周 麗

（海南工商職業(yè)學(xué)院，海南 海口 570203）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案的管理工作越來(lái)越受到公眾們的重視。現(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)于檔案信息的利用已經(jīng)逐漸趨于開(kāi)放性，但是這一發(fā)展現(xiàn)象卻使一些檔案信息的保密工作難以有效地進(jìn)行。而為了有效地解決這一問(wèn)題，首先就應(yīng)該先形成相應(yīng)的檔案信息保密意識(shí)。其次，在根據(jù)相關(guān)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行情況制定相應(yīng)的檔案管理保密方案，使其能夠在一定程度上提升檔案信息的安全性。最后，應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)的引進(jìn)。

1 檔案管理保密工作的重要性

由于檔案記錄了許多信息和資料的內(nèi)容，所以相關(guān)工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保密工作。為此，首先就應(yīng)該為檔案管理保密工作的實(shí)施創(chuàng)設(shè)一個(gè)相對(duì)公平的環(huán)境，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠有效地提升檔案管理保密工作的效率。

1）檔案的保密工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案作為信息、資料的管理方式，其中包含了許多豐富的信息資源，其中的信息內(nèi)容可能會(huì)涉及國(guó)家的機(jī)密文件，所以這些資料的保密管理工作需要真正地落到實(shí)處。這是因?yàn)檫@些信息中可能包含著之前的歷史發(fā)展過(guò)程，而這些歷史信息有些是不應(yīng)該被公開(kāi)的。另外，有些檔案中的信息可能包含了我國(guó)未來(lái)發(fā)展的方向，這對(duì)我國(guó)進(jìn)一步發(fā)展具有非常重大的意義，不僅會(huì)影響到社會(huì)秩序的穩(wěn)定和廣大人民群眾的安全問(wèn)題，而且還會(huì)影響到社會(huì)主義的現(xiàn)代化建設(shè)，所以這些檔案信息不應(yīng)該被公開(kāi)，相關(guān)工作人員應(yīng)該做好檔案信息的保密工作。由此可見(jiàn)，檔案的保密工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。

2）做好檔案的保密工作，可以營(yíng)造一個(gè)公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。檔案管理工作就是指不僅科學(xué)合理地整合檔案中所有的信息、資料，而且還要采取合適的方法保存檔案，增強(qiáng)檔案的保密性。由于檔案中包含著許多非常重要的信息材料，而這些材料不僅能夠直觀地反映出一家公司實(shí)際的經(jīng)營(yíng)情況和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，而且還能夠體現(xiàn)公司中優(yōu)秀員工的就業(yè)情況和實(shí)際工作情況，所以如果檔案中的這些材料信息被泄漏了，那么就會(huì)被競(jìng)爭(zhēng)公司或不法分子所利用，最終給公司帶來(lái)不可預(yù)估的重大消極影響。而公司內(nèi)收集管理的檔案信息也失去了實(shí)際的作用。而這一點(diǎn)對(duì)社會(huì)市場(chǎng)秩序的穩(wěn)定是非常不利的，同時(shí)也會(huì)在一定程度上影響到社會(huì)的安定。因此，相關(guān)工作人員就應(yīng)該在日常工作中加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，使其不會(huì)被他人竊取[1]。

2 檔案保密具體工作的策略分析

檔案保密的工作要點(diǎn)就是保障檔案信息的安全，所以高效地完成檔案的保密工作在當(dāng)前社會(huì)是非常重要的事情，為此，就需要從以下幾個(gè)方面展開(kāi)相應(yīng)的論述，使其能夠在一定程度上提升相關(guān)工作人員檔案保密管理工作的成效。

