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        園林檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對策研究

        2021-04-14 21:57:27
        卷宗 2021年21期
        關(guān)鍵詞:城市園林園林綠化園林

        金 晶

        (杭州市水域管理處,浙江 杭州 310002)

        1 當(dāng)前園林檔案工作中存在的主要問題

        1.1 重組織領(lǐng)導(dǎo),輕制度建設(shè)

        在日常工作中,各單位都能夠建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任科室,把各項工作任務(wù)分解落實(shí)到具體人員。但是由于園林工作涉及面廣、工作周期長,一直沒有建立系統(tǒng)完善的檔案管理制度,園林部門內(nèi)部各科室保管各自形成的檔案,時常出現(xiàn)“多頭管理”或“誰都不管”的情況,容易引發(fā)工作矛盾,出現(xiàn)工作空當(dāng)。

        1.2 重資料收集,輕審核把關(guān)

        有的單位在資料移交時把關(guān)不嚴(yán)格,造成原始資料遺失。特別是園林工程資料,交工證書、竣工報告、質(zhì)量保證資料里,有的欄目沒有簽署意見,有的隨意進(jìn)行涂改,還有的園林工程資料驗(yàn)收簽證不齊全,存在代簽現(xiàn)象,降低了原始資料的可信度。有的非常重要的文件,在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時,就是復(fù)印件,難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求,影響了園林工程資料的使用價值。

        1.3 重項目研究,輕日常利用

        近年來,以創(chuàng)建“國家園林縣城”為契機(jī),五蓮縣建立了較為完善的園林檔案資源體系,并在此基礎(chǔ)上推進(jìn)檔案的開發(fā)利用,縣園林管理處和園林綠化科研所積極開展科研項目研究,《五蓮山區(qū)野生杜鵑人工繁殖技術(shù)研究》獲日照市科技進(jìn)步三等獎,《園林綠化特色研究》獲山東省科技星火三等獎。但是,有的園林工程人員沒有養(yǎng)成合理利用檔案的習(xí)慣,在遇到問題時,不是去查檔案,而是找有關(guān)人員回憶情況,工作容易因個人見解或記憶錯誤而出現(xiàn)偏差。

        2 園林檔案管理的意義及現(xiàn)狀分析

        2.1 園林檔案管理的意義

        城市的園林檔案是城市工作的重要組成部分,同時,其綠色理念又與時代發(fā)展特色相符合,因此,園林檔案管理具有重要的時代性意義。具體體現(xiàn)在以下兩個方面:首先,園林檔案管理工作作為重要的理論參考,有利于促進(jìn)城市園林規(guī)劃設(shè)計、城市綠化工程的發(fā)展。在城市中,需要時刻對城市園林進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計。比如,為城市道路增設(shè)綠化帶、發(fā)展建設(shè)城市公園等。園林綠化工程在城市發(fā)展中是必不可少的。城市園林綠化工程是大型的復(fù)雜工程,除了要考慮綠化時的工藝條件外,還要考慮城市本身的規(guī)劃結(jié)構(gòu),綠化工程需要保證與城市規(guī)劃相協(xié)調(diào),要從長遠(yuǎn)角度進(jìn)行園林規(guī)劃設(shè)計,同時還不能直接影響到城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展,而在這些因素的綜合影響下,城市園林綠化工程很難正常開展。因此,為了保證城市園林綠化工程建設(shè)的周期性和連續(xù)性,就要合理運(yùn)用園林檔案,并將其作為園林綠化的參考依據(jù),保證園林綠化在不違背城市發(fā)展規(guī)律的前提下,能夠有條不紊地進(jìn)行。比如,在園林檔案管理中,會詳細(xì)記錄城市園林的規(guī)劃布局、園林花樹的價格和品種,以及近年來的園林經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律等。而有了這些園林信息之后,就能更明確地進(jìn)行城市園林綠化工程,提高城市園林規(guī)劃設(shè)計的可行性,促進(jìn)城市各行各業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展,城市居民的生活環(huán)境更加優(yōu)美。其次,園林檔案管理工作對城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會的和諧發(fā)展都有重要的促進(jìn)作用。在城市園林的綠化工程中,包括園林場地的新建、園林規(guī)劃改建以及園林綠化帶的擴(kuò)建項目,這些環(huán)節(jié)在進(jìn)行過程中,園林檔案信息發(fā)揮著重要的作用。比如,在某一城市的園林綠化項目中,有些品種的花樹是可以就地取材的,如果想知道哪些品種的花樹不需要單獨(dú)購買,就可以查閱園林檔案信息,其詳細(xì)記錄了目前城市已有的花樹品種、數(shù)量,這樣,就能節(jié)約城市園林綠化工程的成本,間接提升城市經(jīng)濟(jì),并形成良好的城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展效應(yīng)。除此之外,通過查閱園林檔案信息,能夠?qū)⒁酝囊恍┚哂休^好實(shí)踐價值的經(jīng)驗(yàn)方法加以運(yùn)用,探索城市園林經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律,從而更好地保護(hù)城市生態(tài)環(huán)境,讓社會發(fā)展更加和諧。

