王大為

（黑龍江省哈爾濱市通河縣烏鴉泡鎮(zhèn)人民政府，黑龍江 哈爾濱 150900）

近些年來(lái)，我國(guó)社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷進(jìn)步，不斷發(fā)展的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，也使得人們的生活和工作有了較大程度的改變，尤其是各單位近年來(lái)不斷進(jìn)行改革，機(jī)構(gòu)不斷精簡(jiǎn)，無(wú)論是人事管理還是行政體制，都隨著時(shí)代的變化而產(chǎn)生了深刻的變革，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位的檔案管理工作集結(jié)了信息和資料的收集、整理、歸檔、保存、搜索以及實(shí)用等種種的工作。在當(dāng)前的現(xiàn)代化檔案管理工作中卻存在著一定的問(wèn)題，紙質(zhì)檔案管理工作的進(jìn)行也影響了行政事業(yè)單位的工作效率，必須針對(duì)存在的問(wèn)題提出及時(shí)有效的改革措施。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的介紹

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府機(jī)關(guān)以及其他行政事業(yè)單位在工作過(guò)程中，形成的對(duì)國(guó)家發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步具有可利用以及保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。而當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位以及其他機(jī)構(gòu)，由于檔案專業(yè)人員較少、經(jīng)費(fèi)有限，因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)，極少存在專人負(fù)責(zé)，在面對(duì)大量且繁瑣的檔案管理工作時(shí)容易出現(xiàn)差錯(cuò)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)于解決基層矛盾具有極其重要的關(guān)系，因此在當(dāng)前時(shí)代浪潮的沖擊之下，必須要完成檔案管理，從紙質(zhì)到電子化的發(fā)展，在兩者之間取長(zhǎng)補(bǔ)短、揚(yáng)長(zhǎng)避短，共同做好新時(shí)代的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作。

2 電子檔案管理介紹

電子檔案是指在新時(shí)代多媒體互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展之下，通過(guò)電腦設(shè)備以及利用電腦設(shè)備生成的電子文件，包括光盤(pán)，硬盤(pán)等各項(xiàng)儲(chǔ)存形式，依賴電腦和網(wǎng)絡(luò)而產(chǎn)生。針對(duì)當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他事業(yè)單位的工作，國(guó)家建立了科學(xué)的電子管理系統(tǒng)，包括黨群工作、行政機(jī)關(guān)、企業(yè)經(jīng)營(yíng)民俗、科學(xué)、基本建設(shè)、干部職工等各種各樣的檔案，通過(guò)電子檔案管理，能夠?qū)Ω黜?xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)的收集和分析，通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限密碼等設(shè)立，不斷提高檔案管理的私密性和科學(xué)性。

3 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

3.1 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)檔案管理，顧名思義是指在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，以紙張作為載體保存下來(lái)的數(shù)據(jù)檔案，紙質(zhì)檔案管理在我國(guó)長(zhǎng)久以來(lái)的工作以及發(fā)展過(guò)程中帶來(lái)了深刻的影響，自發(fā)明紙張以及文字開(kāi)始，從古至今的文獻(xiàn)典籍以及學(xué)術(shù)成就，都是通過(guò)紙質(zhì)保存下來(lái)。即便是在當(dāng)前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府以及其他機(jī)關(guān)事業(yè)工作過(guò)程中，紙質(zhì)檔案仍舊具有一定的存在意義，對(duì)于一些圖表類、圖紙類的文件依然可以選擇紙質(zhì)檔案管理方式進(jìn)行更好的保存。紙質(zhì)檔案自身最大的優(yōu)勢(shì)就是具有極強(qiáng)的可靠性以及真實(shí)性，信息在紙張上難以進(jìn)行隨意的改動(dòng)，因此具有較強(qiáng)的“原件性”，法律效果較好。

3.2 紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案管理以文字和紙張作為存儲(chǔ)媒介，最大的缺點(diǎn)便在于紙質(zhì)制具有較強(qiáng)的易破壞性，因此紙質(zhì)檔案不僅浪費(fèi)空間，同時(shí)也需要大量的時(shí)間以及精力進(jìn)行保護(hù)管理過(guò)多的紙質(zhì)檔案，在查詢以及攜帶方面存在著較大的麻煩，難以達(dá)到電子檔案的便利性以及科學(xué)性。

