祁琳琳
(青海省海西公路總段,青海 海西蒙古族藏族自治州 817000)
推動事業(yè)單位長期健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。就目前來看,大多行政事業(yè)單位存在人事檔案管理不規(guī)范的問題,致使檔案管理水平低,整體作用受限,人事管理水平得不到有效提高,效能得不到有力地發(fā)揮。伴隨行政事業(yè)單位改革深入推進(jìn),人事檔案管理在其中的重要性愈發(fā)突出,這就要求行政事業(yè)單位必須重視人事檔案管理的規(guī)范建設(shè),充分發(fā)揮優(yōu)質(zhì)檔案管理對行政事業(yè)單位發(fā)展的推動作用。
人事檔案整理工作是相對繁雜的,其不僅需要進(jìn)行資料的收集和審核,同時還需要進(jìn)行分類和歸檔。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確使用相關(guān)人員的重要資料,因而在進(jìn)行人事檔案管理工作時,更需要秉承認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,以此降低信息的錯誤率。而在當(dāng)前情況下,盡管管理方法已得到了相應(yīng)的改進(jìn),但由于工作程序步驟的復(fù)雜性,其整體效率仍然處于低下水平。在進(jìn)行人事檔案管理過程中,需要進(jìn)行認(rèn)真的檔案審核,便于后期調(diào)查核實、組織認(rèn)定和材料收集。對于退休、死亡人員檔案要根據(jù)所屬年代、檔案數(shù)量、案卷質(zhì)量等具體情況,制訂工作方案,滿足今后長久保管和便捷利用的需要。
當(dāng)前很多行政事業(yè)單位對于人事檔案管理重視程度不足,在具體工作過程中也沒有嚴(yán)格貫徹落實國家關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度,職工個人也沒有對自己人事檔案引起足夠重視,檔案所需資料沒有及時、完整的提交檔案管理部門,導(dǎo)致檔案審核進(jìn)度滯后,行政事業(yè)單位人事檔案管理的作用沒有被充分發(fā)揮出來,這不僅不利于行政事業(yè)單位人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展,也不利于行政事業(yè)單位人力資源的合理優(yōu)化配置。
當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入到信息時代,信息化技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新,提高了人們生活和工作的便利性,也為國家發(fā)展提供動力。但是一些行政事業(yè)單位管理水平落后,沒有實現(xiàn)電子化資料儲存,很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍舊以紙質(zhì)資料為主要檔案存放形式,在檔案的登記、保存上耗費(fèi)大量的人力物力,其次在檔案的使用上也不夠便利,也在一定程度上影響到人事檔案管理工作的效率。如果行政事業(yè)單位利用信息化手段開展人事檔案管理工作,但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在較多的隱患,因此在人事檔案管理工作中需要重視互聯(lián)網(wǎng)信息不安全性??茖W(xué)技術(shù)不斷發(fā)展,也在不斷加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全架構(gòu),但是仍舊面臨信息泄漏問題。如果行政事業(yè)單位計算機(jī)被病毒入侵,將會泄漏行政事業(yè)單位重要的信息,為相關(guān)工作增加不必要的麻煩,增加了行政事業(yè)單位人事管理的難度。
通過行政事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的諸多弊端,不僅能夠節(jié)省保存空間,也能夠為行政事業(yè)單位節(jié)約大量人力、物力,進(jìn)而提升行政事業(yè)單位人事檔案管理效果。通過信息化建設(shè)也能夠結(jié)合當(dāng)前行政事業(yè)單位人事檔案管理的具體要求,制定一系列的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn),在此基礎(chǔ)之上對人事檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)和利用,進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案利用效果,延長人事檔案使用壽命。
為了更好地提高管理檔案的意識,就需要加大干部人事檔案新政策宣傳力度。對干部人事檔案進(jìn)行新政策的專業(yè)知識學(xué)習(xí),以此更切實地提高檔案管理隊伍的實踐能力。檔案管理事業(yè)的發(fā)展需要檔案管理人員積極地將新政策與舊政策進(jìn)行比較,進(jìn)而不斷地采用優(yōu)化策略,創(chuàng)新檔案管理工作方法,以此更好地提升整體的檔案管理效率。干部人事檔案新政策的宣傳能夠在認(rèn)知層面對檔案管理隊伍素質(zhì)水平產(chǎn)生潛移默化地影響,讓其通過理論層面的知識學(xué)習(xí),不斷將工作實際同專業(yè)理論進(jìn)行對比碰撞,提高自身的檔案管理技能。
行政事業(yè)單位要從人事檔案管理的實際需求出發(fā),為人事檔案管理配齊相應(yīng)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備,落實好數(shù)字化檔案管理的相關(guān)配置。一方面,行政事業(yè)單位要積極向上級爭取政策資金,推進(jìn)行政事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)。另一方面,行政事業(yè)單位要將人事檔案數(shù)字化建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程加以安排,明確各個階段的建設(shè)重點,通過階段性建設(shè),使人事檔案管理系統(tǒng)不斷完善。此外,通過健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)配置,能夠進(jìn)一步提升人事檔案管理信息系統(tǒng)的兼容性,為實現(xiàn)人事檔案信息資源的合理利用奠定基礎(chǔ),確保各項人事檔案信息安全。
檔案管理人員綜合素質(zhì)關(guān)系到人事檔案管理效果,因此行政事業(yè)單位需要加大培訓(xùn)人事檔案管理人員,結(jié)合行政事業(yè)單位實際情況,加大力度培訓(xùn)相關(guān)法律法規(guī),不斷開展繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)輪訓(xùn),強(qiáng)化學(xué)習(xí)最新政策,豐富管理人員的專業(yè)管理知識。此外需要建設(shè)專業(yè)的管理人才隊伍,精心選擇專業(yè)的管理工作人員,使人事檔案管理水平因此提高行政事業(yè)單位需要結(jié)合時代發(fā)展需求,完善人才激勵措施,注重引進(jìn)復(fù)合型人才,建立專業(yè)的管理隊伍,提升行政事業(yè)單位人事檔案管理水平。
數(shù)字化、信息化建設(shè)是人事檔案規(guī)范化建設(shè)的方向。兩者互為前提,互相作用是建設(shè)現(xiàn)代化行政事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的必由之路。通過法治建設(shè),各種規(guī)章制度的設(shè)立,促進(jìn)了行政事業(yè)單位自主責(zé)任意識,提升智能化專業(yè)化的檔案規(guī)范化管理水平。檔案管理工作必將從原始的落后的部門凌亂管理發(fā)展至閉合循環(huán)管理向著集約管理,奔向?qū)ν忾_放的互聯(lián)互通,直到物物聯(lián)通的趨向發(fā)展。相信到那時,不僅物盡其用而且形成人盡其才的開放、高效、豐富的人才管理發(fā)展格局,將會給予現(xiàn)我們行政事業(yè)人事檔案規(guī)范管理必要性、重要性的相應(yīng)歷史和現(xiàn)實定位。