姜 坤
(黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區(qū)殯儀館,黑龍江 齊齊哈爾 161021)
殯葬工作是一項服務性質(zhì)的工作,殯葬是社會活動的重要組成部分。殯葬檔案記載了逝者的基本信息,同時記錄了遺體接運、存放、冷凍和火化骨灰安置等基本情況。由于歷史原因,殯葬檔案的管理還存在于手工登記,紙制保管狀態(tài)。紙制檔案不利用長期保管與儲存,特別是信息化時代下,大數(shù)據(jù)的應用,使得傳統(tǒng)檔案管理模式詬病頗多,特別是殯葬服務,骨灰安葬、信息查詢、服務渠道以及網(wǎng)絡陵園等一系列服務上給很多市民及相關機構(gòu)帶來諸多不便,這也在一定程度上影響了殯葬檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟與科技水平的日益提升,人民群眾對殯葬認知水平越來越高,對殯葬檔案質(zhì)量要求也越來越高。如何將殯葬檔案管理與新時代同進步,實現(xiàn)人民群體需求最大化是當前殯葬部門應該最為關心的問題。因此,本文針對殯葬檔案管理現(xiàn)狀,提出一些意見與建議。
本文中,研究對象為殯葬部門管理的檔案。
筆者調(diào)取了某殯葬管理部門近百份檔案進行了研究分析,對逝者家屬進走了走訪,對一些利用殯葬信息的機構(gòu)及檔案管理者進行了了解,來分析目前檔案管理工作方式方法及存在的問題,并針對問題提出相應改進的方法和建議。
大數(shù)據(jù)時代的到來,民政部門對殯葬檔案管理逐步進入了信息化、系統(tǒng)化管理模式,殯葬檔案已初具信息化建設模樣,檔案管理不再是紙質(zhì)檔案的簡單記載,而是通過網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案信息的交互通用,數(shù)據(jù)共享,如對低保、高齡、兩殘、退役軍人以及社保人員等的生存與死亡信息對比中,殯葬檔案信息發(fā)揮著重要作用。但在具體操作中,殯葬檔案管理模式依然以紙質(zhì)檔案為主,電子檔案為輔,存在著一定的弊端。
1)各層面重視不足。通過綜合調(diào)查發(fā)現(xiàn),很多人(包括單位的領導、員工及當事人)對殯葬檔案并不了解,也不知道其存在的意義,一些部門領導對殯葬檔案的重要性認識不夠深刻,認為既然逝者已逝,檔案存在與否并不重要。長期以來,檔案管理工作處于殯葬部門的邊緣與末梢,檔案管理人員對檔案管理工作也是得過且過。這就造成了殯葬檔案管理工作的混亂,如在眾多紙質(zhì)檔案中很難及時找出所需檔案資料,如檔案材料因無法共享不能及時為相關部門提供檔案信息,造成了查找和檢索困難,出現(xiàn)了檔案利用率低等問題。
2)檔案管理制度不健全。部分殯葬機構(gòu)檔案管理缺乏制度建設,有的即使建立了規(guī)章制度,但內(nèi)容不夠完善,使得檔案管理沒有抓手。有的殯葬機構(gòu)各項檔案制度內(nèi)容相對完善,但通常為了應付上級檢查,許多工作人員抱著僥幸的心理,在制度執(zhí)行時,經(jīng)常打折扣,使得殯葬檔案工作有章而難以遵循。由于以上原因,使得檔案管理松散、混亂。
3)檔案信息化建設水平有待提高.一個具備了良好的軟硬件設施的檔案信息化辦公室,將有利于檔案工信息化進度的速度與質(zhì)量,這就要求檔案部門要及時規(guī)范網(wǎng)絡、數(shù)字、規(guī)范化、電腦等方面軟硬件建設,利用電子信息、網(wǎng)絡技術,開拓檔案信息化建設水平,拓展服務的新渠道,以利于加快檔案信息化管理進程。但一些殯葬部門依托局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)平臺,但服務形式較為單一,信息化內(nèi)容有待完善。
4)缺乏專業(yè)人才隊伍。檔案工作是一項枯燥乏味的工作,歷來不受工作人員喜歡,加之領導的不夠重視,檔案管理多為非檔案專業(yè)的轉(zhuǎn)行人員,雖然他們對專業(yè)工作有豐富經(jīng)驗,但受檔案工作認知影響及檔案管理專業(yè)理論水平所限,思想觀念轉(zhuǎn)變需要一定時間與過程,致使檔案研究不夠深入,客觀上影響了檔案工作效率和檔案成果的利用。而一些剛參加工作人員在管理檔案時難以沉下心來,而一些真正研究檔案工作的人也會被迅速調(diào)往其他工作崗位,從而使得檔案管理陷入“死循環(huán)”。
