馮 冰

（廣州市園林建筑工程公司，廣東 廣州 510170）

企業(yè)檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，保障檔案信息安全可靠是檔案管理人員的基本工作要求。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，信息化管理系統(tǒng)的引入使得傳統(tǒng)人工的檔案管理模式有了明顯好轉(zhuǎn)，電子檔案技術(shù)的推廣應(yīng)用更是大大降低了企業(yè)在檔案存儲(chǔ)管理方面的投入。在信息環(huán)境下信息安全問(wèn)題不容忽視，通過(guò)配置安全系統(tǒng)和加大外部網(wǎng)絡(luò)安全防范處理，在軟件與硬件設(shè)施的全面建設(shè)下檔案信息化管理工作才能得到進(jìn)一步推廣應(yīng)用。

1 信息化檔案管理存在的安全隱患分析

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

信息化檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，但由于不同企業(yè)的建設(shè)規(guī)模大小不一，在信息化設(shè)備建設(shè)配置上存在較大差異，從而導(dǎo)致信息化管理的開(kāi)展推進(jìn)情況有所不同。并且有的企業(yè)為了追求利潤(rùn)和效率，只是引入了先進(jìn)的信息化管理設(shè)備而在對(duì)應(yīng)崗位工作人員的選拔培訓(xùn)上未能同步進(jìn)行，需要工作人員在自身崗位中自主進(jìn)行摸索和學(xué)習(xí)才能進(jìn)一步適應(yīng)信息化管理系統(tǒng)功能?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足的問(wèn)題存在使得信息化檔案管理工作難以正常開(kāi)展，檔案管理人員的錯(cuò)誤操作或?qū)π畔⒓夹g(shù)功能應(yīng)用不夠熟練而對(duì)檔案部門工作產(chǎn)生較大的威脅。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者應(yīng)重視信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障信息化功能能夠正常應(yīng)用。

1.2 檔案管理與其他管理工作存在脫節(jié)

信息化管理模式下數(shù)字化、文檔化的管理方式將取代傳統(tǒng)人工管理，企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作間的銜接配合也將是通過(guò)信息交互的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。新的管理模式將大大提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，改善過(guò)去人工管理流程環(huán)節(jié)多、過(guò)程復(fù)雜的問(wèn)題。對(duì)于檔案管理工作而言，信息化管理模式的引入也將使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生一定改變，紙質(zhì)檔案被電子化檔案所替代既節(jié)約了檔案存儲(chǔ)空間，也提高了檔案信息的管理效率。但由于檔案管理工作與企業(yè)其他管理工作在機(jī)制上存在一定差異，檔案管理與其他管理工作難以協(xié)同開(kāi)展，信息資源不能互通將會(huì)限制信息化檔案管理工作的開(kāi)展，甚至還會(huì)為企業(yè)管理工作造成一定的阻礙。

1.3 檔案管理人員工作觀念難以及時(shí)轉(zhuǎn)變

檔案管理工作對(duì)工作人員的專業(yè)能力要求較低，工作內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中管理人員只需要做好對(duì)檔案信息的核驗(yàn)、保管存儲(chǔ)、調(diào)取即可。而隨著信息化檔案管理的推進(jìn)下，檔案管理工作方式發(fā)生的一定改變，檔案管理要求也變得更加嚴(yán)格，保障檔案信息傳遞過(guò)程及檔案保管的安全性成為檔案管理人員新的工作要求。但由于檔案管理人員的管理觀念未能得到徹底轉(zhuǎn)變，仍然停留在過(guò)去按計(jì)劃和規(guī)定開(kāi)展工作的觀念中，并不能重視電子檔案信息泄漏或惡意更改問(wèn)題，更難在檔案管理過(guò)程中主動(dòng)對(duì)檔案信息安全問(wèn)題作出防范處理。檔案管理人員落后的工作觀念將無(wú)法滿足信息化檔案管理工作的開(kāi)展要求。

