劉宴博

（萊陽(yáng)市政務(wù)服務(wù)中心，山東 萊陽(yáng) 265200）

檔案室文化，簡(jiǎn)而言之，主要指以檔案室為主體的自身文化和與之直接相關(guān)的弱組織文化。文化這個(gè)概念比較寬泛，具體到檔案室，我們可以將文化的涵義具體化到某些實(shí)體上或某些與檔案室相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)事項(xiàng)里，這樣的文化屬于實(shí)實(shí)在在的物態(tài)文化形式，是檔案室文化中的顯性文化部分。物態(tài)的文化形態(tài)由物化的知識(shí)力量構(gòu)成，是人的物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)及其產(chǎn)品的總和，是可感知的、具有物質(zhì)實(shí)體的文化事物。此外，作為檔案室文化的重要組成部分，檔案室的制度文化、行為人的行為文化以及心態(tài)文化等隱性與半隱形文化也需得到關(guān)注。

1 檔案室文化的概念結(jié)構(gòu)

1.1 檔案室文化的物態(tài)文化形式

1）檔案室文化的物態(tài)文化形式結(jié)構(gòu)。將檔案室文化的物態(tài)文化形式進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類，可以分為諸多形式。宏觀上可以分為檔案室檔案整理流程文化、檔案室?guī)旆课幕n案室辦公場(chǎng)所文化等，具體可以分為檔案本身的檔案實(shí)體（檔案案卷實(shí)體、案卷目錄等檢索工具等）與內(nèi)容文化、檔案室檔案整理工具（計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、裝訂機(jī)、印章等）文化、檔案室保管工具（檔案盒、檔案柜、檔案架等）文化、檔案保護(hù)技術(shù)工具（樟腦丸、滅蟲劑、空調(diào)、濕度調(diào)節(jié)器、溫度調(diào)節(jié)器等）文化、檔案室正常秩序（清潔工具、燈具等設(shè)施）維護(hù)文化等。這些物態(tài)的檔案室文化構(gòu)成了檔案室文化的物質(zhì)載體和文化氛圍構(gòu)建的來(lái)源和基礎(chǔ)。即便是小小的檔案整理工具或者很不起眼的保護(hù)技術(shù)工具，其中也都以文化的背景“自居”，因?yàn)樗鼈兌继幱谝粋€(gè)文化場(chǎng)所并且都被運(yùn)用于一系列文化性質(zhì)的活動(dòng)中。

2）物態(tài)檔案室文化整體性與系統(tǒng)性特點(diǎn)闡釋。整體性的檔案室文化在物態(tài)文化部分構(gòu)成了一個(gè)相互交織、影響和制約的系統(tǒng)。系統(tǒng)論在于發(fā)揮整體系統(tǒng)的功能，檔案室就是在這些物態(tài)文化載體系統(tǒng)的基礎(chǔ)上構(gòu)建出屬于本單位本部門的檔案室文化氛圍。檔案室整體物態(tài)文化系統(tǒng)以檔案實(shí)體文化為核心，以檔案整理工具文化、檔案保管工具文化等其他形式為組成部分，相互作用共同構(gòu)建檔案室文化物態(tài)系統(tǒng)。

從檔案實(shí)體的構(gòu)成看，文化現(xiàn)象充斥著整個(gè)室藏檔案。無(wú)論從室藏檔案的種類和內(nèi)容、載體形式和利用結(jié)構(gòu)來(lái)看，檔案的文化價(jià)值都在發(fā)揮檔案現(xiàn)行價(jià)值為本單位服務(wù)的同時(shí)悄然生成，文化現(xiàn)象的漸進(jìn)性和抽象性使然。檔案室的室藏檔案資源不僅對(duì)本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)和科研工作有現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值，而且其中不乏很多具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的部分，屬于國(guó)家的檔案財(cái)富，歷史文化價(jià)值凸顯其間。檔案的功能是傳遞社會(huì)文明，檔案是傳遞信息，是政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的傳遞工具。檔案的文化傳承性同檔案材料與生俱來(lái)，檔案保存時(shí)間越久遠(yuǎn)其文化內(nèi)涵及功能就越強(qiáng)。因而值得指出的是，檔案信息資源開發(fā)在檔案室階段需要進(jìn)一步拓展和創(chuàng)新，為檔案館開發(fā)檔案信息資源提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)支持和保證，文化價(jià)值的發(fā)揮也才會(huì)得到進(jìn)一步提升。同時(shí)，檔案室作為檔案初步整理和現(xiàn)行價(jià)值發(fā)揮的場(chǎng)所，其中的檔案整理工具、保管工具及保護(hù)技術(shù)工具等物態(tài)文化形式保障著檔案室工作的正常開展和業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行，屬于輔助基礎(chǔ)性的物態(tài)文化形式。幾個(gè)要素的共同發(fā)生作用也就構(gòu)成了檔案室文化物態(tài)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

