黃 坤

（寧遠縣應急管理局應急救援指揮中心，湖南 永州 425600）

員工的業(yè)績，背景，履歷和重要資料都可以通過人事檔案提供。為保證人才開發(fā)與人才利用管理在各組織中的重要性，科學的人事管理促進了人才信息的科學利用。伴隨著數(shù)字化信息的日益成熟，人事管理電腦化、簡便易行，人事檔案數(shù)據管理已成為時代發(fā)展的必然趨勢。

1 人事檔案管理信息化建設的意義

1）有利于查詢和閱覽人事檔案信息。機關人事檔案管理信息化建設準確高效，使人事檔案的查詢、閱讀更加方便快捷，更好地發(fā)揮其應用價值[1]。

2）有利于開發(fā)和利用人事檔案信息。要實現(xiàn)人事管理的一體化發(fā)展，優(yōu)化現(xiàn)有人事數(shù)據管理，不斷引進計算機信息技術，實現(xiàn)個人數(shù)據信息的多層次、綜合開發(fā)利用，以適應現(xiàn)代企業(yè)對檔案工作的高要求，保證人事檔案的質量。

3）有利于保存人事檔案的完整性。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事管理中，紙面行為無法跟上時代，存在諸多問題。如紙張文件氧化、面粉、昆蟲生長等，造成大量的信息丟失，不利于準確查找相關信息，浪費大量的時間和人員，而人事檔案信息的開發(fā)可以有效地解決這些問題。隨后，可以快速、清晰地查找需要查找的文件。機關單位實行個人資料管理，促進檔案的完整保存，大量檔案信息資源可儲存于網絡存儲器，方便快捷。

4）永久保存檔案資料。事業(yè)單位人事檔案，過去絕大多數(shù)都是用的。但是，由于氣候或環(huán)境的影響，紙質檔案極易被破壞，造成大量資料和數(shù)據的丟失，對資料的需求十分困難。通過人事檔案的信息化管理，可以在一定程度上解決紙質檔案的問題，為人事檔案的永久保存提供了可行的途徑。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀

對事業(yè)單位的檔案環(huán)境而言，多數(shù)是小檔案、舊計算機少、從業(yè)人員少、設備更新慢、缺少相關管理人員或管理專家專業(yè)化程度低等問題，影響了人事檔案數(shù)據庫信息系統(tǒng)的結構。由于需要使用計算機和其他網絡設備來實現(xiàn)個人數(shù)據管理的計算機化，但是有些機構缺乏資源和專業(yè)技術人員，硬件條件的缺乏直接制約著個人數(shù)據收集的進程，檔案管理員的專業(yè)水平決定著檔案的儲存方式和利用水平[2]。

新時期我國政治、經濟、文化等各方面都有了更快的發(fā)展，人事檔案管理仍然受制于其傳統(tǒng)的紙質行為。目前，紙型檔案主要存在利用效率低、主題不突出、地域局限等問題。設立人事檔案管理信息系統(tǒng)具有快捷、高效等優(yōu)點，可節(jié)約人力，在人事招聘和人事應急處置方面具有明顯優(yōu)勢。但是，信息技術可以快速地轉移個人隱私，這是信息時代人事管理的一個安全問題，在大數(shù)據時代，防范經濟欺詐和個人數(shù)據傳輸帶來的安全問題非常普遍，這也對檔案管理人員提出了警告。為保障每一位員工的數(shù)據安全，就是犯罪分子盜取個人信息進而影響個人的正常生活，必須牢記安全責任意識，筑起個人數(shù)據安全屏障。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設措施

1）提高管理人員的素質。人事檔案管理的核心是整個人力資源的可操作性。人事檔案管理的信息化水平直接關系到人才隊伍的質量，首先要提高管理者的信息管理意識。但在信息技術飛速發(fā)展的今天，舊觀念依然阻礙著人們的思想進步。所以在個人資料管理中融入先進的理念是非常重要的。要從根本上改進，必須要有發(fā)展的思路、明確的目標、注重的信息。為了提高機關檔案信息管理的質量和專業(yè)化水平，必須引起檔案管理者的重視。在信息技術不斷發(fā)展的今天，人事管理人員不僅要懂得檔案管理，而且還要懂得信息技術，提高職業(yè)素質。二是提高員工道德素質；在人員管理上，要有良好的職業(yè)道德，把檔案資料傳遞給各單位，各單位要定期對人員架構師進行職業(yè)道德培訓，優(yōu)化人員年齡結構，提高思想政治素質，提高職業(yè)道德水平，努力實現(xiàn)檔案管理信息化，在人事檔案的計算機化建設和管理方面，培養(yǎng)更多的人才，促進計算機化建設的順利進行[3]。

