錢 利

（保定市住房公積金管理中心，河北 保定 071000）

1 紙質檔案管理的特點

1.1 紙質檔案的優(yōu)勢

自從造紙術改良以來，信息的書寫、傳播和存儲就變得十分的便利和實用。紙質的檔案在我國已經延續(xù)了一千多年，直到現(xiàn)在，紙張作為信息的載體，依然起著不可替代的作用。隨著工業(yè)化的發(fā)展，造紙技術和流程不斷優(yōu)化，紙張的種類和性能上也得到了很大的提升。在社會生產和生活中，不管是信息的傳播、交流和存儲，都離不開紙質形式，而紙質載體也有其鮮明的特點，在檔案管理中十分的便利。通過檔案的檢索，可以快捷的搜尋到需要查閱的檔案資料，無需使用其他的設備和外界輔助手段，受到外部的影響較小。在信息化技術出現(xiàn)以前，在檔案管理中就是利用這種紙質的檢索手段，可以實現(xiàn)較為高效的檔案檢索能力。另外，紙質的檔案存放時間較長，通過一定的防腐措施可以做到長時間的存放。

1.2 紙質檔案的劣勢

相對于信息技術來說，紙質檔案有著一定的劣勢。比如紙質檔案需要真實的紙張來進行儲存、管理，需要占據(jù)很大的空間。因此一般大型的圖書檔案館都要修建大的場地和建筑，用來存放這些紙質檔案。同時，還要在場館內進行防火、防腐和防盜等工作，建立一個專門的圖書檔案管理機構來完成。這樣會消耗一定的人力物力，造成資源的浪費。同時，對于紙質圖書檔案的整理和編修工作，也是需要耗費很大的工時。一旦損毀，會造成很大的損失。

2 電子檔案管理的特點

2.1 電子檔案的內容多樣化

隨著信息技術的發(fā)展，誕生了許多新的檔案形式，許多信息是以圖片和視頻、音頻的形式而存在的，這些資料無法有效的轉換成文字資料，只能通過電子檔案進行存儲和傳播。因此，電子檔案形式的多樣性就發(fā)揮了效果，不僅可以存儲文字信息，同時還可以存儲視頻、音頻等形式的內容，使得圖書檔案形式豐富，更加有利于信息、文化內容的傳承。

利用那些具有市場性特征的方式和手段來開展檔案治理活動。在市場經濟環(huán)境下，檔案部門應根據(jù)檔案工作的特點，引入市場化方式來開展檔案治理，當前主要有合同外包、公私合作伙伴關系、經濟補助三種方式。另一方面：充分利用那些具有社會志愿性質特征的方式和手段來實現(xiàn)檔案治理的目標。社會化方式包括社區(qū)治理、志愿者服務、公眾參與、聽證會、個人與家庭、自我協(xié)助和服務等；檔案治理社會化方式主要有檔案志愿服務、資助捐贈、聽證會、自我協(xié)助和服務等。

2.2 電子檔案的存儲空間較小

電子檔案是以數(shù)字的形式來存儲的，相對于傳統(tǒng)的紙質檔案來說，所占據(jù)的空間很小。自電子計算機技術發(fā)展以來，數(shù)字存儲技術就相應的也在提升。不僅在存儲空間上逐漸的擴展，而且在讀取、傳輸?shù)刃阅苌弦苍谥饾u提高。數(shù)字存儲器最早是以千字節(jié)為單位，存儲的空間極為有限，后來逐漸發(fā)展為兆字節(jié)、太字節(jié)，在未來硬件技術的提升下，數(shù)字存儲器的發(fā)展會越來越完善，電子檔案的管理將會通過電子信息技術的發(fā)展而越來越便利和安全。

3 紙質檔案與電子檔案融合的意義

3.1 全面記錄工作信息

企業(yè)加強紙質檔案與電子檔案管理的同步化，可以提高歷史信息的記錄水平，進一步提升數(shù)據(jù)信息的保存、查詢、檢索質量，有助于對各種數(shù)據(jù)信息進行深入存儲，達到提高檔案管理工作質量的目標。全面提高企業(yè)的管理水平，進一步促進企業(yè)工作的高速發(fā)展，解決企業(yè)建設過程中的歷史問題。

