張文秀

（杭州中美華東制藥江東有限公司，浙江 杭州 311228）

在進入信息化時代下，企業(yè)的發(fā)展模式、經(jīng)營方式和生產(chǎn)理念均出現(xiàn)了較大的變化，檔案作為企業(yè)在日常運營生產(chǎn)中產(chǎn)生的寶貴資源，其具有較強的參考價值和借鑒意義，檔案管理的功能性和作用性日益突出，是現(xiàn)代企業(yè)的無形資產(chǎn)，通過科學的檔案管理能夠為企業(yè)制定各項管理和發(fā)展決策提供依據(jù)和參考。因此，現(xiàn)代制藥企業(yè)要迎合信息化時代的特點，加速檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的服務 職能。

1 基于信息化環(huán)境下優(yōu)化企業(yè)檔案管理的價值和意義

1.1 推動文化建設

現(xiàn)代企業(yè)想要謀求更好的發(fā)展，則需要依靠優(yōu)秀的文化建設，以文化為內(nèi)驅(qū)力，將企業(yè)員工團結(jié)在一起，共同為了企業(yè)拼搏奮斗。企業(yè)檔案包含了企業(yè)文化建設進程，是企業(yè)文化保存和延續(xù)的關鍵載體，利用檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)文化進行提煉和整合，將其作為企業(yè)發(fā)展的軟實力，而引入信息技術有助于發(fā)揮檔案在文化建設中的價值。

1.2 提供決策依據(jù)

在市場經(jīng)濟體制下，制藥行業(yè)競爭激烈，行業(yè)發(fā)展瞬息萬變，企業(yè)要根據(jù)自身發(fā)展和行業(yè)變化，科學制定決策確保發(fā)展方向的正確性。在信息時代下，檔案信息已經(jīng)成為一種寶貴的資源，其記錄了企業(yè)運營生產(chǎn)的歷程，而利用信息技術能夠挖掘檔案中的潛存價值，為企業(yè)管理層制定決策提供可靠依據(jù)。

1.3 提升管理水平

檔案作為企業(yè)日常管理工作的關鍵組成部分，其重要性和作用性日益凸顯，企業(yè)領導對檔案管理也更加重視，但是以往的管理思維和管理手段固化陳舊，難以滿足信息時代的需求。通過引入信息技術能夠顯著提升管理水平，幫助管理人員突破定勢思維，加速創(chuàng)新和改革進程，發(fā)揮檔案的利用價值。

2 信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務模式創(chuàng)新思路

2.1 完善制度建設

檔案信息化已經(jīng)成為重要趨勢，信息化管理與以往的紙質(zhì)檔案管理存在一定差異，為了確保各項管理工作有條不紊的開展，需要以完善而系統(tǒng)的制度體系作為支撐，促使管理人員有據(jù)可依、有章可循的落實管理工作，因此，制藥企業(yè)要根據(jù)自身實際需求，加速制度體系建設。首先，針對檔案管理的相關環(huán)節(jié)和流程制定管理制度，包含檔案資源收集到歸檔的整個過程，都要形成嚴謹?shù)闹贫润w系，促使管理行為趨于規(guī)范化和標準化；其次，管理制度并非一成不變，要根據(jù)崗位需求和企業(yè)發(fā)展進行動態(tài)的調(diào)整，尤其對于檔案利用服務，要編制科學的制度，發(fā)揮檔案在企業(yè)服務中的價值；最后，制度體系中要包含獎懲制度和監(jiān)督制度，特別是企業(yè)的機密以及重要檔案，要加強管理監(jiān)督，避免檔案資源外漏，為企業(yè)帶來經(jīng)濟損失，通過獎懲制度規(guī)范管理人員的意識和行為，做到有錯必糾、有功必獎。

