崔艷紅
(大慶油田檔案館,黑龍江 大慶 163000)
檔案信息作為企業(yè)信息資源和知識資源的重要組成部分,是企業(yè)發(fā)展的核心信息資源,是企業(yè)參與競爭不可或缺的戰(zhàn)略資源。大型國有企業(yè)作為采掘型企業(yè),與其它類型企業(yè)相比,其科研、生產(chǎn)、經(jīng)營過程中對檔案信息資源的依賴程度更高。企業(yè)成立時間短的時候,檔案數(shù)量少,利用也少,依靠“活字典”,依靠手工查找基本就能滿足工作需要,而隨著時間的推移,檔案信息資源更加豐富,數(shù)量越來越多,“活字典”越來越少,而利用也越來越頻繁,這種變化迫切要求檔案部門為企業(yè)提供更加系統(tǒng)、更加全面、更加權威的集成化的檔案信息服務。
當豐富的檔案信息處于龐雜靜止狀態(tài)的時候,人們既無法詳知其真實的存在,更不能建立依賴利用其信息的心理,這使得檔案工作長期以來處于被遺忘被冷漠的狀態(tài)。改變和提升檔案工作的地位和聲望,必須構建主動的、開放式的集成化檔案信息服務體系。隨著時代的發(fā)展和科技的進步,檔案工作已經(jīng)由過去的實體管理變?yōu)閮热莨芾?、知識管理,檔案的收集、整理、保管等基礎工作成了檔案工作的一小部分,而大部分的更為重要的核心任務是檔案信息資源的整合,也就是檔案信息集成。同時,實現(xiàn)檔案信息集成化,用集成化的檔案信息產(chǎn)品替代原件提供利用,對檔案原件起到了很好地保護作用,對檔案工作的可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。
隨著時代的發(fā)展,企業(yè)現(xiàn)代化、國際化程度越來越高,企業(yè)檔案信息資源的信息屬性與知識屬性日益突出,企業(yè)檔案的地位越來越高,作用無可替代。同時,企業(yè)對檔案信息的需求呈現(xiàn)出多樣化、高效化、個性化、專業(yè)化、知識化、集成化的特點。原有的靠來館查借閱或靠網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的簡單查詢檢索的利用方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實的需要,迫切需要運用數(shù)據(jù)挖掘技術等有效的技術手段,對龐雜零散的檔案信息資源進行集成整合,從大量的數(shù)據(jù)中抽取有用的信息和知識,滿足檔案利用者對檔案信息產(chǎn)品和服務的越來越高的要求。
檔案資源開發(fā)與服務利用是檔案工作的宗旨,提高服務利用水平是檔案工作的永恒追求。檔案信息集成應當遵循三個主要原則。
完整性原則。首先是內容的完整性,即檔案信息集成產(chǎn)品橫向要涵蓋各個專業(yè)領域,縱向要有各個層次、多種形式的檔案信息產(chǎn)品;集成信息產(chǎn)品相互之間具有關聯(lián)性,在邏輯上形成一個整體。其次是服務功能的完整性,即將分散的檔案信息資源管理系統(tǒng)進行優(yōu)化組合與無縫對接,建立起功能完整的新的統(tǒng)一的“一站式”的檔案信息服務平臺。
層次性原則:首先是集成產(chǎn)品的層次性,即根據(jù)需求,從不同的知識層次和不同的利用角度進行多維化的集成整合開發(fā),形成多個層次滿足不同利用需求的檔案信息集成產(chǎn)品。其次是利用檢索操作的層次性,即依托網(wǎng)絡平臺提供多層次的檔案信息集成產(chǎn)品檢索(如簡單檢索、復合檢索和專家檢索等),以滿足檔案利用者的不同層次的檢索需求。
