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        檔案管理的不足與優(yōu)化策略思考

        2021-04-14 20:51:31譚邦麗
        卷宗 2021年12期
        關(guān)鍵詞:疾控中心崗位檔案管理

        譚邦麗

        (四川省內(nèi)江市疾病預(yù)防控制中心,四川 內(nèi)江 641100)

        1 檔案管理工作中暴露的不足

        1.1 疾控中心對(duì)檔案管理工作的重視程度不高

        根據(jù)筆者的觀察,我國(guó)很多市級(jí)疾控中心針對(duì)檔案管理工作的思想意識(shí)建設(shè)工作存在不足,疾控中心在針對(duì)各類疾病進(jìn)行預(yù)防、治療、監(jiān)測(cè)的過(guò)程中,會(huì)產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)信息,開(kāi)展對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)信息的有效管理是增強(qiáng)疾控中心工作質(zhì)量,提升服務(wù)范圍的重要前提,但是從目前的情況來(lái)看,很多市級(jí)疾控中心工作人員認(rèn)為檔案管理工作意義不大,只需要在針對(duì)各項(xiàng)檢查時(shí)做好核對(duì)即可,這直接造成了日常工作中,對(duì)檔案管理工作的松懈。

        1.2 疾控中心檔案管理部門(mén)工作人員素質(zhì)良莠不齊

        實(shí)際上,對(duì)我國(guó)市級(jí)疾控中心的日常工作內(nèi)容進(jìn)行觀察,其工作的重心在于進(jìn)行疾病的監(jiān)測(cè)、控制、預(yù)防,所以,許多實(shí)市級(jí)控中心的領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)疾控中心在疾病檢測(cè)、控制、預(yù)防工作非常關(guān)注,但是對(duì)于疾控中心的檔案管理工作不夠重視,受到該因素的影響,觀察疾控中心檔案管理部門(mén)工作人員的整體素質(zhì),不難發(fā)現(xiàn),檔案管理部門(mén)的工作人員基本上都是一些非醫(yī)療專業(yè)、也沒(méi)有一技之長(zhǎng)的工作人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益成熟,檔案管理工作也必然朝著信息化方向邁進(jìn),與之相匹配的,就是疾控中心檔案管理工作對(duì)工作人員的能力素質(zhì)要求必然會(huì)越來(lái)越高,但是從目前的情況來(lái)看,檔案管理部門(mén)工作人員年齡結(jié)構(gòu)偏大、計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)較為薄弱,個(gè)人素質(zhì)良莠不齊,這在很大程度上,為了疾控中心檔案管理工作的有效開(kāi)展。

        1.3 疾控中心管理制度建設(shè)滯后

        根據(jù)筆者的走訪調(diào)查結(jié)果,發(fā)現(xiàn)很多市縣級(jí)疾控中心并未設(shè)立專業(yè)的檔案室,也沒(méi)有建立一套健全的檔案管理制度,很多疾控中心存在有檔案隨意擺放等情況。也就是說(shuō),沒(méi)有良好的制度規(guī)范,導(dǎo)致了疾控中心在檔案管理工作中存在有無(wú)章可循的境遇,檔案資料信息在搜集、整理以及歸納的過(guò)程中,都沒(méi)有一套科學(xué)完善的規(guī)則,檔案管理工作的質(zhì)量自然會(huì)受到比較大的影響。