2）做好人事檔案管理信息化的數(shù)據庫建設與安全防護。在人事檔案管理中，事業(yè)單位必須將數(shù)據庫的安全防護問題放在首位，在儲存人事檔案信息之前需要對其進行正確識別。在檔案管理中心，工作人員必須以檔案數(shù)據庫管理規(guī)定為基準，嚴格遵守各項制度，規(guī)范檔案管理行為，利用先進技術建立規(guī)范、準確、科學的檔案人員數(shù)據庫。另外，值得注意的是，雖然信息技術的應用為事業(yè)單位的檔案管理帶來了極大的便利，但是在數(shù)據管理中也存在著極大的安全隱患。在檔案管理中，必須將人事檔案管理信息建設中的信息安全問題放在首位，不斷完善信息安全保障體系，建設安全管理標準。此外，在檔案管理中，應該對人事檔案數(shù)據進行備份，設置相應的系統(tǒng)恢復機制，以免出現(xiàn)突發(fā)情況造成信息丟失的情況出現(xiàn)。要建立健全人事檔案信息安全保障機制；要加強對員工的職業(yè)道德教育和安全技術培訓；要提高員工的保密意識和安全使用能力；要不斷完善管理制度，保證信息安全，為人事檔案管理提供重要保障。

3）促進檔案信息的資源共享。檔案部門之間信息交流的最終目的，就是更好地利用人事檔案，為單位發(fā)展服務。所以人事檔案的利用就顯得至關重要。一是要根據實際情況，建立信息系統(tǒng)，實現(xiàn)不同服務與數(shù)據之間的信息交流與交換；二是要建立綜合數(shù)據管理信息服務網頁，搭建有效的綜合平臺，積極拓展個人數(shù)據管理信息網站的建設，進一步提高個人數(shù)據設置服務水平。管理人員可將云計算技術引入海量存儲數(shù)據，采用集中存儲，克服設備與平臺的局限性，有效地開發(fā)數(shù)據資源，提高工作效率。不管是硬件還是軟件支持，都必須根據單位的實際情況來管理，因此參與系統(tǒng)設計的人員必須在系統(tǒng)功能和功能的開發(fā)和使用過程中，對單位本身的實際情況進行監(jiān)測，以提高系統(tǒng)軟件操作的兼容性設置的特權。

4）完善人事檔案信息化管理制度。在人事檔案管理中，制度制約是檔案管理信息化建設的前提。當前的人事檔案信息復雜、更新速度極快，檔案部門對于數(shù)據的收集和整理很難做到及時性和標準化。針對這種情況，事業(yè)單位各部門應該從實際情況出發(fā)，合理制定相關標準，實現(xiàn)人事檔案的標準化建設和管理。如，人事部門可以利用電子文檔對新的人事信息進行錄入和完善，然后通過后臺管理傳輸?shù)綑n案部門進行保存。其他部門的最新檔案信息填寫方式也應該以信息化填寫方式為主，并提交檔案部門進行整理歸檔。

4 結語

現(xiàn)階段，隨著我國事業(yè)單位改革進程的不斷加快，在事業(yè)單位的人事檔案管理中，面臨著更多的問題挑戰(zhàn)。在快速增加的人事信息背景下，信息數(shù)據的復雜程度直線上升，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理，縱容改變人事檔案管理現(xiàn)狀，就必須對人事檔案管理方式進行改進和完善，同時各單位還要對信息技術對檔案管理的重要性有全面的認識，注重檔案管理人呢元的素質培養(yǎng)，大力推進信息化檔案管理建設，實現(xiàn)檔案信息的有效管理和資源共享，使本單位的工作與時代發(fā)展共同進步。