王曉玲

（武漢國家糧食交易中心，湖北 武漢 430060）

檔案工作是各項管理任務(wù)的重要組成部分，檔案是人類活動的真實(shí)記錄，是人們理解和掌握客觀規(guī)律的重要基礎(chǔ)。檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展必不可少的一部分，對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展至關(guān)重要。檔案使用是檔案管理人員通過檔案操作系統(tǒng)檢索和使用檔案信息以滿足使用需求的過程，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源潛在使用價值的過程。這是為提供社會發(fā)展、國家檔案建設(shè)基本利益的有效途徑。因此，通過開發(fā)現(xiàn)有的檔案信息資源和切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，使事業(yè)單位能夠更好地服務(wù)于國家和地區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展，已成為檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急。

在信息時代，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。當(dāng)前，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏規(guī)范化、缺乏資金、缺乏人才以及其他影響信息化進(jìn)程的隱患。在社會信息化背景下，檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，才能為國家、地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和大多數(shù)社會群體提供更好的服務(wù)。

1 概述

為了適應(yīng)時代潮流，各行各業(yè)都在進(jìn)行創(chuàng)新和改革。作為基礎(chǔ)行業(yè)，事業(yè)單位中的檔案管理工作也需要創(chuàng)新。檔案管理工作正在不斷優(yōu)化和完善，變得越來越電子化、信息化和實(shí)用化。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化正在融入社會的各個領(lǐng)域，檔案管理的不斷信息化可以為各部門提供交流與合作，并為社會發(fā)展提供便利條件。但是，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的電子化管理，相關(guān)人員必須努力以專用系統(tǒng)平臺轉(zhuǎn)換和存儲信息。在此過程中，將突出電子技術(shù)的優(yōu)勢，可以實(shí)現(xiàn)全面的電子掃描，并且可以將各種紙張信息直接轉(zhuǎn)換為電子信息，從而可以降低管理成本，從根本上提高檔案管理的質(zhì)量。對于事業(yè)單位來說，檔案管理是非常重要的部分，使用電子檔案管理更加可行，并使員工能夠更好地匯總文件，并為檔案管理分析提供方便。員工還可以根據(jù)自己的需求創(chuàng)建各種圖表，為將來的決策提供依據(jù)。

2 新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

2.1 為檢查工作提供依據(jù)

事業(yè)單位中各項任務(wù)的制定與檔案信息在參考基礎(chǔ)上是分不開的。檔案在某種程度上為事業(yè)單位開展各種服務(wù)項目提供了重要依據(jù)，可以說事業(yè)機(jī)關(guān)的影響非常重要。首先，檔案管理包含有關(guān)人員和內(nèi)部制度方面的機(jī)構(gòu)和單位的改革和發(fā)展的記錄，信息的良好管理將使領(lǐng)導(dǎo)者能夠深化單位內(nèi)部工作制度未來的改革。同時，文件信息還包含有關(guān)實(shí)際工作的信息，該信息由許多單位組成，例如實(shí)施要求和實(shí)施效果，這對于組織具有類似工作項目是重要的參考價值。最重要的是，通過文件信息的分析和管理，管理人員可以清楚地了解事業(yè)單位和單位當(dāng)前內(nèi)部工作制度的不足，并進(jìn)行有效的更正。

2.2 是深化內(nèi)部控制改革的核心內(nèi)容

為了符合國家發(fā)展的服務(wù)要求，事業(yè)單位一直致力于內(nèi)部制度改革。檔案管理是單位內(nèi)部工作的核心內(nèi)容，在很大程度上決定著單位內(nèi)部控制改革的發(fā)展過程。首先，檔案中包含的信息廣泛且豐富，可以為事業(yè)單位內(nèi)部控制的改革提供重要的理論基礎(chǔ)和信息支持。同時，過去的許多改革項目和成果都記錄在檔案中，決策者可以將其視為經(jīng)驗，并根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位的具體情況采取合理的改革措施。

2.3 創(chuàng)建文檔和數(shù)據(jù)管理的內(nèi)部條件

辦公室工作的質(zhì)量，是事業(yè)單位的主要任務(wù)，很大程度上取決于檔案信息管理。相關(guān)人員記錄事業(yè)單位和部門的各種業(yè)務(wù)信息，并建立一個文件系統(tǒng)，以全面、系統(tǒng)地管理部門的內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息。這不僅確保了事業(yè)單位的工作效率更高，而且為事業(yè)單位實(shí)施內(nèi)部改革提供了重要的信息基礎(chǔ)，并確保內(nèi)部改革的實(shí)施是基于證據(jù)的。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新原則