效益性原則:效益性是指檔案信息集成產(chǎn)品具有方便快捷和可利用性,能夠達到為利用者提供優(yōu)質高效的集成化檔案信息服務的目的。通過計算機軟件系統(tǒng)智能查詢則一鍵查到,效益相比書籍增強。
1)深化大型國有企業(yè)年鑒編纂。從信息集成角度看,年鑒是上一年度產(chǎn)生的以管理類為主、聲像類為輔的檔案信息資源的整合。大型國有企業(yè)致力打造一個以公司年鑒為核心,以公司所屬二級單位和成員單位年鑒為支點,以管理類、聲像類檔案為資源整合對象的現(xiàn)實版的綜合信息集成群。在年鑒編纂過程中,突出石油企業(yè)特點,并且考慮到便于今后油田編史修志工作的需要,實現(xiàn)年鑒與油田志書的有效對接,做到欄目合理和相對穩(wěn)定,突出核心業(yè)務,為修史續(xù)志奠定堅實基礎。覆蓋全油田的年鑒信息網(wǎng)絡,不僅是年鑒信息的集成,更是產(chǎn)品開發(fā)的分工網(wǎng)絡。
2)深化油田組織機構沿革編纂。組織機構沿革是系統(tǒng)記述企業(yè)的機構、職能、體制、人員、編制及其發(fā)展變化的史料型參考材料。編寫組織沿革是一項復雜的系統(tǒng)工程,時間跨度大,涉及單位多。為了降低編纂工作難度,提高編寫質量。所謂常規(guī)化運作,就是先編制方案和模版,通過文件形式下發(fā)到各單位,進行安排部署,對工作規(guī)范、進度和時間做出詳細規(guī)定。在工作推進過程中,采取切實措施,加強業(yè)務指導。同時,每年進行沿革對接工作,待到一個周期后,再按照組織機構沿革的體例規(guī)范進行編纂出書。由此形成完善的組織沿革編纂工作機制。
3)深化大事記編纂。大事記作為年度大事要事信息集成,具有重要的史料價值。在方法上,堅持“日搜集、月整理、年整理匯編”,即每天搜集大事要事,分條記錄,按日組合;每月按日期時序排列,構成當月大事記;每年按月份順序系統(tǒng)排列組合,并對全年的大事記作通篇的文字修改加工和選材上的必要刪補,構成當年大事記。在范圍上,要求公司所屬二級單位和集團成員單位按月編寫大事記。在形式上,做到圖文并茂,并向圖文、聲像并茂邁進。
1)確立原則,制定規(guī)劃。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進、安全共享、全面整合”的開發(fā)原則,通過統(tǒng)計分析檔案利用情況、召開利用者座談會、個別走訪、電話征求意見、問卷調查等形式,圍繞被調查者的興趣偏好、閱讀習慣、對檔案信息的需求狀況等進行調查分析。在此基礎上,對全部館藏檔案進行梳理。根據(jù)需求調查結果和對館藏的梳理分析,制定檔案信息資源開發(fā)規(guī)劃、檔案編研總目錄和專項編研指導意見。
2)項目管理,常規(guī)運作。項目管理,即將總目錄所列項目全部分配到相應的單位或部門,由檔案部門牽頭,制定編研工作規(guī)范,每個項目開展之前都制定詳細的項目方案,由具有較強實力的單位或部門具體承辦,運作成熟取得經(jīng)驗后再在全系統(tǒng)推廣。常規(guī)運作,即對體例框架相對穩(wěn)定的編研項目,改變過去分階段集中編纂的慣例,將其作為一項常規(guī)工作,常年續(xù)編,有效發(fā)揮了檔案“資政、存史、育人、交流”的作用。
3)多措并舉,建設隊伍。首先,對檔案館內設機構和機構職能進行全面調整,設立專職部門負責通用性編研和專項編研。同時,各二級單位中心檔案室也相應設立檔案編研崗,為檔案信息集成奠定組織基礎。其次,在系統(tǒng)中大力開展崗位練兵活動,督促系統(tǒng)人員學習檔案編研業(yè)務知識,提高系統(tǒng)人員的知識水平和業(yè)務能力。第三,根據(jù)編研項目進展情況,開展有針對性的業(yè)務培訓和業(yè)務指導,幫助解決共性問題。
