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        大數(shù)據(jù)時代對檔案現(xiàn)代化影響和要求

        2021-04-14 20:51:31李現(xiàn)領(lǐng)
        卷宗 2021年12期
        關(guān)鍵詞:專業(yè)人才儲存現(xiàn)代化

        李現(xiàn)領(lǐng)

        (單縣縣委宣傳部,山東 菏澤 274300)

        1 前言

        我們每個人的階段性成長以及每個企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步,都有一定的檔案,而我國對檔案管理的要求也是十分嚴(yán)格的,又加上我國人口基數(shù)大,經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速,我國的檔案管理內(nèi)容體系十分龐大,單純通過傳統(tǒng)的人工檔案管理模式,很容易出現(xiàn)失誤的情況,因此,順應(yīng)時代的發(fā)展,我國檔案管理也開啟了現(xiàn)代化的進(jìn)程,大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化過程中產(chǎn)生了很重要的作用。

        2 對檔案管理以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的基本概述

        很多學(xué)者對檔案的定義就是當(dāng)完成一件事情以后,對該事情的總體計(jì)劃和總結(jié)所形成的相應(yīng)文件,對這些檔案進(jìn)行管理是十分有必要的,可以方便后人對于某件事情的調(diào)查與研究,也可以方便人們的日常生活,比如說戶籍檔案管理,車輛交通管理等,這樣這些記錄可以按年為周期變成相應(yīng)的檔案,可以為后續(xù)的工作提供有用的數(shù)據(jù)參考,并且可以進(jìn)行長期的保存。但是由于檔案管理涉及的行業(yè)范圍十分廣泛,內(nèi)容體系也十分復(fù)雜,所以檔案管理的工作是十分龐大的,在傳統(tǒng)的檔案管理過程中,大部分是運(yùn)用人力來進(jìn)行管理,很容易出現(xiàn)檔案遺失等情況,隨著時代的發(fā)展,大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)給檔案管理模式的轉(zhuǎn)變提供了一個很好的發(fā)展契機(jī)。

        通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成對信息的收集,整理,分析,處理,存儲。能夠完善對數(shù)據(jù)信息的處理流程和處理手段,讓信息的處理更加及時準(zhǔn)確,在一定程度上解放了勞動力,改善了傳統(tǒng)由人力進(jìn)行數(shù)據(jù)處理中產(chǎn)生的不足。檔案管理的本質(zhì)就是對某些信息進(jìn)行收集和存儲,因此在管理過程中完全可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理和分析技術(shù),讓管理工作變得更加有效,更加準(zhǔn)確。

        3 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的新特點(diǎn)

        1)擁有大量的數(shù)據(jù)資源。我國需要進(jìn)行檔案管理的行業(yè)有很多,檔案管理的數(shù)據(jù)來源也十分廣泛,檔案管理的形式也多種多樣,主要有兩種形式,一種是由各種企業(yè)的業(yè)務(wù)部門所含的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化而來的檔案信息,另一種是由各種圖片音頻轉(zhuǎn)化而來的檔案信息,不管是對于哪一種檔案資源,都需要進(jìn)行妥善的保管和處理。隨著大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在檔案管理過程中的運(yùn)用,通過建立相關(guān)平臺,可以加快相關(guān)部門對于這些信息資源的收集,處理,存儲。

        2)完善的數(shù)據(jù)管理體系。在大數(shù)據(jù)時代下,通過建立相應(yīng)的平臺和數(shù)據(jù)庫,通過連接各個企業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)客戶端,輸入一套檔案管理的模型,在之后的檔案管理工作中,就可以實(shí)現(xiàn)信息結(jié)構(gòu)的自動化處理,不僅可以快速準(zhǔn)確地對信息進(jìn)行自動收集和存儲,還可以通過相關(guān)模型對數(shù)據(jù)進(jìn)行定向的分析,得到想要的結(jié)果,另外還可以通過云技術(shù)將信息儲存到云端,不僅擴(kuò)大了信息儲存的數(shù)量,而且加強(qiáng)了信息儲存的保密性。

        3)讓檔案資源變得更加實(shí)用。傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段,對于檔案的檢索和提取方面十分不便,所以很多檔案管理場所都存在著重藏輕用的現(xiàn)象,大量的檔案資源得不到相應(yīng)的利用,不能發(fā)揮它原本的價值,就變成了一堆廢棄的信息,利用大數(shù)據(jù)技術(shù),在互聯(lián)網(wǎng)平臺上建立相應(yīng)的信息檢索窗口,可以很快的對海量的檔案資源進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索,方便了,相關(guān)人員的查閱,提高了工作效率,讓我國的檔案管理事業(yè)變得更加有意義。