3.1 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)原理

為了管理事業(yè)單位的檔案，建立一個可以限制和規(guī)范檔案管理工作的完整的制度體系是非常重要的。在建立制度體系的過程中，制度要根據(jù)自身的實(shí)際需要和發(fā)展，符合管理部門和相關(guān)員工的工作，并改進(jìn)系統(tǒng)以提高整個檔案管理系統(tǒng)的可行性。構(gòu)建清晰的系統(tǒng)后，只有在員工對系統(tǒng)有準(zhǔn)確的了解并在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)系統(tǒng)的情況下，才能實(shí)施該系統(tǒng)。這不僅是對員工的要求，而且還必須嚴(yán)格遵循相關(guān)負(fù)責(zé)人的職責(zé)，以確保系統(tǒng)的權(quán)限并在檔案管理操作中實(shí)施該權(quán)限。

3.2 靈活性和監(jiān)管原則

在構(gòu)建相關(guān)系統(tǒng)時，必須嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的要求，需要對系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，同時，不應(yīng)該輕易修改系統(tǒng)以更好地維護(hù)系統(tǒng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。另一方面，由于事業(yè)單位的特殊性，檔案管理中可能會有差異化的管理，因此在建立制度體系時，有必要根據(jù)單位的實(shí)際情況建立適當(dāng)?shù)牟町惢贫润w系，有助于檔案管理，使其更有效。

4 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化

文件信息化過程中存在標(biāo)準(zhǔn)和非標(biāo)準(zhǔn)管理的問題。在實(shí)際管理過程中遵循相關(guān)法律，例如《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，但是在檔案管理工作實(shí)施過程中并沒有嚴(yán)格遵守法律要求。另外，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程，使得檔案信息管理系統(tǒng)無法有效使用。

4.2 管理不足和效率低下

目前，從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的過渡是時代的趨勢。在建立檔案信息化的過程中，許多檔案部門沒有意識到建立檔案信息化的重要性，或者對檔案管理工作有誤解。信息化建設(shè)檔案的組成和存儲是記錄信息化的建立，檔案管理決定了將來的發(fā)展趨勢，將為黨和國家保留基本文化財富。但是現(xiàn)在檔案部門的許多檔案工作人員擁有多項工作，人員少、工作量大并且對歸檔工作缺乏興趣，工作態(tài)度既不認(rèn)真也不積極。其次，借用現(xiàn)有文件需要借用者手動填寫表格，借閱過程既費(fèi)時又費(fèi)力。

4.3 資金不足

建立檔案的信息化與財務(wù)支持是分不開的，增加硬件投資和增強(qiáng)管理標(biāo)準(zhǔn)將需要更多資金。信息技術(shù)的飛速發(fā)展也需要軟件和硬件設(shè)施的不斷升級，建立信息安全保護(hù)系統(tǒng)需要大量資金。另外，許多檔案部門對檔案管理沒有足夠的認(rèn)識，并且忽略了檔案管理的目的。許多檔案管理工作還是基于紙張記錄的，檔案信息的數(shù)字化模式管理很困難，導(dǎo)致檔案信息化發(fā)展緩慢。

4.4 缺乏管理型的人才

檔案信息建設(shè)人才匱乏，檔案人員的整體素質(zhì)有待提高，檔案部門缺乏專業(yè)的檔案管理知識和精通計算機(jī)的人員。檔案管理工作的工資一般不高，檔案部門缺乏工作熱情，工作效率低下和缺乏綜合的人才，對檔案信息的發(fā)展有很大的影響。

4.5 信息安全的隱患

存檔是重要的信息資源，資源共享將信息統(tǒng)一起來，可以實(shí)現(xiàn)更多的檔案信息，在后期的檔案管理中的工作量會更少。文件信息化為用戶提供了極大的便利，但是在享受便捷服務(wù)的同時卻存在安全風(fēng)險。在文件信息化的情況下，當(dāng)受到黑客或網(wǎng)絡(luò)故障的攻擊時，信息很容易丟失或泄漏，硬件基礎(chǔ)架構(gòu)和軟件系統(tǒng)的構(gòu)建無法滿足信息化的安全需求，檔案信息安全技術(shù)仍需要不斷改進(jìn)。

5 機(jī)關(guān)事業(yè)單位構(gòu)建檔案信息管理的戰(zhàn)略建議

綜上所述，檔案信息化建設(shè)面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)。由政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位建設(shè)檔案館時，有必要準(zhǔn)確了解檔案館信息建設(shè)的重要性、優(yōu)缺點(diǎn)和存在的問題，并提出有效的戰(zhàn)略建議來進(jìn)行檔案管理。

