孫 瑛

（太原市迎澤區(qū)醫(yī)療保險(xiǎn)管理服務(wù)中心，山西 太原 030000）

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，在這個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了檔案的高效管理，為新時(shí)期檔案管理工作帶來(lái)了深刻的變化，因此，為了更好地推動(dòng)檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理人員要立足時(shí)代背景，在檔案信息化管理工作中積極摸索，加強(qiáng)信息化資源的開(kāi)發(fā)與利用，多方面利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，改變傳統(tǒng)檔案管理中的不足，推進(jìn)檔案信息化方向發(fā)展。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于檔案的保存

傳統(tǒng)檔案管理工作大面積采用的是紙質(zhì)檔案的保存方式，很少利用電腦技術(shù)進(jìn)行保存，而這種傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存方式是具有局限性的，比如，紙質(zhì)檔案保存不易查找、容易受到環(huán)境的影響、占用大量的空間、保存的時(shí)間較短等等，這些都體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案在保存中還存在的弊端，因此，依托檔案信息化管理，可以在一定程度上改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足與缺陷，檔案管理人員可以在不限時(shí)間與地點(diǎn)的條件下實(shí)現(xiàn)檔案的收集與統(tǒng)一管理，也不需要專門的人員整理檔案，這也方便了檔案管理人員的工作。同時(shí)，信息化技術(shù)下，檔案不需要太大的儲(chǔ)存空間，有利于延長(zhǎng)檔案管理的壽命，確保檔案管理的完整性。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建立，將改變員工使用檔案的模式，亦將改變檔案管理人員的工作模式。這是檔案管理工作的開(kāi)展趨勢(shì)，也是新形勢(shì)下對(duì)檔案信息資源快速、高效的客觀要求[1]。

1.2 提升檔案資源價(jià)值和檔案綜合管理水平

傳統(tǒng)的檔案管理方式比較陳舊，檔案表管理人員在分類、查找、保管檔案上具有一定難度，不能夠全面的管理檔案，導(dǎo)致檔案資源的利用價(jià)值不高。因此，在檔案信息化管理下，只需要借助信息化技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)檔案的有序保管，工作人員只需要在信息系統(tǒng)中執(zhí)行工作內(nèi)容，就能夠在第一時(shí)間找到檔案的位置，這也使檔案資源的價(jià)值得到了最大化的利用。同時(shí)，檔案管理信息化管理工作也逐漸從不成熟走向成熟的、從不完善走向完善，在信息化的開(kāi)發(fā)與利用下，檔案管理部門逐漸實(shí)施新的檔案管理體系，包括，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)等，在實(shí)施的過(guò)程中將信息資源管理理念融合到檔案管理工作中，有效提高檔案資源的價(jià)值與使用率[2]。

1.3 促進(jìn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)資源共享已經(jīng)融入我們生活與工作中，在信息化高速發(fā)展中，檔案管理信息化也顯得越來(lái)越重要，信息化發(fā)展促進(jìn)了檔案管理工作的深入發(fā)展，為電子檔案管理帶來(lái)了新生動(dòng)力。隨著檔案管理信息化的出現(xiàn)，無(wú)疑是對(duì)我們的工作生活帶來(lái)了極大的便利，我們只需要通過(guò)信息化就可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的交流與共享，因此，不得不說(shuō)，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作模式及服務(wù)模式帶來(lái)了巨大改變，也促進(jìn)了我國(guó)檔案管理信息的工作的可持續(xù)發(fā)展。不管我們身處于社會(huì)的哪個(gè)領(lǐng)域，信息技術(shù)的價(jià)值是超乎我們想象的，我們的生活與工作也需要信息技術(shù)作為支撐，通過(guò)信息技術(shù)資源的開(kāi)發(fā)與利用，能夠?yàn)闄n案管理工作提供更多的幫助?？梢哉f(shuō)，信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理工作的重要力量。

