姜紅纓

（金華市公共資源交易中心，浙江 金華 321000）

文書檔案管理工作是辦公發(fā)展過程中不變的核心，不僅能夠?qū)χ黧w發(fā)展的歷程進行記錄，也能夠直觀地反映單位的問題和運行過程。因此，在未來文書檔案管理過程中，如何順應辦公自動化的發(fā)展，全面提高相關(guān)管理工作的水平及質(zhì)量是工作人員需要注意的主要方向。

1 辦公自動化在文書檔案管理工作當中應用的優(yōu)勢

1）高效便捷。信息化時代的技術(shù)能夠給文書檔案管理工作和辦公自動化的結(jié)合帶來巨大優(yōu)勢[1]。在此種環(huán)境下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的復雜程序?qū)⒈蛔畲笙薅鹊睾喕瑫r歸檔工作也能更好地利用信息資源和大數(shù)據(jù)庫。

2）資源共享。檔案管理工作對單位辦公而言有重大的優(yōu)化作用，自動化辦公環(huán)境中更能夠發(fā)揮自動化辦公的優(yōu)勢。各單位之間也能方便快捷地實現(xiàn)資源共享以及信息的閱讀和查看。與此同時，現(xiàn)代化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息的傳播，促使單位文書檔案管理能夠根據(jù)不同要求和環(huán)境進行檢索，同時，自動化辦公對檔案的分類和過濾能力也能夠全面加強文書檔案管理工作的信息傳輸效率。并且信息資源共享也被提上了日程，尤其是對政府和公共資源交易類企業(yè)而言，信息資源共享也是至關(guān)重要的需求，在此種背景下，公共資源交易類企業(yè)的文書檔案管理工作中，信息利用安全性也能得到保障。

3）存儲穩(wěn)定。與一般的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更能夠充分發(fā)揮出現(xiàn)代科學在文書檔案管理工作當中的優(yōu)勢，諸如U盤、儲存卡等之間的信息傳輸，都能夠獲得更加穩(wěn)定的保障。上述設(shè)備傳輸資料文件常是公共資源交易行業(yè)的首選，主要原因在于其具有存儲時間長、穩(wěn)定高效的優(yōu)勢，在辦公自動化的背景下，相關(guān)工作獲得了更加穩(wěn)定的存儲保障，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳遞文書檔案，能夠全面提升文檔安全系數(shù)和穩(wěn)定性。

4）管理簡單。以往的文書檔案管理工作有一個十分復雜的過程，即從文獻搜索、分類到后續(xù)的整理和歸檔等工作，都需要付出大量的人力，同時人工進行上述工作難免有產(chǎn)生失誤的可能。但在辦公自動化的背景下，計算機能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作的全過程進行輔助，不需要工作人員耗費過多的時間精力進行操作，一方面可以提升檔案管理質(zhì)量，另一方面也降低了工作難度。

2 文書檔案管理中辦公自動化的應用對策

1）提升對辦公自動化的支持力度。辦公自動化是當前公共資源交易行業(yè)中檔案管理領(lǐng)域創(chuàng)新發(fā)展的主要體現(xiàn)，也是未來該行業(yè)文書檔案管理工作發(fā)展的主要方向。由此可見，該行業(yè)需要在后續(xù)工作中正確認識辦公自動化的價值，并對相關(guān)內(nèi)容提高支持力度，投入更多的資金和人才培養(yǎng)成本，加快文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)型速度。

自21世紀我國逐漸進入信息化時代以來，智能化文書檔案管理工作的開展對于我國各行業(yè)的發(fā)展都帶來了正面影響，尤其是公共資源交易行業(yè)，正在順應時代背景的推動，加快速度實現(xiàn)自身積極創(chuàng)新的轉(zhuǎn)型發(fā)展。從這個角度分析可以發(fā)現(xiàn)，自動化辦公融入文書檔案管理已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢，也是各企業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展創(chuàng)新的主要內(nèi)容。單位高層管理人員需要明確自動化檔案管理的實際價值，并且立足于企業(yè)單位的長遠發(fā)展，發(fā)現(xiàn)自動化辦公和文書檔案管理能夠給單位企業(yè)帶來的利益。如：某公共資源交易企業(yè)，經(jīng)常在會議上講解真實企業(yè)發(fā)展案例，喚起管理人員對于相關(guān)內(nèi)容的重視程度，有效保障了企業(yè)內(nèi)部文書檔案自動化管理的發(fā)展程度。

