孫 靖

（遼寧省義縣人民醫(yī)院，遼寧 錦州 121100）

對于醫(yī)院的檔案管理工作來說，如何使辦公室文書檔案的管理更加科學(xué)、有效是保證檔案資料具有較高的質(zhì)量和較強(qiáng)的完整性的重要影響因素，并且能夠有利于更加有效地利用文書檔案。因此，在醫(yī)院的發(fā)展過程之中，辦公室文書檔案的管理是否完整并且規(guī)范顯得尤為重要。

1 醫(yī)院辦公室文書檔案的相關(guān)概述

醫(yī)院辦公室文書檔案是由各種類的一些相關(guān)文件所組成的，通常來說，這類文書檔案可以是一些報(bào)告性質(zhì)的文件、請示批復(fù)性質(zhì)的文件以及一些會(huì)議記錄方面的資料。通過查找相關(guān)的辦公室文書可以在職工出現(xiàn)相關(guān)方面的問題時(shí)為職工和院方提供一個(gè)明確和有效的參考。文書檔案的參閱有利于更快地使醫(yī)院的職工了解一系列的相關(guān)情況，有利于醫(yī)院在遇到相關(guān)問題時(shí)根據(jù)過去的工作總結(jié)制定出一個(gè)比較完善的計(jì)劃。有利于減少工作中出現(xiàn)的許多不必要的問題。由此可見，辦公室文書檔案具有十分重要的作用。

2 醫(yī)院辦公室文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

相比于傳統(tǒng)的醫(yī)院辦公室文書檔案管理方法，信息化管理具有許多明顯的優(yōu)勢。首先，檔案管理的信息化大大提高了部門職工借閱文檔的效率，在準(zhǔn)備查閱某項(xiàng)資料時(shí)，職工可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢，減少了查詢檔案所需的時(shí)間，還可以實(shí)現(xiàn)多名職工同時(shí)查閱同一份資料，有效提高了資料的利用效率。其次，信息化管理加快了職工查閱文檔的速度，對于那些只要簡單了解即可的資料，可以在網(wǎng)上直接查詢，而不再需要到相關(guān)部門親自尋找。再次，信息化管理下相關(guān)人員在查閱時(shí)只能選擇自己權(quán)限范圍之內(nèi)的資料，這就使得文書檔案具有更高的保密性。最后，信息化管理方式下，檔案管理人員的工作量將會(huì)大大減少，從而有利于文書檔案管理效率的進(jìn)一步提升。

3 醫(yī)院辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀

1）兼職人員管理。醫(yī)院辦公室的文書檔案目前由辦公室的兼職檔案員負(fù)責(zé)，兼職檔案員一般只接受過檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，對真正的檔案管理一知半解，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。隨著檔案的發(fā)展與進(jìn)步，兼職檔案員所掌握的知識(shí)也與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，對于一些新的文書檔案管理的規(guī)范不了解、不掌握。加上辦公室日常的會(huì)務(wù)和事務(wù)工作，往往占據(jù)了兼職檔案員的所有時(shí)間，對于文書檔案的日常管理容易忽視，年底檔案移交也是突擊完成，不能系統(tǒng)地進(jìn)行檔案整理，影響了檔案的整理質(zhì)量。

2）文書檔案收集不完整。醫(yī)院擁有本部、友誼、廣仁三個(gè)院區(qū)，每個(gè)院區(qū)都有獨(dú)立的辦公室，但在文書檔案管理上，本部院區(qū)的文書檔案相對集中，友誼院區(qū)和廣仁院區(qū)的文書檔案相對零散，年底歸檔時(shí)三個(gè)院區(qū)的檔案也沒有進(jìn)行分類、整合，存在部分檔案缺失。每年年底兼職檔案員會(huì)將所有的文件進(jìn)行分類歸檔，但在收文檔案歸檔中存在一個(gè)突出的問題——所有移交的收文只有文件和領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽批意見，沒有后續(xù)執(zhí)行文件的記錄和痕跡。如江蘇省先進(jìn)工作者申報(bào)文件，辦公室移交的只有文件，沒有與申報(bào)相關(guān)的申報(bào)表、個(gè)人事跡、公示材料、表彰文件等一整套材料，不符合文書檔案歸檔的要求和規(guī)范。辦公室文書檔案查閱的頻率較高，尤其是紙質(zhì)的合作協(xié)議、目標(biāo)責(zé)任書、會(huì)議記錄等，為了方便，在歸檔移交時(shí)可能因?yàn)闄n案員的主觀原因而延誤檔案上交時(shí)間，導(dǎo)致檔案不完整。

4 醫(yī)院辦公室文書檔案管理的體會(huì)

