姜 萍

（長春市政府公物倉，吉林 長春 130000）

在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展背景下，事業(yè)單位開展工作產(chǎn)生的文書檔案資料也日益增多，繼續(xù)沿用以往手工模式進行文書檔案管理工作，不僅工作效率低下，還無法實現(xiàn)有價值檔案信息挖掘和利用，進而推動事業(yè)單位更加健康長遠發(fā)展。迫切需要跟上時代發(fā)展腳步，將辦公自動化滲透到文書檔案管理當中，在促進文書檔案管理模式創(chuàng)新升級的同時，提高文書檔案管理工作效率和質量[1]。本文聯(lián)系辦公自動化為事業(yè)單位文書檔案管理帶來的巨大優(yōu)勢，對當前開展文書檔案管理工作體現(xiàn)出的辦公自動化認識不足、檔案管理脫離自動化系統(tǒng)、文檔保密性迎來較大挑戰(zhàn)等問題進行詳細分析，并提出幾點優(yōu)化措施，以供參考。

1 辦公自動化為事業(yè)單位文書檔案管理帶來的巨大優(yōu)勢

在事業(yè)單位開展文書檔案管理工作時，對辦公自動化進行有效運用，可以發(fā)揮以下作用：

1）提高檔案管理工作效率，在辦公自動化背景下，事業(yè)單位開展工作產(chǎn)生的文書檔案資料，可以直接通過網(wǎng)絡進行收集、整理、分類和管理，在提高文書檔案管理工作效率基礎上，還有效避免了人工操作疏漏、錯誤等問題發(fā)生。

2）確保檔案信息數(shù)據(jù)質量，以往采用紙張方式對文書檔案進行保管，極容易出現(xiàn)損壞情況，使得檔案信息數(shù)據(jù)不夠完整，對后期有價值信息挖掘和利用也會產(chǎn)生極大影響，然而在實現(xiàn)辦公自動化以后，所有的文書檔案信息都會儲存在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，并可以利用數(shù)據(jù)備份、云盤保存等方式，避免出現(xiàn)不完整、信息失真等狀況。

3）提高檔案信息分享利用水平，在實現(xiàn)文書檔案管理全面辦公自動化以后，事業(yè)單位各部門之間聯(lián)系也會更加密切，尤其是在文書檔案信息使用方面，可以直接省略審批環(huán)節(jié)，通過統(tǒng)一辦公系統(tǒng)進行文書檔案信息搜索、分享和利用，進而促進文書檔案重要價值得到充分發(fā)揮。

4）長久保存且綠色環(huán)保，以往對文書檔案進行保存，主要通過紙質檔案實現(xiàn)，操作中除了要按照規(guī)定要求對檔案進行書寫以外，還要避免檔案制作、管理和使用出現(xiàn)破壞、丟失等情況，以對文書檔案長久可靠保存帶來不利影響，然而自從實現(xiàn)辦公自動化以后，對文書檔案進行管理可以直接通過電子文件檔案實現(xiàn)，并且支持磁盤備份、陣列儲存和網(wǎng)絡云等，極大保障了文書檔案數(shù)據(jù)信息安全性和完整性，另外通過OA系統(tǒng)可以儲存大量文書檔案，在一定程度上也節(jié)約了大量紙資源，綠色環(huán)保效果更好[2]。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理存在問題分析

當前，事業(yè)單位開展文書檔案管理工作，還顯現(xiàn)出以下問題亟待解決：

1）辦公自動化認識不足，隨著現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，社會各領域開展工作依托計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術，大范圍的實現(xiàn)了辦公自動化，在提高實際辦公效率的同時，將人們從繁雜工作事務中解脫出來，然而在事業(yè)單位辦公自動化方面，受領導層對辦公自動化認識不夠深入影響，使得實際開展工作沒有給予文書檔案辦公自動化管理足夠支持，導致文書檔案管理難以完整融入辦公自動化模塊，實際開展文書檔案管理業(yè)務也出現(xiàn)較多不適應狀況，通過文書檔案管理活動為企業(yè)發(fā)展提供較多戰(zhàn)略信息作用也無法得到充分發(fā)揮，并對事業(yè)單位穩(wěn)定長遠發(fā)展帶來不良影響。