5)資金投入不足。一些殯葬機構(gòu)對檔案管理投入不足,導致相關設備陳舊、匱乏,設備老化,使得操作能力受限;軟件更新不足,有的雖然引入軟件系統(tǒng)但得不到開發(fā)利用,使得檔案檔案信息化進程發(fā)展緩慢。
筆者認為,殯葬部門應該提高認識,做好本部門檔案宣傳工作,確保檔案規(guī)范有序。
1)提高重視工作程度。部門領導要提高認識,提高對殯葬檔案工作的重視程度,要嚴格按照國家的相關規(guī)定來規(guī)范殯葬檔案工作。同時要提升殯葬檔案管理意識,認識到檔案工作是民生工作的一部分內(nèi)容,是為群眾辦實事的一項重要工作。同時,加大殯葬檔案管理宣傳力度,使得殯葬部門全體員工意識到殯葬檔案管理的重要性,充分調(diào)動他們工作中的積極性和能動性,為創(chuàng)建良好的檔案管理工作氛圍提供有力支持。
2)規(guī)范檔案管理。在進行殯葬檔案管理過程中,為了保證管理的規(guī)范性,需要對逝者的銷戶證明、火化證 明、死亡證明,戶口本身份證等基本材料收集齊全,將火化過程填制的家屬簽字表統(tǒng)一整理放入歸檔材料中,保證材料的真實性和齊全性,實現(xiàn)殯葬檔案管理的規(guī)范化、標準化以及美觀化。對殯葬基本資料應該予以妥善的保管,特別是在信息化的時代,應建立檔案信息化管理模式,利用電腦網(wǎng)絡保存、共享殯葬信息,這樣既減少成本,又使資料保存得更為完善,為檔案事業(yè)長期發(fā)展打下良好的基礎。
3)善于運用網(wǎng)絡處理新時代檔案工作。當前殯葬檔案管理不僅是紙質(zhì)材料的保存與收藏,更重要的是檔案資料的公開與共享,使得檔案信息得到開發(fā)與利用。因此,殯葬管理部門要引進現(xiàn)代化管理設備,建立完善的殯葬檔案管理系統(tǒng),,在相關單位進行查詢利用數(shù)據(jù)時,需要簽署數(shù)據(jù)保密協(xié)議后方可提供相關數(shù)據(jù)。在檔案服務方式上,殯葬檔案部門應開展檔案信息主動推送等便民服務方式,讓老百姓不出家門就能享受到檔案信息服務,從而提升管理的效率,保證殯葬檔案管理的質(zhì)量。
4)提高檔案管理員素養(yǎng)。改變檔案管理人員構(gòu)成、提高管理人才隊伍素質(zhì),是促進檔案工作健康進步的重要舉措。要加強殯葬檔案管理人員的培訓力度,通過培訓,提高他們的專業(yè)知識水平與專業(yè)服務能力,從而進一步提升檔案管理的水平。作為殯葬檔案管理的人員,應該注意提高自己的工作素質(zhì),要認識到工作的重要程度,要提高自己的工作水平,在將殯葬檔案分門別類的整理好,保證相關資料完整性的同時,不斷更新知識水平,提高用好網(wǎng)絡實現(xiàn)殯葬檔案數(shù)據(jù)的共享應用的本領導。
5)加大資金支持力度。要多與上級領導溝通匯報,強調(diào)殯葬檔案工作的重要性,爭取資金支持,完善檔案室及各項檔案設備的更新改造,引入先進的檔案設備,加大軟件系統(tǒng)的資金投入,保障檔案管理人員福利待遇,使得檔案管理質(zhì)量更上一個抬階。
6)完善殯葬檔案管理機制。進一步完善殯葬檔案管理制度,如檔案管理人員考核機制,規(guī)范檔案管理人員隊伍建設,提升實際工作效率,推動殯葬檔案信息化建設。如定期信息核對制度,隨著年份的增加,殯葬檔案信息數(shù)量龐大,要定期進行核對,對出現(xiàn)問題的信息要及時查找原因,及時采取有效補救措施,加強業(yè)務管理,提升服務水平。如建立檔案安全保密制度,加強檔案信息的保密管理,確保檔案數(shù)據(jù)的安全保密,防止發(fā)生丟失泄密事件,防范非法使用行為。
殯葬工作是一項特殊工作,具有很強的服務性,在殯葬工作中引入殯葬檔案管理不僅提高了服務水平,也提升了殯葬事業(yè)發(fā)展水平??傊?,殯葬檔案管理是一項長久的持續(xù)性工作,需要殯葬部門認真對待,不斷引進先進的管理理念,提升服務水平,按照實際工作不斷提高檔案信息化建設水平。