2 新時(shí)期檔案管理信息化及開(kāi)發(fā)利用的策略

2.1 加強(qiáng)信息化軟硬件建設(shè)，創(chuàng)新信息化技術(shù)

提高檔案信息化管理需要從硬件與軟件著手，加強(qiáng)對(duì)軟件與硬件技術(shù)的投入與開(kāi)發(fā)，一方面，在硬件設(shè)施上要配置齊全，以便檔案管理人員開(kāi)展工作；在軟件管理上還需要積極學(xué)習(xí)檔案系統(tǒng)技術(shù)，加強(qiáng)技術(shù)的引進(jìn)與開(kāi)發(fā)，通過(guò)科學(xué)的理念為檔案管理提供指導(dǎo)。在檔案信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)軟件不成熟，也暴露了當(dāng)前檔案信息化管理的弊端，所以，檔案管理人員要完善軟件技術(shù)，定期升級(jí)電子檔案管理軟件，為了減少計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全隱患，加強(qiáng)檔案管理軟件的升級(jí)是非常有必要的。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的升級(jí)主要包括兩個(gè)方面：一是軟件的兼容性，就是對(duì)檔案管理中的相關(guān)操作平臺(tái)，比如瀏覽器、服務(wù)器之間的融合，二者密切聯(lián)系起來(lái)；另一方面是軟件的統(tǒng)一性，就是工作人員賬戶的文件和數(shù)據(jù)可以儲(chǔ)存在服務(wù)器上，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一備份與管理，這也保證了數(shù)據(jù)的安全，以免流失，因?yàn)樵诤笃诓僮髦腥绻麢C(jī)器一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)造成文件丟失。因此，只有在保持兼容性與統(tǒng)一性的基礎(chǔ)上，才能夠?yàn)闄n案管理文件升級(jí)提供條件[3]。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，促進(jìn)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前檔案管理工作的系統(tǒng)性決定了管理工作的復(fù)雜程度，這也在一定程度上說(shuō)明了互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展意義重大。由于檔案管理部門內(nèi)許多的老員工，沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)系統(tǒng)化的指導(dǎo)，缺乏相關(guān)技術(shù)指導(dǎo)和計(jì)算機(jī)信息的掌握能力，造成電子檔案管理工作效率的普遍低下。因此，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的需要從以下幾個(gè)方面著手：第一，從管理人員思想意識(shí)上，加強(qiáng)對(duì)日常檔案管理方法的學(xué)習(xí)，從工作思想層面出發(fā)，在思想上堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新進(jìn)取，在檔案管理工作中明白自己的責(zé)任，明確自身的工作定位，意識(shí)到檔案管理工作的重要性；第二，在人員的選拔招聘與選拔過(guò)程中，要以知識(shí)技能型人才為主，從中選取具備信息技術(shù)知識(shí)的專業(yè)人才，為檔案信息化管理工作做準(zhǔn)備。最后，相關(guān)部門要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得以提升。因此，電子檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)需要從基本上落實(shí)、只有真正的行動(dòng)起來(lái)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理提供人才保證。