2.2 建立信息系統(tǒng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”提倡下，信息技術在檔案領域的應用程度不斷深化，而想要充分發(fā)揮信息技術的管理優(yōu)勢，企業(yè)則要加速信息提供建設進程，摒棄固化的管理模式，發(fā)揮信息系統(tǒng)在檔案服務和利用中的作用。首先，信息系統(tǒng)要包含所有的企業(yè)檔案，企業(yè)要組織人員將以往的紙質(zhì)檔案通過掃描的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，有組織、分批次的完成這一工作，將企業(yè)檔案集中到信息系統(tǒng)中進行統(tǒng)計保管和管理；其次，在信息系統(tǒng)建設中，檔案數(shù)據(jù)庫占據(jù)核心地位，數(shù)據(jù)庫內(nèi)包含了企業(yè)所有重要的檔案資源，因此，要對訪問權(quán)限和管理權(quán)限進行科學設置，在訪問數(shù)據(jù)庫中，需要制定的密碼和賬戶，并且記錄每一次數(shù)據(jù)庫登錄和訪問記錄，沒有管理人員的授權(quán)，不能對檔案資源私自拷貝；最后，注重信息系統(tǒng)的日常維護和安全防護，安裝殺毒軟件、開啟防護墻，避免黑客或者病毒入侵，定期對系統(tǒng)進行升級和維護，為檔案工作的有序開展奠定基礎。

2.3 發(fā)揮服務價值

檔案是企業(yè)在長期運營生產(chǎn)中而產(chǎn)生的寶貴資源，其是企業(yè)無形財富，對促進企業(yè)發(fā)展具有重要價值，檔案管理也要突出服務價值，轉(zhuǎn)變以往重視收藏、忽視服務的弊端，充分挖掘檔案資源的潛在價值，為企業(yè)提供科學的檔案服務。首先，管理人員要解放思想，改變以往被動的服務模式，要根據(jù)企業(yè)需要制定科學的服務機制，掌握企業(yè)對檔案資源的需求，明確服務方向、服務重點以及服務內(nèi)容，保證檔案服務的針對性和實效性；其次，充分利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術，對檔案資源進行整合和挖掘，提煉其中潛存的價值，按照企業(yè)管理層的需要以及發(fā)展方向，為企業(yè)制定各項決策提供參考和依據(jù)；最后，管理人員要突出檔案價值性和閱讀性的基礎上，還要通過資源整合提升資源的價值性，尤其是企業(yè)生產(chǎn)、市場需求、人事管理等方面的檔案，要將簡練而重點的信息提供給管理層。

2.4 建設人才隊伍

現(xiàn)代制藥企業(yè)的競爭也是人才力量的競爭，在信息化管理模式下，對檔案管理人員的崗位能力、責任意識、職業(yè)道德和技術水平提出更為嚴格的要求，以往的管理經(jīng)驗已經(jīng)無法使用信息化環(huán)境的需求，因此，制藥企業(yè)要加速人才隊伍建設，以人才作為提升管理效能的基礎和保障。首先，加強檔案人才招聘，招聘工作要面向普通高校和社會，提升崗位工薪待遇，吸引更多具有從業(yè)經(jīng)驗、知識背景以及專業(yè)能力的人才加入，擴寬其晉升空間，鼓勵人才在崗位中積極創(chuàng)新、勇于進?。黄浯?，企業(yè)也可從內(nèi)部選拔具有一定管理能力和管理經(jīng)驗的人才從事檔案管理，在入職之前做好專業(yè)技術培訓，內(nèi)容要涉及信息技術操作、檔案知識、崗位責任以及職業(yè)道德等內(nèi)容，通過培訓優(yōu)化管理隊伍的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)；最后，鼓勵管理人員利用平時工作和生活時間學習信息技術，并且將其應用到崗位工作中，尤其是大數(shù)據(jù)、云端、云計算等高新技術，要發(fā)揮其在檔案管理中的價值和優(yōu)勢。

3 結(jié)束語

總而言之，信息技術已經(jīng)成為推動社會發(fā)展的核心力量，在信息化背景下，制藥企業(yè)要給予檔案管理以高度重視，加速信息化管理進程建設，注重挖掘檔案資源中潛存的價值，為企業(yè)決策和生產(chǎn)運行提供依據(jù)和參考，發(fā)揮檔案資源的服務和應用價值。