姜文嬌

（中化作物保護(hù)品有限公司，上海 200126）

企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，也是國(guó)家整體實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，每個(gè)人都有其身份和對(duì)應(yīng)的檔案，檔案管理的好壞，關(guān)系到每一個(gè)人，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇。新型互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給傳統(tǒng)行業(yè)帶來巨大沖擊的同時(shí)，也可以為傳統(tǒng)行業(yè)企業(yè)來利用，為他們創(chuàng)造無限的價(jià)值和可能。如何抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)，是很多人關(guān)心的一個(gè)問題。下面，我們就將從三個(gè)方面對(duì)企業(yè)檔案管理，信息化建設(shè)分析進(jìn)行研究。首先說明企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是什么，其次，如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，信息化建設(shè)及方法有哪些，最后實(shí)現(xiàn)這些對(duì)國(guó)家對(duì)企業(yè)對(duì)社會(huì)有什么樣的意義。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的含義

首先我們必須明白，企業(yè)檔案是指在企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的一些具有保存價(jià)值的，文字、圖片、信息等資料內(nèi)容，以備后期需要時(shí)翻閱或留存檔案，以備相關(guān)部門檢查。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的主要內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：1）信息化基礎(chǔ)設(shè)施及信息化基礎(chǔ)設(shè)備，都是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必要的工具，那么在這里其主要包括相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及一個(gè)完善的APP或檔案信息管理系統(tǒng)。其次，這些信息還需要有一個(gè)強(qiáng)大的存儲(chǔ)設(shè)備以及安全設(shè)備，存儲(chǔ)設(shè)備，顧名思義，用來存儲(chǔ)企業(yè)運(yùn)行過程中各方面的事件，記錄存檔。安全設(shè)備也是一個(gè)企業(yè)信息化檔案建設(shè)中必不可少的?；ヂ?lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，風(fēng)險(xiǎn)也很多。很多企業(yè)的內(nèi)部資料就曾被黑客盜取，倒賣并非法利用，所以安全設(shè)備也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必不可少的支持設(shè)備。2）信息化檔案資源建設(shè)。資源正是檔案管理中需要存儲(chǔ)的內(nèi)容，它需要日積月累的一個(gè)長(zhǎng)期的過程，在這個(gè)過程中把企業(yè)運(yùn)行中所出現(xiàn)的所有的相關(guān)資料，經(jīng)過數(shù)字化處理后，以電子文件、電子文檔、電子照片、錄音及錄像等形式上傳保存，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及應(yīng)用信息化?？茖W(xué)技術(shù)和智能設(shè)備不斷出現(xiàn)，智能手機(jī)也走入了每一個(gè)人的口袋里，那么我們可以對(duì)其進(jìn)行很好的利用與互聯(lián)網(wǎng)對(duì)接，充分發(fā)揮信息化建設(shè)的價(jià)值，提高檔案管理的能力。3）信息化規(guī)范建設(shè)。沒有規(guī)矩不成方圓，這些企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的規(guī)范也是為信息化檔案的收集，存檔提供重要依據(jù)，在這些規(guī)范當(dāng)中，有管理性規(guī)范、業(yè)務(wù)性規(guī)范、技術(shù)性規(guī)范等。企業(yè)相關(guān)人員可根據(jù)這些規(guī)范，為信息化檔案管理建設(shè)提供指導(dǎo)意見，為企業(yè)的繁榮發(fā)展建言獻(xiàn)策。4）信息化人才的培養(yǎng)。我們國(guó)家自古以來講究以人為本，可見人是完成所有工作的核心，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)，也必須要有相關(guān)方面的人才。做好對(duì)相關(guān)信息化人才的培養(yǎng)，也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中必不可少的一項(xiàng)任務(wù)。物盡其用，人盡其才，在檔案管理崗位上，就必須要有專業(yè)化的人才來進(jìn)行企業(yè)崗位上的相關(guān)工作，檔案管理人員就須有具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)和豐富的閱歷，獨(dú)立完成檔案的表演，檢索等工作。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，信息化建設(shè)及方法

