張翠萍

（臨縣人才交流服務(wù)中心，山西 呂梁 033200）

當(dāng)前，全球化進(jìn)程加快，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體水平關(guān)系著我國(guó)的綜合軟實(shí)力，其中機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理能力關(guān)系著單位的發(fā)展。對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，檔案管理工作強(qiáng)度較大，工作人員需要做好登記、整理、分析等工作，傳統(tǒng)檔案管理中，管理人員多用紙質(zhì)材料保管檔案，檔案信息容易損壞、丟失，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作上需要耗費(fèi)較多人力、物力。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代潮流，利用信息技術(shù)管理檔案，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得檔案管理逐步信息化。

1 檔案管理工作者轉(zhuǎn)變管理觀念

檔案管理一直是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作重心，但在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理缺少專業(yè)指導(dǎo)，管理人員整理檔案時(shí)，將記錄、管理檔案當(dāng)作行政工作，并未提高對(duì)檔案的認(rèn)知。但隨著信息時(shí)代的到來(lái)，管理人員需要順應(yīng)時(shí)代潮流，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念[1]。例如紙質(zhì)檔案在保存上存在很多問(wèn)題，容易受到外部環(huán)境影響，管理人員需要看到信息化存儲(chǔ)檔案的安全性；紙質(zhì)檔案不便于單位與部門之間的文件交流，容易在交流途中丟失或者損壞，管理人員要看到信息技術(shù)的先進(jìn)性，檔案的電子版?zhèn)鬏敱憬?、提高了工作效率；機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，人們?cè)跈n案信息的需求不斷增加，管理人員不能停留在老舊思想上，要注意利用信息技術(shù)，精簡(jiǎn)人們查詢、提取檔案信息的過(guò)程……檔案信息的整理需要隨著時(shí)代的發(fā)展、人們的需求而進(jìn)步，管理人員的管理觀念更要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)，管理人員首先需要更新管理觀念，在思想的進(jìn)步中開(kāi)展檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量。

2 開(kāi)展信息管理培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

在管理人員管理觀念及時(shí)更新后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理信息化進(jìn)程安排培訓(xùn)工作。大部分管理人員已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)大量的紙質(zhì)資料進(jìn)行登記、分類管理，一時(shí)難以適應(yīng)新的工作要求，此時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要及時(shí)開(kāi)展信息管理培訓(xùn)，提高管理人員的實(shí)際工作能力。首先，部分檔案管理人員年齡較大，計(jì)算機(jī)的使用仍然存在問(wèn)題，單位要針對(duì)這一人群開(kāi)展最基礎(chǔ)的培訓(xùn)；其次，部分檔案管理人員對(duì)文件信息管理業(yè)務(wù)不熟練，檔案管理工作效率較低，單位要派出指導(dǎo)加強(qiáng)管理人員對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的了解；部分管理人員無(wú)法做到完全使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，在管理工作中仍然需要大量紙張，單位需要進(jìn)行相關(guān)軟件及硬件設(shè)施的使用培訓(xùn)，提高管理人員使用計(jì)算機(jī)的工作效率……檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)的相關(guān)技能會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)很大影響，面對(duì)新的工作模式，管理人員不能一味守舊，單位更要及時(shí)安排職能培訓(xùn)，根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展，普及相關(guān)技術(shù)的使用，在滿足檔案管理工作需求的同時(shí)，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供高素質(zhì)人才。

3 建立完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

目前，大多數(shù)管理人員對(duì)檔案信息的認(rèn)知存在誤區(qū)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性，檔案管理制度也缺乏規(guī)范性，存在檔案信息不完整，安全性低等問(wèn)題。檔案管理信息化需要直面這些問(wèn)題，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，用規(guī)范的檔案管理制度保證檔案信息的完整和安全[2]。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立初期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要從起點(diǎn)開(kāi)始，根據(jù)檔案信息的特點(diǎn)，將數(shù)據(jù)劃分到不同的子數(shù)據(jù)庫(kù)中，合理規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分層、分類管理，單位要安排管理人員學(xué)習(xí)檔案信息整理要求，避免在檔案整理、歸類等工作中出現(xiàn)失誤。相較于簡(jiǎn)單的儲(chǔ)存檔案，有效的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠幫助管理人員根據(jù)需要查找數(shù)據(jù)，提高管理人員的工作效率。面對(duì)不規(guī)范的檔案管理制度，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、登記手續(xù)、分類要求、借閱要求等常見(jiàn)手續(xù)作出詳細(xì)要求，形成完整的檔案管理系統(tǒng)。完善的數(shù)據(jù)庫(kù)保證了檔案信息的完整性，嚴(yán)格的管理制度保障了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)作出的嚴(yán)格要求，提高了檔案信息的安全性。

4 加大資金投入，為檔案管理工作提供支持

檔案管理信息化建設(shè)需要硬件實(shí)力和人才培養(yǎng)。檔案信息的數(shù)字存儲(chǔ)、高效傳輸、安全保密等都需要硬件的支持，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到硬件建設(shè)對(duì)檔案管理信息化的重要性，加大資金投入，保證信息化建設(shè)正常開(kāi)展；人才是檔案管理信息化建設(shè)的中心，普通的檔案管理人員熟悉檔案信息的整理，對(duì)信息技術(shù)存在知識(shí)漏洞，單位要看到專業(yè)人才在檔案管理信息化建設(shè)中的作用，引進(jìn)人才，投入專項(xiàng)資金，促使專業(yè)人員不斷探索檔案管理工作中儲(chǔ)存、查詢的新模式，加快檔案管理信息化進(jìn)程。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理的信息化起著重要作用，但檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，短期內(nèi)的重視難以保證其發(fā)展。單位首先需要重視檔案管理信息化建設(shè)，為建設(shè)提供資金支持，促進(jìn)硬件建設(shè)和人才培養(yǎng)；管理人員要提高思想認(rèn)識(shí)，及時(shí)更新管理理念，在單位的培訓(xùn)下，提高專業(yè)技能，促進(jìn)單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。