宋文杰

（廣州市天河區(qū)建設(shè)工程項目代建局，廣東 廣州 510000）

隨著建筑行業(yè)的快速發(fā)展，建設(shè)工程規(guī)模擴大，建設(shè)工程檔案管理難度也在不斷增大。借助信息技術(shù)，給建設(shè)工程檔案管理方式帶來了較大的變化，使管理質(zhì)量和管理效率得到有效提升。但現(xiàn)階段工程檔案管理中仍存在著一些問題，為了更好地應(yīng)對新形勢下檔案管理所面臨的新挑戰(zhàn)，需要積極革新內(nèi)部管理工作和管理模式。同時還需要積極調(diào)整企業(yè)內(nèi)部工程檔案管理內(nèi)容，提高工程檔案管理水平，為建設(shè)項目工程企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

1 新形勢下建設(shè)工程檔案所面臨挑戰(zhàn)

在以往的建設(shè)工程檔案管理中，普遍存在著重紙質(zhì)輕電子的情況，通常采取紙質(zhì)檔案先檢查及接收，再進行掃描及數(shù)字化處理，導(dǎo)致人力、物力及財力投入較大，檔案資源利用率低。其中建設(shè)工程電子檔案接收模式研究及實踐應(yīng)用力度不足，接收數(shù)據(jù)量小、適用范圍較窄，對紙質(zhì)檔案的編制、組卷、檢查以及整改工作缺乏合理調(diào)整，導(dǎo)致新形勢下的檔案服務(wù)要求無法有效滿足[1]。

現(xiàn)階段城建工程檔案日常管理工作主要包括了：首先針對納入檔案接收范圍的所有工程檔案展開預(yù)驗收，對預(yù)驗收合格的檔案出具相應(yīng)的檔案認可文件。新形勢下，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及城市化發(fā)展進程的持續(xù)深入，房屋建筑、地下管線工程以及市政道路建設(shè)等項目數(shù)量不斷增加，建設(shè)工程檔案數(shù)量也不斷攀升，其次為了更好地滿足人們多元化需求， 如舊樓改造、電梯加裝等工程項目也不斷涌現(xiàn)，對工程檔案的有效利用提出了更高的要求，因此作為檔案管理工作中重要的前提和基礎(chǔ)，檔案接收工作的重要性越來越受到關(guān)注[2]。在實際檔案管理工作中，需要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)優(yōu)先的傳統(tǒng)接收模式進行積極轉(zhuǎn)變，對傳統(tǒng)機制進行創(chuàng)新，通過電子文件管理、信息資源管理、協(xié)同創(chuàng)新、大數(shù)據(jù)、集成管理等先進理念的引入，借助信息化手段，使“以電為主、紙電并舉”的新型檔案接收工作模式得以構(gòu)建，使檔案接收的完整性、可靠性、真實性得以保障，檔案管理工作效率有效提升，從而能夠使更優(yōu)質(zhì)、更便捷的檔案資源開發(fā)利用得以實現(xiàn)。

2 建設(shè)工程檔案接收模式有效創(chuàng)建策略

2.1 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加強應(yīng)用

首先需要對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行充分利用，對“互聯(lián)網(wǎng)+”的政務(wù)服務(wù)理念加強引入，對“一網(wǎng)通辦” “不見面審批”等政務(wù)服務(wù)模式進行有效構(gòu)建，能夠在工程項目竣工聯(lián)合驗收環(huán)節(jié)中，使檔案驗收意見及時出具等問題得以有效解決。其次通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用，以及網(wǎng)上審批制度的建立和完善，使網(wǎng)上審批相關(guān)工作機制、網(wǎng)上受理和審批服務(wù)責(zé)任予以明確，并通過有針對性的措施的運用，使工程項目審批服務(wù)水平和質(zhì)量不斷提升[3]。

2.2 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和標(biāo)準規(guī)范體系構(gòu)建

