孫海靜

（青州市城鄉(xiāng)環(huán)衛(wèi)中心，山東 青州 262500）

事業(yè)單位在我國社會服務(wù)體系中扮演著重要的角色，檔案則是事業(yè)單位實(shí)施管理和服務(wù)過程中產(chǎn)生的文件資料和數(shù)據(jù)文獻(xiàn)。檔案的妥善應(yīng)用有利于提升事業(yè)單位的整體業(yè)務(wù)能力，也正因此，很多事業(yè)單位將目光集中于改善檔案管理、提升檔案服務(wù)能力上，希望通過檔案管理的創(chuàng)新和服務(wù)模式優(yōu)化推動事業(yè)單位工作再創(chuàng)佳績。

1 事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式現(xiàn)狀

時(shí)值信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理體系已然無法適應(yīng)當(dāng)前的事業(yè)單位工作需要。在這種在環(huán)境下，事業(yè)單位有必要對檔案管理工作在內(nèi)的管理體系作出改革，否則就會因?yàn)闊o法適應(yīng)新環(huán)境陷入效率低下的窘境。就檔案管理工作來說，其能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供的支持主要是文獻(xiàn)和數(shù)據(jù)，分析這些記錄以后，事業(yè)單位將會對自身的建立和發(fā)展產(chǎn)生更為深刻的認(rèn)知，從而明確單位的基本性質(zhì)、工作內(nèi)容和發(fā)展水平等。不過需要注意的是，檔案的準(zhǔn)確性和有效性是其發(fā)揮作用的前提。分析現(xiàn)階段的檔案管理工作，可以認(rèn)識到這幾項(xiàng)問題的存在限制了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

1）事業(yè)單位對檔案管理的認(rèn)識不到位。檔案管理工作的重要性不言而喻，但是在事業(yè)單位工作實(shí)際中，很多工作人員沒有充分認(rèn)識到檔案管理的作用，一味地將注意力放在提升業(yè)務(wù)服務(wù)能力上。當(dāng)然，這種狀況的出現(xiàn)也和檔案管理工作的特殊性有關(guān)，強(qiáng)化檔案管理并不像提升業(yè)務(wù)能力般立竿見影，在付出精力卻沒有直接創(chuàng)造利益的情況下，工作人員自然也會將目光轉(zhuǎn)到他們認(rèn)為有價(jià)值的事情上。在這種錯(cuò)誤觀念的支配下，事業(yè)單位普遍不重視檔案管理工作，無論是人力、物力的投入還是制度建設(shè)都顯得極為不足，而這最終也導(dǎo)致檔案管理工作實(shí)際效果不甚理想。實(shí)際上，檔案管理工作本身比較枯燥乏味，若是事業(yè)單位在監(jiān)督管理和執(zhí)行方面的力度不到位，那么管理工作人員經(jīng)過長時(shí)間的工作以后就很容易出現(xiàn)懈怠心理。再加上少數(shù)部門單位不重視檔案管理工作，管理人員無法獲得物質(zhì)資源方面的保障，所以在開展檔案管理工作時(shí)也會受到頗多掣肘。

2）檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。檔案管理工作并不是簡單的整理和記錄工作，而是專業(yè)、系統(tǒng)的管理工作，事業(yè)單位若是想要做好檔案管理工作，就要安排掌握專業(yè)檔案管理知識的人員負(fù)責(zé)工作。不過絕大多數(shù)的事業(yè)單位中并不具備這樣的專業(yè)人才，甚至不少單位沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位，只是安排其他工作人員兼職管理。在身兼數(shù)職的情況下，檔案管理工作人員必然不能將全部精力集中于檔案管理的優(yōu)化建設(shè)。在這種情況下，檔案管理部門的工作人員就只能用有限的時(shí)間管理檔案，管理過程中采用方法幾乎都來源于工作經(jīng)驗(yàn)和他人傳授。盡管這種工作方法能夠幫助管理人員應(yīng)付基本的工作，但是這種操作缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，所以檔案管理的整體質(zhì)量比較差，只能保證檔案的完整性，卻不能將其作用充分發(fā)揮出來。

3）檔案管理手段比較落后。信息技術(shù)的成熟與應(yīng)用為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展提供了有效途徑，目前信息化的檔案管理方式已經(jīng)在事業(yè)單位內(nèi)部中得到了廣泛的應(yīng)用。然而必須認(rèn)識到的是，檔案管理信息化的同時(shí)電子檔案卻沒有得到同步發(fā)展。這種狀況出現(xiàn)的原因比較多樣，其中主要是事業(yè)單位缺乏專業(yè)的信息化檔案管理人才，在計(jì)算機(jī)硬件條件方面也相對較差，即使已經(jīng)有很多現(xiàn)成的管理系統(tǒng)也無法高效使用，這就導(dǎo)致檔案管理工作在技術(shù)層面無法達(dá)到高效工作的要求。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革

