姜紅纓

（金華市公共資源交易中心，浙江 金華 321000）

文書檔案管理工作是辦公發(fā)展過程中不變的核心，不僅能夠?qū)χ黧w發(fā)展的歷程進(jìn)行記錄，也能夠直觀地反映單位的問題和運(yùn)行過程。因此，在未來文書檔案管理過程中，如何順應(yīng)辦公自動化的發(fā)展，全面提高相關(guān)管理工作的水平及質(zhì)量是工作人員需要注意的主要方向。

1 辦公自動化在文書檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用的優(yōu)勢

1）高效便捷。信息化時代的技術(shù)能夠給文書檔案管理工作和辦公自動化的結(jié)合帶來巨大優(yōu)勢[1]。在此種環(huán)境下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的復(fù)雜程序?qū)⒈蛔畲笙薅鹊睾喕?，同時歸檔工作也能更好地利用信息資源和大數(shù)據(jù)庫。

2）資源共享。檔案管理工作對單位辦公而言有重大的優(yōu)化作用，自動化辦公環(huán)境中更能夠發(fā)揮自動化辦公的優(yōu)勢。各單位之間也能方便快捷地實(shí)現(xiàn)資源共享以及信息的閱讀和查看。與此同時，現(xiàn)代化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息的傳播，促使單位文書檔案管理能夠根據(jù)不同要求和環(huán)境進(jìn)行檢索，同時，自動化辦公對檔案的分類和過濾能力也能夠全面加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息傳輸效率。并且信息資源共享也被提上了日程，尤其是對政府和公共資源交易類企業(yè)而言，信息資源共享也是至關(guān)重要的需求，在此種背景下，公共資源交易類企業(yè)的文書檔案管理工作中，信息利用安全性也能得到保障。

3）存儲穩(wěn)定。與一般的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更能夠充分發(fā)揮出現(xiàn)代科學(xué)在文書檔案管理工作當(dāng)中的優(yōu)勢，諸如U盤、儲存卡等之間的信息傳輸，都能夠獲得更加穩(wěn)定的保障。上述設(shè)備傳輸資料文件常是公共資源交易行業(yè)的首選，主要原因在于其具有存儲時間長、穩(wěn)定高效的優(yōu)勢，在辦公自動化的背景下，相關(guān)工作獲得了更加穩(wěn)定的存儲保障，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳遞文書檔案，能夠全面提升文檔安全系數(shù)和穩(wěn)定性。

4）管理簡單。以往的文書檔案管理工作有一個十分復(fù)雜的過程，即從文獻(xiàn)搜索、分類到后續(xù)的整理和歸檔等工作，都需要付出大量的人力，同時人工進(jìn)行上述工作難免有產(chǎn)生失誤的可能。但在辦公自動化的背景下，計算機(jī)能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作的全過程進(jìn)行輔助，不需要工作人員耗費(fèi)過多的時間精力進(jìn)行操作，一方面可以提升檔案管理質(zhì)量，另一方面也降低了工作難度。

2 文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用對策

1）提升對辦公自動化的支持力度。辦公自動化是當(dāng)前公共資源交易行業(yè)中檔案管理領(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展的主要體現(xiàn)，也是未來該行業(yè)文書檔案管理工作發(fā)展的主要方向。由此可見，該行業(yè)需要在后續(xù)工作中正確認(rèn)識辦公自動化的價值，并對相關(guān)內(nèi)容提高支持力度，投入更多的資金和人才培養(yǎng)成本，加快文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)型速度。

自21世紀(jì)我國逐漸進(jìn)入信息化時代以來，智能化文書檔案管理工作的開展對于我國各行業(yè)的發(fā)展都帶來了正面影響，尤其是公共資源交易行業(yè)，正在順應(yīng)時代背景的推動，加快速度實(shí)現(xiàn)自身積極創(chuàng)新的轉(zhuǎn)型發(fā)展。從這個角度分析可以發(fā)現(xiàn)，自動化辦公融入文書檔案管理已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢，也是各企業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展創(chuàng)新的主要內(nèi)容。單位高層管理人員需要明確自動化檔案管理的實(shí)際價值，并且立足于企業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，發(fā)現(xiàn)自動化辦公和文書檔案管理能夠給單位企業(yè)帶來的利益。如：某公共資源交易企業(yè)，經(jīng)常在會議上講解真實(shí)企業(yè)發(fā)展案例，喚起管理人員對于相關(guān)內(nèi)容的重視程度，有效保障了企業(yè)內(nèi)部文書檔案自動化管理的發(fā)展程度。