1）建立完善的檔案管理制度。制度就是規(guī)程，是一個(gè)社會(huì)組織或團(tuán)體中要求其成員共同遵守并按必須程序辦事的規(guī)程，它是一種行為規(guī)范，是用來規(guī)范和約束人們思想行為的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，是人們共同遵守的規(guī)章、條例、規(guī)則、辦法。在檔案管理崗位上，也有相應(yīng)的管理制度，如歸檔制度備份制度查閱制度等，只有將這些制度做好，履行好并不斷完善，才能保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的水平不斷提高，進(jìn)程不斷加快。2）加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)。在企業(yè)的相關(guān)工作中都需要相應(yīng)的設(shè)施來保證工作順利完成，檔案管理信息化建設(shè)就必須要有相關(guān)信息化設(shè)備，掃描儀、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)等，并保證這些設(shè)備的正常運(yùn)行與維護(hù)，做好更新?lián)Q代工作，以保證檔案管理信息化建設(shè)有條不紊的進(jìn)行下去。3）做好安全管理工作?；ヂ?lián)網(wǎng)是信息化建設(shè)的必經(jīng)通道，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用過程中難免存在漏洞，有漏洞就會(huì)導(dǎo)致一系列的相關(guān)安全問題的發(fā)生，就連國(guó)家都成立了相關(guān)的安全部門網(wǎng)安局，也是為了保證信息化的安全管理水平。檔案管理是把企業(yè)的相關(guān)重要信息數(shù)據(jù)進(jìn)行資源存檔，它的安全性也是尤為重要，必須投入相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)研發(fā)保護(hù)軟件或者安全保護(hù)設(shè)備，以解決互聯(lián)網(wǎng)中存在的安全漏洞問題，保證運(yùn)用先進(jìn)的信息化安全技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全方位監(jiān)管，為企業(yè)安全保駕護(hù)航。4）注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。一個(gè)企業(yè)要想接續(xù)發(fā)展，就要做好員工的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，只有不斷的學(xué)習(xí)才能不斷的進(jìn)步，對(duì)人來說如此，對(duì)企業(yè)來說亦如此。企業(yè)是由人組成，故企業(yè)相關(guān)崗位人員的進(jìn)步就是企業(yè)的進(jìn)步，做好檔案管理信息化建設(shè)中人才的培養(yǎng)工作，不斷豐富他們的知識(shí)水平和管理經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際操作中提高工作能力，掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，以應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜，龐大的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。為企業(yè)的團(tuán)隊(duì)管理工作做出貢獻(xiàn)，為企業(yè)的信息化建設(shè)發(fā)展提供動(dòng)力。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往是由相關(guān)工作人員對(duì)一些紙質(zhì)資料和實(shí)物進(jìn)行保存，這就會(huì)造成存儲(chǔ)空間不夠、容易數(shù)據(jù)丟失等情況，那么信息化管理就可以避免這些問題，用電腦將這些資料數(shù)據(jù)進(jìn)行電子存檔，不占用過多的空間，容易保存和管理。即使需要長(zhǎng)期存放，也可通過電腦等直接搜索查看電子檔案，實(shí)現(xiàn)有效的保護(hù)和便捷的管理運(yùn)用。同時(shí)，企業(yè)檔案管理的信息化歸檔也可以節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，在之前的檔案管理工作中，往往是由人工操作來完成，這就需要耗費(fèi)大量的人力成本和時(shí)間成本，使檔案管理工作復(fù)雜紛繁，那么現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)了信息化之后，這些都得到了極大改善，只需要人機(jī)配合、指令搜索，就可以對(duì)相關(guān)文件存檔、查閱，節(jié)省大量的成本，對(duì)企業(yè)的增效、創(chuàng)效工作具有不可磨滅的作用。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)有百利而無一害，我們也提出了在這個(gè)信息化管理過程中的一些可行又實(shí)用的方法，通過對(duì)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的便捷歸檔，保存和快速檢索，節(jié)省大量時(shí)間成本和人力、物力成本，同時(shí)增加了檢索的準(zhǔn)確性和便捷性，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供了極大的便利。只有不斷提高檔案管理水平，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化發(fā)展，跟住時(shí)代的信息化腳步進(jìn)程，促進(jìn)企業(yè)健康、快速、平穩(wěn)、有序發(fā)展。