王麗芳

（黑龍江省齊齊哈爾市龍江縣白山鎮(zhèn)中心學(xué)校，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

1 前言

中學(xué)檔案管理是確保其教育工作順利開展的基本前提，通常來說主要以文字、圖表、音像、實(shí)物等多種形式存在。但在實(shí)際的檔案管理工作中，由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，并未深入貫徹落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，嚴(yán)重影響到中學(xué)教育工作的順利開展，因此當(dāng)前必須對(duì)中學(xué)檔案管理引起足夠的重視，深入分析研究檔案管理存在的問題。

2 中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 校方的重視程度不夠

考慮到中學(xué)教育管理工作的開展與實(shí)際的檔案管理并沒有十分緊密地聯(lián)系，因此在具體的中學(xué)管理過程中仍然缺乏對(duì)檔案管理的重視程度，甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為答案管理僅僅是形式而已，并沒有注重檔案數(shù)據(jù)的有效挖掘和歸類整理，因此也就導(dǎo)致中學(xué)檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)信息錯(cuò)誤以及數(shù)據(jù)混亂的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到中學(xué)教育工作的順利開展。甚至某些學(xué)校為了迎合檢查只做表面工作，并未充分意識(shí)到檔案管理的重要性。

2.2 管理的目的不確切

中學(xué)檔案管理工作的開展往往缺乏清晰明確的目標(biāo)和管理內(nèi)容，因此在管理過程中并未對(duì)中學(xué)的教育工作開展提供切實(shí)可行的幫助，甚至在管理過程中出現(xiàn)了盲目的重復(fù)工作，缺乏必要的創(chuàng)新與完善優(yōu)化，導(dǎo)致中學(xué)檔案管理根本無法發(fā)揮其有效作用。另外在檔案管理工作過程中缺乏規(guī)范化執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)工作人員只能從事簡(jiǎn)單的檔案收納，相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)根本無法滿足要求，甚至很多檔案管理行為都是個(gè)人行為，并無正確的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 管理工作被動(dòng)，缺乏主動(dòng)性

學(xué)校檔案管理工作不同于其他管理工作，由于檔案管理并不能直接對(duì)學(xué)校的教育工作以及經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接影響，所以在開展檔案管理工作時(shí)過于被動(dòng)，缺乏檔案管理工作開展的主動(dòng)性，這也是目前中學(xué)教育工作開展過程中的主要問題之一。很多中學(xué)教研部門忙于教學(xué)評(píng)估和檢查，所以忽略了檔案管理工作的重要性，檔案的檢查收集整理工作往往處于被動(dòng)狀態(tài)。

3 加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的有效途徑

3.1 嚴(yán)格檔案管理要求

首先，檔案管理工作人員在日常檔案工作中一定要特別注重做好學(xué)校各類檔案材料的管理收集，努力不斷拓寬檔案收集資源范圍，挖掘有價(jià)值的學(xué)校檔案管理資源；各教學(xué)科室、各專業(yè)年級(jí)教師應(yīng)該積極向各級(jí)學(xué)校相關(guān)檔案管理部門索取提供的具有歷史記錄的高價(jià)值的學(xué)校教育科研教學(xué)資料，由各檔案部門相關(guān)檔案管理責(zé)任人進(jìn)行審核、全面收集清理后再送交學(xué)校檔案室管理存檔；對(duì)那些散落在個(gè)人手上的檔案資料由各檔案部門相關(guān)檔案管理責(zé)任人專門負(fù)責(zé)及時(shí)追繳，以免導(dǎo)致資料的遺失，確保學(xué)校檔案的管理收集既齊全又完整。制定實(shí)施符合高等教育學(xué)科教學(xué)管理的項(xiàng)目分類實(shí)施方案。一般來說，檔案資料可以劃分為電子文書文件檔案、音像檔及電子文件檔案、實(shí)物影像檔案等幾類。以不同管理期限分別按照對(duì)黨群組織類、行政事務(wù)管理類、教育類和教學(xué)研究類等進(jìn)行排列，根據(jù)資料分類管理方案和資料保管管理期限對(duì)已通過分類的歷史檔案資料進(jìn)行分類排列、組合、編號(hào)、入庫。