2 信息化檔案管理安全防范策略

2.1 加大信息化管理投入

現(xiàn)代企業(yè)在構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)時(shí)不能單一局限在管理設(shè)備和管理人才配置上，更需要加大信息化管理投入，通過(guò)合理開(kāi)展定期維護(hù)檢修、工作人員管理培訓(xùn)、管理設(shè)備更新等來(lái)確保信息化管理系統(tǒng)高效運(yùn)行。對(duì)于信息化檔案管理而言需要企業(yè)從硬件資源和軟件資源兩個(gè)方面同時(shí)入手將能促進(jìn)檔案管理工作高效開(kāi)展。在硬件資源方面需要根據(jù)企業(yè)檔案管理工作需求去配置打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等，基礎(chǔ)的硬件設(shè)施能夠滿足檔案管理工作要求，而在信息化檔案管理安全性方面則需要通過(guò)配置防火墻設(shè)備、專有網(wǎng)絡(luò)等方式，避免企業(yè)內(nèi)部信息出現(xiàn)泄漏的情況。軟件資源則是要求檔案管理人員加快紙質(zhì)檔案及資料向電子化檔案的轉(zhuǎn)移，企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部做好對(duì)信息化檔案管理的推廣宣傳，讓企業(yè)員工能夠有效配合檔案管理人員的工作，主動(dòng)遞交個(gè)人的電子化檔案及補(bǔ)交相關(guān)證明文件的電子資料。另一方面，信息化檔案管理軟件資源方面的需求還應(yīng)體現(xiàn)在檔案管理工作規(guī)章制度方面的建立上，通過(guò)制定完善的檔案管理制度對(duì)管理人員工作進(jìn)行約束和規(guī)范從而減少因管理人員自身因素所造成的檔案管理安全問(wèn)題 出現(xiàn)。

2.2 從安全技術(shù)出發(fā)做好檔案信息的安全防范

信息化檔案管理工作安全開(kāi)展還應(yīng)落實(shí)到安全技術(shù)手段上。隨著信息技術(shù)的不斷成熟與發(fā)展，安全防護(hù)技術(shù)也隨之得到提升。企業(yè)在配置檔案管理安全技術(shù)時(shí)應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)出發(fā)，提高檔案管理安全性的同時(shí)又能保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)工作能夠有序開(kāi)展。一方面可以對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行訪問(wèn)加密處理，這一安全技術(shù)下檔案數(shù)據(jù)庫(kù)只能由企業(yè)內(nèi)部員工或具有特定身份認(rèn)證的人員才可訪問(wèn)，同時(shí)也可以通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限與調(diào)用更改權(quán)限的設(shè)置來(lái)防止員工自由更改檔案信息的情況，進(jìn)一步提高檔案管理的安全性。另一方面，也可以通過(guò)備份技術(shù)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，通過(guò)磁盤陣列備份、雙機(jī)熱備份、異地?zé)醾浞莸确绞侥軌蛴行Ы档蛿?shù)據(jù)備份轉(zhuǎn)移的安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，還應(yīng)在企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)連接上設(shè)置安全鎖，在多層防護(hù)手段下將能避免黑客或不法分子突破防火墻直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)竊取檔案 信息。

2.3 積極開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)

信息化檔案管理安全問(wèn)題大多是因?yàn)闄n案管理人員錯(cuò)誤操作或?qū)π畔⒓夹g(shù)功能認(rèn)知不足而導(dǎo)致，積極開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作觀念，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)能力這樣才能有助于檔案管理工作規(guī)范安全進(jìn)行。在培訓(xùn)活動(dòng)中應(yīng)將信息化管理特點(diǎn)向檔案管理人員進(jìn)行充分說(shuō)明，并結(jié)合在實(shí)際工作中的應(yīng)用案例使檔案管理人員能夠快速掌握信息化管理設(shè)備的應(yīng)用功能。進(jìn)一步的在培訓(xùn)課程中也應(yīng)加大對(duì)檔案管理人員工作意識(shí)的教育，提高檔案管理人員在工作中的主動(dòng)性與積極性，使其在工作崗位中能夠勇于探索積極實(shí)踐，在自身轉(zhuǎn)移素質(zhì)的發(fā)揮下使檔案管理問(wèn)題得到及時(shí)處理。此外，在培訓(xùn)活動(dòng)中還應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)分享交流，在檔案管理人員相互之間的交流和學(xué)習(xí)中將能實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平的提升。

3 總結(jié)

綜上所述，信息化檔案管理工作的深入推進(jìn)能夠?yàn)槠髽I(yè)管理工作及業(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供有力支持。面對(duì)信息化檔案管理中存在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足、管理工作溝通銜接不足、管理人員工作觀念落后等安全隱患問(wèn)題需要引起企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者高度重視，通過(guò)加大在信息化管理中的投入、實(shí)施推廣先進(jìn)的安全技術(shù)手段及積極開(kāi)展管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)將能有效規(guī)避安全隱患。