張文華

（山東開放大學(xué)，山東 濟南 250101）

隨著高校檔案不斷的發(fā)展，其規(guī)模也得到了進一步增強。高校檔案，能夠把學(xué)校各時段的進程有效呈現(xiàn)出來，從而在高校各項工作的順利展開中發(fā)揮出顯著作用?？墒窃诟咝n案管理中，存在著眾多問題，這給檔案管理工作的順利展開造成了一定程度的影響。因此，就需要制定出切實可行的對策，從而推進高校檔案管理工作順利的展開，保證檔案管理的精準(zhǔn)性，發(fā)揮出檔案管理工作在高校管理工作中的最大作用，在整體上促進高校健康穩(wěn)步發(fā)展。

1 用整體的眼光把握高校檔案工作

第一，擁有戰(zhàn)略性的眼光是整體把握高校檔案管理工作的重要前提。戰(zhàn)略的眼光就是指檔案工作者站在長遠的角度去思考，不但需要做好目前的工作，還需要做好長遠的規(guī)劃。具備戰(zhàn)略眼光有益于在檔案管理工作中明確方向，找到規(guī)律。在高校改革中，檔案管理工作發(fā)揮著突出貢獻，因此需要對其加以重視。從而在整體上做好檔案管理工作。第二，擁有系統(tǒng)的眼光是從整體上把握高校檔案工作重點內(nèi)容。系統(tǒng)的眼光就是指高校檔案工作者必須站在全局的角度作出思考，為高校改革以及發(fā)展貢獻力量，需要檔案工作者將工作全方位的落實。

2 高校檔案管理工作的問題

1）缺乏責(zé)任意識。因為社會無法認識檔案的重要性，因此導(dǎo)致高校不能夠?qū)n案管理工作做到正確認識，更有甚者認為檔案管理工作就僅僅是管理，主要工作是不發(fā)生檔案丟失以及不泄露機密，可以查閱就足夠了。在工作的過程中，沒有對相關(guān)知識進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，造成業(yè)務(wù)能力無法提高。所以，缺乏對檔案管理工作的重要認識，且對工作缺少責(zé)任感[1]。

2）缺乏對檔案管理的重視。沒有責(zé)任感就會造成無法對檔案管理工作重視起來，覺得檔案工作就是看管，不使其丟失就可以了，不需要做太多的工作，缺乏宣傳力度，無法認識到檔案工作的重要作用，更缺乏檔案管理工作的長效機制。

3）檔案管理工作不規(guī)范。第一，檔案無法按照標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)統(tǒng)一歸檔管理，檔案收集不齊全，在管理上毫無秩序。第二，在檔案采集管理中沒有做好分類，如此不但難以管理，更不便于查閱和使用。

4）檔案管理人員素質(zhì)低下。因為某些因素，高校檔案管理人員并不是穩(wěn)定的，人員具有很大的流動性，從而導(dǎo)致其缺乏責(zé)任感和事業(yè)心，更缺乏嫻熟的業(yè)務(wù)能力，在工作上缺乏付出，同事彼此間溝通不足，這些因素都對高校檔案管理工作造成一定影響。

3 加強高校檔案管理工作的對策

1）健全機制，完善檔案管理整個工作體系。第一，健全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。高校領(lǐng)導(dǎo)需要將檔案管理工作重視起來，可將其列入高校的整體規(guī)劃中。第二，健全各項規(guī)章制度。尊重國家相關(guān)法律法規(guī)和高校檔案工作的要求，根據(jù)高校的實際情況，制定相關(guān)管理機制。第三，重視檔案管理。將檔案管理工作列入質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)，并歸入高校質(zhì)量考核相關(guān)體系中，使其列入各部門的工作計劃中。對于各部門工作，兼職檔案人員要切實做好檔案收集和整理工作。

2）認真組織學(xué)習(xí)，提升檔案業(yè)務(wù)能力。高校檔案員需要經(jīng)常對兼職檔案人員組織學(xué)習(xí)，主要學(xué)習(xí)內(nèi)容為檔案管理方法以及整理歸檔文件標(biāo)準(zhǔn)，從而加強工作人員的素質(zhì)水平，增強其對檔案工作的重要認識。可以結(jié)合工作過程中出現(xiàn)的不同問題來規(guī)范兼職檔案管理人員，從而讓兼職檔案管理人員通過工作和學(xué)習(xí)提升自身的業(yè)務(wù)能力，對歸檔方式和檔案立卷能夠嫻熟的掌握，進而使檔案管理工作更加合理和規(guī)范。

