葛春暉

（上海工商外國職業(yè)學院，上海 200000）

1 傳統(tǒng)紙質檔案的主要弊端

1.1 檔案制作繁瑣復雜

建立個人檔案是一個嚴肅且復雜的積累過程。一份檔案的形成，要經過資料采集，去偽存真、審核把關、分門別類、綜合制作等多個環(huán)節(jié)，檔案并不是把原始材料簡單地匯總集合。尤其在學生畢業(yè)階段畢業(yè)生的檔案整合和轉移工作面臨要求高、時間緊、任務重、涉及面廣等主要特點，要耗費大量的人力物力。

1.2 信息采集遲滯落后

在一般情況下，通過學生基本信息登記，只能滿足簡單的檢索要求，無法發(fā)揮數(shù)字化人工智能、量子信息、大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網等優(yōu)勢，失去及時便捷的功能。信息化是邁向智能時代的一個重要環(huán)節(jié)，以數(shù)字化為基礎的智能化發(fā)展無疑是我們推進學生檔案數(shù)字化轉型的一個有利契機。

1.3 檔案傳遞方式落后

高校畢業(yè)生檔案傳遞方式，從最初的機要文件傳遞發(fā)展到了今天用EMS學生檔案專遞投遞。雖然傳遞主體發(fā)生了變化，但經過這幾年的實踐不難看出：在安全性方面EMS不如投遞渠道相對封閉的機要通信，在經濟成本上機要通信費用低于EMS；但在便捷程度上兩者顯然不如智能化的方式。

1.4 材料消耗數(shù)字驚人

高校畢業(yè)生的檔案除了記錄在校期間的學習軌跡、獎懲情況、身體狀況等，還包含初中、高中階段的學習情況。一個學生從初中高中到進入大學，每一次身份的變換都要更換一個新的學生檔案袋。一個高校在校學生動輒數(shù)千上萬人，每年要更換的檔案袋、封條之類損耗品，單單消耗牛皮紙袋就是一個巨大的數(shù)字。據(jù)統(tǒng)計，每用紙1千克，就會排碳3.5千克。學生檔案數(shù)字化后，可大福減少碳排放量，更符合綠色發(fā)展觀念。

2 數(shù)字檔案的概念及其優(yōu)勢

2.1 什么是檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，將傳統(tǒng)載體的檔案經高科技技術加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯(lián)網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。所以檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。

2.2 數(shù)字化轉型已成為當今社會發(fā)展的新亮點

《中華人民共和國國民經濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景目標綱要》把“加快數(shù)字社會建設步伐”列入形成強大國內市場，構建新發(fā)展格局的一條重要遠景發(fā)展目標①。我們從出席會議的人大、政協(xié)代表的發(fā)言中，可以看到數(shù)字化轉型正深刻改變著我們的生活方式、社會關系、社會形態(tài)和治理環(huán)境，充分意識到加快數(shù)字化轉型，讓數(shù)字經濟大跨步邁進的必要性緊迫性，在舉國努力打造數(shù)字化時代產業(yè)鏈應用生態(tài)的大背景下探索高校學生檔案數(shù)字化轉型已成為必然。

2.3 有利于人才的選拔與培養(yǎng)

高校學生檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉型后，可以將收集捕獲的有價值的信息資源，分門別類地通過與網絡相互連接，建立分布式、跨地域的有序信息資源系統(tǒng)，以用戶需求為中心，向社會提供各種服務。從而使“死”檔案成為“活”檔案，最大程度發(fā)揮檔案的作用，讓檔案真正成為可供全社會共享的資源之一。當前我們面臨的基本情況是：一方面每年都有數(shù)百萬高校畢業(yè)生迫切尋找就業(yè)機會，另一方面國家在高新科技，核心制造業(yè)，綜合治理等各領域急需。招聘各種有用人才，實現(xiàn)從制造大國向制造強國的發(fā)展。采用大數(shù)字方式能實現(xiàn)跨地域、跨部門、跨等級的統(tǒng)籌協(xié)調。高校畢業(yè)生檔案數(shù)字化平臺的建立可以從滿足國家發(fā)展需要的角度向各行各業(yè)提供有力的人才資源保障，最大限度發(fā)揮人才的自身優(yōu)勢，形成個人創(chuàng)業(yè)與國家進步的雙贏氛圍。而檔案數(shù)字化最大的優(yōu)勢是使人才選拔與培養(yǎng)工作更方便快速，真正實現(xiàn)人盡其才。

2.4 有益于提升院校辦學水平

實現(xiàn)學生檔案數(shù)字化轉型，對學校自身來說可以通過大數(shù)據(jù)分析，清晰地看到哪些院系的畢業(yè)生就業(yè)率高，哪些專業(yè)的畢業(yè)生就業(yè)比較困難，能否依原專業(yè)方向就業(yè)。也可以進一步分析教學質量的高低，管理部門存在的問題或不足。學校在推行學生檔案數(shù)字化過程中，可不斷提升學校的整體教學、管理水平，也可以根據(jù)此及時調整院系的設置或招生人數(shù)的增減，甚至可調整師資管理人員的崗位。對上級管理部門而言，可通過學生檔案數(shù)字化平臺及時掌握學校的各種動態(tài)，采集各種所需的數(shù)據(jù)，極大地減少各種報表、報告及文字圖片影像資料的上報，既提升了工作效率，又大幅降低了學校的工作壓力。同時對辦校的發(fā)展方向予以指導。

