盧芳芳

（河池市第一人民醫(yī)院，廣西 河池 546300）

文書檔案是記錄醫(yī)院發(fā)展的重要載體，包含的內(nèi)容十分廣泛，涵蓋了醫(yī)院在醫(yī)療管理，行政管理，黨、群建設(shè)以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。是醫(yī)院日常管理工作的記錄。想要進(jìn)一步提升醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量，需要保證文書檔案的真實性和完整性，對充分發(fā)揮檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)有積極作用。

1 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作概述

1）文書檔案收集和歸檔的含義。文書檔案作為重要的文字資源在醫(yī)院管理中發(fā)揮重要參考作用的材料，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定，將分散在不同科室、部門的檔案資料集中起來，并對其進(jìn)行分類整理使之有序化。這是提升檔案管理規(guī)范化發(fā)展的必要手段。2）文書檔案收集和歸檔的范圍。歸檔范圍就是醫(yī)院歸檔文件的整理范圍，主要包括這幾方面：（1）能夠充分反映醫(yī)院行政管理活動的資料；（2）由上級主管部門下發(fā)的文件和資料；（3）發(fā)布性文件：主要包括各種通知、公示等；（4）內(nèi)部使用文件：該檔案具有一定機密屬性，主要包括醫(yī)院內(nèi)部會議記錄、年度總結(jié)、規(guī)章制度等；（5）記載性文件：包括醫(yī)院發(fā)展歷程等；（6）證明性文件：例如介紹信、黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移存根等。3）文書檔案收集和歸檔的重要性。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人監(jiān)管保存，重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費。文書檔案收集和歸檔工作是完善檔案管理工作的必要手段，能夠為醫(yī)院管理工作順利開展打下基礎(chǔ)，該工作涵蓋的范圍廣泛，涉及醫(yī)院運營的方方面面，也詳細(xì)記錄了醫(yī)院發(fā)展過程中的重大事件，能夠為管理者制定關(guān)鍵決策提供必要參考依據(jù)。在醫(yī)療體制深化改革的背景下，文書檔案已經(jīng)成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分，是豐富醫(yī)院文化的重要載體。

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個重要組成部分，醫(yī)院檔案工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)，主要表現(xiàn)在：

2 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

1）檔案管理不夠規(guī)范。就目前情況來看，很多醫(yī)院在發(fā)展過程中更注重業(yè)務(wù)活動和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升，忽略了文書檔案的重要性，在該工作方面的資金和人力資源投入較少，對文書檔案收集與歸檔的規(guī)范化發(fā)展帶來阻礙。部分醫(yī)院并未指定專業(yè)人士進(jìn)行管理，而是由其他行政部門員工兼職，這些員工對文書檔案收集與歸檔工作的認(rèn)識程度不高，不具備專業(yè)化的工作技巧，難以充分發(fā)揮檔案管理工作的價值和作用。2）檔案管理人員素質(zhì)不高。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少。一般醫(yī)院比較重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育；對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機會不夠，許多檔案管理人員的管理水平停留在管理經(jīng)驗傳授上，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。3）文書檔案收集不全面。文書檔案包含的內(nèi)容十分廣泛，對醫(yī)院發(fā)展具有重要參考價值，如果資料收集不夠全面，就會讓該工作無從開展。造成文書檔案收集不全面的主要原因在于，沒有針對性的篩選出有價值的檔案信息，很多檔案散落在醫(yī)院各個科室和部門，影響該工作的整體性。