5.1 促進(jìn)文件標(biāo)準(zhǔn)化管理

建立記錄管理信息基礎(chǔ)設(shè)施是記錄信息管理的前提和基礎(chǔ)。只有加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建立，才能使檔案管理更加科學(xué)、高效。事業(yè)單位和機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)硬件和軟件條件的標(biāo)準(zhǔn)化。通過開發(fā)科學(xué)、完整的檔案管理系統(tǒng)并制定“三個原則，八個禁止”檔案管理規(guī)則來管理文件，為確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，最大程度地及時更新和改進(jìn)檔案資料。

5.2 更新管理理念

文件數(shù)據(jù)記錄個人教育、社會經(jīng)歷、人員變動和工作績效，這與員工檔案的質(zhì)量和機(jī)構(gòu)的發(fā)展有關(guān)，而檔案的完整性和準(zhǔn)確性尤為重要。提高管理體系是確保檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，在信息化過程中，迫切需要改善政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化過程，所有機(jī)構(gòu)都必須結(jié)合實(shí)際條件進(jìn)行創(chuàng)新，認(rèn)識到建立檔案管理信息化體系的重要性，這是檔案管理工作的主要任務(wù)。檔案信息化管理所需的資金包括在單位財務(wù)預(yù)算中，采用數(shù)字化管理以提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

5.3 增加資本投資

檔案管理的信息化需要軟件和硬件支持以及人員培訓(xùn)，因此需要大量的資金保證。資金短缺對檔案管理信息化過程產(chǎn)生嚴(yán)重影響，各級政府要進(jìn)一步完善檔案操作機(jī)制，開展檔案信息化工作，并提供資金以確保檔案工作的順利進(jìn)行。相關(guān)部門更加重視增加資金投入，加大檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)，及時更新數(shù)字設(shè)備，合理引入軟件，加強(qiáng)安全性和保密性管理，電子化需要探索檔案管理的查詢和保存方式，并繼續(xù)提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

5.4 檔案信息人才培養(yǎng)

一是要增強(qiáng)培訓(xùn)重點(diǎn)，營造良好的氛圍，培養(yǎng)檔案管理人員在實(shí)際工作中形成協(xié)同作用，形成高素質(zhì)的綜合信息意識，掌握應(yīng)用型人才和滿足高質(zhì)量檔案人才的培養(yǎng)。第二，檔案管理人員要積極加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，掌握《文書與檔案管理基礎(chǔ)》、《文書工作與檔案管理》、《檔案管理員上崗培訓(xùn)》等檔案專業(yè)知識，提高整體素質(zhì)，成為一名了解檔案知識，熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。第三是根據(jù)檔案信息化要求培育和利用人力資源的理念，通過聘用專家，專門培訓(xùn)、現(xiàn)場盡職調(diào)查和業(yè)務(wù)交流等方式，為檔案館工作人員提供專業(yè)的培訓(xùn)，以幫助他們進(jìn)行檔案收集和管理工作。通過針對文件創(chuàng)建和文件信息化的特殊培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的責(zé)任意識、專業(yè)知識、專業(yè)思想和安全意識，并組建一支高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊。四是建立檔案工作人員考核機(jī)制，組建檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案工作人員進(jìn)行考核，有效提高工作熱情，提高檔案管理工作水平。第五，堅持正確的用人目標(biāo)，根據(jù)實(shí)際工作合理安排人才，優(yōu)化人才分配，增加團(tuán)隊活力，為檔案管理提供技能和人才保障，不斷適應(yīng)信息化的持續(xù)發(fā)展。

5.5 加強(qiáng)文件信息安全管理和控制

近年來，文件安全事件、文件損壞和數(shù)據(jù)泄漏頻繁發(fā)生，并且文件安全是文件操作的核心，需要進(jìn)一步加強(qiáng)文件安全操作的水平。一是嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理、數(shù)據(jù)傳輸、信息查詢等工作系統(tǒng)，完善系統(tǒng)法規(guī)，簽訂保密協(xié)議，確保檔案管理人員充分意識到文件安全操作的重要性，規(guī)范各項業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)，消除安全隱患。第二是進(jìn)行講座宣傳，開展檔案管理安全宣傳和培訓(xùn)，提高管理意識，加強(qiáng)設(shè)施和設(shè)備定期檢查，進(jìn)行科學(xué)數(shù)據(jù)備份，確保檔案安全。

6 結(jié)束語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也進(jìn)入了一個新的發(fā)展時期。改善事業(yè)單位的檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。同時，加強(qiáng)檔案管理的信息化可以促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展，并繼續(xù)滿足事業(yè)單位對檔案業(yè)務(wù)的需求。只有通過建立檔案管理增強(qiáng)信息技術(shù)，才能充分利用檔案資源的價值，為事業(yè)單位提供最可靠的數(shù)據(jù)，提高檔案資源的利用率，最終改善事業(yè)單位的運(yùn)營效率。