徐龍璽

（山東省鄄城縣衛(wèi)生健康局，山東 菏澤 274600）

1 檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

由于新學(xué)科的不斷涌現(xiàn)使得檔案門類劃分、人員職能調(diào)整難以做到規(guī)范化，由此引發(fā)的檔案文獻(xiàn)著錄、標(biāo)準(zhǔn)難度大，同時(shí)在整理鑒定、提供利用、保護(hù)措施等諸多技術(shù)問(wèn)題方面遇到許多不曾遇到的新問(wèn)題。例如，檔案采用信息化手段管理后，對(duì)于部分保密資料如何在不失密的前提下，進(jìn)行保管、利用，需要制定一系列的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基本保證。

1.2 檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題

采用計(jì)算機(jī)檢索檔案信息，必須有高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支撐，光有先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，無(wú)法避免在檢索過(guò)程中發(fā)生漏檢和誤檢錯(cuò)誤。原來(lái)紙質(zhì)檔案記錄過(guò)于簡(jiǎn)單,后期數(shù)據(jù)錄入時(shí)沒法進(jìn)行完善,導(dǎo)致主題分析及標(biāo)引不準(zhǔn)確，標(biāo)引中常發(fā)生漏標(biāo)或錯(cuò)標(biāo)現(xiàn)象；同時(shí)檔案標(biāo)引語(yǔ)言不規(guī)范，以致數(shù)據(jù)標(biāo)引中發(fā)生用詞混亂，影響檢索效率，也致使系統(tǒng)在使用中常有數(shù)據(jù)漏檢情況發(fā)生。

1.3 檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題

檔案管理采用現(xiàn)代化設(shè)備管理，檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高迫在眉睫。它包括檔案工作人員的理論水平和實(shí)際工作能力,以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化設(shè)備綜合應(yīng)用能力等。例如，在信息技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中以后，就需要懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)的工作人員，要對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理比較熟悉，如果工作人員不具備計(jì)算機(jī)技術(shù)，那檔案的管理信息化就沒辦法順利地進(jìn)行。

2 實(shí)現(xiàn)檔案信息化的應(yīng)對(duì)方法

2.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

1）建立檔案館網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。要建立檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法治化。積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

2）建立數(shù)字化檔案館。由電數(shù)字化檔案館管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享，并采取措施保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

3）確保電子文件的自動(dòng)上傳收集。要改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。這樣做就可將電子文件自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔。但是電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

4）開展檔案管理的在線服務(wù)。要依托信息技術(shù)支持，變被動(dòng)為主動(dòng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)虛擬網(wǎng)絡(luò)下的檔案服務(wù)。可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流、咨詢和服務(wù)。

2.2 拓展服務(wù)領(lǐng)域

1）明確信息服務(wù)的多元化主體。要由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織社會(huì)全方位服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切，人們?cè)趶氖驴茖W(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書檢索資料的綜合需求所代替。

2）推動(dòng)數(shù)字資源共享,實(shí)現(xiàn)信息資源跨區(qū)域建設(shè)。信息化時(shí)代的檔案工作，必須與圖書、情報(bào)等部門進(jìn)一步加強(qiáng)聯(lián)合，共同建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，使利用用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)，以更好地滿足社會(huì)多方面的需要。推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

3）與時(shí)俱進(jìn)，深層次開發(fā)檔案信息。通過(guò)服務(wù)對(duì)象反饋,對(duì)反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，提高信息資源開發(fā)刊用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

3 實(shí)現(xiàn)檔案信息化的隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于目前檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、使用程度低的事實(shí)，要提高檔案工作者的素質(zhì)。

3.1 更新檔案工作者的工作理念

要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。開展檔案資源信息化的過(guò)程中，基層崗位人員發(fā)揮著重要作用，也能最直觀的反映出開發(fā)利用是否有效。針對(duì)傳統(tǒng)管理理念中存在的弊端，可以通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，如果完全否認(rèn)重新規(guī)劃，會(huì)浪費(fèi)大量的工作時(shí)間。有針對(duì)性地進(jìn)行局部?jī)?yōu)化處理，既能夠減少工作開展所用時(shí)間，在落實(shí)程度上也會(huì)有明顯提升，不會(huì)造成基層檔案人員與管理層之間的矛盾問(wèn)題。

3.2 引進(jìn)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的新人才

新進(jìn)人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化老的檔案管理人員的落后思想，時(shí)間長(zhǎng)了會(huì)逐漸實(shí)現(xiàn)老中青搭配的合理人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運(yùn)用，壯大適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案管理隊(duì)伍。

檔案工作信息化趨勢(shì)將加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發(fā)和利用。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案工作信息化能為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供越來(lái)越重要的服務(wù)。