錢 利

（保定市住房公積金管理中心，河北 保定 071000）

1 紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)

自從造紙術(shù)改良以來(lái)，信息的書(shū)寫(xiě)、傳播和存儲(chǔ)就變得十分的便利和實(shí)用。紙質(zhì)的檔案在我國(guó)已經(jīng)延續(xù)了一千多年，直到現(xiàn)在，紙張作為信息的載體，依然起著不可替代的作用。隨著工業(yè)化的發(fā)展，造紙技術(shù)和流程不斷優(yōu)化，紙張的種類和性能上也得到了很大的提升。在社會(huì)生產(chǎn)和生活中，不管是信息的傳播、交流和存儲(chǔ)，都離不開(kāi)紙質(zhì)形式，而紙質(zhì)載體也有其鮮明的特點(diǎn)，在檔案管理中十分的便利。通過(guò)檔案的檢索，可以快捷的搜尋到需要查閱的檔案資料，無(wú)需使用其他的設(shè)備和外界輔助手段，受到外部的影響較小。在信息化技術(shù)出現(xiàn)以前，在檔案管理中就是利用這種紙質(zhì)的檢索手段，可以實(shí)現(xiàn)較為高效的檔案檢索能力。另外，紙質(zhì)的檔案存放時(shí)間較長(zhǎng)，通過(guò)一定的防腐措施可以做到長(zhǎng)時(shí)間的存放。

1.2 紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)

相對(duì)于信息技術(shù)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案有著一定的劣勢(shì)。比如紙質(zhì)檔案需要真實(shí)的紙張來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存、管理，需要占據(jù)很大的空間。因此一般大型的圖書(shū)檔案館都要修建大的場(chǎng)地和建筑，用來(lái)存放這些紙質(zhì)檔案。同時(shí)，還要在場(chǎng)館內(nèi)進(jìn)行防火、防腐和防盜等工作，建立一個(gè)專門的圖書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)完成。這樣會(huì)消耗一定的人力物力，造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)圖書(shū)檔案的整理和編修工作，也是需要耗費(fèi)很大的工時(shí)。一旦損毀，會(huì)造成很大的損失。

2 電子檔案管理的特點(diǎn)

2.1 電子檔案的內(nèi)容多樣化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，誕生了許多新的檔案形式，許多信息是以圖片和視頻、音頻的形式而存在的，這些資料無(wú)法有效的轉(zhuǎn)換成文字資料，只能通過(guò)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和傳播。因此，電子檔案形式的多樣性就發(fā)揮了效果，不僅可以存儲(chǔ)文字信息，同時(shí)還可以存儲(chǔ)視頻、音頻等形式的內(nèi)容，使得圖書(shū)檔案形式豐富，更加有利于信息、文化內(nèi)容的傳承。

利用那些具有市場(chǎng)性特征的方式和手段來(lái)開(kāi)展檔案治理活動(dòng)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)，引入市場(chǎng)化方式來(lái)開(kāi)展檔案治理，當(dāng)前主要有合同外包、公私合作伙伴關(guān)系、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)助三種方式。另一方面：充分利用那些具有社會(huì)志愿性質(zhì)特征的方式和手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案治理的目標(biāo)。社會(huì)化方式包括社區(qū)治理、志愿者服務(wù)、公眾參與、聽(tīng)證會(huì)、個(gè)人與家庭、自我協(xié)助和服務(wù)等；檔案治理社會(huì)化方式主要有檔案志愿服務(wù)、資助捐贈(zèng)、聽(tīng)證會(huì)、自我協(xié)助和服務(wù)等。

2.2 電子檔案的存儲(chǔ)空間較小

電子檔案是以數(shù)字的形式來(lái)存儲(chǔ)的，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，所占據(jù)的空間很小。自電子計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展以來(lái)，數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)就相應(yīng)的也在提升。不僅在存儲(chǔ)空間上逐漸的擴(kuò)展，而且在讀取、傳輸?shù)刃阅苌弦苍谥饾u提高。數(shù)字存儲(chǔ)器最早是以千字節(jié)為單位，存儲(chǔ)的空間極為有限，后來(lái)逐漸發(fā)展為兆字節(jié)、太字節(jié)，在未來(lái)硬件技術(shù)的提升下，數(shù)字存儲(chǔ)器的發(fā)展會(huì)越來(lái)越完善，電子檔案的管理將會(huì)通過(guò)電子信息技術(shù)的發(fā)展而越來(lái)越便利和安全。

