在一些問題。在這個快速發(fā)展的時代背景下，城市建設(shè)檔案沒有及時更新，城市面貌也發(fā)生了前所未有的變化，城市建設(shè)發(fā)展迅速，日新月異，在許多城市中，對城市建設(shè)檔案的整理工作卻跟不上城市發(fā)展的進(jìn)程，一些城市建設(shè)檔案沒有及時更新，隨著城市的發(fā)展，這也導(dǎo)致城市建設(shè)過程中記錄的城市建設(shè)文件沒有跟上城市建設(shè)的步伐，有城市建設(shè)檔案的備案和城市現(xiàn)狀不符的問題，這在很大程度上阻礙了城市建設(shè)檔案整理工作的進(jìn)程，給城市建設(shè)檔案整理工作增加了難度。眾所周知的健全的管理制度，任何檔案整理工作都會有相應(yīng)的管理制度，但在城市建設(shè)檔案整理工作中，由于城市建設(shè)檔案必須實時跟蹤城市發(fā)展并及時更新，也導(dǎo)致城市建設(shè)檔案尚未建立完整的管理制度。在一些中小城市，這個問題更加明顯。即使沒有領(lǐng)導(dǎo)要檢查，這些城市建設(shè)檔案也可以放在書架上，隨時化為灰燼。沒有人管理城建檔案，更不用說系統(tǒng)的管理制度了。

3 關(guān)于做好城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的建議

3.1 積極做好宣傳工作，依法治檔增強(qiáng)社會檔案意識

城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)的真實記錄，涉及面廣，內(nèi)容全面，因此，一些領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員對檔案的認(rèn)識還不夠深刻，需要注意依法建檔，調(diào)查研究、經(jīng)驗推廣、重點突出、點到點、典型范例之路?！芭c評價面對面”已成為城市建設(shè)中的熱門話題，是指導(dǎo)檔案事業(yè)法的一種新的有效途徑。要組織力量深入現(xiàn)實和施工現(xiàn)場，針對存在的問題，深入實踐，落實具體指導(dǎo)措施。針對具體問題和實際困難提出了需要的建議，面對面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并監(jiān)督實施有效的措施,進(jìn)行全面指導(dǎo)。我們應(yīng)該遵循管理體制，業(yè)務(wù)人員要在提高人員檔案認(rèn)識的前提下，建立工作機(jī)制，分配資源，做好人員準(zhǔn)備，大力宣傳有關(guān)法律法規(guī)，解決內(nèi)外部問題。建立和完善發(fā)展規(guī)劃，同時，提高人員的檔案意識是必要的。我們應(yīng)該提高檔案管理的質(zhì)量，科學(xué)管理，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員能夠解決建設(shè)中的問題，有效管理城建檔案，促進(jìn)檔案的快速歸檔。

3.2 加強(qiáng)人員培養(yǎng)，逐步加強(qiáng)城建檔案人員培訓(xùn)工作

專業(yè)的檔案管理人員能夠保證城建檔案的質(zhì)量，如果檔案管理人員水平不高，或者穩(wěn)定性差，流動性高，其結(jié)果是檔案管理水平不高，差距不均衡。為了有效地解決這些問題，有必要采取靈活多樣的培訓(xùn)方法，分專題、分人員定期組織各類城建檔案法規(guī)講座。以及城建檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，通過不斷加強(qiáng)檔案管理人員的在職培訓(xùn)，讓他們系統(tǒng)地掌握建設(shè)項目檔案的編制、收集、整理、存儲和提交，提高他們的專業(yè)知識專業(yè)素質(zhì)，能夠按照國家標(biāo)準(zhǔn)要求對各部門的工程類文件進(jìn)行整理。作為城建檔案工作的聯(lián)絡(luò)人，他經(jīng)常監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，并逐步將其培養(yǎng)成為城市檔案事業(yè)的新生力量。

3.3 現(xiàn)場指導(dǎo)重要項目

由于工程建設(shè)項目涉及面廣，往往出現(xiàn)參與施工隊伍多，施工管理難度大等特點，加上人員流動性大的特點，給檔案工作的采集和整理、移交帶來了許多問題。對我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會建設(shè)來說，城市重點工程的檔案具有十分重要的指導(dǎo)意義，城建檔案指導(dǎo)是檔案工作的重點，因此，在重點項目的檔案管理工作中，要選拔城建檔案工作骨干人才，深入重點工程施工現(xiàn)場，對重點建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行面對面指導(dǎo)，要注意做好檔案檢查監(jiān)督工作，保證檔案工作的順利進(jìn)行。只有保持城建檔案工作的順利開展，才能在重點項目中取得城市規(guī)劃和發(fā)展的重要依據(jù)，從而確保能夠及時準(zhǔn)確的歸檔，檔案為后期城市建設(shè)提供指導(dǎo)意義。

