王 歡

（青浦區(qū)文化館，上海 201700）

1 前言

隨著時代進步和科技發(fā)展，信息化發(fā)展對人們的工作和生活的影響日益顯著。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應如今的檔案管理形勢，在信息化時代背景下，各地文化館也嘗試借助信息技術(shù)進行檔案的變革管理，特別是積極推進檔案的信息化建設(shè)。如今信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在當今社會文化發(fā)展進程承擔著舉足輕重的作用。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源，以現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)力實現(xiàn)檔案管理實效的提升，讓檔案管理更規(guī)范、更高效。在當今社會，信息化普及各行各業(yè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔、人工存檔的弊端逐漸暴露出來。文化館進行檔案管理信息化變革，一方面有利于文化館檔案進行科學的分類和整理，另一方面更加便利的進行信息登記、信息分類，更有助于進行存檔保存和查找，提高安全性和檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的互聯(lián)互通。

2 檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)概念

1）檔案管理。檔案就是文化館日常工作的管理的相關(guān)工作內(nèi)容的管理和記錄，文化館檔案管理部門需要進行信息存檔和整理分類，可以保證檔案信息的完備性，獲取即時性，一套完備的文化館檔案管理系統(tǒng)，可以將文化館人員和日常事務管理井井有條，為文化館重大決策、會議記錄、人事變動、文物展示、文化活動等工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對于文化館檔案管理發(fā)展而言至關(guān)重要。

2）信息化建設(shè)。是順應時代潮流和當今信息化管理而興起的一種管理模式，借用大數(shù)據(jù)時代特色，進行分類統(tǒng)計和分析，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等時代產(chǎn)物，將信息進行匯總，加入相應的算法和應用程序等，將所需要的信息進行篩選，將文化館運營中遇到的問題，合理的轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)型問題。檔案管理信息化建設(shè)也是如此，針對文化館人員、行政、財務等日常工作內(nèi)容和流程建立檔案信息化管理流程，提高檔案管理效率。

3 檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1）不重視檔案管理信息化建設(shè)工作。文化館的管理者的思想觀念較為落后，對于檔案管理工作并不十分重視，對于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設(shè)較為繁瑣，需要投入資金開發(fā)系統(tǒng)。另一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導致檔案管理工作漏洞百出，不規(guī)范；另一方面，人員認識不足，認為檔案管理工作就是日常事務性工作，忽略了信息化管理的作用，不會使用信息化管理系統(tǒng)，缺少專業(yè)信息化管理人員，缺乏與時俱進思想。

2）操作流程不規(guī)范。文化館沒有建立完善的信息化管理系統(tǒng)，對于檔案信息化管理的具體流程沒有進行規(guī)范，出現(xiàn)信息化建設(shè)較為混亂，檔案管理信息化內(nèi)容不完整、不全面，檔案管理信息化起不到實質(zhì)性的作用，檔案查找和檔案分類沒有明確的管理辦法，檔案歸檔不到位，更不利于信息化建設(shè)工作正常落實。

3）技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱。檔案信息化建設(shè)如今由于缺乏資金支持和政策支持，導致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜不安全等情況；檔案信息化建設(shè)是一個長期的持續(xù)的過程，需要結(jié)合本文化館的實際情況，在保障信息化系統(tǒng)的安全性前提下，根據(jù)文化館的實際工作情況進行專項研究，研發(fā)切實有效的信息化管理系統(tǒng)，但是文化館目前缺乏先進的信息技術(shù)支持和信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

4）缺乏專業(yè)的技術(shù)人員。文化館檔案管理部門缺少專業(yè)人員，文化館對于檔案管理工作缺少重視，檔案管理人員年齡普遍比較大，由于年齡和精力原因，在文化館相關(guān)領(lǐng)導看來，認檔案管理工作是一個閑職，一般都是安排年齡較大、學歷較低的人員擔任，這些人員沒有了學習和更新管理模式的激情和熱忱，缺乏檔案信息化管理基礎(chǔ)，對于檔案信息化管理缺少認識，甚至簡單的操作電腦的能力也不足。文化館內(nèi)檔案管理人員整體素質(zhì)普遍偏低，不足以應對復雜多變的檔案信息化管理環(huán)境，不利于文化館檔案管理信息化建設(shè)進程。

4 完善檔案管理信息化的建議

1）提高管理者的重視程度。首先領(lǐng)導者們應該意識到當今社會檔案管理信息化的必要性，學會借助大數(shù)據(jù)時代特色進行檔案管理工作，行政管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經(jīng)費和技術(shù)投入；以中高層管理者為代表，提高檔案管理信息化管理意識，將事務性工作與管理實踐相結(jié)合，突破傳統(tǒng)登記壁壘，學習先進的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。

2）實行標準化管理。政府和文化館出臺有關(guān)政策，推進文化館檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)標準化。通過有關(guān)管理辦法規(guī)定建檔工作的前期準備、中期錄入和后期分析存儲工作等。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，響應政策要求，一方面學習國外優(yōu)秀的管理模式，另一方面，結(jié)合文化館自身發(fā)展情況，制定具有針對性和實用性的信息化管理系統(tǒng)。

3）提高檔案管理信息化建設(shè)程度。一方面，文化館需要加大資金投入力度，完善檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)和設(shè)備建設(shè)；另一方面，提高信息技術(shù)水平，及時更新檔案管理系統(tǒng)，凈化網(wǎng)絡環(huán)境，提高信息系統(tǒng)的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進先進的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高文化館存儲機構(gòu)的信息保密度。

4）加強信息化管理人才建設(shè)。提高文化館內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊建設(shè)程度，可以通過針對學歷、專業(yè)等指標進行選拔，提高檔案管理人員門檻，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；同時對于檔案管理人員組織開展培訓等方式提升管理技能；設(shè)定科學的考核指標，促進團隊內(nèi)人員進行合理競爭，帶動全員的工作積極性。

5 結(jié)束語

對于文化館檔案信息化建設(shè)發(fā)展來說，檔案的科學管理是其服務價值體現(xiàn)和內(nèi)部管理優(yōu)化的關(guān)鍵，而檔案管理的發(fā)展需要積極推進檔案的信息化建設(shè)。文化館應采取多種措施推動文化館檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。文化館檔案信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要大力投入與持續(xù)的努力，改變傳統(tǒng)的檔案管理思路和模式，提升檔案管理與利用的價值，提升文化館的時代影響力，推動地區(qū)文化的發(fā)展和繁榮。