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        事業(yè)單位檔案管理中信息化管理的應(yīng)用分析

        2021-04-14 21:46:42覃胡玲
        卷宗 2021年3期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        覃胡玲

        (湖北省利川市招商服務(wù)中心,湖北 利川 445400)

        隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷提升,人們?cè)谌粘I钪袕V泛運(yùn)用信息化技術(shù),給人們提供更加優(yōu)質(zhì)的生活,加快城市化水平,實(shí)際滿足人們的需求。在開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中,信息化管理的科學(xué)運(yùn)用,可以取得不錯(cuò)的管理效果,并逐漸提高整體服務(wù)水平,可以充分發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理工作自身價(jià)值,確保事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

        1 分析事業(yè)單位檔案管理時(shí)合理應(yīng)用信息化管理的意義

        1.1 實(shí)際滿足事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化需求

        隨著社會(huì)的快速發(fā)展,為了促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,應(yīng)加強(qiáng)開(kāi)展檔案管理工作,同時(shí)針對(duì)檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量有著更多的要求。為了逐漸提升檔案管理水平,應(yīng)科學(xué)運(yùn)用信息化管理方式,通過(guò)創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù),能夠確保工作人員更好地開(kāi)展檔案管理工作,實(shí)際符合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作需求。

        1.2 有效提高事業(yè)單位檔案信息的利用效率

        我國(guó)事業(yè)單位在開(kāi)展傳統(tǒng)檔案管理工作時(shí),常常采用紙質(zhì)版保存方式。由于長(zhǎng)期保存紙質(zhì)文件很容易存在字跡模糊、紙張枯黃、紙質(zhì)破損等情況,工作人員在進(jìn)行檔案調(diào)去、資料查找時(shí)加大了工作難度。事業(yè)單位應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理模式時(shí),對(duì)于分類以及歸納檔案管理工作存在著耗費(fèi)大量工作實(shí)際,具備較低的工作效率。事業(yè)單位檔案管理工作人員通過(guò)合理應(yīng)用信息化管理工作模式,能夠更好地保存檔案資料,可以確保檔案管理質(zhì)量,同時(shí)確保事業(yè)單位檔案資料的可利用率。

        2 探究事業(yè)單位檔案管理中信息化管理的應(yīng)用相關(guān)措施

        2.1 加大投入事業(yè)單位檔案管理工作力度

        為了推動(dòng)事業(yè)單位的快速發(fā)展,需要在經(jīng)濟(jì)和技術(shù)等多個(gè)方面加大投入力度。事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí),應(yīng)加強(qiáng)投入資金、物力、人力等。為了有序開(kāi)展信息化檔案管理工作,需要充分重視這些方面的投入。例如,應(yīng)及時(shí)更換事業(yè)單位檔案管理設(shè)備,并購(gòu)進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。事業(yè)單位需要加大投入信息化管理人才,合理引進(jìn)信息化人才,可以順利進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作,有利于更好的保障事業(yè)單位檔案管理工作效率,并逐漸提高檔案工作的安全性,避免檔案信息出現(xiàn)丟失情況。

        2.2 積極培養(yǎng)事業(yè)單位檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)

        新形勢(shì)下,事業(yè)單位檔案管理人員在開(kāi)展檔案管理工作時(shí),需要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理工作模式,充分意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的意義。為了推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展,應(yīng)積極培養(yǎng)工作人員日常維護(hù)電子檔案能力以及操作網(wǎng)絡(luò)的能力。在檔案管理工作人,應(yīng)逐漸提升檔案管理人員電子維護(hù)技術(shù)能力。在工作中如果電子檔案工作存在著問(wèn)題情況,工作人員可以實(shí)際解決這個(gè)問(wèn)題,避免影響整體工作效率。第一,事業(yè)單位應(yīng)樹(shù)立正確的檔案管理工作意識(shí),不斷培養(yǎng)檔案管理人員技術(shù)水平。第二,積極培養(yǎng)檔案管理人員信息技術(shù)能力,逐漸提升管理人員信息技術(shù)水平。第三,加強(qiáng)開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理人員日??己斯芾砉ぷ?,結(jié)合員工實(shí)際情況,構(gòu)建完善的員工考核標(biāo)準(zhǔn),可以保障工作人員能夠嚴(yán)格遵循事業(yè)單位制定的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理工作,可以不斷提升工作人員自身專業(yè)素養(yǎng)。

        2.3 優(yōu)化和完善事業(yè)單位信息化檔案管理工作平臺(tái)

        在開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作過(guò)程中,為了提升信息化管理模式應(yīng)用效果,需要構(gòu)建完善性平臺(tái),可以給檔案管理工作質(zhì)量提供更多的保障。對(duì)信息化檔案管理工作平臺(tái)進(jìn)行逐漸優(yōu)化,可以逐漸提高電子檔案整體利用效率,可以使檔案管理工作更具全面性。事業(yè)單位信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中,需要事業(yè)單位將內(nèi)部與外部進(jìn)行有效結(jié)合,確保檔案管理工作能夠創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足情況,可以充分展現(xiàn)出檔案管理工作的方便性特征。對(duì)于信息化檔案管理平臺(tái)來(lái)說(shuō),對(duì)于檔案安全性來(lái)說(shuō)存在著不同程度上的威脅,因此需要工作人員積極開(kāi)展檔案管理的安全保護(hù)工作,在安全的基礎(chǔ)上才能更好地發(fā)揮出信息化管理模式的自身價(jià)值。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,為了促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展,在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)需要合理應(yīng)用信息化管理模式,逐漸提升檔案管理整體質(zhì)量,逐漸提高整體服務(wù)水平。檔案管理工作人員需要明確信息化管理模式應(yīng)用的重要性,不斷提升工作人員自身專業(yè)素養(yǎng),可以充分發(fā)揮出信息化管理工作的自身價(jià)值,逐漸提高事業(yè)單位整體服務(wù)水平。

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