2）盡快完成文書檔案管理流程重構(gòu)。在辦公自動化的影響下，文書檔案管理工作的內(nèi)外環(huán)境都產(chǎn)生了變化，以往的管理流程與新興的企業(yè)發(fā)展歷程不相適應屬于常見現(xiàn)象。在此種形勢下，公共資源交易行業(yè)可以結(jié)合辦公自動化的背景，加快速度對管理流程進行重構(gòu)。具體的工作需要深入文書檔案管理工作的細節(jié)當中，同時制定更加規(guī)范和標準的工作內(nèi)容。尤其是檔案管理工作普遍已經(jīng)具有完善的工作模式，市面上流通的自動化辦公軟件與實際的管理工作存在差異是常見現(xiàn)象，以某企業(yè)為例，該企業(yè)在購買軟件之前，系統(tǒng)全面地分析了企業(yè)本身的文書檔案管理模式，與企業(yè)發(fā)展方向結(jié)合考慮，最終選擇了更加符合標準的軟件。同時，在軟件選定之后，該單位還就文書檔案管理工作的細節(jié)制定了新的軟件運作流程，在已有的文書檔案管理基礎(chǔ)上，適當進行了調(diào)整，不僅提高了流程重構(gòu)速度，也確保了企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性。

3）保證文書檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。眾所周知，大數(shù)據(jù)背景下的文書檔案管理需要重點注意資料的安全系數(shù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給相關(guān)工作帶來便利的同時，夾雜的風險也不可忽視，雖然對于文書檔案管理而言，能夠較大程度地規(guī)避傳統(tǒng)環(huán)境的威脅，即文本丟失等，但互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中的木馬入侵和信息泄露等風險也同樣需要工作人員提高警惕。面對此種情況，公共資源交易行業(yè)文書檔案管理人員可以加強對檔案數(shù)據(jù)安全性的保護程度，具體方式以某企業(yè)為例。該企業(yè)工作人員使用的是權(quán)限等級、防火墻升級和云北風等多重防護技術(shù)結(jié)合的方式保障安全系數(shù)。通過上述方法，該企業(yè)的文書檔案安全性得到了全方位的保護。

此外，在上述工作過程中，企業(yè)單位可以對文書檔案按照內(nèi)容重要程度進行等級劃分，對于重要程度一般，同時經(jīng)常使用的文書檔案，可以定期備份，避免數(shù)據(jù)受損影響使用。而重要性較高的文書檔案，需要工作人員使用普通硬盤分別備份，且要把握權(quán)限等級的管理，保障文件資料內(nèi)容不會在使用過程中泄露。

文書檔案管理人員謹慎起見，可以在文書檔案線上管理活動時保留操作痕跡，也可以派遣工作人員輪流負責出具每日的工作日志，落實責任到人制度，在信息安全和數(shù)據(jù)完整性遭到破壞時能夠迅速找到負責人。

4）建成高質(zhì)量文書檔案管理人才隊伍。辦公自動化全面落實之后，文書檔案的管理工作也產(chǎn)生了變化[2]。主要是體現(xiàn)在其中融入了更多的信息化檔案管理技術(shù)。在此種現(xiàn)狀下，需要工作人員具有較強的專業(yè)能力，面對不斷發(fā)展的文書檔案管理自動化也能主動學習和提升自己。此外，單位企業(yè)也要提升人員招聘的標準，重點考察檔案管理人員的專業(yè)能力，盡量保障文書檔案管理工作人員都持證上崗。以某公共資源企業(yè)為例，該企業(yè)定期組織員工參加培訓，并結(jié)合辦公自動化的細節(jié)完善了人才招聘流程，將對計算機熟悉程度和軟件使用能力加入招聘流程當中，還定期抽查文書檔案管理人員的實際工作效果，督促了工作人員能夠在工作中切實提升自身能力，素質(zhì)水平也能得到穩(wěn)定保障。

為加快速度建成高質(zhì)量的文書檔案管理人才隊伍，還可以結(jié)合員工自身能力，有針對性地設(shè)計培訓內(nèi)容，達到查漏補缺的效果，與獎懲制度結(jié)合，將培訓成績與績效掛鉤，引導工作人員積極主動地提升自身工作能力。

3 結(jié)束語

綜上所述，想要在辦公自動化環(huán)境下更好的展開文書檔案管理工作，需要工作人員從自身出發(fā)，轉(zhuǎn)變工作觀念，用更加科學和與時俱進的技術(shù)將檔案管理的質(zhì)量更上一層樓，同時也能維持整個單位未來發(fā)展趨向穩(wěn)定。