劉 珊

（哈爾濱理工大學檔案館，黑龍江 哈爾濱 15000）

檔案信息化建設中管理人員應學會運用信息化的管理系統(tǒng)整理檔案，這樣能夠在短時間內高效完成歸檔工作，這不僅提高整理檔案的效率，還改變落后的管理方式，從而在檔案管理中運用數字化、信息化的管理模式進行檔案管理工作，使檔案管理方式非常先進化，將先進、高效的檔案管理方式落實到歸檔中，能夠快速整理非常多的檔案和諸多的資料、文件，體現出在新形勢下，加快檔案信息化建設速度，有利于做好檔案管理工作。

1 “互聯(lián)網”視域下高校檔案信息化建設中存在的問題

綜合分析“互聯(lián)網”下高校檔案信息化建設中存在的諸多問題，總結出檔案管理中管理人員運用信息化的檔案管理系統(tǒng)不靈活，從而在歸檔時將不同的檔案整理在一起，造成檔案整理非?；靵y，由此在日后找檔案時，發(fā)現檔案歸類的齊全，并且不注重將檔案分類整理好，這不僅出現檔案丟失的現象，還難以快速找到所需的檔案，這說明管理人員的信息化水平有待提高。除此之外，整理檔案的過程中仍然依靠人力歸檔，耗費很多人力歸檔，很難高效完成歸檔分類的工作，致使檔案管理工作效率低下，檔案管理效率提高不上去，無法在規(guī)定時間內完成歸檔工作，表明落后的檔案管理方式急需改進和創(chuàng)新。同時在互聯(lián)網的時代下對于運用信息化的檔案管理模式不重視，以及不注重將檔案整理成電子版，所以才會在檔案管理中出現檔案整理速度非常慢的現象，對此應當盡快落實有效地解決方法。

2 “互聯(lián)網”視域下高校檔案信息化建設中問題的解決方法

1）運用信息化的檔案管理系統(tǒng)。當前，在互聯(lián)網背景下，推動了高校檔案信息化、網絡化的建設，在建設中高校開始大力建設電子閱覽室，以及配備計算機，以此方便檔案管理人員在工作中使用計算機整理學生的檔案，整理檔案的過程中管理人員積極改變落后的管理方式，從而在管理檔案時通過運用信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠高效整理學生的諸多檔案，整理檔案時管理人員運用檔案管理系統(tǒng)，將不同檔案按照歸檔時間和檔案內容進行分類，然后運用信息技術和計算機技術歸類整理檔案，在整理過程中管理人員靈活運用先進的信息技術和檔案管理系統(tǒng)，以此在規(guī)定的時間高效歸檔，并且在歸檔中無需耗費大量的人力，只需運用快捷的檔案管理系統(tǒng)就可以快速整理學生的學籍信息、獲獎信息、參與活動的詳細信息和學生的參賽作品，將這些大量的信息和檔案分別整理到檔案管理系統(tǒng)中，有利于保管學生的檔案信息，同時運用信息化的檔案管理系統(tǒng)整理檔案，能夠加快檔案整理的速度，以及更好地保管檔案。

2）運用信息技術整理檔案。隨著科學技術的快速發(fā)展，推動檔案管理加快信息化建設速度，由此在建設中高校積極推出自動化、先進化的檔案整理系統(tǒng)，管理人員運用此系統(tǒng)管理檔案，能夠高效歸檔，并將不同檔案整理到不同的文件中，便于日后查找檔案信息。此外，還可以運用信息技術建設檔案信息數據庫，運用數據庫整理檔案和信息，有利于實現自動化歸檔的目標，運用自動化的系統(tǒng)和信息技術整理檔案，不但節(jié)約人力，還提高整理檔案的效率，高效歸檔大大加快了整理檔案的速度，體現出對檔案整理進行信息化建設，有利于提高檔案管理工作的有效性和便捷性。管理人員運用非常便捷的歸檔方式整理檔案信息，就可以快速根據檔案內容進行歸檔，這說明檔案管理中運用的歸檔方式和信息技術具有信息化、自動化的特點，這一特點體現在管理檔案時，管理人員無需耗費人力整理檔案信息，運用信息化的檔案管理模式和自動化的管理系統(tǒng)，就能夠高效完成歸檔分類工作和整理檔案的工作，進而提高檔案信息整理的實效性和先進性，同時取得不錯的管理效果。