1）要提高檔案工作的從業(yè)人員素質(zhì)。由于能夠接觸到檔案信息的工作人員就是進(jìn)行檔案的管理者，所以這就對(duì)檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)提出了更高的要求，因?yàn)檫@些從事檔案管理工作的員工自身的素質(zhì)會(huì)在一定程度上影響到檔案保密工作的實(shí)施。而檔案工作的從業(yè)人員如果具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，那么不僅能夠有效地保證檔案保密工作的順利進(jìn)行，而且還能夠在一定程度上提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。如果檔案工作的從業(yè)人員自身素質(zhì)存在一定的問(wèn)題，那么會(huì)必然會(huì)影響到檔案保密工作的執(zhí)行[2]。因此，首先，就需要讓檔案管理工作人員定期接受相應(yīng)的測(cè)評(píng)和考核，同時(shí)還應(yīng)該讓檔案管理工作人員定期接受相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，使其能夠在一定程度上提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，從而有效地保證檔案保密工作的順利完成。其次，應(yīng)該在日常工作過(guò)程中，增強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)檔案保密工作的關(guān)注度， 使其能夠形成相應(yīng)的檔案管理保密意識(shí)，在實(shí)際的工作過(guò)程中按照相應(yīng)的規(guī)章制度辦事，從而形成嚴(yán)格規(guī)范的工作作風(fēng)。其中讓檔案管理工作人員形成相應(yīng)的檔案管理保密意識(shí)是非常必要的，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠有效地保證檔案管理者在任何條件下都能夠明確自己的職責(zé)，守口如瓶。最后，還應(yīng)該讓檔案管理工作人員形成規(guī)范的工作意識(shí)。這是因?yàn)闄n案管理工作人員的工作性質(zhì)比較特殊，具有知秘多、知秘早、知秘深的特點(diǎn)，所以相比企業(yè)內(nèi)的普通工作人員他們所知道的秘密意味著他們的職責(zé)更大。因此，只有形成規(guī)范的工作意識(shí)，清楚地認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)，具有較高的責(zé)任感和較強(qiáng)的保密意識(shí)才能夠按照相關(guān)的檔案管理步驟展開(kāi)相應(yīng)的保密管理工作，從而有效地避免檔案信息泄漏。另外，由于我國(guó)對(duì)外開(kāi)放政策的推進(jìn)和現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，盜密和反盜密的矛盾關(guān)系逐漸尖銳起來(lái)，再加上當(dāng)前我國(guó)有些檔案管理工作者在日常生活中往往會(huì)接觸到許多機(jī)密的檔案文件信息。而這些機(jī)密的信息會(huì)隨著檔案管理工作人員參與社會(huì)活動(dòng)被帶到不同的場(chǎng)所，所以往往只需要一句話就能泄漏相應(yīng)的機(jī)密信息，所以檔案管理工作人員在任何場(chǎng)所都應(yīng)該做到秘而不宣[3]。

2）加強(qiáng)技術(shù)支持，提高保密的技術(shù)手段。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前我們已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的檔案信息管理，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用在檔案管理過(guò)程中受到了廣大群眾的一致好評(píng)，所以該技術(shù)在現(xiàn)實(shí)生活中得到了許多公司的廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用不僅在一定程度上提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且還提升了檔案的利用率。但是由于當(dāng)前現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用是在資源共享下進(jìn)行的資源信息交換，所以這就意味著如果一家企業(yè)連上了網(wǎng)絡(luò)，那么企業(yè)內(nèi)的信息就實(shí)現(xiàn)了共享和交換。而這一點(diǎn)對(duì)企業(yè)內(nèi)的檔案信息管理是非常不利的。雖然信息化技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上使檔案的信息管理更加方便，提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但是卻增加了檔案信息的危險(xiǎn)性，阻礙了檔案保密工作的有效落實(shí)。因此，在實(shí)際生活中，為了促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展，就應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)支持，提高檔案管理保密工作的技術(shù)手段。同時(shí)相關(guān)工作人員還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)自身專業(yè)素養(yǎng)的提升，不斷地跟隨時(shí)代的發(fā)展增強(qiáng)自己的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。但是由于當(dāng)前許多公司內(nèi)部從事檔案管理工作的員工都是年齡較大的，或是文化素養(yǎng)較低，他們都不能自主地提升自己的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。為了有效解決這一問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該讓相關(guān)工作人員接受培訓(xùn)，提升他們的計(jì)算機(jī)實(shí)操能力[4]。

3）加強(qiáng)檔案的庫(kù)房管理工作。由于檔案信息的存放是一件比較保密的事情，所以對(duì)于檔案信息存放的位置——庫(kù)房來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行科學(xué)合理的管理是有效地完成檔案保密工作的必要條件。為此，首先，就需要在企業(yè)內(nèi)構(gòu)建獨(dú)立于其他部門(mén)的檔案庫(kù)房，在此過(guò)程需要按照我國(guó)檔案庫(kù)房建設(shè)和管理的相關(guān)規(guī)定，來(lái)進(jìn)行檔案的存放。在檔案存放過(guò)程中必須要保證檔案信息存放的合理性和安全性，所以在日常生活中需要加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房檔案的管理，保證庫(kù)房?jī)?nèi)檔案信息的管理都有專業(yè)人員負(fù)責(zé)。但是當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)和公司都不具備獨(dú)立建設(shè)的條件，而且通常情況下為了借閱方便會(huì)選擇建設(shè)在辦公樓內(nèi)，但是并不是任何一間辦公房間都可以當(dāng)做檔案庫(kù)房的。其一，檔案庫(kù)房不能建設(shè)在辦公樓最底層和最高層，這是因?yàn)闄n案庫(kù)房存在了許多檔案文件需要避光、防潮，同時(shí)還需要做到防火、防水、防盜、防蟲(chóng)等等。其二，檔案庫(kù)房的建設(shè)需要盡量遠(yuǎn)離辦公室，與公司的閱讀室分開(kāi)，因?yàn)橹挥羞@樣才能有效地避免檔案信息泄露的情況出現(xiàn)。其三，檔案室應(yīng)該嚴(yán)格禁煙，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆物品進(jìn)入，同時(shí)還應(yīng)該在下班之前，關(guān)好門(mén)窗，切斷檔案室的電源。其次，應(yīng)該規(guī)范企業(yè)內(nèi)檔案信息的管理步驟，因?yàn)檫@種方式能夠增強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性和安全性，從而有效地避免檔案信息的泄露[5]。

