趙哲峰
(吉林省四平市人防(民防)指揮信息保障中心,吉林 四平 136000)
檔案管理工作是每一單位內(nèi)部管理的一項重要工作,然而許多單位檔案管理意識淡薄,不受重視是普遍存在的。對檔案管理的重要性認識不足,致使檔案的利用價值體現(xiàn)不出來,致使檔案管理工作停滯不前。首先,有些單位領(lǐng)導對檔案管理不重視,認識還是相當?shù)哪:赫J為檔案管理工作只是收集過期的文件材料,工作的主要形式就是停留在對資料的整理層面,也僅僅是表面功夫,使得檔案管理工作的作用只發(fā)揮出對資料的管理功能;甚至有的認為檔案管理工作既出不了政績,又沒有為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效應,是得不償失的徒勞;大多數(shù)沒出多少人力、物力、財力去管理,沒有把檔案管理工作放到重要位置加以認識,在檔案管理方面沒有與單位的發(fā)展相互聯(lián)合起來?;谶@些片面認識,所以單位的檔案管理人員通常是身兼數(shù)職或是分散在各個部門收集資料,使得檔案管理工作處于一個非常微妙的局面。檔案管理基礎工作量大,不但需要檔案管理人員自身的責任心,也需要單位其他科室人員的配合,更需要單位領(lǐng)導的重視和支持,只有得到領(lǐng)導干部的認可,才能確保檔案管理工作的順利開展,才能體會到檔案在信息化時代的實用價值。其次,檔案管理員只盡到了保管員的責任,對檔案管理意識淡薄,沒有正確的管理意識,對檔案的重要性認識不足。個別人員以為檔案管理可有可無,常出現(xiàn)工作閑散,缺乏主動性,只是為了完成上級交給的任務,囿于幾份歸檔文件的收集保管,工作毫無建樹。無法體現(xiàn)檔案的使用價值,檔案管理質(zhì)量一直不佳,使得檔案管理存在的位置相當尷尬。所以要擺脫當前檔案管理的困境,亟須加強檔案管理人員的檔案意識,從而提升檔案管理工作在單位中的地位。
現(xiàn)階段大多數(shù)單位對檔案管理工作觀念落后,操作不夠規(guī)范,沒有建立一個相對健全和完善的管理制度。觀念的落后嚴重地制約著檔案管理的價值體現(xiàn)。在許多單位,檔案管理人員在檔案的收集整理過程中存在諸多不完整、不規(guī)范的問題,使得很多歸檔材料不齊全、不合格?,F(xiàn)階段還有許多單位的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式為主,譬如檔案的收集、整理、編目等工序幾十年來仍上承下效,沒跟上時代的節(jié)拍,致使檔案管理質(zhì)量較低,查找困難效率低下。管理手段比較落后,有的單位沒有設立檔案室,也沒有專職檔案管理員,檔案的收發(fā)及借閱均無登記造冊,造成檔案文件丟失的現(xiàn)象,這不利于單位檔案的全面建設。檔案資料的收集、整理應實行集中統(tǒng)一管理,把文件材料的形成、收集、歸檔和整理等作為檔案管理人員的職責,不斷提升檔案管理工作水準。建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導小組,加強對檔案工作的領(lǐng)導和檢查,為做好檔案工作奠定堅實的基礎。這樣檔案管理工作才能有章可循、有法可依,也只有這樣才能保證檔案管理工作規(guī)范有序地開展。檔案管理之所以存在著一系列不規(guī)范的問題,就是沒有制定相關(guān)的檔案管理流程和檔案管理規(guī)章制度,有的雖然制定了,但制度不健全,且執(zhí)行得不嚴,這些都是導致檔案管理既效率低又質(zhì)量差,檔案管理問題屢見不鮮的重要原因。再而現(xiàn)階段檔案管理的規(guī)范和標準也在不斷地推陳出新,致使檔案管理工作局面比較混亂。合理的規(guī)章制度能夠?qū)n案管理工作形成有力的約束,才能保證檔案管理工作的順利進行。
隨著科技的發(fā)展,社會已經(jīng)步入了信息時代,計算機技術(shù)和信息網(wǎng)絡技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應用,深入到我們的生活工作中,在檔案管理工作中,檔案信息化工作要求越來越高,利用好現(xiàn)代技術(shù)成為現(xiàn)階段檔案管理工作的重頭戲,進行數(shù)字化管理必然需要一定的投入,而數(shù)字化的設備是不可或缺的部分,比如檔案資源數(shù)字化的建立,這些都需要大量技術(shù)設備的配套完善。雖然目前許多單位不同程度地實行檔案管理信息化,但絕大部分只是初步使用了檔案管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索,并沒有把其擁有的檔案信息全部實現(xiàn)數(shù)字化,這些檔案信息數(shù)字化的前提還需要大量的硬件的配套,比如計算機、掃描儀等等,因此需要改善技術(shù)設備、加強硬件建設。通過建立完整的檔案信息,檔案信息網(wǎng)絡化的存儲傳輸?shù)?,實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上資源共享,提高檔案資源利用率,體現(xiàn)了檔案在社會中的需求作用。包括計算機硬件的配套以及相應數(shù)據(jù)庫的建立等等,都需要努力地去實現(xiàn),硬件設備的完善也必然作為檔案信息網(wǎng)絡化管理的基礎和載體。因此加強對檔案管理部門的基礎設施建設,引進先進設備,加大對于檔案管理的經(jīng)費投入,將檔案工作的經(jīng)費開支納入預算中,改善檔案管理工作環(huán)境,才能提升檔案管理的工作效率和與時俱進的科技水平。
現(xiàn)階段有些單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習,這就是檔案管理意識淡薄、管理觀念落后,操作不規(guī)范的重要原因,嚴重影響檔案管理工作的進展。許多單位的檔案管理人員一般由辦公室勤雜人員兼任,他們不但沒有專業(yè)的檔案管理能力,而且缺乏基本的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)心,使檔案管理工作處于被動狀態(tài),檔案管理的處境如同雞肋?,F(xiàn)階段應建立高素質(zhì)的檔案管理人員團隊,既具備檔案專業(yè)素養(yǎng),又有計算機操作及網(wǎng)絡技術(shù)能力。檔案人員應該更新觀念,不斷學習檔案專業(yè)知識并掌握必要的網(wǎng)絡知識和技能,對紛繁復雜的檔案信息進行分類、標引的有效管理,使檔案信息能充分發(fā)揮最大的社會利用價值。要建立長效的約束、激勵機制使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感,才能積極地學習,努力更新知識,提高業(yè)務水平和能力。提高檔案人員技術(shù)管理的素質(zhì),這就要求檔案管理人員既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)又要有高度的工作責任感和求真務實的工作態(tài)度,還要有扎實的專業(yè)理論知識、計算機技術(shù)能力,尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法的基本技能。檔案管理工作既復雜繁冗又簡單枯燥,難以激發(fā)人的積極性,這更要求檔案管理人員對本職工作重要性有充分的理性認識,明確工作目標,兢兢業(yè)業(yè)地做好工作。