倫鳳梅

（黑河學院，黑龍江 黑河 164300）

高校財務檔案中包含一些專業(yè)的財務記錄文件，這些也是對高校以往的歷史發(fā)展情況的真實展現，而進行財務檔案管理也是高校的基礎工作環(huán)節(jié)，有助于保障高校財務信息的完整性以及全面性?；诖?，高校應該對財務檔案管理工作予以重視，而且在當前的信息技術環(huán)境下，高校也需要轉變傳統的財務檔案管理模式，通過對信息技術的應用，提高整個財務檔案管理工作的有效性，促使其能夠發(fā)揮出重要作用。

1 信息技術環(huán)境下高校財務檔案管理工作中存在的問題

1）缺乏完善的信息管理制度。當前，信息技術的應用范圍不斷擴大，且已經普及到多個行業(yè)領域之中，不過，在不少高校中，其開展的財務檔案管理還是更偏向于傳統的紙質檔案管理模式，并且也習慣于對紙質檔案的保存與管理，其中一些檔案管理人員并不適應信息化的檔案管理模式。也因此，即使有些高校開展了信息化的財務檔案管理，卻缺乏與之相對應的管理制度，這就導致信息化的財務檔案管理工作缺乏有序性，而相關管理人員的工作行為也存在不規(guī)范性。比如，由于計算機這一設備相對較為特殊，一旦遇到相關干擾因素，就有可能造成電子財務檔案信息的丟失以及損毀，這就需要相關工作人員對電子化的財務數據檔案信息進行及時的備份。因為信息化財務檔案管理制度的完善性不足，導致相關管理工作得不到科學有效的指導，管理人員的工作行為也得不到約束，這就使得信息化檔案管理工作無法順利開展，以至于影響到高校的發(fā)展[1]。

2）對前臺基礎建設的重視度不足。對于財務檔案管理這一工作來說，其自身若想有效開展，就需要做好前期的基礎工作，如資料收集、整理等，不然，就會造成檔資料信息的缺失，同時也會對整個財務檔案管理工作造成不良的影響。現階段，信息化的不斷發(fā)展，促使高校財務工作中產生了大量的數據信息，這也增加了財務檔案信息資料的數量，加重了管理工作內容，若是使用傳統的紙質檔案管理模式，則會致使檔案管理人員消耗大量的時間以及精力，這樣不僅影響到管理效率，也會影響到檔案管理質量。另外，部分高校缺乏財務檔案入庫前的審查監(jiān)督機制，過于重視財務檔案歸檔后的后續(xù)管理工作，對于前期財務檔案的收集整理工作缺乏較高的重視，這樣很容易造成財務檔案信息資料不完整的情況[2]。

3）缺乏財務檔案管理意識。一些高校對于財務檔案管理工作的重視度不足，缺乏對這一工作的全面了解，對財務檔案管理的工作內容以及重要作用，缺少正確的認識，因此，這些高校并沒有意識到財務檔案管理對自身財務工作發(fā)展的重要性，以至于高校領導者缺乏相應的管理意識，這也使得其對財務檔案管理工作的監(jiān)督力度比較小。受高校管理層的影響，相關財務檔案管理人員的工作狀態(tài)也存在問題，存在懶散、松懈等問題，從而影響到整個財務檔案管理工作的有效開展[3]。

2 信息技術環(huán)境下高校財務檔案管理工作開展的有效措施

1）完善財務檔案管理制度體系。相關高校若想在信息技術環(huán)境下，提高財務檔案管理工作的有效性，就要制定出合理的管理工作制度，以此完善財務檔案信息化管理制度體系，并對其財務檔案管理工作予以科學指導，提高財務檔案管理工作的規(guī)范性以及有序性?；诖?，高校需要結合財務檔案管理工作的具體內容，以及信息技術的應用特點，制定出管理工作行為規(guī)范制度，結合信息化檔案管理工作流程，設置相應的管理崗位，同時還要指派專業(yè)的檔案管理工作者予以任職，并且還要明確管理崗位的具體工作內容以及具體職責，要求管理人員要嚴格遵循相關制度，對財務檔案進行認真仔細的管理，以此提高工作的高效性。另外，高校也可以建立獎懲制度，將財務檔案管理工作業(yè)績與薪酬相掛鉤，以此提升檔案管理人員的工作積極性。此外，還要制定出電子檔案歸檔的統一標準，讓管理人員按照這一標準要求，進行檔案信息的錄入，保證電子檔案格式的規(guī)范性[4]。

2）加強高校財務檔案管理的信息化建設。在當前的信息技術環(huán)境下，相關高校若想保證財務檔案管理工作的效率與質量，則需要做到與時俱進，也就是將信息技術引入到檔案管理工作之中，進行檔案管理的信息化建設，借此改善傳統人工式的檔案管理模式，降低其對檔案管理工作的不良影響。第一，高校要加大投入力度，購進信息化建設所需的設備，如計算機、掃描儀等，為信息化的檔案管理提供充足的物質基礎。另外，還要在計算機中設置相應的管理軟件，實現對財務檔案信息的數據化管理；第二，高校要利用信息技術建立相應的檔案資料管理系統，將相關財務檔案信息轉化成電子格式，并輸入到檔案資料管理系統之中，這樣則能夠提高財務檔案管理的便利性；第三，高校還需要加強對數據化財務檔案信息資料的保護，在計算機中安裝安全殺毒軟件或者是防火墻，防止病毒或者黑客的入侵，保障財務檔案信息資料的安全性以及完整性，有效避免高校財務檔案信息的泄露。另外，相關檔案管理人員還要在計算機的硬盤中做好財務檔案的備份，也可以使用U盤進行備份，并按照在U盤上做好相應的標記，明確財務檔案類型，確保財務檔案信息不會被損壞。

3）增強財務檔案管理意識。高校若想在當前的信息化環(huán)境下，進行財務檔案管理信息化的有效建設，就要轉變自身以及檔案管理人員的傳統工作思想，同時還要提高對財務檔案管理的重視度?；诖?，高校管理者需要深入到財務檔案管理工作之中，全面了解其工作內容，明確財務檔案管理工作有效開展的重要性，以此提升管理者對財務檔案管理工作的重視程度，使其能夠加強對檔案管理的監(jiān)督力度，這樣的態(tài)度也同樣會影響到相關檔案管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，提高其工作效率。另外，高校還要加強對檔案收集、整理以及歸檔等工作的重視，在當下的信息社會中，高校財務工作會產生出大量的數據信息，若是檔案管理人員不及時收集，就有可能會因為有關工作人員顧及不到，導致信息出現丟失的情況，進而影響到檔案的完整性。因此，高校應要求檔案管理人員及時收集財務會計的數據信息，同時，檔案管理人員也要與相關財務工作人員進行及時有效的溝通，這樣也便于在第一時間收集到財務信息，確保檔案資料的全 面性。

3 總結

通過上述分析，在信息化的環(huán)境中，高校若想開展有效的財務檔案管理工作，不僅需要提高重視意識，還要做到與時俱進，將信息技術與檔案管理有效地結合在一起，實現信息化的財務檔案管理，這樣既能夠改善傳統管理模式帶來的不良影響，還能夠提高整個工作的質量，促使高校管理水平得到進一步的提升。