3）抓住重點，細致收集各種資料。對高校整個教學(xué)過程中的各種文件資料進行全面收集，是檔案工作的重要內(nèi)容。這就需要各兼職檔案人員對其工作給予高度重視，進而完成文件材料的收集和整理工作。對待工作仔細認真，不畏懼工作繁瑣，全面了解各項活動，完成對所有材料的收集工作，例如照片、紙質(zhì)等各種形式的資料，將正式的和非正式的文件材料都進行收集，尤其是各種活動、工作調(diào)研、檢查等資料，還需要收集各部門領(lǐng)導(dǎo)的材料，確保檔案管理工作在收集上的真實性和完整性，避免遺漏。

4）強化檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

若想提升檔案利于的科學(xué)性，就需要凸顯資源庫的作用，從而必須加強重視現(xiàn)代化建設(shè)，科學(xué)運用科技整合檔案，從而提升檔案的完整性和安全性，并增加其存檔期限。有效運用網(wǎng)絡(luò)科技，能夠在很大程度上提升檔案信息處理水平，部門彼此間需要高度配合，從而讓工作得以有效展開，使檔案信息能夠得到有效傳輸，從而增強檔案信息的時效性。高校在開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的過程中，必須有效落實館藏開放檔案的全文掃描工作。在掃描階段，倘若檔案發(fā)生老化以及破損情況，要將其及時發(fā)布到檔案館網(wǎng)站中，從而給網(wǎng)上全文檢索帶來更大的便捷。高校根據(jù)全校性標(biāo)準(zhǔn)，建立具有統(tǒng)一性的數(shù)據(jù)平臺，要使檔案管理系統(tǒng)和各部門管理系統(tǒng)實現(xiàn)兼容性。對于此，能夠更好地達到高校檔案信息資源共享，還能夠保證電子檔案實現(xiàn)同步歸檔[2]。

5）提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。在檔案管理中，高校檔案管理人員需要具備較高的素質(zhì)。其一，檔案管理人員必須擁有極強的責(zé)任感，對于在職時間較長的人員，其有著極為豐富的工作經(jīng)驗，在檔案工作中也存在著極高的責(zé)任心，達到檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。其二，因為檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容極為廣泛，具有較高的專業(yè)性，因此在上崗前，必須強化專業(yè)培訓(xùn)，促進人員具備極高的專業(yè)能力和技能。其三，針對檔案管理人員流動性大此種情況，老員工就需要體現(xiàn)其重要作用，從而讓新員工盡快的投入工作，讓檔案管理工作得以順利展開。

6）提高服務(wù)功能。檔案能夠記錄大多數(shù)職工的工作情況，從而將學(xué)習(xí)發(fā)展?fàn)顟B(tài)得以呈現(xiàn)。在檔案資源儲存展開中，檔案管理人員要讓檔案信息發(fā)揮出最大作用，從而實現(xiàn)學(xué)校改革，并清晰學(xué)校日后的發(fā)展趨勢。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)利用檔案信息，就能夠找到?jīng)Q策的憑證，從而推進學(xué)校的各項工作有序展開。在信息時代的背景下，學(xué)校要全面落實現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，從而推動教學(xué)工作更加有效的展開。檔案管理人員要有效運用多媒體技術(shù)，針對教學(xué)研究類的檔案信息進行進一步開發(fā)。通過有效運用信息手段，將信息加以利用，讓檔案信息實現(xiàn)更廣泛的共享，為應(yīng)用檔案信息的人員帶來更大的便捷，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享。針對校園中部分文件，就需要將其管理好，給師生查詢信息帶來更大方便，發(fā)揮出其服務(wù)功能最大的作用[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，在高校檔案管理工作的展開中，應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并積極采取行之有效的對策，如要對檔案管理工作加以重視，并有效提高檔案的信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息化最大的應(yīng)用價值，并對檔案內(nèi)容進一步完善，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和全面性。對于此，在全方位展開高校檔案管理工作后，推進高校各項管理工作的順利進行。高校檔案管理工作對高校的發(fā)展發(fā)揮著重要作用，讓高校檔案工作實現(xiàn)科學(xué)化，使其應(yīng)用價值得到更大程度的提升，因此，必須采取整體把控的思維方式。從整體把握高校檔案工作，對檔案管理工作中遇到的問題給予高度重視，從而在整體上開拓檔案工作的新路徑。