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        醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和檔案工作水平的提高

        2021-04-14 21:46:42
        卷宗 2021年3期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)患檔案管理人員

        張 良

        (青州市高柳中心衛(wèi)生院,山東 青州 262500)

        醫(yī)院的檔案種類繁多,涉及細(xì)節(jié)的檔案很多,從文書到病歷,從醫(yī)院職工到每個患者,每一份檔案都關(guān)系到醫(yī)患關(guān)系,關(guān)系到醫(yī)院工作的開展。傳統(tǒng)的檔案以文字、紙張的形式保存,占用空間,容易損壞遺失,隨著時代技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的普及以及大數(shù)據(jù)在各個領(lǐng)域都有所應(yīng)用,也影響著醫(yī)院檔案管理工作。能夠同時提升管理效率,新技術(shù)是雙刃劍,也有許多需要不斷改進(jìn)嘗試的地方。

        1 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的作用及意義

        1)基層的醫(yī)院有許多需要管理的部門,也是一個完善的系統(tǒng),檔案管理是其中之一。檔案管理的好壞能夠體現(xiàn)出一家醫(yī)院的整體水平以及管理能力,也是一家醫(yī)院能夠長久運(yùn)行下去的必要保障。從管理層次出發(fā),醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,分門別類有許多細(xì)枝末節(jié)需要注意,需要應(yīng)用到組織學(xué)等多方面的學(xué)科綜合,從檔案學(xué)方面講,需要對病例、醫(yī)療器械、醫(yī)生護(hù)士等職工等檔案進(jìn)行分類、整理、存放并建立檢索系統(tǒng),形成方便后期調(diào)用的搜索體系。因此,醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院運(yùn)行中扮演重要角色,需要引起重視。

        2)醫(yī)院的檔案管理也是一所醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,傳統(tǒng)的檔案管理受到技術(shù)沖擊,越來越不能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)的時代。管理學(xué)學(xué)科本身就是根據(jù)技術(shù)變化而不斷變化的學(xué)科。許多曾經(jīng)需要繁瑣重復(fù)的工作,在利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)時變得簡單而高效。不斷地進(jìn)行信息化建設(shè),利用最新的技術(shù)手段,完成檔案管理工作的創(chuàng)新,是醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)努力改進(jìn)的方向。在社會化信息化的當(dāng)下,才能更好地提升醫(yī)院的競爭力。

        3)醫(yī)院檔案管理關(guān)系醫(yī)患關(guān)系,是醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的重要體現(xiàn)。醫(yī)院都為就診的患者提供病歷,為持續(xù)治療的病患構(gòu)建治療的檔案。這一部分檔案對患者十分重要,甚至關(guān)系到患者能否進(jìn)行有效治療。當(dāng)患者轉(zhuǎn)院或者出院,這一部分檔案將成為患者繼續(xù)治療的有效依據(jù)。因此,良好高效的醫(yī)院檔案管理,能夠緩和當(dāng)下緊張的醫(yī)患關(guān)系,能夠更好地為患者以及醫(yī)生進(jìn)行服務(wù)。

        4)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作,是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的需要,對于醫(yī)院能否提升服務(wù)水平,甚至?xí)x級更高等級的醫(yī)院都是必要的工作。醫(yī)院的檔案管理的高效良好,一方面反映了醫(yī)院整體的管理理念,另一方面反映出醫(yī)院的嚴(yán)謹(jǐn)和創(chuàng)新的精神。試問,在檔案管理工作中都能夠一絲不茍注重效率的醫(yī)院,如何能在治療患者時,不盡心盡責(zé),勇于開拓。技術(shù)成熟,理念創(chuàng)新都是檔案管理工作提升的重要途徑和措施。

        2 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和檔案工作存在的問題

        從醫(yī)院創(chuàng)辦以來,醫(yī)院的檔案工作伴隨醫(yī)院始終。檔案管理工作思路要與時俱進(jìn),不能停留在原地。舊時代的紙質(zhì)檔案,效率低、工作內(nèi)容枯燥繁瑣,管理理念落后,導(dǎo)致許多管理環(huán)節(jié)不合理,現(xiàn)代信息化速度的加快,加快檔案管理工作變革,倒逼醫(yī)院進(jìn)行管理創(chuàng)新,理清思路,重視問題來源,才能有的放矢:

        1)醫(yī)院檔案管理不主動謀求創(chuàng)新,往往是出現(xiàn)了漏洞和問題,才進(jìn)行改革實(shí)踐,導(dǎo)致檔案管理工作不得不進(jìn)行創(chuàng)新以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的變革和從業(yè)及就醫(yī)患者的要求。這種被動的創(chuàng)新,缺少魄力和動力,導(dǎo)致許多工作滯后,人員思想散漫,許多本該提前完成的工作,停滯不前,大大影響了醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)。