        4 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理中存在的問題

        1)缺乏相應(yīng)的檔案管理機(jī)制。由于我國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程剛剛起步,所以相應(yīng)的管理機(jī)制并不完善,特別是在信息錄入到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的過程中,由于這個步驟是十分繁瑣的,而在這個步驟也沒有相應(yīng)的管理體系和機(jī)制,容易出現(xiàn)很多的問題,導(dǎo)致了檔案以后的使用和利用有很大的困難。另外,在我國檔案管理過程中,仍然存在著檔案管理體系不完善,導(dǎo)致檔案的利用率不高,缺乏相應(yīng)的檔案查閱流程,管理重點(diǎn)等,因此其容易造成檔案泄露,丟失的情況。最后我國的檔案管理體系中還缺乏相應(yīng)的校準(zhǔn)機(jī)制,無法確定某一數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性。

        2)缺乏相關(guān)的專業(yè)人才。在大數(shù)據(jù)時代下,想要充分地運(yùn)用好大數(shù)據(jù)分析技術(shù),就必須培養(yǎng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析的專業(yè)人才,但是我國目前仍然沒有重視對這方面人才的培養(yǎng),特別是在檔案管理領(lǐng)域,大部分的管理人員仍然是有著老一輩傳統(tǒng)思想的管理人員,思想比較傳統(tǒng),對于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認(rèn)識不足,也缺乏相應(yīng)的操作經(jīng)驗(yàn),不利于我國檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。另外,由于各種各樣的原因,導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人才流失比較嚴(yán)重,在學(xué)習(xí)完該方面的知識后,轉(zhuǎn)身投入到其他行業(yè)的工作中,對檔案管理的發(fā)展也是十分不利的,

        3)檔案管理過程中存在著信息泄露的問題。在檔案管理過程中,需要各種各樣的信息化設(shè)備與新型人才,但是由于我國對于檔案管理相關(guān)部門的經(jīng)費(fèi)投入不足,特別是對于一些基層的檔案管理部門,他們所用的基礎(chǔ)設(shè)備仍然是非常老舊的,無法滿足大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的要求,在檔案儲存過程中,也很容易發(fā)生檔案泄露的問題。采用云計(jì)算技術(shù)對檔案進(jìn)行儲存和管理,也很容易遭到黑客和病毒的攻擊,造成信息泄露的情況。

        5 針對以上問題所提出的解決措施

        1)建立健全檔案管理機(jī)制。我國的有關(guān)部門一定要加快檔案管理相關(guān)機(jī)制的建立,健全公布出臺相應(yīng)的法律法規(guī)以及工作流程,嚴(yán)格要求各單位按照相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作,減少檔案管理過程中所出現(xiàn)的檔案丟失等情況,保證檔案管理工作的有效性和科學(xué)性,還要加快完善相應(yīng)的檔案管理校準(zhǔn)機(jī)制,確保輸入到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確有效的,以免出現(xiàn)個人檔案以及企業(yè)檔案錯誤的 情況。

        2)重視相關(guān)人才的培養(yǎng)。一件新事物的發(fā)展,離不開專業(yè)人才的支持,因此,我國應(yīng)該加大對大數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及管理專業(yè)人才的培養(yǎng),在各類高等院校中下設(shè)相關(guān)的專業(yè),并給予相應(yīng)的扶持工作,擴(kuò)大招生范圍,為我國檔案管理現(xiàn)代化源源不斷的輸送人才。同時,檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)要重視對人才的培養(yǎng),采用各種激勵措施,提高人員的薪酬福利,留住專業(yè)人才。

        3)建立良好的安全機(jī)制。采用大數(shù)據(jù)分析和處理技術(shù),將數(shù)據(jù)進(jìn)行云端的處理和儲存,一定要確保數(shù)據(jù)在儲存過程中的安全性,防止信息的泄露,各單位應(yīng)不斷地培養(yǎng)工作人員的安全意識,其次,還要在檔案管理過程中安裝相應(yīng)的安全保護(hù)機(jī)制。比如說防火墻等機(jī)制,減少因黑客入侵所造成的檔案泄露的現(xiàn)象。

        6 結(jié)束語

        綜上所述,檔案管理是一項(xiàng)十分龐大的工作,為了加快檔案管理的效率,相關(guān)部門應(yīng)該追上時代發(fā)展步伐,在檔案管理過程中,融入大數(shù)據(jù)分析技術(shù),讓檔案管理更加精準(zhǔn)化,科學(xué)化和合理化,解放人力,即使在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中會面臨很多的問題,也要堅(jiān)持不懈的去解決這些問題,促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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