3）運用整理檔案的軟件。在網絡時代下，檔案管理人員開展工作時，可以運用整理檔案的軟件，運用先進的軟件能夠快速查找檔案信息，并借助檔案軟件將各種學習信息記錄在軟件文檔中，或者按照檔案內容進行歸檔，使檔案管理一體化、信息化、先進化。另外，管理人員管理檔案的過程中靈活運用軟件，可以將非常多的檔案信息以文件的形式保存到軟件當中，學生可以下載檔案軟件就可以查找到自己的檔案信息，這不僅方便學生查找自己的信息和檔案，還通過運用整理檔案的軟件，能夠保證管理的檔案具有完整性。同時，在互聯(lián)網的背景下管理人員學會運用創(chuàng)新、先進的檔案管理方式，將學生檔案分類整理成文件，將不同的文件進行編碼歸檔，并隨時根據學生檔案信息的表動情況，完善學生檔案信息，有利于提高學生檔案信息的完整性，以此做好檔案整理工作。

4）將檔案整理成電子版。紙質版的檔案、資料不僅容易損壞，還不方便保管和管理，因此，高校檔案管理人員應在新時期的背景下積極運用信息技術，通過運用先進的技術和電腦能夠將紙質的檔案轉變成電子版的檔案，從而在進行檔案管理時，管理人員就可以運用電腦、互聯(lián)網、信息技術對檔案進行加密保存、備份，并將不同的檔案分類保存在不同的文檔中，然后根據檔案內容編寫檔案保存日期、檔案名稱、檔案類型，以此便于日后找到所需的檔案，同時對檔案進行加密和備份，有利于提高檔案保管的保密性。此外，還可以將電子版的檔案和不同的資料保存到信息化的檔案數據庫中，這樣一來，能夠將電子版的檔案保存完好，進而避免出現檔案損壞、檔案丟失的情況。因此，針對比較多的檔案，管理人員進行檔案管理工作時，就可以運用信息技術將檔案整理成電子版本的，電子版的檔案既便于日后查找和調取，又能夠借助信息技術加密電子版的檔案，使檔案的嚴密性得以提高，所以說，管理人員應重視運用信息化的管理方式整理檔案，以此提高檔案管理工作的效率。

5）提高管理人員的信息化水平。在互聯(lián)網視域下檔案管理人員必須學會運用信息技術管理檔案，如果管理人員不懂得如何運用信息技術管理檔案，難以提高歸檔效率和管理水平，因此，高校應定期培訓管理人員，在培訓中引導管理人員學習操作電腦，并在培訓期間要求管理人員學會運用檔案管理技術、管理系統(tǒng)、管理軟件整理檔案，由此使管理人員積極按照要求學習信息化的歸檔方式，從而在不斷學習中管理人員能夠靈活操作電腦設備整理非常多的檔案，整理檔案時管理人員運用檔案管理技術和計算機歸檔、備份檔案、分類整理不同的檔案，以及借助信息技術給不同的檔案加密、設置密碼，有效防止檔案被盜取，同時避免檔案出現丟失的現象，所以說，高校除了加強檔案管理，還應引導管理人員學習運用信息技術，以此提高管理人員信息化水平。

3 總結

綜上所述，在信息化、網絡化的時代下，高校積極改變落后的檔案管理方式，從而在對學生檔案進行管理時，將信息技術運用到檔案管理中，由此借助信息技術建立電子版的檔案，同時還可以運用檔案管理軟件整理諸多的檔案，并要求管理人員學會運用信息技術進行檔案管理工作，使管理人員在管理檔案時能夠靈活運用先進的技術整理電子檔案，這不僅提高歸檔效率，還提高管理人員信息化水平。