1）建立和完善文書檔案管理制度。制度化地管理是新時(shí)期醫(yī)院文書檔案工作必要的手段，也是最有效的舉措之一。只有制定了文書檔案管理制度，才能規(guī)范文書檔案簽發(fā)、送呈、審批、辦理、歸檔、立卷、檢索的流程，才能對醫(yī)院的文書進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范、有效地管理。醫(yī)院要不斷建立和完善《檔案實(shí)體分類實(shí)施細(xì)則》《檔案保管制度》《檔案調(diào)閱制度》《檔案安全和消防制度》《檔案庫房管理制度》等制度規(guī)范，約束和加強(qiáng)文書檔案管理。

2）不斷提高文書管理的意識(shí)。目前醫(yī)院“重臨床，輕管理”的意識(shí)還一定程度存在，對于文書檔案的管理的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不清，很多重要文書檔案缺失和遺漏。做好文書檔案管理必須要加強(qiáng)重視程度，確保檔案人力資源、場地、設(shè)備等配備齊全。要給予充足的時(shí)間進(jìn)行檔案整理，確保檔案質(zhì)量?？剖乙邢鄬潭ㄈ藛T具體負(fù)責(zé)檔案工作，將檔案工作與日常工作相結(jié)合，與醫(yī)院重點(diǎn)工作相結(jié)合，與醫(yī)院的等級(jí)創(chuàng)建相結(jié)合，與醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展相結(jié)合，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理，并將文書檔案管理的及時(shí)性、完整性和規(guī)范性納入院科兩級(jí)目標(biāo)責(zé)任制考核，落實(shí)管理責(zé)任。

3）在信息化建設(shè)的初期保證醫(yī)院檔案的安全。針對在醫(yī)院辦公室文書檔案建設(shè)初期的安全難以保證問題，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并且要對其進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)安全教育。除此之外，還要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一個(gè)檔案文書管理的專用平臺(tái)，并且還要構(gòu)建嚴(yán)密的防火墻，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)安保系統(tǒng)可以更好地保證檔案資料在被調(diào)取和利用的過程中處于安全的狀態(tài)，從而避免受到黑客侵襲。除了構(gòu)建安保系統(tǒng)，在進(jìn)行檔案資料的各項(xiàng)信息化建設(shè)的同時(shí)，還要對檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理和訪問，對存儲(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)一定要科學(xué)，對文書檔案的查詢機(jī)制一定要完善。通過將以上各種確保建設(shè)初期文書檔案安全的手段充分地結(jié)合起來，可以保證文書檔案的安全性。

4）加強(qiáng)檔案知識(shí)專業(yè)培訓(xùn)。文書檔案管理具有專業(yè)性和系統(tǒng)性，兼職人員短期內(nèi)很難掌握文書檔案管理的所有規(guī)定和要求，實(shí)際操作中勢必會(huì)影響檔案的質(zhì)量。但醫(yī)院存在人力資源緊缺的現(xiàn)實(shí)狀況，很難設(shè)置專職檔案員，面對這種情況，醫(yī)院要在各科設(shè)定相對固定的兼職檔案員，定期系統(tǒng)地組織兼職檔案員進(jìn)行檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，每年規(guī)定一定的學(xué)習(xí)任務(wù)和考核要求，修完學(xué)時(shí)，順利通過考核，取得兼職檔案員資格證書的才可參與檔案的管理。還要利用內(nèi)網(wǎng)、微信、院務(wù)公開欄等對全院職工做好《檔案法》《檔案條例》《檔案管理辦法》等法規(guī)性、政策性文件培訓(xùn)宣傳工作，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)及文書檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。

5）加強(qiáng)多部門協(xié)作。醫(yī)院辦公室的文書很大一部分是上級(jí)來文，需要下發(fā)到各科室執(zhí)行和落實(shí)，但在歸檔過程中由于各部門是分別歸檔，所有文件由辦公室負(fù)責(zé)歸檔，其他執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文書檔案由各部門自己負(fù)責(zé)歸檔，這就暴露了一個(gè)問題，文件和具體執(zhí)行分類放置，需要檔案室再進(jìn)行分類歸檔，增加了一定的難度。所以在歸檔過程中需要加強(qiáng)多部門的協(xié)作，加強(qiáng)科間銜接和溝通，確保文書歸檔時(shí)由該文件所產(chǎn)生的所有文書檔案均歸檔合并，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

5 結(jié)語

綜上，辦公室文書檔案管理作為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位行政管理的真實(shí)歷史記錄，也是行政辦公必不可少的重要要素之一，對協(xié)助機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)性工作提供信息參考等發(fā)揮著極其重要作用。辦公室文書檔案管理水平直接體現(xiàn)了行政管理效率和水平，要結(jié)合新時(shí)代檔案管理的實(shí)際需要和特點(diǎn)，不斷加強(qiáng)辦公室文書檔案規(guī)范化管理，夯實(shí)文書檔案管理基礎(chǔ)，堅(jiān)持“以我為主”立卷歸檔原則，不斷提升案卷質(zhì)量，加強(qiáng)辦公室文書檔案立卷歸檔指導(dǎo)，不斷提升文書檔案規(guī)范化管理水平，對發(fā)揮文書檔案利用價(jià)值具有積極的現(xiàn)實(shí) 意義。