        2 優(yōu)化檔案管理工作的有效策略

        2.1 增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

        實(shí)際上,針對(duì)疾控中心檔案管理工作的重視程度將會(huì)對(duì)疾控中心檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響,因此,疾控中心全體工作人員,必須要提升對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度,給提升檔案管理質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在疾控中心領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行關(guān)注時(shí),需要發(fā)揮自身的模范帶頭作用,引導(dǎo)其他崗位工作人員重視檔案管理工作,改變檔案管理崗位工作人員的思想意識(shí)和工作態(tài)度。同時(shí)在制度層面上,將檔案管理工作作為日常工作質(zhì)量考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)。在年底考核中,提升對(duì)檔案管理工作的權(quán)重,由此來(lái)從制度上提升疾控中心工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度。另外,建議當(dāng)?shù)丶部刂行臋n案管理工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,疾控中心需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作,并基于疾控中心的詳細(xì)情況,選擇部分領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展此項(xiàng)工作,疾控中心也需要針對(duì)檔案管理工作,加大人力、物力、財(cái)力等方面的投入力度,保障疾控中心檔案管理工作有序開(kāi)展,值得注意的是,在疾控中心檔案管理工作中,還需要大膽嘗試引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù),秉持科學(xué)的檔案管理理念,增強(qiáng)檔案管理工作水平。

        2.2 優(yōu)化檔案管理崗位工作人員的個(gè)人素質(zhì)

        在疾控中心,檔案管理崗位工作人員一定要具備相應(yīng)的職業(yè)技能素養(yǎng),才能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代背景下的疾控中心檔案管理工作。第一,需要強(qiáng)化疾控中心檔案管理工作人員的思想意識(shí),讓檔案管理崗位工作人員對(duì)自身工作內(nèi)容以及重要意義有充分的認(rèn)識(shí),并把檔案管理工作朝精細(xì)化方向邁進(jìn);第二,疾控中心有必要針對(duì)檔案管理部門(mén)工作人員進(jìn)行集中能力業(yè)務(wù)培訓(xùn),以此來(lái)強(qiáng)化檔案管理部門(mén)工作人員的專業(yè)技能素養(yǎng),并掌握一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù),提升自身工作能力,讓疾控中心檔案管理工作得到全面發(fā)展;第三,疾控中心可以基于自身的實(shí)際情況,指派1-2名思想意識(shí)先進(jìn)、有責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力突出的工作人員主導(dǎo)開(kāi)展檔案管理工作和相關(guān)的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)工作,并主導(dǎo)建立檔案管理部門(mén)的培訓(xùn)制度,實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化,讓疾控中心檔案管理工作走向更高的水平。

        2.3 優(yōu)化檔案管理制度,規(guī)范檔案管理流程

        疾控中心除了需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視程度以及檔案管理崗位工作人員的能力之外,建立明確的制度,規(guī)范檔案管理工作的相關(guān)流程,同樣是工作中的重點(diǎn)。筆者認(rèn)為,絕大部分疾控中心實(shí)際上都有一套制度,但是制度內(nèi)容不夠細(xì)化,因此疾控中心有必要在原有制度框架上,對(duì)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化即可。首先,確定疾控中心檔案管理部門(mén)各崗位工作人員的責(zé)任,只有讓每一個(gè)工作人員了解自己的權(quán)責(zé),才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的各司其職,并讓檔案管理工作人員做好本職工作;其次,細(xì)化檔案管理工作考核內(nèi)容和考核模式,疾控中心需要通過(guò)信息化技術(shù)的使用,建立一套針對(duì)檔案管理部門(mén)工作人員的工作績(jī)效考核和工作質(zhì)量考核模式,由此提升檔案管理工作人員的工作專注度和工作熱情,提升檔案管理工作的質(zhì)量;最后,疾控中心需要在一定時(shí)間范圍內(nèi),對(duì)內(nèi)部檔案進(jìn)行分類,并且在今后施行檔案的分類管理模式,將疾控中心內(nèi)部檔案劃分成一般、重要、長(zhǎng)期性三種類型,并針對(duì)這三種檔案采取不同的管理檢查策略,提升檔案管理工作質(zhì)量,同時(shí)也讓檔案管理工作變得更為規(guī)范。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        目前各地疾控中心仍然存在有許多值得關(guān)注的問(wèn)題,其中,檔案管理工作所存在的問(wèn)題就是比較突出的,因此各地疾控中心需要強(qiáng)化管理,提升檔案工作質(zhì)量,保障當(dāng)?shù)厝嗣袢罕娚】蛋踩?/p>

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