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        地方性高校檔案信息化管理的問題與調(diào)適對策剖析

        2021-04-14 21:46:42索曉欣
        卷宗 2021年3期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化建設(shè)

        索曉欣

        (赤峰學(xué)院黨政辦機(jī)要室,內(nèi)蒙古 赤峰 024000)

        國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出,“推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的改革,加快檔案信息化的進(jìn)程,是當(dāng)下檔案信息化工作的重點(diǎn)。地方性高校檔案館作為檔案發(fā)展的“排頭兵”,在人力、物力、財(cái)力等方面占有諸多便利條件,理應(yīng)走在檔案信息化建設(shè)的前列?!苯陙恚珖鞯氐胤叫愿咝n案館的信息化建設(shè)普遍加速,取得了一系列值得肯定的成效,當(dāng)然,也在諸多方面存在問題。本文意在從地方性高校檔案信息化管理現(xiàn)狀入手,對地方性高校檔案信息化存在的問題進(jìn)行一系列梳理,并在此基礎(chǔ)上,提出優(yōu)化地方性高校檔案信息化的宏觀策略與微觀路徑,以期為檔案管理與工作人員提供一定的借鑒與參考。

        1 地方性高校檔案信息管理的問題剖析

        1)檔案信息化管理制度有待提升。諸多地方性高校的檔案在信息化管理制度存在著一系列問題,在深入調(diào)研的當(dāng)下必須給予重視。部分地方性高校的檔案“信息化”管理意識淡薄非常明顯。從實(shí)踐操作上來看,檔案信息化管理必然有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,這是一個(gè)人所共知的重要事實(shí)。然而,當(dāng)下部分地方性高校檔案工作的重心并未能將檔案的“信息”化建設(shè)提升到一定的高度上,未能將“信息化”理念貫穿于檔案管理工作的始終,一度造成了數(shù)字檔案管理凌亂、質(zhì)量不高等問題出現(xiàn)。從某種程度上來說,造成了當(dāng)下部分地方性高校檔案信息化管理制度缺乏“時(shí)代性”。

        2)檔案信息化管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高。信息化技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下,任何機(jī)構(gòu)的人員都既要掌握專業(yè)相關(guān)的知識,同時(shí),也要具備信息化的知識與能力,可以說,地方性高校檔案管理人員也不例外。據(jù)《中國互聯(lián)網(wǎng)職業(yè)素養(yǎng)調(diào)查》抽樣顯示:“地方性高校檔案系統(tǒng)人員信息化實(shí)踐能力相對不高。” 在實(shí)際工作中,由于對檔案管理的信息化技術(shù)掌握不足,大多數(shù)工作人員在工作過程中還停留在傳統(tǒng)簡單對檔案資源的整理與分類,加之缺乏對計(jì)算機(jī)使用知識的相應(yīng)培訓(xùn),使得地方性高校檔案信息化管理的推進(jìn)更加是步履維艱。

        3)檔案信息服務(wù)內(nèi)容有待完善。當(dāng)下大多數(shù)地方性高校檔案網(wǎng)站的主要包括“本館簡介”、“政策法規(guī)”、“信息發(fā)布”、“檔案基本信息檢索” 、“網(wǎng)上展廳”、“聯(lián)系我們”等內(nèi)容,而檔案信息化的一些個(gè)性化功能,如“異地查檔”、“資料下載”等功能,部分地方性高校檔案網(wǎng)站是不具備的。從基礎(chǔ)建設(shè)情況來看,其根本原因是部分地方性高校,由于網(wǎng)站建設(shè)相對不完善以及數(shù)據(jù)基礎(chǔ)工作缺失,導(dǎo)致了用于方便用戶的快捷、異地獲取資料的途徑嚴(yán)重受限。在一定時(shí)空條件下,用戶若想進(jìn)行線上查檔、資料下載以及信息檢索等功能應(yīng)用時(shí),則難以實(shí)施的,從而嚴(yán)重的限制了地方性高校信息化檔案功能的發(fā)揮。

        2 地方性高校檔案信息化管理宏觀策略

        1)統(tǒng)籌規(guī)劃機(jī)構(gòu)建設(shè),加強(qiáng)軟硬件與技術(shù)落地。從技術(shù)層面上來看,檔案信息化建設(shè)離不開信息技術(shù)的支持,尤其是檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字傳遞、轉(zhuǎn)換與利用等各個(gè)方面,都需要有相應(yīng)的軟、硬件環(huán)境才能實(shí)現(xiàn)。因此,要加強(qiáng)信息技術(shù)軟、硬件設(shè)施落實(shí)。相對于普通辦公設(shè)備而言,數(shù)字檔案的軟、硬件設(shè)備與技術(shù)支持的配置要高于辦公設(shè)備,其資金需求也是相對較高的,顯然,非常有必要提前進(jìn)行規(guī)劃與預(yù)算。

