蔡贇贇

（上海老港固廢綜合開發(fā)有限公司，上海 200060）

在我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)期，建筑行業(yè)得到了迅猛發(fā)展，在建筑工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)期間，施工人員和檔案管理人員會(huì)將其中包括文字、影像資料、圖片、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等有價(jià)值的參考信息記錄下來，以此形成建筑工程檔案，可以將施工建設(shè)期間的施工過程、細(xì)節(jié)工作等真實(shí)體現(xiàn)出來，針對(duì)各個(gè)施工建設(shè)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系和規(guī)律，進(jìn)行真實(shí)的原始記錄，相比于其他類型的檔案，建筑工程檔案具有更高的價(jià)值。隨著近年來我國(guó)逐漸實(shí)施了越來越多的事業(yè)單位建筑工程項(xiàng)目，建筑工程檔案管理工作也逐漸受到了高度重視。

1 新時(shí)期加強(qiáng)建筑工程檔案管理的重要性

1）檔案管理的三性。隨著我國(guó)快速推進(jìn)城市化建設(shè)進(jìn)程，針對(duì)建筑施工單位，不僅僅對(duì)工程質(zhì)量管理提出了更高的要求，同時(shí)針對(duì)工程內(nèi)容記錄工作，也提出了更高的規(guī)范性要求。借助建筑工程檔案資料，可以將全部建筑工程內(nèi)容、數(shù)據(jù)等真實(shí)體現(xiàn)出來，其中涵蓋了建筑工程設(shè)計(jì)方案、施工合同、協(xié)議書、上級(jí)部門審批文件等內(nèi)容，同時(shí)還包括施工場(chǎng)地的水文地質(zhì)、氣象情況等資料，同時(shí)還包括征地、拆遷、安置等工作產(chǎn)生的文件記錄，針對(duì)一些施工材料質(zhì)量證明、試驗(yàn)報(bào)告、竣工報(bào)告、圖紙審批、設(shè)計(jì)更改、技術(shù)交底等方面的主要建筑工程資料也進(jìn)行了存儲(chǔ)；另外，針對(duì)包括監(jiān)理單位在內(nèi)的第三方機(jī)構(gòu)，也對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行了存儲(chǔ)，比如竣工圖、施工總結(jié)等等。

2）建筑工程檔案是順利開展建筑工程施工的重要保證。建筑工程檔案，需要對(duì)資料真實(shí)性予以保證，結(jié)合實(shí)際建設(shè)工期，需要檔案記錄與之充分貼合，在建筑單位工作中，針對(duì)建筑工程項(xiàng)目審批、招標(biāo)、施工、竣工等工作，都會(huì)借助建筑工程檔案進(jìn)行記錄，并以此開展是信息統(tǒng)計(jì)、材料整理等方面工作，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)建筑工程施工階段予以客觀、全面的展現(xiàn)。在建筑工程項(xiàng)目中，針對(duì)產(chǎn)生的工期變更、人員調(diào)配、方案優(yōu)化設(shè)計(jì)等工作，可以借助建筑工程檔案中的詳細(xì)記錄作為參考，以此保障順利推進(jìn)建筑工程施工，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源成本的有效控制。

3）建筑工程檔案可以作為有效依據(jù)保障施工建設(shè)質(zhì)量。在完整的建筑工程檔案中，通常會(huì)對(duì)各個(gè)施工負(fù)責(zé)人、合同單位、建設(shè)部門的工作情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，從而在產(chǎn)生糾紛和矛盾問題時(shí)，可以依據(jù)檔案信息快速確定責(zé)任人；在建筑工程竣工并投入使用以后，針對(duì)產(chǎn)生的任何問題，其相關(guān)的信息都可以在建筑工程檔案中找到，從而對(duì)無人承擔(dān)責(zé)任、責(zé)任推卸等現(xiàn)象予以了有效避免。另外，針對(duì)后期改建工作，可以在施工設(shè)計(jì)圖紙和施工單位等方面信息上提供詳細(xì)的資料，有助于科學(xué)開展后期管護(hù)工作。