2.5 有助于實現(xiàn)學生信息資源共享

人事檔案與其他檔案一樣，因其保密性、時效性等因素帶有一定的神秘性。在一般情況下許多重要內容無法實現(xiàn)資源信息共享，從而使學生檔案信息常處于長期封閉的狀態(tài)。學生檔案信息資源共享包含三方面需求：一是學校內部各教學管理等部門的需求。每個學生檔案的形成，離不開學生處、教務處、保衛(wèi)處、征兵辦、各院系、黨團組織等部門提供的各種信息。實現(xiàn)數(shù)字化轉型后可方便這些職能部門通過數(shù)字平臺及時查閱。由于校園網絡覆蓋了各職能部門，這就實現(xiàn)了檔案部門與相關管理部門的信息鏈接。與此同時各部門也可對檔案進行有效的監(jiān)督管理，對檔案資源的采集、整理、缺失等問題能及時發(fā)現(xiàn)并予以補充完善，從而進一步保證了檔案的質量。二是學生（包括學生家長）也有了解自己（或子女）的學習信息需求。實現(xiàn)數(shù)字化轉型后，學生或家長可通過一定的權限，運用手機電腦等電子設備遠程查閱自己的信息，這就避免了直接查閱紙質檔案的不便和繁瑣的審批手續(xù)。三是社會相關單位。如教育主管部門、人才交流中心、社會保障系統(tǒng)、部隊或者是企事業(yè)單位，通過檔案數(shù)字化平臺可以直接查閱或多次反復查閱所需信息，真正實現(xiàn)信息共享，檔案的使用價值也能充分得到體現(xiàn)。

3 實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉型的基本構思

3.1 逐步實現(xiàn)檔案從紙質向數(shù)字轉換

構建數(shù)字大平臺是個復雜的系統(tǒng)工作，在尚未全面實施推行的情況下，可先將在校的學生檔案進行初步的數(shù)字化轉換工作。建議由檔案部門牽頭，整合全校各有關部門的力量，采用先易后難，先簡后繁的原則分步實施。在此基礎上，今后新產生的檔案信息可采用“誰提供，誰負責”的原則，一律采用數(shù)字化的方式錄入系統(tǒng)。數(shù)字檔案在形成過程中難免發(fā)生更新替換等修改過程，為此要設定一個管理辦法，確保不發(fā)生數(shù)據(jù)的丟失、篡改或泄密等意外情況發(fā)生。

3.2 運用信息技術，構建學生檔案信息模塊

構建學生檔案大數(shù)據(jù)平臺，可借鑒上海市教委組織部黨務管理信息系統(tǒng)的思路，其主要包含系統(tǒng)構架，系統(tǒng)管理兩大模塊。在系統(tǒng)管理模塊下再分設2個分支模塊：設置管理模塊和查詢模塊。管理模塊屬于內網范疇，供本校相關職能部門輸入學生在各個階段的必要信息，也便于查閱。查詢模塊也分兩個部分：即個人查詢模塊和對外查詢模塊。個人查詢模塊滿足本校學生查閱自己個人信息需求，對外查詢模塊主要用于向社會用人單位等提供相應信息。查閱者根據(jù)需要進行有針對性地選擇。在實際操作過程中也可以根據(jù)需求，增減其中分支模塊的設置。

3.3 數(shù)字的安全保障

構建大數(shù)字平臺后，信息安全保障是一個重要環(huán)節(jié)。制度保障、人員保障、技術保障。建立一套包括滿足于大數(shù)字運用管理各個環(huán)節(jié)的保障制度，其中設定相關工作人員的工作職責與權限是最基本的前提與保證。人員保障是需要培養(yǎng)一批政治素質高，信息素質強，網絡技術硬的檔案管理人才隊伍，技術保障主要包括數(shù)字平臺的合理設置，系統(tǒng)的日常維護及風險防范。在安全防范上，可通過身份驗證，密匙管理，防火墻等手段，有效阻斷外界攻擊，防止信息外泄。此外，數(shù)據(jù)大平臺應有備份，防止因意外導致數(shù)據(jù)丟失。

3.4 檔案的查閱與傳遞

學校內部有關人員需要查閱檔案時，可根據(jù)管理模塊設置的權限操作。學生或校內老師需要自查信息時，可采用如指紋識別、人臉識別等方式。外校有關人員需要查閱檔案時，可在查詢模塊中設置申請閱檔電子表或提交閱檔函，按要求填制經批準后，通過短信驗證碼登錄，而系統(tǒng)僅提供申請對象的資料。

在檔案傳遞模塊，申請單位先填寫傳遞申請表，提交調檔函后由學校檔案室加密傳遞，收檔單位在確認查收后自動反饋“確認收悉”，傳遞工作便可完成。

4 結語

當今社會正步入數(shù)字化經濟時代，數(shù)字化正時刻改變著生產生活方式、社會關系、社會形態(tài)和治理體系。而深化教育改革的根本目的，是培養(yǎng)與造就國家急需的人才，讓高校學生檔案脫去神秘外衣融入當今大數(shù)據(jù)時代，這對各高校來說不但是一個全新的挑戰(zhàn)，更是一個深化教育改革的良好契機。

注釋

①引自《中華人民共和國國民經濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景目標綱要》第五篇《加快數(shù)字化發(fā)展，建設數(shù)字中國》