廖杰常

（中共重慶市開州區(qū)委政策研究中心，重慶 405499）

信息技術的發(fā)展，使得會計工作已由電算化逐步轉向了信息化，財務人員借助高端信息化技術手段，形成了無紙化財務信息，會計檔案的形式也相應發(fā)生了重大變化，從原來的紙質化記賬，到現在利用電子憑證等進行記錄。傳統(tǒng)檔案管理模式緊跟時代發(fā)展腳步，不斷進行革新。從傳統(tǒng)管理模式角度來看，其中缺少對電子檔案管理的內容說明，如何有效利用和充分發(fā)揮會計電子檔案的作用，是事業(yè)單位會計檔案電子化管理的重要任務。

1 信息化條件下會計檔案電子化管理的特征

從信息化條件下會計檔案管理和管理的特征上看，主要有四大特征，具體如下。

1）檔案信息保存環(huán)境要求高。會計檔案電子化管理對存儲空間的需求不大，但對存儲環(huán)境的要求較高。檔案信息多以硬盤或光盤的形式存儲，信息保存的完整性與否，對信息存儲環(huán)境有一定要求。

2）電子類文檔易篡改。會計檔案電子化管理不同于傳統(tǒng)紙質檔案，傳統(tǒng)紙質檔案一旦被篡改將或多或少留下痕跡，電子類文檔則不會留下明顯痕跡，無形中降低了檔案信息的真實性。

3）檔案信息內容豐富。會計檔案電子化管理的檔案信息內容，不僅包括傳統(tǒng)的會計檔案內容，如原始單據、報表、記賬憑證和賬目等，還包括大量的電子數據。

4）檔案信息具有共享性和高效性。會計檔案電子化管理基于信息化而生，網絡信息化給會計檔案信息的共享提供了便利，使得兩地之間的檔案信息傳遞更為高效和便捷。

2 事業(yè)單位會計檔案電子化管理的幾點思考

1）加強會計檔案電子化管理制度建設。會計檔案電子化管理離不開制度保障，應該結合會計檔案電子化管理的實際需要，完善相應的管理制度，進一步明確會計檔案歸檔、保管、交流、使用、銷毀各個環(huán)節(jié)的制度細則，確保會計檔案電子化管理各項工作開展有制度可遵循。首先，要加速推進會計檔案格式標準化建設，會計檔案電子化管理需要標準化的電子文件作為依據，同時標準化的會計檔案也有利于提升檔案管理工作效率，便于檔案查詢。檔案部門應與財務部門溝通交流制訂既符合財務工作要求，又符合檔案管理要求的標準化電子文檔，并對產生會計檔案的各部門工作人員進行培訓，要求各部門在產生會計電子文檔時一定要執(zhí)行相關標準；其次，要制訂和完善會計檔案電子化管理制度。傳統(tǒng)的會計檔案管理制度已經很難適應會計檔案電子化需求，因此應從會計檔案電子化發(fā)展的長遠角度出發(fā)，對會計檔案電子化管理制度進行細化，既要借鑒傳統(tǒng)會計檔案管理的優(yōu)勢和經驗，同時也要結合會計檔案信息化建設的新問題、新情況，對管理制度進行優(yōu)化，進而更好地指導會計檔案電子化相關工作開展；最后，要加強會計人員的教育和培訓，會計檔案多來源于財務部門，因此會計人員的能力和素質將直接影響會計檔案的質量，在具體人才培養(yǎng)過程中要制訂嚴格完善的教育培訓制度，財務部門要加大對教育培訓制度的落實力度，一方面，要結合會計檔案電子化建設的實際需要，對會計人員的知識結構進行更新，確保會計人員具備專業(yè)的檔案管理知識和計算機知識，能熟練地運用各種數據和軟件對會計信息進行處理，并生成符合檔案管理要求的文件；另一方面，要加強會計人員的職業(yè)道德教育，進一步提升會計人員的責任感、使命感。確保檔案部門保存的會計檔案的真實性和原始性。

2）合理使用電子檔案。第一，檔案人員要主動借助于計算機技術開展檔案編研業(yè)務，經過有效撰寫或整理，進一步展示檔案的內涵以及文化，使檔案利用人員可以很快獲得檔案文件里面的關鍵信息以及知識，為檔案利用人員提供良好、全面的信息服務。第二，為保證電子檔案的操作簡單性以及便捷性，需要借助計算機技術對電子檔案的索引目錄進行編制，并且認真遵守有關的保密規(guī)定，有效查閱以及使用電子檔案，關于保密等級的電子檔案要通過審批以后才可以開展利用，以此有效保證電子檔案的真實性以及安全性，避免檔案信息被泄漏，為檔案工作的深入發(fā)展提供良好的環(huán)境。第三，在使用了電子檔案以后，也要對檔案利用登記表進行認真填寫，其中內容涵蓋了檔案利用者的單位與姓名、查找內容、查檔目的與范圍等等，進而促進電子檔案的合理使用。

3）提高會計信息存儲環(huán)境安全性。會計信息存儲環(huán)境的安全性對于確保會計檔案電子化管理至關重要。在信息化條件下，會計檔案電子化管理，通過營造安全的會計信息存儲環(huán)境，提高會計信息存儲的安全性，防范因為環(huán)境問題對會計檔案電子化管理帶來的風險。其可以從客觀上保障會計檔案電子化管理工作的開展，在具體做法上，要提高會計信息存儲環(huán)境安全性。首先，會計電子檔案是指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，存放電子檔案需要防火、防潮、防磁，防止電子數據的丟失和毀損。其次，會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強。會計檔案信息以數字編碼的形式存儲在各種磁性介質上，入庫的磁盤都要放在特制的防磁柜中保存，而且對溫度還有一定要求，應安裝溫度感應設備，還要遠離易燃品堆放地，以此提高會計檔案電子數據的穩(wěn)定性。

4）提高檔案管理人員素質。會計檔案記錄了事業(yè)單位經濟事項的活動軌跡，包含了許多重要數據，在單位的正常運行和發(fā)展中是不可或缺的。首先要在思想上提高對相關檔案工作的重要認識，將電子化管理方式納入相關從業(yè)人員崗位責任制中，防止管理人員在日常工作中出現隨意性。其次要開展計算機應用知識、網絡知識、通信技術、電子檔案管理制度等方面的專題培訓。會計檔案管理人員通過專題培訓，提升對財務軟件的基礎操作，進一步了解會計電子檔案的存放以及管理細則。再次，開展職業(yè)道德方面的培訓，增強檔案管理人員和財務人員的職業(yè)道德建設，不斷增強責任感、使命感，提升道德素養(yǎng)。最后，要多途徑選拔培養(yǎng)復合人才，加強多方合作，提高會計信息管理應用能力。財務部門、檔案部門要通過人才招聘、教育培訓、交流輪崗等方式培養(yǎng)會計檔案管理人才，使一般財務人員和檔案人員都可以在會計檔案信息化建設和管理方面相互提出需求，建立一支素質過硬、業(yè)務過關的電子會計檔案管理的專業(yè)隊伍。

3 結語

檔案是人力資源管理的關鍵性內容，也是人力資源開發(fā)以及利用的核心依據。伴隨社會經濟的飛速發(fā)展，對人才的標準要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術強化檔案管理信息化建設，是時代飛速發(fā)展的必然趨勢，是提升資源利用率、及時更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動關系的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應社會的飛速發(fā)展。