4）工程檔案信息的建立也是建筑單位資質(zhì)的體現(xiàn)。在建筑工程單位運(yùn)營(yíng)過程中，借助建筑工程項(xiàng)目案例可以對(duì)成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從而在行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，為自身建立更強(qiáng)的影響力。借助對(duì)檔案資料進(jìn)行真實(shí)、詳細(xì)地記錄，首先可以針對(duì)多個(gè)包攬建設(shè)項(xiàng)目，便于建筑單位實(shí)施分析，從而對(duì)最終建筑工程施工水平予以提升。其次，針對(duì)建筑工程檔案資料，客戶在進(jìn)行了解和查閱以后，可以對(duì)建筑企業(yè)情況予以快速掌握，對(duì)于企業(yè)而言，詳細(xì)的建筑工程檔案具有很高的利用價(jià)值，可以作為自身的名片，對(duì)自身未來長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展予以促進(jìn)。

2 建筑工程檔案管理中常見的問題

1）建筑工程檔案管理缺乏足夠的重視。針對(duì)建筑工程檔案管理工作，雖然我國(guó)提出了明確的工作要求，但在實(shí)際建筑工程企業(yè)工作中，在實(shí)施檔案管理過程中，針對(duì)國(guó)家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)并沒有嚴(yán)格遵循。很多企業(yè)盲目追求更高的經(jīng)濟(jì)效益，而視乎了建筑工程檔案管理的各個(gè)細(xì)節(jié)，在實(shí)際建筑工程施工中，將主要精力放在了追趕施工進(jìn)度方面，針對(duì)檔案管理工作存在應(yīng)付性的工作態(tài)度，針對(duì)檔案管理部門沒有進(jìn)行專門構(gòu)建，缺少專業(yè)人員對(duì)建筑工程檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，難以及時(shí)建立和更新各項(xiàng)規(guī)章制度，整體工作隨意性較強(qiáng)，在很多建筑工程項(xiàng)目完成施工以后，為了在驗(yàn)收環(huán)節(jié)對(duì)部門審查工作進(jìn)行應(yīng)付，往往是被動(dòng)開展建筑工程檔案的整理工作，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性、規(guī)范性的檔案基礎(chǔ)工作。

2）從事檔案管理的工作人員缺乏統(tǒng)一的專業(yè)素質(zhì)。在當(dāng)前大部分建筑工程企業(yè)中，從事檔案管理工作的人員，大部分都沒有經(jīng)過專業(yè)的教育培訓(xùn)工作，很多人員都來自其他部門進(jìn)行兼職，這些人員要么缺乏檔案管理能力，要么缺乏專業(yè)技術(shù)；同時(shí)，針對(duì)建筑工程檔案日常管理工作，通常是用到才想起來，在沒用的時(shí)候就放到一旁，比你更沒有積極維護(hù)建筑工程檔案；在對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新過程中，更是受到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及的顯著推動(dòng)，在大部分建筑單位中，并沒有專門成立檔案管理崗位，并且缺乏先進(jìn)的檔案管理措施和技術(shù)手段。

3）沒有完整收錄高質(zhì)量的工程檔案信息。在現(xiàn)階段建筑工程檔案中，并沒有完整收錄各項(xiàng)工程建設(shè)信息，甚至沒有超過80%的信息完整性，主要是由于實(shí)際施工建設(shè)期間，沒有進(jìn)行及時(shí)歸檔，建筑工程檔案管理工作難以予以施工進(jìn)度保持同步，從而丟失了一些重要文件，經(jīng)常因?yàn)檫@一問題而后期進(jìn)行回補(bǔ)，但是在建筑工程施工期間產(chǎn)生的會(huì)議記錄、合格證、簽章等部分資料方面，回補(bǔ)工作難度較高，由此可能引發(fā)對(duì)檔案信息的虛造現(xiàn)象，難以保證建筑工程檔案的真實(shí)性，工程檔案的價(jià)值難以得到利用和發(fā)揮；另外，針對(duì)建筑工程竣工，沒有嚴(yán)格把關(guān)檔案的驗(yàn)收工作，沒有嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)開展檔案收錄、立卷、索引以及標(biāo)引工作，為后期建筑工程檔案查閱工作帶來諸多不便。