        2)明晰國家檔案文件,加強(qiáng)與外界合作。目前,檔案管理工作繁重,而一系列的梢節(jié)性工作則可以考慮借助外界機(jī)構(gòu)的力量來完成。當(dāng)然,如果將館藏資料信息化處理的工作交給外包機(jī)構(gòu)的話,一定要確保外包企業(yè)的資質(zhì)符合標(biāo)準(zhǔn),同時(shí),要加強(qiáng)對外包企業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督,確保外包企業(yè)規(guī)范地執(zhí)行各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),將信息化處理的任務(wù)落實(shí)到位。對零散性檔案資料進(jìn)行整理,進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化時(shí),要細(xì)劃轉(zhuǎn)化內(nèi)容、合理分類,這部分工作要由檔案專業(yè)人員協(xié)同專職人員一同完成,同時(shí),要建立相對統(tǒng)一的轉(zhuǎn)換信息化標(biāo)準(zhǔn),以備使工作人員有據(jù)可依,更好地開展工作。

        3)適度分層整理,確定整體推進(jìn)思路。對于地方性高校而言,要積極的解讀國家檔案局與地方性高校檔案建設(shè)的相關(guān)規(guī)則 ,結(jié)合具體工作,一方面,要從數(shù)據(jù)目錄、源文件版權(quán)以及頁面修復(fù)提出一系列具體要求,另一方面,要對文件掃描、聲像處理、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)質(zhì)量查驗(yàn)、數(shù)據(jù)管理等方面的規(guī)范進(jìn)行相應(yīng)的細(xì)化,進(jìn)而形成本院校檔案信息化建設(shè)的操作規(guī)范。尤其是針對一些外包業(yè)務(wù),若沒有相對完善的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),則難免會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式混亂,后期無法對接的現(xiàn)象發(fā)生。因此,極有必要對各類外包業(yè)務(wù)進(jìn)行操作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的確定。

        3 地方性高校檔案信息化管理的微觀路徑

        1)強(qiáng)化檔案學(xué)科意識,突出學(xué)科建設(shè)需求。在當(dāng)前高等教育快速發(fā)展的當(dāng)下,地方性高校若想在激烈的競爭中占據(jù)有力的位置,缺少學(xué)科意識則較難在競爭中脫穎而出的。從當(dāng)下國內(nèi)外地方性高校發(fā)展來看,學(xué)科建設(shè)早已成為各類地方性高??焖侔l(fā)展的重要內(nèi)容,地方性高校檔案部門作為檔案信息資源的服務(wù)中心,在學(xué)科建設(shè)中起到了不可或缺的作用。從教學(xué)與科研的實(shí)際情況來看,需要大量的原始資料,而地方性高校檔案系統(tǒng)恰好能夠?yàn)榻虒W(xué)與科研部門提供重要的支撐。

        2)加強(qiáng)人才培養(yǎng),建設(shè)專業(yè)化檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)。眾所周知,檔案信息化建設(shè)與優(yōu)化是一個(gè)長期的過程,是一個(gè)多元因素的合力建構(gòu)。拋開硬件建設(shè)的話,人才支撐則是整個(gè)檔案信息化管理的核心,這是無可爭議的重要事實(shí)。信息化檔案與傳統(tǒng)檔案處理與理念上有著諸多差異,需要一批有“信息化”認(rèn)知和技術(shù)上的檔案管理員。正如檔案學(xué)學(xué)者比德所言,但隨著新數(shù)據(jù)源源不斷的產(chǎn)生,新的任務(wù)也會(huì)隨之而來,具備信息化能力的檔案專員是不可替代的,尤其是高素質(zhì)的專業(yè)人才更可不能缺少的。

        3)加強(qiáng)基礎(chǔ)性工程建設(shè),突出網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體驗(yàn)。數(shù)字信息化時(shí)代,檔案信息化管理的重點(diǎn)一定是在“數(shù)字信息”上。從技術(shù)構(gòu)成上來看,數(shù)字信息是“信息”信息化的產(chǎn)物,而“信息”如何信息化是解決“數(shù)字信息化”的關(guān)鍵內(nèi)容?;ヂ?lián)網(wǎng)、錄制與轉(zhuǎn)化器材、媒體終端綜合起來完成了數(shù)字信息的生成與轉(zhuǎn)化。顯然,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、硬件設(shè)施是“信息信息化”的重要支撐。地方性高校檔案館要想較好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化,除了地方性高校學(xué)科意識認(rèn)知、人才培養(yǎng)外,更重要的是互聯(lián)網(wǎng)、錄制與轉(zhuǎn)化器材、媒體終端的建設(shè),這一點(diǎn)是檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的重要內(nèi)容。當(dāng)下,由于各類地方性高校對檔案認(rèn)識不一,其檔案信息化的進(jìn)程表現(xiàn)的是相對緩慢的。以手動(dòng)筆錄、傳統(tǒng)調(diào)檔等方式進(jìn)行檔案處理的檔案管理仍在較大范圍內(nèi)存在,嚴(yán)重的影響了檔案信息的調(diào)用與完善。因此,加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)是極為必 要的。

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