呂 蓉

（四川大學(xué)，四川 成都 610041）

1 新形勢(shì)下高校接待工作的特點(diǎn)

1.1 調(diào)研單位類(lèi)別多

近幾年隨著高校不斷的深化改革，隨著省校共建、校地合作、企業(yè)與高校的合作不斷推進(jìn)，政府部門(mén)和不同類(lèi)別的企事業(yè)單位到高校調(diào)研、合作的單位增多，這是新形勢(shì)下高校接待工作凸顯的一大特點(diǎn)，但也增加了高校的會(huì)議服務(wù)和接待工作的壓力。

1.2 調(diào)研內(nèi)容廣

兄弟高校之間調(diào)研、交流合作具體表現(xiàn)在師資隊(duì)伍建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室管理、后勤保障等方面。但根據(jù)高校的自身特點(diǎn)和各個(gè)時(shí)期關(guān)注的重點(diǎn)不同，調(diào)研的重點(diǎn)也隨之不同。如2018年8月新時(shí)代全國(guó)高等教育本科教育工作會(huì)的召開(kāi)，提出堅(jiān)持“以本為本”，加快建設(shè)高水平本科教育、全面提高人才培養(yǎng)能力。為更好地辦好本科教育，相互借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，高校之間對(duì)如何辦好的本科教育方面的調(diào)研、交流迅速增長(zhǎng)。另外，隨著高校服務(wù)地方的能力不斷增加，省校共建、市校共建的持續(xù)深入，與企業(yè)合作建立研究中心、雙創(chuàng)中心等項(xiàng)目也持續(xù)增加。

1.3 調(diào)研效率高

到校調(diào)研的無(wú)論是同城還是異地，我們都會(huì)與來(lái)調(diào)研的單位提前對(duì)接，對(duì)調(diào)研內(nèi)容相互溝通，在雙方準(zhǔn)備充分的前提下開(kāi)展調(diào)研，接待方的人力、物力也會(huì)得到合理安排。調(diào)研時(shí)間緊湊、效率高、節(jié)奏快是新形勢(shì)下調(diào)研的幾大特點(diǎn)。

2 目前高校會(huì)議服務(wù)及接待工作中存在的不足

針對(duì)在新時(shí)期高校接待工作普遍存在的幾大特點(diǎn)，結(jié)合自身工作實(shí)際，目前高校在會(huì)議服務(wù)及接待工作中還存在著一些不足。

2.1 對(duì)會(huì)議服務(wù)及接待工作重視程度不夠

接待人員習(xí)慣于就事論事，缺乏站在學(xué)校層面思考問(wèn)題的能力，主動(dòng)服務(wù)和主動(dòng)思考的意識(shí)不足，超前服務(wù)和應(yīng)變能力不強(qiáng)。

2.2 接待單位之間橫向溝通、協(xié)調(diào)意識(shí)不強(qiáng)

如高校承擔(dān)接待任務(wù)的部門(mén)有多個(gè)，有時(shí)存在部門(mén)之間橫向溝通不暢，信息不對(duì)稱，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任的意識(shí)還欠缺，大都是被動(dòng)地接受任務(wù)，缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，事倍功半，最后也沒(méi)能達(dá)到預(yù)期的效果。

2.3 接待細(xì)節(jié)考慮不周

在接待中有時(shí)未注重細(xì)節(jié)問(wèn)題，在前期準(zhǔn)備工作中未溝通好，如來(lái)賓在餐飲上有無(wú)特殊要求，是否有清真飲食習(xí)慣；有時(shí)對(duì)調(diào)研點(diǎn)周邊的保潔、車(chē)輛停放等方面準(zhǔn)備得不夠充分，這勢(shì)必會(huì)對(duì)此次調(diào)研產(chǎn)生不好的影響。

2.4 會(huì)議服務(wù)工作不規(guī)范

由于臨時(shí)性接待任務(wù)較多，在會(huì)議室準(zhǔn)備中出現(xiàn)座牌擺放不規(guī)范、制作的接待會(huì)標(biāo)格式不對(duì)、日期出錯(cuò)等低級(jí)錯(cuò)誤。