1)開發(fā)《大型國有企業(yè)組織機構沿革編纂查詢系統(tǒng)》。通過對組織機構沿革歷史信息、編制文件、任免文件的文檔格式和行文規(guī)律等進行分析,確定關鍵信息的定位方法,采用自定義識別、數(shù)據(jù)挖掘等關鍵技術,準確提取目標關鍵字,實現(xiàn)多模版歷史數(shù)據(jù)導入、直觀樹型結構展示和多樣化的文檔輸出,最終建設一個既能夠實現(xiàn)計算機自動編纂、滿足組織機構沿革編研業(yè)務需求,又能夠便捷、靈活查詢、滿足企業(yè)利用需求的計算機系統(tǒng)平臺。
2)開展《大型國有企業(yè)檔案信息集成管理與服務系統(tǒng)》研究。在取得《大型國有企業(yè)組織機構沿革編纂查詢系統(tǒng)》數(shù)字化編研成功經(jīng)驗的基礎上,為解決大型國有企業(yè)檔案信息集成化管理與服務面臨的問題,加快檔案信息集成步伐。二是開發(fā)《大型國有企業(yè)檔案信息集成系統(tǒng)》,實現(xiàn)計算機輔助編纂、審核、校對,實現(xiàn)年鑒等檔案編研成果的半自動化編纂,在提高編研效率的同時,將館藏管理類、聲像類、榮譽類等檔案信息,根據(jù)內容集成為各類專題,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設提供集成化的檔案信息利用服務。
3)搭建“一站式”檔案信息集成化服務平臺。檔案信息資源開發(fā)的最終目的是為利用者提供優(yōu)質高效的信息服務,而隨著信息技術的發(fā)展,網(wǎng)絡的普及,通過網(wǎng)絡獲取信息已經(jīng)成為人們獲取信息的重要渠道。為了適應這種形勢,最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的使用價值,提高檔案信息資源的利用率,大型國有企業(yè)檔案館以信息技術為依托,面向油田局域網(wǎng)用戶,搭建了一個界面友好、信息豐富、方便快捷的“一站式”的檔案信息資源交換與共享網(wǎng)絡平臺,初步實現(xiàn)了檔案信息的“一站式”服務??梢哉f,“一站式”檔案信息服務平臺既是另一種形式的館藏全宗,也是為檔案利用者提供集成化檔案信息服務必備的網(wǎng)絡窗口。
在專業(yè)化、集成化服務背景下,完成檔案信息集成產(chǎn)品庫建設過程中,應更多的考慮檔案編研成果的價值轉化與應用。
做好檔案信息集成產(chǎn)品的宣傳工作,借助有力舉措提高企業(yè)檔案意識,提升檔案服務水平,調查和了解各單位各部門對于檔案產(chǎn)品的應用需求,利用檔案集成產(chǎn)品為利用者提供主動服務。
1)線上服務。應用檔案管理系統(tǒng)、電子郵箱、工作群等現(xiàn)代工作方式,開展信息集成產(chǎn)品線上利用服務,減少實體檔案查借閱對檔案本身造成的損耗,降低利用者來館查借閱所需的時間和經(jīng)濟成本,提高利用效率。
2)主動服務。根據(jù)企業(yè)當年的形勢任務、黨委主題教育活動、宣傳活動等信息焦點,推出對應檔案信息集成產(chǎn)品,瞄準相關領域精準投放,提供專業(yè)的信息支持。
3)預約服務。拓寬與利用者溝通渠道,通過工作群、門戶網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)的專門板塊征集利用者需求,提供信息集成產(chǎn)品的預約服務,根據(jù)所需產(chǎn)品的內容、時間跨度、加工程度來設置產(chǎn)品 生產(chǎn)時間,實現(xiàn)檔案資源開發(fā)人員與信息產(chǎn)品利用者一對一的個性化定制服務。