2）檔案管理保密性迎來巨大挑戰(zhàn)，辦公自動化系統(tǒng)下的文書檔案信息始終處于動態(tài)更新狀態(tài)，并且受到網(wǎng)絡環(huán)境開放性特征影響，導致文書檔案安全性受到極大威脅，特別是針對文書檔案蘊含的信息資料內容，非常容易遭到破壞和修改，同時隨著現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，網(wǎng)絡環(huán)境也日趨復雜，再加上非法盜竊技術的更新?lián)Q代，對文書檔案內容真實性、完整性、保密性造成巨大威脅，必須要提高防范意識，保障文書檔案安全性。

3）文書檔案管理重點把握不足，以往進行文書檔案管理，其工作重點主要放在文書歸類、文檔編號、文件歸檔等上面，但是在對文書檔案管理實施辦公自動化以后，文書歸類、文檔編號等工作可以直接通過辦公系統(tǒng)自動完成，新時期文書檔案管理工作重點需要轉移到內容檢查鑒定、檔案分享利用、信息數(shù)據(jù)深入挖掘等方面，使事業(yè)單位文書檔案管理朝著縱深方向邁進，并指引事業(yè)單位更加健康穩(wěn)定 發(fā)展。

4）工作人員專業(yè)素質有待提升，隨著事業(yè)單位文書檔案管理工作日益走向自動化和信息化，對檔案工作人員專業(yè)素質也提出更高要求，尤其是在業(yè)務技能、信息化運用方面，以往工作人員素質水平已經(jīng)無法滿足當前文書檔案管理工作需要，急需事業(yè)單位引起重視和堅持與時俱進，組織文書檔案工作人員對新的檔案管理知識、工作模式、技術手段等進行學習和實踐，使檔案人員專業(yè)素質更加契合企業(yè)實際工作需求[3]。

3 辦公自動化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化和改進探討

3.1 提高辦公自動化認識

只有充分認識到辦公自動化在企業(yè)文書檔案管理中應用的重要價值，才能夠在實際行動中加以體現(xiàn)，為此需要事業(yè)單位領導層認清辦公自動化體系的戰(zhàn)略價值，并為自動化文書檔案管理提供足夠支持，引導和督促企業(yè)文書檔案管理自動化系統(tǒng)構建，在操作中也要結合事業(yè)單位實際狀況，確保所建立的自動化系統(tǒng)高度契合事業(yè)單位文書檔案管理工作流程及需要，進而為文書檔案管理工作有序、高效和高質完成奠定良好基礎[4]。同時，對文書檔案管理流程進行重新構建，主要是傳統(tǒng)的管理流程已經(jīng)無法滿足當前工作開展需要，要深入到文書檔案管理活動的各個模塊當中，對相對應的規(guī)范標準制度內容進行建立和完善，尤其是在標準化操作方式上，可以結合檔案管理信息化軟件，對管理流程進行專項設計，在防止管理流程不適應情況發(fā)生的同時，促進文書檔案管理活動有條不紊展開[5]。