事業(yè)單位檔案管理工作中存在的現(xiàn)實(shí)問題無法忽略，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到現(xiàn)存問題所產(chǎn)生的消極影響，并在此基礎(chǔ)上選擇相應(yīng)的應(yīng)對措施，進(jìn)而落到實(shí)處的提高檔案管理能力。以下將嘗試從專業(yè)管理人才的培養(yǎng)、檔案管理技術(shù)的更新、強(qiáng)化工作人員對檔案管理工作重視程度等方面入手，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式改革。

1）提高重視程度。若是事業(yè)單位整體不能用正確的眼光看待檔案管理工作，那么檔案管理就會喪失人力、物力的支持。為了充分發(fā)揮檔案管理對事業(yè)單位運(yùn)行的積極作用，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)所有工作人員深入了解檔案管理的作用，主動采取多樣化的措施提高檔案管理水平。在日常工作中，事業(yè)單位各個(gè)部門要認(rèn)真配合檔案管理部門的工作，將工作事項(xiàng)和人員活動進(jìn)行記錄，從而為事業(yè)單位內(nèi)部的監(jiān)督、評價(jià)、決策提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。合理的檔案管理工作可以對工作人員的基本信息和日常表現(xiàn)作出準(zhǔn)確反應(yīng)，這就會對單位的人事調(diào)動產(chǎn)生一定的影響。由此可見，檔案管理工作與事業(yè)單位的運(yùn)行、工作人員的發(fā)展都密切的關(guān)聯(lián)。事業(yè)單位有必要向工作人員申明檔案管理對個(gè)人和組織的影響，并且定期對檔案管理工作人員實(shí)施教育，以此達(dá)到提高工作人員業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化使命感和責(zé)任感的目的。當(dāng)事業(yè)單位全體工作人員能夠用正確的態(tài)度看待檔案管理工作時(shí)，管理工作的開展及其作用發(fā)揮都將顯著改善。

2）培養(yǎng)專業(yè)人才。事業(yè)單位檔案管理工作最終還是要落實(shí)到從事檔案管理工作的工作人員身上，所以工作人員是否掌握專業(yè)的檔案管理知識，將會直接影響檔案管理工作的成效。對于檔案管理人才的培養(yǎng)，應(yīng)當(dāng)從業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和工作態(tài)度等方面入手。在此以前，事業(yè)單位要在檔案管理工作中設(shè)置專職管理崗位，以防工作人員不能集中精力做好檔案管理工作。業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平的提高貫穿于人才培養(yǎng)全過程，這就意味著事業(yè)單位在人員招聘上就要選擇性地挑選符合檔案管理需要的人才。當(dāng)掌握檔案管理技術(shù)的人才進(jìn)入事業(yè)單位以后，還應(yīng)當(dāng)對其實(shí)施強(qiáng)化教育，定期組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，讓工作人員將理論知識和實(shí)踐相結(jié)合。此外，檔案管理工作人員要經(jīng)常性地進(jìn)行交流，對本單位的檔案管理工作進(jìn)行討論，在不斷深化了解的基礎(chǔ)上提高管理工作的有效性。為了改善檔案管理人員的工作態(tài)度，管理者應(yīng)當(dāng)從制度和思想兩方面進(jìn)行作為。制度指的是構(gòu)建檔案管理工作制度和操作流程，讓檔案管理的每項(xiàng)流程都能有所參考，這樣就能防止管理過程中的主觀隨意性。還有，檔案管理于事業(yè)單位的發(fā)展來說有強(qiáng)烈的現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)明確自身崗位重要性，用責(zé)任感砥礪自己做好每一項(xiàng)檔案管理工作，這樣才能為事業(yè)單位的有序運(yùn)行提供可靠的支持。

3）完善管理方法。完善檔案管理方法是創(chuàng)新管理與服務(wù)模式的必由之路，以往的檔案管理工作經(jīng)常會受到管理方法不全的消極影響，無法幫助其他部門優(yōu)化工作。因此，各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭作用，嚴(yán)格按照檔案管理方法辦事。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門要根據(jù)事業(yè)單位的運(yùn)行實(shí)際，逐步完善管理方法。尤其需要注意的是，檔案管理作用的發(fā)揮需要工作人員樹立牢固的服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，這樣才能為其他部門的工作提供幫助。此外，信息化的管理方法必須實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，檔案管理部門要快步推進(jìn)電子檔案的建設(shè)，促使管理工作向科學(xué)高效轉(zhuǎn)變。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在準(zhǔn)確認(rèn)知檔案管理作用的基礎(chǔ)上作出反應(yīng)，讓全體員工重視、配合檔案管理工作，督促檔案管理提升服務(wù)性和創(chuàng)新性，用科學(xué)高效的檔案管理工作提升事業(yè)單位的運(yùn)行效率。