3.2 結(jié)合需求積極開展檔案管理

學(xué)校歷史檔案工作蘊(yùn)藏著十分豐富的實(shí)用價(jià)值，中學(xué)檔案管理工作人員只需要通過積極主動(dòng)地搜索查找出并整理篩選出所屬學(xué)校最具中國(guó)特色的中學(xué)歷史檔案相關(guān)資料，編輯制作成各種展示媒介，開放式參觀地展出供所屬學(xué)校的專任教師和在校學(xué)生學(xué)習(xí)觀賞，會(huì)議地使學(xué)校檔案工作發(fā)揮更突出更多的實(shí)用功效。同時(shí)，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案服務(wù)工作者們也應(yīng)該不斷創(chuàng)新德育檔案服務(wù)工作思路，以充分利用學(xué)?，F(xiàn)有中學(xué)檔案資源服務(wù)于普通學(xué)校各職能部門檔案工作，服務(wù)于廣大學(xué)生的思想德育工作，讓優(yōu)秀的普通學(xué)校檔案工作成為學(xué)生愛國(guó)主義思想教育的新重要陣地。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式是建立現(xiàn)代教學(xué)檔案管理系統(tǒng)區(qū)別于其他傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理的主要技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，將中學(xué)學(xué)生的個(gè)人檔案以網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)形式管理使之由各個(gè)體相互直接聯(lián)系管理起來，這樣不僅可以有利于有效避免學(xué)生檔案的嚴(yán)重丟失而且在教學(xué)檔案管理中也大大減輕了檔案工作人員的管理工作壓力負(fù)擔(dān)。另外這對(duì)提高高校參與學(xué)生檔案管理的所有操作人員的自身職業(yè)素質(zhì)也是在整體上加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的有效解決辦法，只有參與相關(guān)具體操作的所有人員的自身素質(zhì)不斷提升提高才能真正確保其具體操作在職業(yè)意識(shí)的高度支配下更加扎實(shí)具有操作規(guī)范性和操作科學(xué)性，才能真正使高校學(xué)生檔案業(yè)務(wù)管理工作的操作內(nèi)容能夠得到高度重視。

3.4 加大軟硬件設(shè)施投入

首先加強(qiáng)、完善硬件建設(shè)。學(xué)校管理論文檔案要首先適當(dāng)建立一個(gè)具有綜合性的論文數(shù)字檔案室，配齊專用數(shù)字計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等文檔檔案設(shè)備，同時(shí)還要配備除濕設(shè)備、滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施，保持庫房?jī)?nèi)清潔、明亮、通風(fēng)，達(dá)到防盜、防潮、防火、防腐等目的。其次是要加強(qiáng)軟件的建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)于檔案信息管理工作的數(shù)字化軟件建設(shè)，換句話說就是要提高對(duì)于檔案信息的數(shù)字化管理水平，將檔案的信息與互聯(lián)網(wǎng)等各種數(shù)字化技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來，對(duì)其中的一些不同類型的交叉檔案信息實(shí)施數(shù)字化的管理。凸顯檔案的編碼、查詢、轉(zhuǎn)移等日常管理的自動(dòng)化，提高了準(zhǔn)確性和工作效率；將檔案的內(nèi)容直接轉(zhuǎn)成為數(shù)字信息并直接存儲(chǔ)于電腦或移動(dòng)終端，形成了檔案資料的數(shù)據(jù)庫。

4 結(jié)語

綜上所述，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作是大勢(shì)所趨，因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案人員隊(duì)伍的建設(shè)，不斷創(chuàng)新中學(xué)檔案管理手段和模式，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的深入挖掘，有效提高檔案管理在中學(xué)教育中的價(jià)值。同時(shí)要以嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，為全校師生和職工提供檔案服務(wù)，從而確保學(xué)校的檔案事業(yè)健康地發(fā)展。