        2.2 園林檔案管理的現(xiàn)狀

        目前,我國大部分城市園林建設(shè)發(fā)展趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化,園林經(jīng)濟(jì)水平穩(wěn)步提升,這得益于園林檔案信息管理工作的有效開展。與此同時,由于城市是較為復(fù)雜的社會集合體,其發(fā)展受社會環(huán)境、時代背景、歷史背景以及文化背景等的影響,城市園林建設(shè)很難穩(wěn)定下來,時刻波動變化,這是目前園林檔案管理的普遍現(xiàn)狀。具體體現(xiàn)在以下兩個方面:1)沒有認(rèn)識到城市園林檔案管理的重要性。隨著我國城市工業(yè)的不斷發(fā)展,給城市帶來更多經(jīng)濟(jì)效益的同時,也轉(zhuǎn)變了城市人的發(fā)展觀念,認(rèn)為相比于重工業(yè),園林綠化工程沒有什么實(shí)際價值。人們逐漸缺乏了對城市園林檔案的管理意識,不重視這項工作。如今,許多城市職能部門對園林檔案信息管理沒有深入的理解,很難清楚地認(rèn)識到其經(jīng)濟(jì)效益、生態(tài)效益以及所發(fā)揮的社會價值。這樣很難再開展城市園林檔案管理工作,工作人員抱著應(yīng)付的態(tài)度去完成工作,工作職責(zé)逐漸模糊,最終,導(dǎo)致城市園林檔案管理工作停滯。2)園林檔案管理工作缺乏執(zhí)行力度。在城市工作中,檔案管理工作沒有形成體系化的工作制度,這使得檔案管理工作一直分散進(jìn)行,只有需要用到城市檔案信息時,才會想起這項工作;而在平時,則很少在城市建設(shè)中提及檔案管理工作。這樣就導(dǎo)致城市檔案信息不完整,因?yàn)槌鞘袌@林本身是隨時變化的,比如設(shè)施維修、市場價格波動等,如果沒有及時將這些變動信息記錄到檔案庫里,那么,一段時間后,檔案信息就會出現(xiàn)混亂,信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)度,很難作為城市建設(shè)和其他城市工作的參考依據(jù)。

        3 加強(qiáng)園林檔案管理的有效對策

        3.1 要加強(qiáng)工作人員對園林檔案的管理意識

        為了加強(qiáng)對園林檔案信息的保管,要從工作人員入手,讓工作人員樹立良好的檔案管理意識。具體步驟:第一,要組織開展園林檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn),包括對有關(guān)檔案法律的學(xué)習(xí),以及專業(yè)化的檔案管理方式,讓工作人員從法律的角度執(zhí)行檔案管理工作,從專業(yè)的角度優(yōu)化管理細(xì)節(jié),提升管理效率。第二,領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對工作人員的職責(zé)關(guān)注,把園林檔案管理工作納入城市專題會議當(dāng)中,并由工作人員做詳細(xì)匯報,讓工作人員意識到上級對園林檔案管理工作的重視程度。這樣,能幫助工作人員樹立檔案管理意識,園林信息自然能夠得到妥善保管。

        3.2 運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理模式,使城市園林檔案管理工作更為系統(tǒng)化

        在城市園林檔案管理中,如果管理體系不夠系統(tǒng)化,那么各項管理工作會較為分散,管理部門之間也難以很好地進(jìn)行溝通,會導(dǎo)致檔案管理效率大大下降,容易由于溝通不當(dāng)導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)矛盾沖突,不利于檔案管理工作的和諧進(jìn)行。因此,需要改變以往的檔案管理模式,將城市園林檔案管理作為一項整體性的工作,系統(tǒng)化進(jìn)行管理。具體來說,要依據(jù)城市園林檔案的管理要求和各個管理部門的實(shí)際情況,對檔案管理工作進(jìn)行合理分工,安排日常值班工作,并詳細(xì)落實(shí)好責(zé)任制度。在工作中要嚴(yán)格制定和執(zhí)行各項工作計劃,比如每周檔案信息總結(jié)、每月集中總結(jié)、每年進(jìn)行年終總結(jié)等。

        3.3 利用互聯(lián)網(wǎng)建立數(shù)字化園林檔案管理平臺

        如今是大數(shù)據(jù)時代,許多產(chǎn)業(yè)已經(jīng)開始運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行產(chǎn)業(yè)管理,在對檔案進(jìn)行管理時,可以有效運(yùn)用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案信息的云管理。方法如下:首先,搭建網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺,設(shè)置基本的管理功能,比如檔案自動分類、信息篩選功能等。其次,由各部門指定1名工作人員創(chuàng)建專門的平臺賬號,由管理員設(shè)置權(quán)限,然后,將檔案信息上傳到平臺上.最后,對檔案信息管理平臺進(jìn)行加密,防止信息泄露,并設(shè)立一個動態(tài)修改日期,比如在每周的星期一,對上周的檔案信息進(jìn)行實(shí)時更新。這樣的話,方便工作人員保管檔案信息,龐大的檔案信息數(shù)據(jù)能輕松存儲到電腦中,進(jìn)行智能分類,不用再考慮檔案袋放置問題,能大大提高檔案管理效率。

        4 結(jié)語

        我們要牢固樹立社會生態(tài)文明觀,推動形成人與自然和諧發(fā)展現(xiàn)代化建設(shè)新格局,為保護(hù)生態(tài)環(huán)境作出這代人的努力。為了做好園林檔案管理工作,本文分別從園林檔案管理的意義、現(xiàn)狀以及問題等入手分析,在此基礎(chǔ)上,提出自己的看法,以及加強(qiáng)園林檔案管理的對策。

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