1.2 檔案室文化中的制度文化

檔案室文化中離不開制度文化內(nèi)容。檔案室開展工作需要制度的保障和支持，制度建設(shè)是檔案室文化建設(shè)的重要組成部分。做好檔案室的制度建設(shè)需要注意以下幾項(xiàng)：一是文書處理與檔案室有效對(duì)接的制度建設(shè)；二是檔案室本身的工作職責(zé)和檔案保管利用規(guī)范要求的制定；三是檔案室與檔案館之間的業(yè)務(wù)往來(lái)和檔案移交等規(guī)范要求的制定。檔案室的制度文化，它首先是檔案室文化的構(gòu)成要素，同時(shí)又與檔案室文化的其他方面都發(fā)生關(guān)聯(lián)。檔案實(shí)體文化、檔案裝具文化、檔案技術(shù)文化、收集整理利用的流程文化以及檔案人員行為的形成、規(guī)范和完善都依靠制度文化支撐?？梢哉f(shuō)，檔案室的制度文化是檔案室文化的基礎(chǔ)和核心。

1.3 檔案室文化的行為人文化

檔案室文化中的行為人主要涉及檔案室工作領(lǐng)導(dǎo)人員、業(yè)務(wù)人員、本單位和外單位檔案利用人員、文書部門人員、檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和檔案接收征集人員。他們是與檔案室工作相關(guān)聯(lián)的群體。

行為人文化指行為人所貢獻(xiàn)的對(duì)社會(huì)發(fā)展有價(jià)值的、促進(jìn)人類文化和社會(huì)經(jīng)驗(yàn)豐富的創(chuàng)造性行動(dòng)。檔案工作者的行為其實(shí)就是在借助檔案這一文化媒介進(jìn)行著文化的創(chuàng)造性活動(dòng)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的豐富，為傳播社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和傳播信息與知識(shí)做著具體的操作活動(dòng)。比如說(shuō)，檔案室的檔案實(shí)體整理需要檔案工作者在業(yè)務(wù)框架下演示著檔案的形成、還原社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)面目，以文化的形式再現(xiàn)活動(dòng)的場(chǎng)面。檔案室大事記的編寫、全宗介紹的編制、相關(guān)編研產(chǎn)品的撰寫和編研，都飽含濃郁的文化氣息。另一方面，檔案的利用者是在分享檔案工作者的文化成果，在利用檔案信息資源的過程中實(shí)現(xiàn)了檔案整理成果價(jià)值的體現(xiàn)（體現(xiàn)在），信息分享和傳播主導(dǎo)著檔案文化價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

檔案意識(shí)和檔案工作心態(tài)是檔案室行為人文化的隱性文化形式，精神領(lǐng)域的文化狀態(tài)能夠從檔案行為人的檔案意識(shí)、檔案工作作風(fēng)、檔案工作或者利用心態(tài)來(lái)體現(xiàn)。社會(huì)存在決定社會(huì)意識(shí)，檔案室行為人在實(shí)踐活動(dòng)中所沉淀的心態(tài)和檔案意識(shí)、職業(yè)理想和工作態(tài)度與工作的成就感等為檔案室文化增添了許多活的東西。比如說(shuō)工作文化就是存在于檔案整理和管理活動(dòng)的檔案行為人文化現(xiàn)象；檔案室人員的協(xié)作文化，即是與領(lǐng)導(dǎo)之間的資政智囊參考資政文化，與其他利用者之間的檔案服務(wù)文化、與文書人員的協(xié)作和其他相關(guān)人員的協(xié)作關(guān)系等；檔案室人員的心理特征文化主要包括檔案室人員的職業(yè)素養(yǎng)和文化、工作態(tài)度和積極性、評(píng)優(yōu)、檔案管理現(xiàn)代化以及數(shù)字化背景下檔案人員的新的心理特點(diǎn)等。

2 檔案室文化的功能

2.1 整合功能

檔案室文化的整合功能是由檔案實(shí)體和檔案信息決定的，它們是檔案室整合功能的原動(dòng)力。首先，檔案室既然作為一個(gè)立檔單位的信息客棧，連接著過往和未來(lái)，把單位的活動(dòng)以及單位的組織文化都凝聚于檔案室的信息場(chǎng)，它整合了立檔單位形成和發(fā)展全過程的文化要素，為立檔單位的文化傳承以及信息資源的憑證等價(jià)值發(fā)揮著不可替代的作用。其次，檔案室的業(yè)務(wù)與機(jī)關(guān)內(nèi)的各個(gè)部門都發(fā)生關(guān)系，指導(dǎo)文件整理和歸檔涉及機(jī)關(guān)內(nèi)的各個(gè)部門，檔案利用也幾乎涉及機(jī)關(guān)內(nèi)的每一個(gè)人，每一個(gè)檔案文化的行為人在與檔案室發(fā)生關(guān)系的同時(shí)，以檔案室的業(yè)務(wù)為紐帶，也客觀上匯集和整合了機(jī)關(guān)內(nèi)部的文化要素，并使之得以傳承，成為機(jī)關(guān)（企業(yè)）文化的有機(jī)構(gòu)成。

