何 軍

（遼寧省鞍山市氣象局，遼寧 鞍山 114004）

在氣象檔案管理過程中，通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠成功實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率。在數(shù)字技術(shù)的作用下，檔案業(yè)務(wù)的管理全流程將會(huì)得到統(tǒng)一，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)集中控制、分級(jí)管理、資源共享的高效管理方式。因此，有必要對(duì)氣象數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建進(jìn)行分析。

1 檔案數(shù)字管理系統(tǒng)綜述

通過構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于氣象檔案的數(shù)字化管理，該系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用期間同時(shí)具備檔案收集、記錄、備份等多項(xiàng)功能，能夠保證氣象檔案的使用效率最大化。而且數(shù)字化檔案還具有一定的擴(kuò)展性，通過簡(jiǎn)單的操作便能夠滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。除此之外，檔案管理系統(tǒng)還能夠針對(duì)用戶實(shí)際情況的不同，來實(shí)現(xiàn)對(duì)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的授權(quán)與管理，其靈活性是保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。

2 檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的組成與技術(shù)架構(gòu)

2.1 檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的組成

1）個(gè)人中心。在檔案數(shù)字管理系統(tǒng)中，通過個(gè)人中心能夠?yàn)橛脩羧后w構(gòu)建工作空間，并實(shí)現(xiàn)不同用戶對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際需求。另外個(gè)人中心還能夠針對(duì)所有用戶實(shí)現(xiàn)訂閱、收藏等辦事項(xiàng)。

2）收集中心。對(duì)于檔案數(shù)字管理系統(tǒng)而言，為了提高檔案管理人員操作數(shù)字檔案時(shí)的便捷性，需要專門成立收集中心，以此來增加檔案利用率。收集中心能夠?qū)崿F(xiàn)針對(duì)數(shù)字檔案的著錄與歸檔等功能。

3）管理中心。管理中心的構(gòu)建能夠方便檔案管理完成氣象檔案的著錄與整理，提高氣象檔案處理時(shí)的靈活性，在檔案移交、整理、著錄等工作中能夠發(fā)揮出非常好的效果。

4）保管管理。檔案保管管理功能是針對(duì)系統(tǒng)管理員與檔案管理員的一項(xiàng)重要系統(tǒng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案保存以及檔案鑒定等工作。除此之外，保管管理系統(tǒng)還可以優(yōu)化實(shí)體檔案的管理效率。

5）利用中心。在檔案數(shù)字管理系統(tǒng)中，通過利用中心能夠?qū)崿F(xiàn)關(guān)鍵詞檢索以及檔案借閱等功能，而且還能夠通過系統(tǒng)的靈活配置來完成借閱流程的優(yōu)化。在面對(duì)借閱、歸納管理時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)針對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。

2.2 技術(shù)架構(gòu)

1）接入層。系統(tǒng)接入層可以通過MVC模式來實(shí)現(xiàn)，屬于檔案管理系統(tǒng)專門為用戶準(zhǔn)備的接口，通過展現(xiàn)層使用系統(tǒng)時(shí)，能夠有效降低緩沖層、應(yīng)用層、訪問層之間的耦合度，并實(shí)現(xiàn)用戶、檔案資源的統(tǒng)一管理。

2）應(yīng)用層。應(yīng)用層可以有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的保存與訪問，能夠?yàn)閿?shù)字檔案提供業(yè)務(wù)邏輯以及檔案管理功能。在工作流引起的作用下，各個(gè)獨(dú)立或具有先后順序的功能可以融合在一起，并作為主線在系統(tǒng)中發(fā)揮出極為重要的作用。

3）緩沖層。緩沖層能夠?yàn)橄到y(tǒng)提供數(shù)據(jù)信息緩沖，通過在應(yīng)用層與接入層中加入緩沖，能夠有效提高數(shù)據(jù)信息的調(diào)取速率[1]。

4）處理層。處理層能夠加強(qiáng)邏輯包與存儲(chǔ)包之間的聯(lián)系，并在運(yùn)行期間向上層提供數(shù)據(jù)信息。而且還能夠利用服務(wù)接口在眾多數(shù)據(jù)源中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息包，提高數(shù)據(jù)使用率。除此之外，處理層還能夠?qū)?shù)據(jù)修改指令轉(zhuǎn)變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)格式提供到上層服務(wù)接口中使用。

5）存儲(chǔ)層。存儲(chǔ)層在使用期間能夠完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，屬于整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源。在構(gòu)建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)時(shí)，可以采用MYSQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)據(jù)源系統(tǒng)。