2）盡快完成文書檔案管理流程重構(gòu)。在辦公自動化的影響下，文書檔案管理工作的內(nèi)外環(huán)境都產(chǎn)生了變化，以往的管理流程與新興的企業(yè)發(fā)展歷程不相適應(yīng)屬于常見現(xiàn)象。在此種形勢下，公共資源交易行業(yè)可以結(jié)合辦公自動化的背景，加快速度對管理流程進(jìn)行重構(gòu)。具體的工作需要深入文書檔案管理工作的細(xì)節(jié)當(dāng)中，同時制定更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的工作內(nèi)容。尤其是檔案管理工作普遍已經(jīng)具有完善的工作模式，市面上流通的自動化辦公軟件與實(shí)際的管理工作存在差異是常見現(xiàn)象，以某企業(yè)為例，該企業(yè)在購買軟件之前，系統(tǒng)全面地分析了企業(yè)本身的文書檔案管理模式，與企業(yè)發(fā)展方向結(jié)合考慮，最終選擇了更加符合標(biāo)準(zhǔn)的軟件。同時，在軟件選定之后，該單位還就文書檔案管理工作的細(xì)節(jié)制定了新的軟件運(yùn)作流程，在已有的文書檔案管理基礎(chǔ)上，適當(dāng)進(jìn)行了調(diào)整，不僅提高了流程重構(gòu)速度，也確保了企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性。

3）保證文書檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。眾所周知，大數(shù)據(jù)背景下的文書檔案管理需要重點(diǎn)注意資料的安全系數(shù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給相關(guān)工作帶來便利的同時，夾雜的風(fēng)險也不可忽視，雖然對于文書檔案管理而言，能夠較大程度地規(guī)避傳統(tǒng)環(huán)境的威脅，即文本丟失等，但互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中的木馬入侵和信息泄露等風(fēng)險也同樣需要工作人員提高警惕。面對此種情況，公共資源交易行業(yè)文書檔案管理人員可以加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)安全性的保護(hù)程度，具體方式以某企業(yè)為例。該企業(yè)工作人員使用的是權(quán)限等級、防火墻升級和云北風(fēng)等多重防護(hù)技術(shù)結(jié)合的方式保障安全系數(shù)。通過上述方法，該企業(yè)的文書檔案安全性得到了全方位的保護(hù)。

此外，在上述工作過程中，企業(yè)單位可以對文書檔案按照內(nèi)容重要程度進(jìn)行等級劃分，對于重要程度一般，同時經(jīng)常使用的文書檔案，可以定期備份，避免數(shù)據(jù)受損影響使用。而重要性較高的文書檔案，需要工作人員使用普通硬盤分別備份，且要把握權(quán)限等級的管理，保障文件資料內(nèi)容不會在使用過程中泄露。

文書檔案管理人員謹(jǐn)慎起見，可以在文書檔案線上管理活動時保留操作痕跡，也可以派遣工作人員輪流負(fù)責(zé)出具每日的工作日志，落實(shí)責(zé)任到人制度，在信息安全和數(shù)據(jù)完整性遭到破壞時能夠迅速找到負(fù)責(zé)人。

4）建成高質(zhì)量文書檔案管理人才隊伍。辦公自動化全面落實(shí)之后，文書檔案的管理工作也產(chǎn)生了變化[2]。主要是體現(xiàn)在其中融入了更多的信息化檔案管理技術(shù)。在此種現(xiàn)狀下，需要工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)能力，面對不斷發(fā)展的文書檔案管理自動化也能主動學(xué)習(xí)和提升自己。此外，單位企業(yè)也要提升人員招聘的標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)考察檔案管理人員的專業(yè)能力，盡量保障文書檔案管理工作人員都持證上崗。以某公共資源企業(yè)為例，該企業(yè)定期組織員工參加培訓(xùn)，并結(jié)合辦公自動化的細(xì)節(jié)完善了人才招聘流程，將對計算機(jī)熟悉程度和軟件使用能力加入招聘流程當(dāng)中，還定期抽查文書檔案管理人員的實(shí)際工作效果，督促了工作人員能夠在工作中切實(shí)提升自身能力，素質(zhì)水平也能得到穩(wěn)定保障。

為加快速度建成高質(zhì)量的文書檔案管理人才隊伍，還可以結(jié)合員工自身能力，有針對性地設(shè)計培訓(xùn)內(nèi)容，達(dá)到查漏補(bǔ)缺的效果，與獎懲制度結(jié)合，將培訓(xùn)成績與績效掛鉤，引導(dǎo)工作人員積極主動地提升自身工作能力。

3 結(jié)束語

綜上所述，想要在辦公自動化環(huán)境下更好的展開文書檔案管理工作，需要工作人員從自身出發(fā)，轉(zhuǎn)變工作觀念，用更加科學(xué)和與時俱進(jìn)的技術(shù)將檔案管理的質(zhì)量更上一層樓，同時也能維持整個單位未來發(fā)展趨向穩(wěn)定。