3 紙質(zhì)檔案與電子檔案融合的意義

3.1 全面記錄工作信息

企業(yè)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的同步化，可以提高歷史信息的記錄水平，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)信息的保存、查詢、檢索質(zhì)量，有助于對(duì)各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入存儲(chǔ)，達(dá)到提高檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)。全面提高企業(yè)的管理水平，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)工作的高速發(fā)展，解決企業(yè)建設(shè)過(guò)程中的歷史問(wèn)題。

3.2 提高檔案業(yè)務(wù)水平

企業(yè)加強(qiáng)各種檔案信息的記錄與管理工作，有助于建立良好的歷史數(shù)據(jù)信息的記錄與查詢工作機(jī)制，電子信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的快捷查詢，達(dá)到方便存儲(chǔ)，優(yōu)化管理，提高效率的目標(biāo)。企業(yè)檔案管理必將實(shí)現(xiàn)信息快捷查詢、方便存儲(chǔ)與智能重審狀態(tài)。企業(yè)紙質(zhì)與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)彼此的不足，進(jìn)一步形成合理使用的檔案管理工作機(jī)制，形成互動(dòng)合作的管理體系，從而提高檔案管理工作效率。紙質(zhì)檔案與電子檔案的互通，可以形成相互印證的機(jī)制，明確各自的管理特色，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的高度整合與充分融合。應(yīng)當(dāng)在明確側(cè)重點(diǎn)的基礎(chǔ)上提高檔案的管理效率，進(jìn)一步優(yōu)化建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理工作模式。

4 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合措施

4.1 加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)

根據(jù)目前檔案管理的形勢(shì)來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)成熟，無(wú)論是在管理制度上還是人才支撐上，若要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合，就必須要完善檔案管理的信息化建設(shè)。在各個(gè)組織和機(jī)構(gòu)中，要根據(jù)自身的情況，來(lái)建立特有的信息化檔案管理模式，才能確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

在檔案管理信息化建設(shè)中，要堅(jiān)持“雙軌制”的原則，雙軌制就是紙質(zhì)檔案與信息化檔案共同實(shí)施，以紙質(zhì)檔案為正本，以信息化檔案為副本。雙軌制的信息化檔案建設(shè)，不僅可以有效地實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重備份，同時(shí)還促進(jìn)了檔案檢索和查詢的效率提升，也能夠保障檔案管理和存儲(chǔ)的安全性。另外，還要實(shí)現(xiàn)檔案全周期的管理。在傳統(tǒng)模式下，檔案的管理僅僅是在檔案存儲(chǔ)和使用過(guò)程中進(jìn)行管理，在檔案的全周期管理則是要從檔案的產(chǎn)生、存儲(chǔ)以及銷毀的整個(gè)生命過(guò)程，所以管理人員必須要掌握檔案管理的客觀規(guī)律，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)不同檔案的全周期管理的工作目標(biāo)，提升檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

4.2 加強(qiáng)檔案管理制度

而檔案治理采用多樣化手段來(lái)管理檔案事務(wù)，通過(guò)市場(chǎng)化機(jī)制和社會(huì)化機(jī)制，運(yùn)用協(xié)商合作等方式，突出法治的保障作用，強(qiáng)調(diào)“依法治檔”?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)當(dāng)形成綜合性的體系，注重完善檔案管理工作制度，明確檔案管理工作的方式方法。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充，在信息化的理念下對(duì)紙制檔案管理規(guī)則制度進(jìn)行重新修訂，在紙制檔案管理中落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、專業(yè)化的基本理念。切實(shí)保證檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，進(jìn)一步明確紙質(zhì)檔案管理的規(guī)定與方法。其次，還要建立完善的檔案管理工作體系，形成相互配合的檔案管理工作體系，在檔案管理專業(yè)技術(shù)人員不足的情況下，明確各部門在檔案管理工作中的重要性，保證檔案管理有章可循，優(yōu)化檔案管理的具體環(huán)節(jié)，深化優(yōu)化檔案管理的具體任務(wù)，明確檔案管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的深度融合。

5 結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化的電子檔案進(jìn)行融合，提高檔案的管理水平及工作效率，成為當(dāng)下迫切需求的內(nèi)容。檔案管理人員要從自身的工作實(shí)踐做起，通過(guò)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)和理論的積累，為檔案工作的開(kāi)展和優(yōu)化提出合理化的建議，能夠不斷促進(jìn)檔案工作的完善與進(jìn)步。