3.2 重視檔案保密性工作

雖然文書檔案自動化管理可以有效規(guī)避傳統(tǒng)因素帶來的文本丟失、遭遇破壞等威脅，但是互聯(lián)網(wǎng)開放環(huán)境下也為其帶來新的危險源，如：感染病毒、竊取信息等，對文書檔案完整性、真實性產(chǎn)生極大影響。為防止這類問題發(fā)生，就需要事業(yè)單位在開展文書檔案自動化管理時，對安全工作引起高度重視，除了要加快文書檔案管理自動化系統(tǒng)建設以外，也要注重系統(tǒng)安全防護，實踐中可以對防火墻、云備份等技術進行充分利用，在防止病毒入侵的同時，對文書檔案實施有效保護，即便是出現(xiàn)丟失、破壞情況，也可以通過云備份保障檔案信息完整性[6]。同時定期對系統(tǒng)進行殺毒和升級，可以有效防止病毒入侵，必要情況下事業(yè)單位還可以對內網(wǎng)進行建設，可以有效隔絕外界在網(wǎng)絡環(huán)境存在威脅，文書檔案安全性也得到有力保障。另外，事業(yè)單位可以按照重要程度對文書檔案進行分層管理，針對平時較常使用的文書檔案資料，可以定期進行云備份，對于較為重要的文書檔案，除了要使用普通硬盤備份方式以外，還要做好權限等級管理，避免數(shù)據(jù)資料出現(xiàn)泄漏情況。

3.3 明確文書檔案管理重點

事業(yè)單位在對文書檔案實施自動化管理時，其工作重心也發(fā)生轉移，實際開展工作不再是將重點落在檔案收集、整理和歸檔上面，而是朝著內容檢查核定、檔案共享使用、信息資料深入分析等方向轉變，在提高檔案管理工作效率基礎上，促進各項文書檔案資料得到有效使用，并為事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展保駕護航。實踐中需要對移交的電子文檔屬性進行細致檢查，在確保文檔信息完整和安全以后，按照歸檔文件處理程序進行歸檔[7]。同時，通過文書檔案管理自動化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化，并通過網(wǎng)絡平臺全面實現(xiàn)信息交流和共享，在打破事業(yè)單位各部門之間時間和空間限制的同時，還增進了彼此間溝通和聯(lián)系，促進各項工作任務更加高效展開。此外，事業(yè)單位文書檔案中潛藏了很多有價值信息資源，對這些有價值信息進行充分挖掘和利用，可以為企業(yè)重要決策制定提供有力支撐，并帶領事業(yè)單位獲得健康持續(xù)發(fā)展，實踐中需要對企業(yè)檔案進行分門別類保管，并依托現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計算等技術，加強文書檔案信息資料分析和處理，并實現(xiàn)檔案信息資料有效利用。

3.4 提升檔案人員素質水平

文書檔案管理實現(xiàn)自動化以后，對檔案人員專業(yè)素質也會提出更高要求，除了要具備扎實的專業(yè)基礎知識以外，還要對文書檔案管理流程及工作要求進行細致把握，并以更加認真、負責態(tài)度對待自身本職工作，使其更加規(guī)范、標準完成。同時在信息技術能力方面，對檔案人員也提出嶄新要求，除了要熟練操作信息技術軟件以外，還要堅持與時俱進對新信息、新技術等進行學習，促進文書檔案管理工作任務更加圓滿完成。實踐中事業(yè)單位可以根據(jù)新時期文書檔案管理工作要求，對外引進一批知識扎實、業(yè)務能力強和懂技術的高素質人才加入到現(xiàn)行工作隊伍當中，并積極組織檔案人員參加教育培訓，使之對自身崗位工作內容及要求進行準確把握，并在實踐訓練中掌握工作技能，在促進文書檔案管理工作有序展開的同時，確保實際工作質量[8]。

4 結語

本文是基于對辦公自動化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化和改進的分析，加快事業(yè)單位文書檔案管理自動化進程，不僅可以促進檔案管理工作模式優(yōu)化升級，還能夠進一步提高檔案管理工作效率與質量，然而聯(lián)系事業(yè)單位文書檔案管理實際還存在許多不足，需要對這些問題進行細致分析，并立足實際對提高辦公自動化認識、重視文書檔案安全工作、準確把握檔案管理重點等措施進行運用，可以充分發(fā)揮辦公自動化應用優(yōu)勢，相應文書檔案管理水平也會得到極大提高。