對建設(shè)工程檔案接收的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及標(biāo)準規(guī)范體系進行構(gòu)建，能夠使網(wǎng)上審批服務(wù)效能有效提升。為了確保工程建設(shè)項目的網(wǎng)上全過程審批的有效實施和全面推行，首先需要對工程檔案電子數(shù)據(jù)進網(wǎng)入庫進行強化，根據(jù)“縱向到底、橫向到邊”的原則，對建設(shè)工程檔案管理工作進行有效落實，使相關(guān)建設(shè)單位的所有電子檔案的在線接收、管理及利用得以實現(xiàn)，其中需要對相關(guān)建設(shè)檔案管理機構(gòu)及各專業(yè)職能部門的建設(shè)項目審批文件數(shù)據(jù)的共享工作機制加強建設(shè)，使城市建設(shè)工程檔案智能化管理水平有效提升，使生產(chǎn)關(guān)系改善，使基于“互聯(lián)網(wǎng)+” 政務(wù)服務(wù)戰(zhàn)略得到有效貫徹落實，使檔案接收模式有效創(chuàng)新，使檔案服務(wù)更加高效、便捷。另外在互聯(lián)網(wǎng)及局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為了使超大城市建設(shè)工程檔案電子文件在線接收問題有效解決，需要對建設(shè)工程檔案管理平臺加強建設(shè)，為建設(shè)工程項目責(zé)任主體提供相關(guān)檔案電子文件上傳、管理、智能組卷、移交、在線審核等功能，使建設(shè)工程檔案的收集和移交實現(xiàn)從以紙質(zhì)為主的傳統(tǒng)模式向電子模式為主新模式的積極轉(zhuǎn)變，使建設(shè)工程檔案實現(xiàn)同步在線接收、管理[2]。

2.3 審批文件及數(shù)據(jù)共享

通過檔案接收相關(guān)數(shù)據(jù)接口的開發(fā)，能夠使建設(shè)項目的審批文件及數(shù)據(jù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。隨著行政審批制度的改革深化以及運營商環(huán)境的優(yōu)化，通過數(shù)據(jù)交換格式的統(tǒng)一，以及開發(fā)接口的應(yīng)用，能夠使建設(shè)項目審批文件和數(shù)據(jù)共享問題得以有效解決，使建設(shè)工程電子檔案的完善性、可靠性、真實性得以保障，使工作質(zhì)量和效率有效提升[4]。

3 建設(shè)工程檔案接收模式創(chuàng)新難點及解決對策分析

3.1 工作創(chuàng)建重難點

現(xiàn)階段建設(shè)工程檔案接收系統(tǒng)中，需要加強工程流平臺、數(shù)據(jù)庫建庫、文件共享交換以及在線圖像處理等技術(shù)應(yīng)用，隨著相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，現(xiàn)階段主要面臨的問題和挑戰(zhàn)主要在于要求所有業(yè)務(wù)需求通過在線操作完成，基于互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)以及政務(wù)外網(wǎng)等復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因此工作創(chuàng)建重難點主要為有效集成數(shù)據(jù)流的后臺整合、各類關(guān)鍵技術(shù)以及web端等。

針對特大城市而言，由于市、區(qū)兩級城建檔案管理機構(gòu)、各工程項目建設(shè)單位、各建設(shè)項目審批部門以及涉及設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等各責(zé)任主體較多，其存在著用戶量、數(shù)據(jù)量極大，結(jié)構(gòu)關(guān)系較為復(fù)雜，需要對建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)來源和結(jié)構(gòu)進行梳理和構(gòu)建，使檔案部門、政府部門、信息化部門之間的信息壁壘及技術(shù)屏障得以突破，因此工作的難點還包括文件、信息共享交換渠道的有效構(gòu)建[5]。

3.2 應(yīng)對措施

通過數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一以及開發(fā)接口的應(yīng)用，遵循統(tǒng)一的架構(gòu)、接口以及標(biāo)準，對各子系統(tǒng)進行設(shè)計，使各子系統(tǒng)之間的良好集成性得以有效保證，其次在應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計中，需要對系統(tǒng)架構(gòu)的兼容性和包容性加強重視，對系統(tǒng)對外接口標(biāo)準進行科學(xué)設(shè)計[6]。其次原有數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能采用數(shù)據(jù)文件的方式進行導(dǎo)出，使應(yīng)用系統(tǒng)集成有效減少。另外還應(yīng)對行政審批制度改革進一步深化，在建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗收環(huán)節(jié)中積極納入檔案驗收，對城建檔案管理機構(gòu)的聯(lián)動機制加強建設(shè)，使政務(wù)數(shù)據(jù)管理部門、專業(yè)審批部門等部門之間實現(xiàn)高效的信息交換和文件共享，從而更好地提供全天候、全流程、全地域的網(wǎng)上檔案信息資源服務(wù)。

4 結(jié)束語

在新形勢下，為了有效提升建設(shè)工程檔案接收的完整性、高效性，需要對系統(tǒng)總體框架進行充分調(diào)研及科學(xué)設(shè)計，對相應(yīng)的高效、快捷的審批體系進行構(gòu)建和完善，使傳統(tǒng)檔案接收模式得以創(chuàng)新和改進，使城建檔案管理服務(wù)質(zhì)量和效率有效提升。