王紅玉

（濟南市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院，山東 濟南 271100）

檔案管理在對當今社會上各個行業(yè)的發(fā)展都具有十分重要的作用，檔案管理工作屬于服務類范疇，檔案管理工作主要是指檔案室對個人或者某些集體的信息進行歸檔管理以及提供一系列的查詢、分析等服務。信息化時代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)被淘汰，同時給檔案信息服務模式提出了更高的要求，檔案管理及信息服務必須進行創(chuàng)新，并積極向現(xiàn)代化管理模式方向發(fā)展。

1 檔案工作的屬性

1）管理屬性。檔案工作涵蓋對檔案信息和資料的收集、整理、保管、處理、分析、提供等一系列工作。這些工作內(nèi)容并不能直接產(chǎn)生物質(zhì)性經(jīng)濟效益，而且也不是檔案管理部門和檔案管理人員所產(chǎn)生的，他們也不使用其中保管和儲存的檔案信息和資料，而是負責管理這些個人或者企業(yè)各個部門產(chǎn)生的歷史性文件資料。因此，可以說檔案工作是具有管理屬性的。

2）保密屬性。檔案資料或者信息大多數(shù)都是有價值、很重要的一些文件，其中還會涉及一些個人的隱秘信息、科研成果及國家相關組織認定的一些資質(zhì)和結(jié)果。這些中重要的資料和文件無論是對個人還是對一些院校和企業(yè)來說，都需要做好保密工作，檔案工作是需要嚴格的管理流程和制度來就進行約束和管理的。檔案資料按照重要程度可以分等級和類別，一些重要的比如人事檔案，是不可以隨意查看和調(diào)取的，需要按照既定的流程和標準經(jīng)指定人員進行簽字允許，方可查詢。因此，可以看出檔案工作具有一定的保密屬性，工作標準也相對較高。

3）服務屬性。檔案管理工作的主要職責就是整理、分類、儲存、分析這些保管的資料、文件或者信息。并按照檔案所有者的要求為其提供更好的服務，例如：查詢、借閱、使用等，其中服務類工作是檔案管理工作的終極任務，無論之前對檔案做的一系列工作都是為了更好地服務所做的準備基礎工作，而檔案管理人員在對檔案信息處理、歸檔、統(tǒng)籌、分析等環(huán)節(jié)上都體現(xiàn)了其應該具備的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)規(guī)范，這些也決定了檔案人員的服務水平[1]。

2 社會信息化對傳統(tǒng)檔案信息服務模式的挑戰(zhàn)

1）讓檔案人員專業(yè)技能面臨更高的挑戰(zhàn)。在信息化的時代，檔案管理工作中會出現(xiàn)一些具有時代特點的新問題，而這些問題的解決是需要信息化手段和技術(shù)的，這對于那些責任心不強，管理意識薄弱的傳統(tǒng)檔案信息服務人員提出了更高的要求，同樣對這些人的工作能力和專業(yè)技能題也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，尤其是基層的檔案信息服務管理部門，他們的業(yè)務量巨大，更需要專業(yè)素質(zhì)較強的檔案管理人才，更需要大量的高素質(zhì)人才，在信息時代，檔案信息服務人才隊伍建設是急需解決的問題。

2）讓檔案信息的保密工作面臨巨大挑戰(zhàn)。檔案信息管理的保密性是最重要的屬性，對于那些重要的機密文件，一旦發(fā)生泄密，就會導致無法挽回的損失，對個人或者是企業(yè)都有可能產(chǎn)生致命的傷害，而在這個計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息化時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)的互動性、廣聯(lián)性、互通性，都讓檔案信息的保密工作面臨著時代的巨大挑戰(zhàn)，也讓檔案的安全性和保密性都面臨著巨大的威脅，在社會信息化時代，檔案信息保密性主要會受到人為和技術(shù)者兩個方面的挑戰(zhàn)，技術(shù)方面，主要是因為信息化時代，檔案信息管理服務等工作都要依靠計算機、互聯(lián)網(wǎng)進行信息的整理和傳輸?shù)裙ぷ鳎欢ㄔ饩W(wǎng)絡病毒和黑客入侵，就會對檔案的管理系統(tǒng)造成一定的破壞，從而導致檔案信息資糧的丟失或盜取。而人為主觀方面，主要是指工作疏忽或者工作不標準導致的泄密，檔案管理人員沒有按照相關制度流程進行檔案審查，或者是疏忽審查步驟就將信息傳輸?shù)骄W(wǎng)上，一旦網(wǎng)站遭到入侵和破壞，就會讓網(wǎng)站中的信息被泄密，以上這連個方面都讓檔案信息管理工作的保密性面臨著一定的挑戰(zhàn)。

