祝小玲

（延壽縣檔案館，黑龍江 哈爾濱 150700）

檔案收集工作是積累檔案的一種手段，是檔案業(yè)務(wù)工作的起點(diǎn)，是一個(gè)單位實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)具體措施。檔案收集的齊全與否，直接影響到檔案資源的存儲(chǔ)，檔案收集工作質(zhì)量的高低，會(huì)直接影響檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作質(zhì)量，尤其是直接影響到檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，必須引起基層單位的足夠重視。

1 加強(qiáng)檔案材料收集整理的重要性分析

1）為開(kāi)展檔案工作奠定基礎(chǔ)，在開(kāi)展教學(xué)、行政管理等工作的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，且具有一定的保存價(jià)值。通過(guò)對(duì)檔案材料整理的方式對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，由專(zhuān)人集中整理，做好電子檔案、照片、材料的收集、積累、保管、整理立卷與歸檔工作，并在實(shí)際歸檔的過(guò)程中嚴(yán)格按照相關(guān)的程序進(jìn)行操作，完成檔案資料的收集與整理，并將分類(lèi)好的材料進(jìn)行統(tǒng)一保管。由此可知檔案材料收集整理的工作較為突出，是開(kāi)展檔案工作的基礎(chǔ)與前期，為此要充分認(rèn)識(shí)到檔案材料收集整理的重要性，保證后續(xù)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2）提升檔案管理工作質(zhì)量，學(xué)院工作較為多樣，檔案數(shù)據(jù)來(lái)源廣泛，如果不對(duì)其進(jìn)行及時(shí)整理將會(huì)降低檔案管理質(zhì)量。學(xué)院兼職檔案員應(yīng)提升自身的責(zé)任意識(shí)，保證檔案材料收集整理的及時(shí)性，體現(xiàn)檔案材料的完整性，以此為其他工作的開(kāi)展提供理論依據(jù)。在收集整理檔案資料的過(guò)程中，如果收集整理不及時(shí)，當(dāng)出現(xiàn)支離破碎的資料文件時(shí)將不能反映出事業(yè)單位運(yùn)行的具體情況，一定程度上將會(huì)阻礙工作的順利開(kāi)展。為此，通過(guò)加強(qiáng)檔案材料收集整理的方式真實(shí)還原各項(xiàng)工作，從整體上提升檔案材料管理質(zhì)量。

2 基層事業(yè)單位如何開(kāi)展好檔案收集工作

2.1 利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行資料收集

在信息化背景下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成為企事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)中不可或缺的組成部分，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠更好地提升文書(shū)檔案管理效率，削減檔案收集和歸檔的復(fù)雜性。鑒于此，檔案管理人員要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)熟練操作和掌握，設(shè)置辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的賬戶權(quán)限，以便在系統(tǒng)中對(duì)上級(jí)要求和批示的文件進(jìn)行查看。文書(shū)檔案管理人員如果完成相關(guān)辦理事項(xiàng)，一定要及時(shí)向相關(guān)部門(mén)進(jìn)行材料收集，不可存在拖后或者延誤，以避免文書(shū)檔案資料信息出現(xiàn)缺失或者不全，影響收集和歸檔效果。另外，工作人員還應(yīng)做好文書(shū)檔案的編研工作，加強(qiáng)編制專(zhuān)題的應(yīng)用效率，幫助管理人員更好地進(jìn)行工作開(kāi)展，促使部門(mén)及其相關(guān)工作人員明確文書(shū)檔案收集和歸檔的重要性，保證文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展，促進(jìn)企事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 要做好檔案整理

凡是列入歸檔的檔案，要有完整的移交手續(xù)，按照檔案歸檔細(xì)則，做好登記、分類(lèi)、立卷、完善、加工整理，確保檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等有歷史關(guān)聯(lián)，保管期限劃分準(zhǔn)確，排列編目系統(tǒng)。做好檔案保管工作。檔案室建設(shè)是檔案保管的基礎(chǔ)，應(yīng)配備合格的檔案室及檔案裝具；應(yīng)有適宜的溫濕度控制和調(diào)節(jié)，同時(shí)要有防火、防盜、防塵、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防有害生物、防電磁輻射等有效措施。還應(yīng)提高檔案保護(hù)意識(shí)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案保護(hù)人員，采用科學(xué)技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行有效的復(fù)制、修復(fù)，以延長(zhǎng)檔案壽命。