4 電子化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

4.1 提高辦公自動(dòng)化水平，減少資源浪費(fèi)

近些年來(lái)，我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作，以及人們的日常生活，都有了較大程度的改善，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展以及現(xiàn)代化事業(yè)形式中不可缺少的一部分，也應(yīng)該積極面對(duì)時(shí)代的浪潮，不斷轉(zhuǎn)變管理模式以及管理理念。在現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理工作要逐漸擺脫紙質(zhì)文件的束縛，開(kāi)始以數(shù)據(jù)化的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，方便工作人員的查找和使用，節(jié)省了大量的時(shí)間以及人力成本，也不斷提高著檔案管理工作的效率。

4.2 保證檔案的充分性和科學(xué)性

當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作，是將工作過(guò)程中產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行相關(guān)的處理和整理，可以將信息及時(shí)進(jìn)行歸納與存儲(chǔ)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位檔案專用計(jì)算機(jī)設(shè)備中，對(duì)于日常工作中存儲(chǔ)的檔案資料應(yīng)用非常普遍，許多部門(mén)都要隨時(shí)隨地通過(guò)查詢應(yīng)用的方式，借助檔案資料指導(dǎo)下一步的工作。數(shù)字化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)的檔案使用需求，為管理者提供一定的參考依據(jù)。同時(shí)現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)信息資源的最大程度共享，以便于工作人員能夠在不同時(shí)間不同地點(diǎn)，隨時(shí)隨地查閱和使用自己需要的信息。

4.3 提高檔案管理水平，提高檔案管理人員的素質(zhì)

數(shù)字化檔案管理工作可以有效提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位的工作效率以及檔案管理水平。想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理工作必須要借助不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)水平以及計(jì)算機(jī)專業(yè)設(shè)備，因此檔案管理人員必須要不斷提升工作能力，不僅要掌握相關(guān)的理論知識(shí)，還要不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作能力，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位要加強(qiáng)管理人員的在職培訓(xùn)，進(jìn)行定期考核，這樣才能夠穩(wěn)步推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的數(shù)字化工程建設(shè)，建立一批高素質(zhì)的現(xiàn)代化專業(yè)人才管理隊(duì)伍。

5 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質(zhì)到電子化的對(duì)策

5.1 認(rèn)識(shí)電子文件以及傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的區(qū)別

電子文件與紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)完全不同，它具有新時(shí)代的特性，電子文件是指通過(guò)計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行資料的收集整理以及保存在文件的處理過(guò)程中，并沒(méi)有與實(shí)物進(jìn)行接觸，也不用接觸電腦之外的其他工具進(jìn)行計(jì)算和整理，電子文件與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相輔相成，如果離開(kāi)了計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子文件的管理也將不復(fù)存在，因此，檔案管理工作人員 必須要清楚明白地理解電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別。

5.2 保證電子文檔的真實(shí)性以及完整性

真實(shí)性和完整性是當(dāng)前現(xiàn)代辦公理念下檔案管理工作的基本屬性，首先要保證電子文件的管理效果，確保電子檔案的完整以及電子信息的真實(shí)性，否則現(xiàn)在檔案管理工作也就失去了本身的意義和價(jià)值。當(dāng)前電子文件缺乏真實(shí)性和完整性的主要原因是因?yàn)閷?duì)資料的收集及整理程序的規(guī)范沒(méi)有選用科學(xué)的方法。因此必須建立起現(xiàn)代化的科學(xué)管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)工作程序，保證電子信息的真實(shí)性，保證處理過(guò)程的規(guī)范性，這樣才能夠不斷保證電子信息的科學(xué)性和現(xiàn)代性，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化電子檔案管理工作的意義。

5.3 提高檔案管理工作者的素質(zhì)

檔案管理工作者的科學(xué)文化素質(zhì)是影響現(xiàn)代檔案管理工作的重要因素之一，檔案管理工作人員除了要具備一定的政治素質(zhì)，還要具備信息的收集處理，整理以及保存能力，掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，具備熟練的專業(yè)實(shí)踐能力以及理論基礎(chǔ)，要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，符合當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展要求。

6 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)于檔案管理工作既有一定的有利作用，也對(duì)檔案管理工作提出了一定的要求和挑戰(zhàn)，因此新時(shí)代的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府及其他行政事業(yè)單位檔案管理工作必須不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，不斷提升自我，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作電子化管理以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。