2.3 增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，強(qiáng)化檔案信息安全管理

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防治能力差，由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的匿名性、虛擬性特征，還存在諸多安全隱患，比如木馬病毒、不法分子和黑客的攻擊等等，隨意地通過(guò)惡意手段盜取檔案保密信息，危害個(gè)人的同時(shí)，也嚴(yán)重的危害公共安全。從檔案信息化安全管理角度來(lái)說(shuō)，對(duì)系統(tǒng)安全性保護(hù)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，對(duì)此，我們可以從以下方面加強(qiáng)檔案信息安全管理：首先，建立與完善檔案信息管理制度，使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的方向發(fā)展[4]。由于電子檔案的使用時(shí)間并不是很長(zhǎng)，在運(yùn)用的過(guò)程存在一些比較棘手的問(wèn)題，比如，檔案管理信息的泄露，檔案管理的不規(guī)范等問(wèn)題都需要檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并找到解決問(wèn)題的辦法。從制度層面來(lái)說(shuō)，需要管理部門制定相關(guān)的制度，從制度上嚴(yán)格做起，在整理檔案管理工作中，從工作人員的基本工作抓起，嚴(yán)格按照部門管理制度開(kāi)展工作，在一定程度上約束檔案管理人員的行為。其次，采取計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全防護(hù)措施。工作人員要采取一些措施對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全進(jìn)行防護(hù)，避免病毒出現(xiàn)影響網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。在使用計(jì)算機(jī)的時(shí)候，可以根據(jù)計(jì)算機(jī)的屬性要求，安裝必要的病毒修復(fù)、病毒查殺、系統(tǒng)安全維護(hù)等軟件，在計(jì)算機(jī)運(yùn)行的過(guò)程中能夠及時(shí)檢測(cè)問(wèn)題，修復(fù)漏洞，有效提醒計(jì)算機(jī)的安全情況，如果真正的染毒時(shí)，可以對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，可以保證和保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全性，這對(duì)于保護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性起到了一定作用，再次，檔案管理部門應(yīng)該針對(duì)各類檔案建立專門的、獨(dú)立的檔案保密工作室，在一定程度保護(hù)檔案，在檔案室建立中要滿足防火、防潮、防蟲(chóng)的要求，針對(duì)不同的檔案進(jìn)行分開(kāi)管理，同時(shí)，安排專門的人員實(shí)行管理，安裝監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)檔案工作室24小時(shí)監(jiān)控，有效加強(qiáng)檔案室的保密安全工作。

2.4 運(yùn)用微機(jī)整理檔案，提升檔案管理水平

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其檔案管理工作的本質(zhì)意義檔案信息的保存與重復(fù)利用，而重復(fù)利用就必須要保證檔案信息的質(zhì)量，只有高質(zhì)量的檔案信息才能夠長(zhǎng)期使用，使用的壽命也會(huì)更長(zhǎng)。而通過(guò)微機(jī)整理檔案，能夠保證信息保密性的同時(shí)，也能夠保證檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，只需要對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行微機(jī)整理，對(duì)檔案進(jìn)行編排和編號(hào)，就能夠在使用的時(shí)候，之間查找，這種方法，已經(jīng)利用在眾多的檔案管理工作中。一方面，能夠迅速準(zhǔn)確很快地找到相關(guān)的檔案信息，省時(shí)省心；另一方面，還能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，保證電子檔案能夠發(fā)揮最大的效用。電子檔案對(duì)于信息的儲(chǔ)存沒(méi)有限制，只要儲(chǔ)存的空間夠大，而且計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的空間是可以人為設(shè)置的，因此，就能夠儲(chǔ)存更多的信息。檔案信息化管理是通過(guò)光盤、內(nèi)存卡、磁盤來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這些存儲(chǔ)具有密度大、信息容納高、能夠快速傳播的特點(diǎn)。因此，互聯(lián)網(wǎng)+背景下，微機(jī)整理檔案在信息存儲(chǔ)功能上，發(fā)揮著不可小覷的作用，通過(guò)對(duì)電子檔案信息的存儲(chǔ)，極大地改善了傳統(tǒng)電子檔案在對(duì)紙質(zhì)檔案管理上的不足[5]。不僅，方便攜帶、保管，而且還能夠占據(jù)更小的存儲(chǔ)空間，節(jié)約由于存儲(chǔ)問(wèn)題帶來(lái)的對(duì)資源的浪費(fèi)，針對(duì)這一問(wèn)題，微機(jī)整理檔案的應(yīng)用在檔案管理工作中作用重大。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)背景下是檔案管理信息化已經(jīng)成為一種重要形式，“互聯(lián)網(wǎng)+”改變了傳統(tǒng)檔案管理工作模式與方法，為檔案管理工作提供了新的方法與技術(shù)，在新時(shí)代環(huán)境下，檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，時(shí)刻不忘自身的職責(zé)，擔(dān)負(fù)起檔案信息化管理工作的職責(zé)，推動(dòng)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。