        2)許多公立醫(yī)院缺少創(chuàng)新改革動力,檔案管理人員產(chǎn)生思想惰性,不愿意在已有的工作上進(jìn)行改變?!盎烊兆印钡亩栊运枷氪娌牛璧K創(chuàng)新變革。另外,因?yàn)楣⑨t(yī)院的獎勵機(jī)制和晉升機(jī)制的不健全,導(dǎo)致檔案管理崗位上人員缺少學(xué)習(xí)創(chuàng)新動力,無法適應(yīng)新的管理模式,面臨淘汰局面。

        3)從業(yè)人員素質(zhì)不一,甚至安排其他科室文員兼職檔案管理工作,缺少必要重視。重點(diǎn)內(nèi)容都安排在醫(yī)生等崗位,檔案管理人員缺少必要的培訓(xùn),專業(yè)性和學(xué)習(xí)能力普遍差強(qiáng)人意。有數(shù)據(jù)顯示,管理人員缺少專業(yè)素養(yǎng),與醫(yī)院檔案管理工作混亂,產(chǎn)生醫(yī)患矛盾隱患,甚至影響醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展成正比例關(guān)系。在眾多競爭者中處于劣勢地位。

        4)管理意識薄弱,制度體系缺少創(chuàng)新。缺少憂患創(chuàng)新意識,工作的態(tài)度和能力明顯不能夠勝任檔案管理工作,思想上倦怠,本職工作尚且理不清頭緒,更不用創(chuàng)新和提升。并且,許多管理層認(rèn)為醫(yī)院的核心競爭力在設(shè)備和醫(yī)生水平上,對于檔案管理投入人力物力較少。沿用舊的規(guī)章制度,不能夠依據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況和技術(shù)發(fā)展重新修訂制度條款,在體系設(shè)計上缺少必要的創(chuàng)新。意識和制度,往往決定管理崗位人員的職責(zé)和創(chuàng)新意識,沒有較強(qiáng)的意識和相對先進(jìn)科學(xué)的管理制度,醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化無從談起。

        3 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和檔案工作文水平提升的措施

        1)重視檔案管理工作?;鶎俞t(yī)院的檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院的重要組成部分,管理層需要重新審視,規(guī)劃重點(diǎn)。注重醫(yī)院基層檔案管理工作。組織進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn),配置必要的專業(yè)人員,加強(qiáng)對檔案室和檔案管理設(shè)備的維護(hù)和更新。從意識和管理行動上重視醫(yī)院檔案管理工作。

        2)有效利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)。先進(jìn)的技術(shù)手段為檔案管理的創(chuàng)新提供了技術(shù)支持也提供了可能性,相對完善的技術(shù)和信息化程度,是必然趨勢,也是改進(jìn)方向,這種技術(shù)的效率化,是肉眼可見的,也是一種相對容易利用的改進(jìn)提升手段。另外,對檔案的保管、加密也有著十分便利的好處。先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用,也為后期檔案的調(diào)取以及分析提供了技術(shù)保障,實(shí)行從建立檔案到檔案提取無縫銜接。

        3)加強(qiáng)醫(yī)患溝通,建立有效檔案。雖然治病救人是醫(yī)院的主要責(zé)任,但是基層檔案管理是對后續(xù)醫(yī)院管理的保障。在檔案管理工作中,同樣需要加強(qiáng)醫(yī)患關(guān)系的溝通,向患者介紹檔案工作中需要配合和需要患者注意的地方。例如在提取病歷檔案時,可以開設(shè)自主預(yù)約的app等手段,教給患者如何方便快捷調(diào)取檔案,提升主動服務(wù)意識,促進(jìn)醫(yī)患交流,也是基層檔案管理工作者的需要改進(jìn)的地方。

        4)部門配合,形成聯(lián)動機(jī)制?;鶎俞t(yī)院檔案管理過程中往往涉及醫(yī)院的各個部門,所涉及的方面種類繁多,這樣就要求各個部門能夠配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的收集和保存,形成聯(lián)動機(jī)制,提升檔案管理的效率。此外,各部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身部門的特點(diǎn),向檔案管理部門提出建議,提出改進(jìn)創(chuàng)新的方法和措施,共同進(jìn)行創(chuàng)新改革,整體提升醫(yī)院的管理質(zhì)量。

        5)吸引檔案管理專業(yè)人才,設(shè)置獎勵晉升機(jī)制。人才,是每個管理層面都必須需要的必要條件。專業(yè)人才可以減少管理成本,提升管理質(zhì)量。此外,由于積習(xí)已久,許多基層醫(yī)院檔案管理崗位人員配置缺少專業(yè)人士,人員福利待遇低于其他崗位人員,導(dǎo)致崗位人員缺少動力進(jìn)行創(chuàng)新,因此合理設(shè)置獎金以及晉升機(jī)制,例如,可以根據(jù)患者滿意情況以及管理綜合考評,讓管理人員參與到醫(yī)院日常獎勵分配制度中,有動力才會有活力,才能創(chuàng)新提升工作。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和檔案工作水平的提高影響著醫(yī)院的競爭力,是醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)。改革和創(chuàng)新并非一蹴而就,需要從制度設(shè)計到人員配置以及理念上共同提升,這樣才能促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

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