4）在電子化歸檔以后存在兩級(jí)化。隨著當(dāng)前我國(guó)電子信息技術(shù)水平快速提高，在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公，另外，隨著當(dāng)前建筑工程檔案管理水平逐步提升，也逐漸開始大范圍應(yīng)用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化等方面技術(shù)，從而導(dǎo)致檔案電子化建設(shè)腳步進(jìn)一步提速。首先，在完成建筑工程檔案電子化建設(shè)以后，逐漸開始忽略對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收錄工作，其次，針對(duì)電子文檔，一定程度上忽略了誤刪除、保存介質(zhì)等方面問題，時(shí)常發(fā)生電子檔案和紙質(zhì)檔案丟失現(xiàn)象。

3 提升建筑工程檔案管理的策略

1）高度重視建筑工程檔案管理。在建筑工程質(zhì)量管理控制和工程后期維護(hù)管理等工作中，建筑工程檔案資料具有十分重要的作用，針對(duì)檔案管理工作的重要性、必要性，必須予以正確認(rèn)識(shí)，針對(duì)檔案管理工作，需要予以更高的重視，針對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行專門設(shè)立，針對(duì)檔案記錄工作，安排專業(yè)的檔案管理人員直接負(fù)責(zé)，從而整個(gè)工程建設(shè)期間充分參與其中。針對(duì)檔案管理制度，施工建設(shè)單位需要進(jìn)行建立和完善，對(duì)建筑工程檔案資料、設(shè)計(jì)圖紙等，對(duì)其完整性、規(guī)范性以及準(zhǔn)確性予以保證單。在實(shí)際建筑工程檔案管理工作中，相關(guān)檔案工作人員和建筑工程項(xiàng)目管理者，需要對(duì)自身工作職責(zé)予以明確，并充分保證檔案維護(hù)、檔案保護(hù)以及信息化建設(shè)等方面的資金投入，對(duì)建筑工程檔案質(zhì)量予以全方位保障。

2）強(qiáng)化建筑工程檔案規(guī)范化管理。針對(duì)建筑工程檔案資料收錄、管理、建筑工程建設(shè)同步化等方面工作，需要進(jìn)行加強(qiáng)，針對(duì)各個(gè)階段建筑工程施工建設(shè)，需要對(duì)其檔案資料實(shí)施有序管理。在建筑工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，針對(duì)檔案歸檔范圍方面要求，需要予以嚴(yán)格遵循，并嚴(yán)格檢查并審核建筑工程施工期間產(chǎn)生的全部文件資料，對(duì)缺失的文件進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)回，從而對(duì)建筑工程檔案材料的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性予以保證。在實(shí)際開展后期檔案管理工作中，需要詳細(xì)及時(shí)記錄建筑單位各個(gè)部門查閱、傳遞以及變更建筑工程檔案的情況，對(duì)建筑工程檔案資料丟失和損毀問題予以有效避免。

3）針對(duì)建筑工程檔案管理人員進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)。針對(duì)建筑工程項(xiàng)目，在檔案管理工作方面，對(duì)專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)和引進(jìn)，對(duì)傳統(tǒng)教育培訓(xùn)工作進(jìn)行積極創(chuàng)新，借助專業(yè)知識(shí)講座和培訓(xùn)活動(dòng)等途徑，在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、軟件技術(shù)使用等方面對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，促進(jìn)其管理思路的及時(shí)更新和轉(zhuǎn)變，對(duì)以往建筑工程檔案管理方法進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新，針對(duì)實(shí)際建筑工程檔案管理工作，讓工作人員可以保持更為專業(yè)的態(tài)度和技能。