3.4 根據(jù)城市建設(shè)的規(guī)律和特點，重點開拓業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍，實行分工負(fù)責(zé)制開展城建檔案工作

根據(jù)城市建設(shè)的規(guī)律和特點，將全市劃分為基礎(chǔ)設(shè)施、工業(yè)建筑、民用建筑等區(qū)域或地區(qū)，負(fù)責(zé)各區(qū)域或不同類別的工程項目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，相互協(xié)調(diào)，完成工作，設(shè)定時間，期滿到期后更換指導(dǎo)人員，同時，工作人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)的效果和標(biāo)準(zhǔn)可以選擇用進(jìn)入圖書館的案例的質(zhì)量和速度進(jìn)行衡量，可以作為業(yè)務(wù)評估的主要內(nèi)容，同時也能夠有效地促進(jìn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的制定，在工作中要不斷改進(jìn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方法，對建設(shè)項目實行工程項目建設(shè)的全過程進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。過去，我們常常坐在辦公室里進(jìn)行宏觀調(diào)控、行政政策和技術(shù)工作，只有在項目完成后才能收集和指導(dǎo)項目，容易造成檔案材料方面的大量問題和不足，而這些問題和不足是無法彌補(bǔ)的。要于工程建設(shè)的全過程中，貫穿城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。從簽訂建設(shè)合同開始，從《備案責(zé)任書》開始。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員就必須了解工程的施工工期，施工現(xiàn)場，工程設(shè)計、施工、監(jiān)理單位等情況，了解并明確備案的內(nèi)容，對早期工程文件的積累形式提出要求。業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中的施工是業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重點，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)與施工單位深入現(xiàn)場，保持密切聯(lián)系，檢查和指導(dǎo)施工過程中的工程技術(shù)，材料和文件的形成、編制和積累，記錄必須準(zhǔn)確，封條完整，書寫明白清楚。

3.5 在工作過程中，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識，改善工作作風(fēng)，提高服務(wù)本領(lǐng)

城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作不僅要引導(dǎo)城建檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的主要單位，同時還要審核項目檔案進(jìn)入圖書館的質(zhì)量，因此服務(wù)主任在工作中的言行與城建檔案的形象息息相關(guān)。要堅持以服務(wù)為宗旨，保證檔案質(zhì)量為目標(biāo)，自覺強(qiáng)化服務(wù)意識，在收集過程中淡化權(quán)力，強(qiáng)調(diào)按政策辦事。但是解釋城市建設(shè)檔案的規(guī)則和要求很難，還有預(yù)防措施。在指導(dǎo)過程中要“勤”為施工單位著想，為施工單位著急，千方百計提出建議。另外，信息需要及時提交。在驗收過程中，我們應(yīng)該強(qiáng)調(diào)快節(jié)奏和高效率，這符合進(jìn)入博物館的要求，文件的要求應(yīng)該及時檢查。及時辦理手續(xù)，取得人民的信任。我們還應(yīng)該盡早了解情況，盡快找出問題所在。及時監(jiān)督改進(jìn)，避免浮動工作。我們應(yīng)該深入現(xiàn)場，掌握第一手資料。獲得業(yè)務(wù)指導(dǎo)有權(quán)發(fā)言和記錄后續(xù)服務(wù)。特別是要為重點城市建設(shè)項目提供重點服務(wù)，從項目審批之初就建立聯(lián)系制度，在建設(shè)項目的各個階段都要積極主動，主動服務(wù)，做好工程檔案業(yè)務(wù)和日常建設(shè)，解決檔案管理工作中遇到的實際困難。

4 結(jié)束語

在我國社會發(fā)展的背景下，城建檔案工作的要求也越來越高，舊的城建檔案整理方法已不適用于新時期的城建檔案工作，因此對于城建檔案整理方法的工作必須更新，實時更新城建檔案，建立完善的管理體系，在城建檔案整理過程中運(yùn)用科技手段，可以幫助工作人員提高城建檔案整理的效率，日趨完善的城建檔案，也可以在未來城市建設(shè)中提供權(quán)威的保障。