3 檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的功能與作用

3.1 氣象檔案著錄

在檔案管理過程中，檔案著錄非常重要。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，檔案著錄工作需要由檔案管理人員自己來完成，著錄工作不僅能夠消耗掉檔案管理人員的大量工作時(shí)間，還會(huì)影響氣象檔案的管理效率。而通過構(gòu)建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，就可以通過系統(tǒng)中的著錄功能來實(shí)現(xiàn)檔案的快速著錄，通過結(jié)合提前定義的檔案結(jié)構(gòu)，并輸入檔案的數(shù)據(jù)信息，就可以通過數(shù)字技術(shù)快速實(shí)現(xiàn)氣象檔案的登記、查詢等操作，在保證提高工作效率的同時(shí)，提高檔案的著錄質(zhì)量。

3.2 館藏統(tǒng)計(jì)

館藏統(tǒng)計(jì)最為重要的作用就是能夠全方位展示館藏?cái)?shù)據(jù)，并且還能有條理性地為管理人員提供數(shù)據(jù)信息層面的支持。通過檔案統(tǒng)計(jì)，還能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于系統(tǒng)中所有納入檔案管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，提高檔案信息的使用效率。在面對(duì)已經(jīng)著錄到檔案管理中的館藏資源時(shí)，則可以在資源利用過程中實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)據(jù)的在線統(tǒng)計(jì)。除此之外，館藏統(tǒng)計(jì)功能還能夠在檔案分類管理中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的集中統(tǒng)計(jì)，并針對(duì)統(tǒng)計(jì)信息產(chǎn)生報(bào)表。

3.3 檔案管理

在數(shù)字系統(tǒng)中，檔案管理的主要工作內(nèi)容就是完成對(duì)所有檔案信息的保存管理，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案實(shí)體內(nèi)容的管理。在管理期間如果檔案資源被損壞，則可以通過銷毀管理的方式對(duì)檔案銷毀情況做出登記、管理。除此之外，在檔案著錄模塊中，可以采用手動(dòng)、自動(dòng)鑒定的方式對(duì)即將到達(dá)期限的檔案內(nèi)容進(jìn)行銷毀，并將檔案條目轉(zhuǎn)入到銷毀庫(kù)中進(jìn)行整合與管理。而移交管理的作用則是統(tǒng)一管理移交單信息。檔案借閱管理面對(duì)的管理對(duì)象是用戶所需的管理檔案，檔案管理人員可以通過外借申請(qǐng)來完成對(duì)借閱檔案的信息登記，從而掌握外借檔案的動(dòng)向信息。檔案借閱登記可以在實(shí)體檔案借閱中發(fā)揮出非常重要的作用，無論是實(shí)體檔案預(yù)約還是其他相關(guān)操作，都需要在借閱之前完成登記與歸檔，并根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求來完成對(duì)應(yīng)的操作[2]。

3.4 機(jī)構(gòu)、用戶管理

因?yàn)闄n案管理在工作中需要對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行增、刪等操作，所以需要在檔案數(shù)字管理系統(tǒng)中融入機(jī)構(gòu)管理。在管理系統(tǒng)針對(duì)用戶機(jī)構(gòu)進(jìn)行刪除時(shí)，需要針對(duì)機(jī)構(gòu)作為相應(yīng)的判斷，若機(jī)構(gòu)中存在人員信息，則信息數(shù)據(jù)不允許刪除。用戶管理模塊可以完成對(duì)用戶信息的實(shí)時(shí)管理，根據(jù)管理層級(jí)不同，所具有的權(quán)限同樣會(huì)發(fā)生改變。例如普通用戶權(quán)限便只能進(jìn)行檔案搜索以及用戶信息調(diào)整，而管理員權(quán)限則還可以額外增加其他各類功能。

3.5 角色管理

角色管理主要負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)角色進(jìn)行維護(hù)。通常情況下，管理員可以在授權(quán)管理工作開展時(shí)，針對(duì)角色進(jìn)行授權(quán)，然后再將不同的角色分配到用戶權(quán)限中，用戶自身可以一次性獲取多種不同的角色權(quán)限。在角色管理階段中，分級(jí)授權(quán)功能非常關(guān)鍵，管理員能夠利用分級(jí)授權(quán)在工作中對(duì)所有角色進(jìn)行管理，由管理員所創(chuàng)建的部門管理角色可以通過創(chuàng)建子單位的方式來管理部門內(nèi)部的其他角色。在角色管理期間，管理員可以為已有角色授予系統(tǒng)權(quán)限，在為角色授予部分菜單模塊權(quán)限的同時(shí)限制低等級(jí)用戶的訪問權(quán)限。

4 結(jié)論

總而言之，氣象數(shù)字檔案管理系統(tǒng)屬于傳統(tǒng)檔案管理在發(fā)展中優(yōu)化的必經(jīng)之路，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，能夠大幅優(yōu)化氣象檔案的管理質(zhì)量。相信隨著更多人了解氣象數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，氣象數(shù)字檔案管理一定會(huì)變得更好。