2.2 導(dǎo)向與傳續(xù)功能

文化的導(dǎo)向功能是指文化可以為人們的行動(dòng)提供方向和可供選擇的方式。檔案室通過檔案，可以有效提供給當(dāng)前活動(dòng)者過往的處理痕跡，以原生的記錄性信息有效指導(dǎo)當(dāng)前工作的開展。一般而言，周期性、重復(fù)性的管理行為實(shí)施之前，智慧的管理者總會(huì)借鑒以往與之相關(guān)的檔案信息，使自己的管理行為不失偏頗。如此，檔案可以起到約束、規(guī)范活動(dòng)行為人的作用。這種現(xiàn)象屬于檔案信息的文化導(dǎo)向。

檔案室的傳續(xù)功能表現(xiàn)在機(jī)關(guān)工作和檔案行為人兩個(gè)層面。從機(jī)關(guān)層面上，檔案室是機(jī)關(guān)企業(yè)的文化中心，檔案信息是機(jī)關(guān)企業(yè)的歷史記憶。未來(lái)源于歷史，歷史與未來(lái)是社會(huì)發(fā)展的一個(gè)連續(xù)過程，社會(huì)如此，機(jī)關(guān)企業(yè)也不例外。一般而言，歷史與未來(lái)連續(xù)過程的鏈接首先是文字記錄，其次是口述相傳。檔案室的檔案是文字記錄中最原始最真實(shí)的機(jī)關(guān)行為的匯總，檔案利用就是檔案室文化傳續(xù)功能的最直接的（直接地）體現(xiàn)。從世代沿襲的角度看，如果文化能向新的世代流傳并實(shí)現(xiàn)認(rèn)同，文化就有了傳續(xù)功能。檔案是文化傳承的重要形式和載體，檔案室便是這種文化傳承載體產(chǎn)生的第一個(gè)集中和整合場(chǎng)所。

2.3 維持秩序的功能

文化是人們以往共同生活經(jīng)驗(yàn)的積累，是人們通過比較和選擇認(rèn)為合理并被普遍接受的東西。某種文化的形成和確立，就意味著某種價(jià)值觀和行為規(guī)范的被認(rèn)可和被遵從，這也意味著某種秩序的形成。而且只要這種文化在起作用，那么由這種文化所確立的社會(huì)秩序就會(huì)被維持下去，這就是文化維持社會(huì)秩序的功能。檔案室將立檔單位的文件和資料加以匯總，并可以通過對(duì)檔案信息的編輯和研究，生產(chǎn)出資源整合基礎(chǔ)上的編研成果。這些編纂成果以客觀的內(nèi)容和多樣的形式將組織單位的性質(zhì)、文化特質(zhì)以文字編研的形式固化了下來(lái)。這種機(jī)關(guān)和企業(yè)的價(jià)值觀和集體的行為規(guī)范等可以受到這些文化產(chǎn)品的指導(dǎo)或者是沉淀。

2.4 完善技術(shù)防護(hù)，創(chuàng)建保障環(huán)境

在大數(shù)據(jù)的背景下，信息安全工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，數(shù)字檔案室需要對(duì)安全防護(hù)進(jìn)行全方位的考慮，通過技術(shù)防護(hù)，實(shí)現(xiàn)全面的管理。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，可以在系統(tǒng)服務(wù)器中構(gòu)建安全網(wǎng)關(guān)，在開始訪問服務(wù)器之間進(jìn)行安全方面的檢查，防止一些非安全的終端，對(duì)服務(wù)器進(jìn)行訪問，竊取其中的數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，對(duì)于一些進(jìn)入到檔案系統(tǒng)中的系統(tǒng)用戶來(lái)說(shuō)，可以通過建立過濾名單的形式，防止用戶非法對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行竊取。其次，數(shù)據(jù)真實(shí)性是信息被存儲(chǔ)和利用的一個(gè)前提，想要保證數(shù)據(jù)不被惡意篡改，就需要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密。當(dāng)前在國(guó)際上比較流行的加密形式是對(duì)稱秘鑰、非對(duì)稱秘鑰結(jié)合的加密技術(shù)，能夠滿足多種不同的使用需求，大大提升了數(shù)據(jù)的保密效果。最后，信息在傳輸過程中的安全性，也是保障數(shù)據(jù)安全的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，確保傳輸安全也可以采用加密的形式，只是在這個(gè)過程中，加密的對(duì)象不再是數(shù)據(jù)自身，而是端口，通過指定對(duì)象，防止其他人從過程中竊取數(shù)據(jù)信息。此外，備份和恢復(fù)是保證信息永久保存的一種手段，當(dāng)前比較常見的云存儲(chǔ)等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)高效、低成本的存儲(chǔ)，便于更好的應(yīng)用檔案信息。因此，可以通過將檔案中的關(guān)鍵信息進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)本地和遠(yuǎn)程的數(shù)據(jù)保護(hù)，提升數(shù)據(jù)恢復(fù)能力和數(shù)據(jù)安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文從檔案室文化的幾個(gè)層面分析，探討檔案室文化的內(nèi)涵，分析檔案室文化的基本概念結(jié)構(gòu)。以文化的視角審視檔案室的功能，希望能為檔案文化建設(shè)提供一些借鑒和參考。