2.3 豐富檔案材料收集整理方式

當(dāng)前檔案材料收集整理方式具有多樣性，在此環(huán)節(jié)中要將常規(guī)收集法、過(guò)程控制法、零星臨時(shí)收集法、主動(dòng)工作投入法等有效地結(jié)合在一起。第一，常規(guī)收集法。這種方式應(yīng)用較為普遍，學(xué)院在開(kāi)展工作的過(guò)程總會(huì)產(chǎn)生檔案資料，在對(duì)這些檔案資料進(jìn)行歸檔的過(guò)程中要求產(chǎn)生單位對(duì)其進(jìn)行集中整理并匯總，并交由檔案管理部門(mén)。在制定收集歸檔方式的過(guò)程中可以設(shè)置兼職檔案員，并分別安置在不同的部門(mén)，對(duì)歸檔的范圍以及程序進(jìn)行規(guī)范。第二，過(guò)程控制法。主要是對(duì)文件材料的質(zhì)量進(jìn)行控制，包括書(shū)寫(xiě)材料、電子材料以及印刷材料執(zhí)行進(jìn)行全面的檢查，并在歸檔的過(guò)程中及時(shí)糾正存在偏差的問(wèn)題，以此保證檔案材料歸檔的準(zhǔn)確性。第三，零星臨時(shí)收集法。主要針對(duì)的是在檔案材料收集整理過(guò)程中存在遺漏的情況，如對(duì)校慶等活動(dòng)所產(chǎn)生的資料文件進(jìn)行收集，或者是對(duì)突發(fā)性活動(dòng)資料文件的收集。第四，主動(dòng)工作投入法。主要是指學(xué)校的檔案部門(mén)積極發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)開(kāi)展不同形式的服務(wù)，為教學(xué)科研、行政等工作的開(kāi)展提供便利，以此保證檔案材料收集整理的有效性，提升收集整理效果。

2.4 及時(shí)更新檔案收集工作觀念

構(gòu)建信息系統(tǒng)，提升收集管理效率。辦公室檔案收集整理的復(fù)雜性和嚴(yán)謹(jǐn)性一直以來(lái)都特別受關(guān)注，而滿足日常檔案管理要求的重要做法就是引入先進(jìn)的技術(shù)手段，運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)收集整理各方面的檔案信息，加大對(duì)信息的安全和完整性保護(hù)力度。辦公室構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中，需要著重做好以下幾項(xiàng)工作：一是對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的硬件和軟件進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，為系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和運(yùn)轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。辦公室先要對(duì)以往的硬件設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，淘汰掉與檔案信息化管理要求不相符的設(shè)施設(shè)備，同時(shí)還需要引入新的硬件設(shè)備與設(shè)施，確保硬件系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。在軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作當(dāng)中，需要充分考慮辦公室檔案收集整理的職能與單位發(fā)展的要求，保證軟件開(kāi)發(fā)與工作要求一致，并做好軟件系統(tǒng)的定時(shí)更新與優(yōu)化。在這一環(huán)節(jié)要重點(diǎn)做好安全建設(shè)，開(kāi)發(fā)防火墻、安全保密等技術(shù)，維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，防止信息泄露。二是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行信息化素養(yǎng)培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案工作人員積極學(xué)習(xí)有關(guān)的信息知識(shí)和技術(shù)手段，掌握文件分類(lèi)、查找等操作方法，同時(shí)建立起良好的責(zé)任意識(shí)，維護(hù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范，完成各項(xiàng)操作。為適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展、檔案內(nèi)容與形式變革和人們信息需求變化的要求，檔案工作者應(yīng)該及時(shí)更新檔案原有的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立“大檔案觀”。所謂“大檔案觀”，即是將一切具有保存價(jià)值的文件視為檔案。而不論這些文件是否辦理完畢，不論這些文件是紅頭文件還是非紅頭文件，不論這些文件是紙質(zhì)的還是電子的，不論這些文件是文字、圖表的還是音頻、視頻的。將這些歸檔材料收集齊全完整，并經(jīng)系統(tǒng)整理形成檔案，能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案收集工作的開(kāi)展對(duì)于各單位來(lái)說(shuō)有著重要的作用，事業(yè)單位檔案收集工作中涉及復(fù)雜的檔案資源，為了保證檔案收集工作的效果，應(yīng)對(duì)檔案收集工作進(jìn)行全面的改善，提升檔案收集管理水平?？稍跈n案工作中建立完善的檔案管理制度，采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案收集，加強(qiáng)對(duì)檔案收集質(zhì)量的控制，全面開(kāi)展檔案的安全管理工作，提升檔案人員的技術(shù)能力，使檔案收集工作滿足實(shí)際的需求。