3）讓檔案信息服務管理模式面對強勁的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案信息服務管理模式大多是通過手工錄入或手工記錄的，而且主要依靠紙質(zhì)媒介做為檔案資料信息的儲存方式，這種手動管理模式在社會信息化時代根本無法滿足時代的需求，在社會信息化時代，檔案信息資料無論是在數(shù)量上還是在專業(yè)化上都會有非常大的提升，不是通過手工處理就可以完成的，一定是要利用現(xiàn)代的計算機和體統(tǒng)，進行現(xiàn)代化和信息化、數(shù)字化的錄入和整合，將紙質(zhì)的檔案信息和資料轉(zhuǎn)化成為電子版本，并通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)絡化和實時共享。有一些檔案信息是需要面向社會公眾進行開放的，這就讓那個傳統(tǒng)的檔案信息服務模式面臨著較大的挑戰(zhàn)，必須與時俱進，實現(xiàn)檔案資源和信息的價值最大化，同時有效保障檔案的利用效率，為社會的進步和發(fā)展奠定堅實的基礎。

3 信息化時代檔案信息服務管理模式改革的有效措施

1）提高檔案人員的服務意識和能力。檔案信息服務管理工作本身就是一項相對專業(yè)和系統(tǒng)的工作，不論是傳統(tǒng)還是現(xiàn)代都需要專業(yè)的檔案管理人才，只不過是在不同的時代對專業(yè)技能的要求不同，在信息化時代，就需要提升檔案人員的信息化意識。提升服務人員對信息的敏感度好專業(yè)素養(yǎng)。檔案信息服務管理部門要積極引進管理人才，并給予其高度重視?，F(xiàn)階段我國的檔案信息服務管理工作可以說比較單調(diào)，很難創(chuàng)新，因此，信息服務管理部門需要加強對檔案人員的激勵，讓他們保持較高的工作熱情，同時，這對不同類型的人才，要結(jié)合實際情況和需求，進行合理的分工，充分發(fā)揮管理人才的價值和作用。另外，針對這些檔案信息服務管理人才要注重其專業(yè)化的培養(yǎng)和能力的提升，要定期進行專業(yè)技能的培訓，當然現(xiàn)代信息化人才，除了找掌握計算機等操作技能，還要對國家的相關政策有一定的學習和了解，提高服務意識和工作能力，才能保障檔案信息服務管理工作的高效性。

2）增強檔案信息服務管理系統(tǒng)的安全性。針對信息化時代互聯(lián)網(wǎng)的特征，為了有效防止檔案信息的泄密或被盜情況，一定要借助現(xiàn)代先進的信息手段或技術(shù)增強檔案信息服務管理的安全性，例如在檔案系統(tǒng)中應用防火墻和病毒查殺系統(tǒng)，并加強網(wǎng)絡監(jiān)管的力度，完善網(wǎng)絡監(jiān)管體系，對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行全程監(jiān)控，對檔案人員的工作標準和流程進行嚴格要求，確保第一時間發(fā)現(xiàn)病毒入侵和黑客入侵，及時啟動網(wǎng)絡信息防護技術(shù)，從而確保檔案信息的完整性和安全性[2]。

3）提升檔案信息服務管理工作的整體水平。在信息時代，檔案信息服務管理部門要積極引進現(xiàn)代的科學技術(shù)，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，緊跟時代的步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息服務模式，注重檔案資源的整合和統(tǒng)籌以及分析，發(fā)揮檔案資料信息的價值和作用，企業(yè)可以根據(jù)檔案中的客戶信息和消費習慣等行為進行有效分析，就可以指定出符合客戶需求的個性化服務，而這些都來自檔案的整體性和全面性。檔案信息服務工作已經(jīng)不在局限在簡單的查詢和提供工作，而是可以變得更加的有價值，通過信息化的手段對檔案資料進行不同的分類和整理，挖掘客戶不同的潛在需求，從而提升檔案管理工作的整體水平。

4 結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人類社會進入了信息化時代，這個時代讓檔案信息服務管理模式面臨著巨大的挑戰(zhàn)，無論是對人才的技能要求，還是對信息的保密性都面臨著一定的挑戰(zhàn)，因此，必須提高管理人才的服務意識和工作能力，加強系統(tǒng)的安全性，提升檔案管理的整體水平，以適應時代發(fā)展的需求。