4）加強(qiáng)對(duì)檔案的日常管理。檔案的管理是為了相關(guān)工作人員更好地借閱，但是為了防止檔案在借閱過(guò)程中不被不法分子利用，那么就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息的日常管理，嚴(yán)格地按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案的調(diào)閱、轉(zhuǎn)移和銷毀等過(guò)程。為此，首先就需要規(guī)范檔案信息的調(diào)閱過(guò)程，檔案的調(diào)閱需要先向相應(yīng)的工作人員申請(qǐng)，在工作人員批閱之后才能夠查看。其次，應(yīng)該嚴(yán)格地記錄檔案的實(shí)際運(yùn)用情況，每次查看、借閱都需要簽名登記。最后，在檔案使用完成之后就需要進(jìn)行及時(shí)的檢查。如果在此過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了檔案具有部分丟失、泄漏的情況，那么就應(yīng)該及時(shí)地查清導(dǎo)致問(wèn)題出現(xiàn)的原因，然后進(jìn)行及時(shí)地補(bǔ)救[6]。

5）做好檔案的審查和解密工作。檔案管理工作人員在日常的工作過(guò)程中，應(yīng)該合理地看待檔案的保密性和開(kāi)放性。檔案具有一定的開(kāi)放性是為了能夠方便社會(huì)各界人士的合理利用，而檔案具有的保密性是由于檔案中的信息所決定的。

在進(jìn)行檔案開(kāi)放之后，首先需要做的就是檔案的審查工作，而在此過(guò)程中需要檔案管理工作人員合理地區(qū)分、確定檔案的開(kāi)放區(qū)域。為此，首先就需要進(jìn)行初審。在初審過(guò)程中需要檔案管理工作人員按照相應(yīng)的審查標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)在開(kāi)放時(shí)限內(nèi)的檔案進(jìn)行逐一審查，并初步確認(rèn)檔案的開(kāi)放范圍。其次，進(jìn)行中審。在此過(guò)錯(cuò)中，需要具有一定專業(yè)素養(yǎng)檔案管理工作人員重點(diǎn)審查初審沒(méi)有通過(guò)的檔案，最終確認(rèn)其是否進(jìn)行開(kāi)放。最后，就是進(jìn)行終審。在終審的過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合初審和中審的情況來(lái)綜合分析、審查最后確認(rèn)開(kāi)放的范圍[7]。

由于具有保密性質(zhì)的方案是分等級(jí)的，一般情況下，都會(huì)將其劃分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”這三個(gè)等級(jí)。而這三個(gè)等級(jí)所采用的保密措施也是不同的，因?yàn)檫@樣方式能夠在一定程度上提升檔案的利用率。但是檔案的保密性并不是一成不變的，檔案的保密年限期滿之后就失去了它的保密性，所以在這時(shí)檔案管理工作者不應(yīng)該按照保密檔案來(lái)管理，而是應(yīng)該按照開(kāi)放檔案來(lái)管理。而能夠向廣大社會(huì)群眾開(kāi)放的檔案，那么必然是已經(jīng)到達(dá)了相應(yīng)的期限，所以在開(kāi)發(fā)曾經(jīng)是保密性質(zhì)的檔案文件，需要先劃定解密的范圍，然后在進(jìn)行解密處理[8]。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作者在實(shí)際的工作過(guò)程中，為了能夠有效地完成相應(yīng)的保密管理工作，首先就需要形成相應(yīng)的檔案管理保密意識(shí)，規(guī)范檔案管理的流程步驟，然后在日常工作過(guò)程中不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，按照相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)展開(kāi)相應(yīng)的保密管理工作。其次，應(yīng)該加大監(jiān)督執(zhí)法的力度。如果發(fā)現(xiàn)有人違反了相應(yīng)的檔案保密工作法律條例就應(yīng)該依法進(jìn)行處理，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠真正地發(fā)揮檔案保密管理工作的作用。