3 新形勢(shì)下做好高校會(huì)議服務(wù)和接待工作的建議

3.1 與時(shí)俱進(jìn)，更新理念

思想上要高度重視，正確認(rèn)識(shí)高校接待工作的重要性。在新形勢(shì)下，做好會(huì)議服務(wù)及接待工作不僅是高校的“門(mén)面”，更是提升社會(huì)對(duì)高校的認(rèn)可度、知名度，提升高校在社會(huì)的影響力。接待工作無(wú)小事，不能單純地認(rèn)為是迎來(lái)送往的事務(wù)性工作，短期的調(diào)研、交流不僅是高校管理水平和工作效率的最好體現(xiàn)，而且也能反映出高校的整體組織能力和應(yīng)變能力，同時(shí)也是彰顯高校服務(wù)能力等軟實(shí)力的最好表現(xiàn)。面對(duì)新形勢(shì)，我們要把接待工作放到全校工作大局中去謀劃，把服務(wù)于全校發(fā)展作為接待工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，按照高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的要求，克服時(shí)間緊、任務(wù)重、多變化等困難，認(rèn)真做好每一次接待工作。同時(shí)，通過(guò)兄弟高校的頻頻調(diào)研，高校之間在教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)等方面相相互交流，互取長(zhǎng)補(bǔ)短，汲取精華，摒棄糟粕，達(dá)到共贏。

3.2 提前籌劃，分工明確

分工明確，落實(shí)責(zé)任。接待無(wú)論大小，接待中的每個(gè)環(huán)節(jié)都要分工落實(shí)到個(gè)人。如是比較大型、重大的會(huì)議、接待，待工作任務(wù)分解后，要求參與者必須盡早進(jìn)入角色，提前演練，以保證能各司其職，從接送站、提前預(yù)定食宿、與對(duì)方溝通日程安排、協(xié)調(diào)校領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)、擬定接待方案、會(huì)議室準(zhǔn)備等系列工作都要提前做好溝通、協(xié)調(diào)，充分考慮到每個(gè)環(huán)節(jié)，避免遺漏細(xì)節(jié)，通過(guò)接待服務(wù)平臺(tái)展現(xiàn)高校的內(nèi)涵，提升高校的社會(huì)影響力。

3.3 加強(qiáng)精細(xì)化管理水平

自2013年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)國(guó)內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》出臺(tái)以來(lái)，高校嚴(yán)格遵守中央規(guī)定，嚴(yán)格審批“三公”經(jīng)費(fèi)，嚴(yán)格執(zhí)行“三單制度”，即接待任務(wù)必須有對(duì)方來(lái)函、公務(wù)接待清單和消費(fèi)明細(xì)單。對(duì)住宿、餐飲標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)，高校結(jié)合自身特點(diǎn)，在不違反國(guó)家規(guī)定的前提下，積極提升校內(nèi)賓館和食堂的硬件條件，增加高校自身的文化元素，突出高校自己的個(gè)性風(fēng)貌和風(fēng)格，使賓館溫馨而不豪華，高雅而不奢侈，餐廳飯菜品種豐富，清真餐廳、自助餐廳、輕食窗口應(yīng)有盡有，以滿足不同客人的不同需求，做到熱情而不鋪張。

3.4 構(gòu)建一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的接待工作隊(duì)伍

在新形勢(shì)下，我們要正確認(rèn)識(shí)高校的會(huì)議服務(wù)及接待工作。接待工作也不僅僅是接站送站和食宿安排，而是通過(guò)接待工作展示學(xué)校的風(fēng)貌。高校接待隊(duì)伍應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷汲取新知識(shí)，及時(shí)了解本校的校史、校情和歷史沿革，做到不僅是服務(wù)人員，而且也是高校的講解員。在會(huì)議服務(wù)中，不僅要熟悉會(huì)議服務(wù)的全過(guò)程，還要熟練掌握《接待手冊(cè)》、會(huì)議歡迎PPT、會(huì)議議程的制作，規(guī)范擺放會(huì)議座牌、茶杯、紙、筆，以及在有特殊時(shí)期紙杯、消毒紙巾等特殊用品的準(zhǔn)備，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新會(huì)議服務(wù)及接待水平，適應(yīng)高校精細(xì)化管理的要求。通常說(shuō)“細(xì)節(jié)決定成敗”。在新形勢(shì)下，我們要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，只有重視并做好會(huì)議服務(wù)和接待工作的每一項(xiàng)細(xì)節(jié)，做好會(huì)議服務(wù)和接待工作的“里”和“面”兩部分，塑造一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的接待隊(duì)伍，才能真正做好新時(shí)期的高校會(huì)議服務(wù)及接待工作。