孫彤彤

（臨清市行政審批服務(wù)局，山東 臨清 252600）

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)了極大的便利，在大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對(duì)于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進(jìn)了檔案的管理工作。

1 信息化技術(shù)在檔案管理中的重要性

1）提升檔案儲(chǔ)存的安全性。在新時(shí)期的社會(huì)形勢(shì)下，對(duì)于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對(duì)于檔案的儲(chǔ)存是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。因此，檔案儲(chǔ)存的安全性和儲(chǔ)存的環(huán)境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現(xiàn)受潮的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于檔案的管理和安全性來(lái)說(shuō)，無(wú)法有效保障，由于儲(chǔ)存的時(shí)間長(zhǎng)，并且需要進(jìn)行隨時(shí)查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過(guò)程中加大了難度。而利用信息化技術(shù)來(lái)開展檔案管理工作，能夠大大解決以上問(wèn)題。首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將文件形成相應(yīng)的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時(shí)候只需通過(guò)電腦就能進(jìn)行操作，大大提升工作中的效率和質(zhì)量。其次，信息化技術(shù)能夠加強(qiáng)信息資源的開發(fā)，讓檔案管理的理念更加符合新時(shí)代的社會(huì)發(fā)展規(guī)律，改變傳統(tǒng)的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

2）滿足社會(huì)發(fā)展需求。檔案管理工作的信息化發(fā)展標(biāo)志著一個(gè)單位的信息化技術(shù)水平，從一定程度上來(lái)說(shuō)，反映了單位的發(fā)展實(shí)力，以及國(guó)家信息化建設(shè)的質(zhì)量。從新時(shí)期的發(fā)展軌跡看，網(wǎng)絡(luò)信息、多媒體技術(shù)以及人工智能都是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是人類文明進(jìn)步的前提。利用信息化技術(shù)來(lái)執(zhí)行檔案管理工作，是滿足社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，也是滿足國(guó)家和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的方式，信息化技術(shù)使得檔案管理逐步形成一套規(guī)范的管理機(jī)制，從而達(dá)到透明的狀態(tài)，促進(jìn)檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎(chǔ)。

2 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

1）制度標(biāo)準(zhǔn)亟待規(guī)范。眾所周知，各項(xiàng)工作的順利開展都需要規(guī)范合理的制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做保障，打基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)工作也不例外，相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行也是檔案信息化建設(shè)事業(yè)順利進(jìn)行的保障。在目前的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，存在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等方面沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，這非常不利于檔案信息化事業(yè)的發(fā)展。

2）專業(yè)人才的缺乏。人才是檔案信息化建設(shè)事業(yè)中最重要的建設(shè)資源，檔案信息化建設(shè)是龐大的系統(tǒng)工程，各方面各層級(jí)都需要大量的信息化人才，引進(jìn)檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素之一?，F(xiàn)今很多檔案工作者仍抱有傳統(tǒng)的理念，自身綜合素質(zhì)偏低，未能掌握檔案信息化建設(shè)技術(shù)，現(xiàn)有的技術(shù)能力、管理經(jīng)驗(yàn)等難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求，檔案部門也受自身和社會(huì)地位限制，難以引進(jìn)信息化人才，并且，檔案部門現(xiàn)有的信息化人才還在逐漸流失，這樣一來(lái)，就導(dǎo)致了檔案信息化人才缺乏。另外，沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的檔案信息化技術(shù)培訓(xùn)管理體系，也是造成檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏的原因之一。總之，檔案管理工作存在人員結(jié)構(gòu)不合理，信息化人才的配置嚴(yán)重不足，專業(yè)素質(zhì)待提高等問(wèn)題。這些都嚴(yán)重阻礙著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，成為發(fā)展進(jìn)程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

3 信息化建設(shè)的新思考

1）注重原始數(shù)據(jù)信息采集。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要從源頭保障檔案數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，檔案工作者要深入業(yè)務(wù)一線，多渠道、多形式地做好原始檔案信息數(shù)據(jù)采集。例如，針對(duì)不同企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目要從建設(shè)時(shí)間、地點(diǎn)及規(guī)模等，因地制宜地做好業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的主動(dòng)收集，重點(diǎn)是要檢查企業(yè)工程項(xiàng)目資料是否齊全、圖紙簽章是否完備、案卷資料編排是否規(guī)范。做到“三同時(shí)”，檔案員要提前做好檔案信息收集業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保應(yīng)收盡收，數(shù)據(jù)信息符合信息化管理要求，從源頭保障檔案信息的完整性和規(guī)范化。

2）做到檔案管理資源共享。信息化技術(shù)極大滿足了當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，在不同的行業(yè)中，實(shí)現(xiàn)資源共享的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化技術(shù)將檔案上傳到專門的平臺(tái)和媒介上，這些平臺(tái)多是單位自己的系統(tǒng)平臺(tái)，能夠在上面與他人進(jìn)行互動(dòng)和信息共享，如有需要對(duì)外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行操作，讓檔案管理更加透明。同時(shí)，單位可以通過(guò)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)行政信息的公開，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與民眾進(jìn)行互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息的公開透明，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

3）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在信息化時(shí)代發(fā)展中，要想達(dá)到單位和檔案管理共同進(jìn)步，需要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)，必須要進(jìn)行系統(tǒng)且專業(yè)的知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握網(wǎng)絡(luò)信息化的相關(guān)技術(shù)，更好地開展檔案管理工作。同時(shí)，單位也需要注重人員的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)，以專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理人員，加強(qiáng)其整體素質(zhì)和能力的提升，為管理工作提供保障。

4）重視檔案信息化進(jìn)程中的人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面，需要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案工作理念，重視對(duì)檔案工作人員專業(yè)知識(shí)，信息化能力和技術(shù)的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案工作人員繼續(xù)教育，開展相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，全面提升現(xiàn)有檔案工作者的綜合能力和信息化素養(yǎng)。另一方面，要注重高層次復(fù)合型人才的引進(jìn)，制定各項(xiàng)人才引進(jìn)政策，加大引進(jìn)力度。要重視信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，構(gòu)建人員充足，結(jié)構(gòu)合理，技術(shù)過(guò)硬的檔案信息化人才隊(duì)伍，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

5）加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)建設(shè)。信息安全是檔案的信息化建設(shè)中的重要一環(huán)，安全技術(shù)方面可采用新型防火墻技術(shù)，及時(shí)掃描檢測(cè)找出系統(tǒng)安全漏洞，快速準(zhǔn)確地解決問(wèn)題，及時(shí)修補(bǔ)安全漏洞，并且及時(shí)更新病毒庫(kù)，使防御效果得到提升。因此，通過(guò)采用新型防火墻技術(shù)的措施，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化安全性能的有效強(qiáng)化。檔案保存技術(shù)多種多樣，我們要開發(fā)設(shè)計(jì)安全的檔案存儲(chǔ)利用系統(tǒng)，運(yùn)用信息化技術(shù)做到長(zhǎng)時(shí)間、最大限度地保留檔案的信息。還可以通過(guò)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的加密技術(shù)的研究來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行保護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)今信息技術(shù)不斷發(fā)展形勢(shì)下，以信息化建設(shè)來(lái)推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。面對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的各種問(wèn)題，我們要縱覽全局，結(jié)合宏觀的理論探討與具體實(shí)踐的操作，不斷地總結(jié)實(shí)踐過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)揮檔案人的主觀能動(dòng)性和首創(chuàng)精神，在標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范指導(dǎo)下，使檔案信息化建設(shè)工作順利開展，不斷突破檔案管理和技術(shù)瓶頸，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)以信息化技術(shù)為驅(qū)動(dòng)力，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。