4）加強(qiáng)電子文件歸檔。在當(dāng)前建筑工程企業(yè)工作中，逐漸廣泛應(yīng)用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子郵件、CAD施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)軟件、建筑工程結(jié)算軟件以及建筑工程施工組織資料編制軟件等等，在文書檔案管理方面，歸檔載體產(chǎn)生了改變，逐漸由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榘ňW(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、磁盤、微縮膠片以及光盤等在內(nèi)的電子檔案。首先，針對(duì)建筑工程電子檔案安全管理工作，需要對(duì)其必要性、重要性予以正確認(rèn)識(shí)。從思想層面入手，對(duì)以往管理觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對(duì)各級(jí)責(zé)任制予以落實(shí)，遵循層層把關(guān)、層層負(fù)責(zé)的原則，針對(duì)內(nèi)部人員，借助完善實(shí)施科學(xué)的管理，針對(duì)電子檔案實(shí)施更高水平的安全防護(hù)工作，對(duì)非授權(quán)訪問現(xiàn)象予以避免，努力實(shí)現(xiàn)權(quán)限訪問機(jī)制，避免沒有權(quán)限的用戶私自查閱、修改或者調(diào)用建筑工程檔案，從而對(duì)檔案信息的安全性、完整性予以充分保證。其次，針對(duì)建筑工程檔案管理工作，必須將國(guó)家、地方、行業(yè)等方面提出的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范作為指導(dǎo)依據(jù)，針對(duì)一些重要文件，比如對(duì)應(yīng)長(zhǎng)期保管的超投標(biāo)和建筑結(jié)構(gòu)等方面，需要對(duì)操作程序予以嚴(yán)格遵循，針對(duì)越權(quán)辦理行為需要嚴(yán)格禁止，并且在存儲(chǔ)過程中，需要全面落實(shí)技術(shù)處理工作。再者，針對(duì)建筑工程電子檔案管理系統(tǒng)，需要實(shí)現(xiàn)對(duì)操作權(quán)限管理體系的科學(xué)、有效構(gòu)建，針對(duì)加密技術(shù)予以科學(xué)運(yùn)用，從而對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸?shù)确矫姘踩杂枰猿浞直ＷC。最后，針對(duì)用戶口令管理予以強(qiáng)化，針對(duì)口令進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并定期進(jìn)行更換，避免口令被其他人員盜用，從而引發(fā)越權(quán)訪問、非法上網(wǎng)等行為，同時(shí)需要嚴(yán)格管理文件密級(jí)，并采取單機(jī)操作方式，保證專機(jī)專用。另外，就是定期開展軟件檢測(cè)工作，針對(duì)殺毒軟件、防火墻等方面的安裝工作予以妥善落實(shí)。在建筑工程項(xiàng)目施工全過程中，所產(chǎn)生的全部文件信息共同構(gòu)成了建筑工程檔案，而這些數(shù)據(jù)和信息也是建筑工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，建筑工程檔案管理工作的質(zhì)量會(huì)直接對(duì)后期建筑工程維修、改建以及擴(kuò)建等工作帶來影響，在一定程度上關(guān)系著建筑工程項(xiàng)目所能帶來的經(jīng)濟(jì)息效益。

4 結(jié)語

在我國(guó)當(dāng)前社會(huì)、經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，建筑行業(yè)發(fā)展迎來了高峰時(shí)期，隨著我國(guó)大力推進(jìn)城市現(xiàn)代化建設(shè)工作，越來越多的建筑工程項(xiàng)目投入實(shí)施，并且建筑工程規(guī)模也逐步擴(kuò)大，在這種情況下，也對(duì)建筑工程質(zhì)量、工程檔案管理等方面提出了更高的要求。在現(xiàn)階段建筑工程建設(shè)期間，建筑工程檔案管理工作逐漸受到了重視，建設(shè)單位也對(duì)以往檔案管理工作中存在的問題予以了明確，并且充分認(rèn)識(shí)到了建筑工程檔案管理工作的重要性，科學(xué)制定了檔案管理策略。