3.2 提高檔案業(yè)務水平

企業(yè)加強各種檔案信息的記錄與管理工作，有助于建立良好的歷史數(shù)據(jù)信息的記錄與查詢工作機制，電子信息技術可以實現(xiàn)檔案的快捷查詢，達到方便存儲，優(yōu)化管理，提高效率的目標。企業(yè)檔案管理必將實現(xiàn)信息快捷查詢、方便存儲與智能重審狀態(tài)。企業(yè)紙質與電子檔案管理應當發(fā)揮各自的優(yōu)勢，彌補彼此的不足，進一步形成合理使用的檔案管理工作機制，形成互動合作的管理體系，從而提高檔案管理工作效率。紙質檔案與電子檔案的互通，可以形成相互印證的機制，明確各自的管理特色，從而實現(xiàn)檔案資源的高度整合與充分融合。應當在明確側重點的基礎上提高檔案的管理效率，進一步優(yōu)化建設現(xiàn)代化的檔案管理工作模式。

4 加強紙質檔案與電子檔案的有效融合措施

4.1 加強檔案管理信息化的建設

根據(jù)目前檔案管理的形勢來看，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經成熟，無論是在管理制度上還是人才支撐上，若要加強紙質檔案與電子檔案的有效融合，就必須要完善檔案管理的信息化建設。在各個組織和機構中，要根據(jù)自身的情況，來建立特有的信息化檔案管理模式，才能確保檔案管理信息化建設目標的實現(xiàn)。

在檔案管理信息化建設中，要堅持“雙軌制”的原則，雙軌制就是紙質檔案與信息化檔案共同實施，以紙質檔案為正本，以信息化檔案為副本。雙軌制的信息化檔案建設，不僅可以有效地實現(xiàn)了紙質檔案和電子檔案雙重備份，同時還促進了檔案檢索和查詢的效率提升，也能夠保障檔案管理和存儲的安全性。另外，還要實現(xiàn)檔案全周期的管理。在傳統(tǒng)模式下，檔案的管理僅僅是在檔案存儲和使用過程中進行管理，在檔案的全周期管理則是要從檔案的產生、存儲以及銷毀的整個生命過程，所以管理人員必須要掌握檔案管理的客觀規(guī)律，才能實現(xiàn)對不同檔案的全周期管理的工作目標，提升檔案管理的科學性和準確性。

4.2 加強檔案管理制度

而檔案治理采用多樣化手段來管理檔案事務，通過市場化機制和社會化機制，運用協(xié)商合作等方式，突出法治的保障作用，強調“依法治檔”。現(xiàn)代檔案管理應當形成綜合性的體系，注重完善檔案管理工作制度，明確檔案管理工作的方式方法。首先，應當根據(jù)實際情況對檔案管理制度進行補充，在信息化的理念下對紙制檔案管理規(guī)則制度進行重新修訂，在紙制檔案管理中落實標準化、信息化、專業(yè)化的基本理念。切實保證檔案管理的科學化與規(guī)范化，進一步明確紙質檔案管理的規(guī)定與方法。其次，還要建立完善的檔案管理工作體系，形成相互配合的檔案管理工作體系，在檔案管理專業(yè)技術人員不足的情況下，明確各部門在檔案管理工作中的重要性，保證檔案管理有章可循，優(yōu)化檔案管理的具體環(huán)節(jié)，深化優(yōu)化檔案管理的具體任務，明確檔案管理目標，實現(xiàn)檔案管理的深度融合。

5 結語

加強檔案管理的信息化水平，將傳統(tǒng)的紙質檔案與現(xiàn)代化的電子檔案進行融合，提高檔案的管理水平及工作效率，成為當下迫切需求的內容。檔案管理人員要從自身的工作實踐做起，通過實踐的經驗和理論的積累，為檔案工作的開展和優(yōu)化提出合理化的建議，能夠不斷促進檔案工作的完善與進步。