3 醫(yī)院加強文書檔案收集與歸檔工作的策略

1）完善醫(yī)院文書檔案管理體系.文書檔案對醫(yī)院各項工作的順利開展都有重要促進(jìn)作用，尤其是對于大型綜合類醫(yī)院而言，文書檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，不僅能夠有效解決醫(yī)患糾紛，還能夠提升醫(yī)院內(nèi)部管理效率。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員和基層檔案管理人員都需要充分意識到文書檔案工作的重要性，不管是在人力資源還是資金方面，都應(yīng)該向文書檔案管理工作有所傾斜，創(chuàng)造更好的工作環(huán)境。除此之外，還需要在醫(yī)院內(nèi)部做好宣傳工作，這有助于工作人員意識到文書檔案的價值，具體可以從這幾方面開展：（1）強化宣傳力度，創(chuàng)新宣傳形式，提升宣傳效果，逐漸引導(dǎo)工作人員樹立正確的工作理念；（2）擴大文書檔案宣傳范圍。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、基層員工都需要參與其中，加強信息技術(shù)的應(yīng)用，使傳統(tǒng)人工管理朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展；要根據(jù)醫(yī)院實際發(fā)展情況，定期對文書檔案管理工作開展情況進(jìn)行檢查和考核，及時發(fā)現(xiàn)該工作存在的問題并采取針對性地解決措施，提升文書檔案管理的整體效果；（3）大力宣傳文書檔案管理的意義，強化人員對該工作重要性的認(rèn)識，為檔案收集與歸檔的順利開展提供保障；（4）構(gòu)建激勵機制，全面強化檔案管理人員工作積極性，營造良好的工作氛圍。2）提升檔案管理人員綜合素質(zhì).想要進(jìn)一步強化文書檔案收集與歸檔工作質(zhì)量，提升工作效率，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者需要定期開展教育培訓(xùn)活動，提升文書檔案工作人員的專業(yè)能力。具體可以從這幾方面進(jìn)行：[診療工作文件屬于病歷檔案，建議不要這點，可以從加強《檔案法》學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面論述，比如《檔案法》第十四條就有規(guī)定“應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。”“國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔?！盷，加強《檔案法》的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案人員依法收集管理檔案的能力。（2）醫(yī)院需要出臺相關(guān)政策，大力引進(jìn)專業(yè)人才，提升招聘門檻，擇優(yōu)錄取工作經(jīng)驗豐富、個人能力強的員工；（3）定期進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員了解文書檔案收集的范圍以及歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，提升工作效率；（4）在對檔案管理人員培訓(xùn)的過程中，不僅需要提升其專業(yè)方面的能力，還要培養(yǎng)責(zé)任意識和保密意識，確保文書檔案的安全性和完整性。由于文書檔案具有一定特殊性，在系統(tǒng)化培訓(xùn)下，檔案管理人員要具備法律意識、責(zé)任意識，以大局為重，不得泄露檔案中的有關(guān)內(nèi)容。3）創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔方法.當(dāng)前醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的主動性不強，方法較為單一，在醫(yī)療體制深化改革的背景下，傳統(tǒng)文書檔案管理方式難以讓醫(yī)院順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，必須要調(diào)整工作方式。在檔案收集和歸檔工作中，要進(jìn)一步提升發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，一旦出現(xiàn)問題立刻制定解決對策。要制定績效考核體系、激勵政策，全面激發(fā)文書檔案管理人員工作積極性和主動性，檔案管理部門要和其他部門之間進(jìn)行交流，對文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，提升檔案管理水平。除此之外，醫(yī)院還需要在文書檔案管理工作方面投入更多資金和人力資源，完善硬件設(shè)施，合理應(yīng)用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，設(shè)置專門的文書檔案管理機房，定期對計算機進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，推動文書檔案管理工作朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，為文書檔案收集與歸檔工作順利進(jìn)行創(chuàng)造良好條件。4）嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行.在醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)行的過程中，需要遵循以下幾方面原則：（1）規(guī)范性原則：不管是收集還是歸檔，都需要嚴(yán)格按照醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行，包括檔案的編碼、裝訂、紙張大小選擇，都需要做到科學(xué)規(guī)范；（2）真實性：要確保檔案信息的真實性，對檔案內(nèi)容進(jìn)行審核和鑒別；（3）安全性：做好保密工作，避免檔案泄露。

4 結(jié)語

總而言之，文書檔案收集與歸檔工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，在該工作開展的過程中，有關(guān)人員要充分意識到文書檔案的重要性，創(chuàng)新工作方法，轉(zhuǎn)變思想理念，合理應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，本著規(guī)范性、真實性、安全性的原則，全面強化醫(yī)院文書檔案管理工作水平。